Onboarding agilisan: így lehet sikeres az új munkatársak cégbe illesztése

Ügyfél, ügyfél, ügyfél. Az ügyfélfókusz talán nem is annyira magától értetődő elv azoknak a támogató funkcióknak (közöttük a HR-nek), akik az értékteremtéshez nem közvetlenül a bevétel generálásával járulnak hozzá. A HR értékajánlata, másképp fogalmazva hozzájárulása a szervezet értékteremtéséhez az, hogy gondoskodik egy egészséges és inspiráló kultúráról, valamint megfelelő időben a fedélzeten lévő, megfelelő számú, megfelelő kompetenciájú, elkötelezett emberekről. Hogyan másként lehetne ezt sikerrel megvalósítani, mint ügyfeleink, a munkavállalók megkérdezésével, megismerésével, bevonásával?

Az onboarding ügyfelei

Az onboarding folyamat megtervezésébe és fejlesztésébe feltétlenül vonjuk be ügyfeleinket. Az ügyfélkört ez esetben viszonylag egyszerű definiálni: ügyfél minden olyan új belépő kolléga, aki még jól emlékszik a belépésére és az azt megelőző és azt követő időszakra, végigcsinálta az onboarding-ot, vagy éppen csinálja, vagy valamilyen egyéb módon személyesen részt vesz benne (közvetlen kolléga, közvetlen vezető, buddy, betanítási felelős, hiring manager stb.).

Cégünk méretének, a rendelkezésre álló digitális eszközöknek, kommunikációs csatornáknak, illetve erőforrásainknak függvényében kérdezzük meg az érintetteket.  Történhet a megkérdezés személyesen (workshop, meeting, word café, formális vagy informális megkérdezés, fókuszcsoportos vagy négyszemközti interjú), digitálisan (online kérdőív, survey tool, chat program, ERP rendszer, HR szoftver), de számítógéppel nem rendelkező csapat esetében a célnak megfelel egy kinyomtatott kérdőív is. A formátumnak nincs jelentősége.

A tartalomnak viszont van. Felejtsünk el minden fix elképzelést arról, hogy szerintünk milyen az aktuális folyamat és szerintünk hogyan élik meg azt az emberek. Ne legyünk elfogultak a „saját bébinkkel” kapcsolatosan, ne legyenek megdönthetetlen hiedelmeink, ne legyenek tabu kérdéskörök. A kérdéseket fogalmazzuk meg minél részletesebben, minél naivabban és minél „szélesebben”, hogy ne szűkítsük be a lehetséges válaszokat.

Ne csak a folyamat egyes lépéseire kérdezzünk rá, hanem fókuszáljunk ügyfeleink érzéseire is. Érezzük át, milyen az új belépő cipőjében járni. Milyen gondolatok, érzések merülnek fel az ajánlatunk kézhez kapásakor, a munkaszerződés aláírásakor, vagy az első munkanap előtt? Mi stresszeli, mitől fél, minek örül, miért aggódik, mit hiányol, mi tetszik neki, mi nem, esetleg mit tart feleslegesnek, unalmasnak, cikinek?

Gyűjtsünk tippeket arra nézve, hogy hol és hogyan nyúlhatnánk hozzá a folyamathoz annak érdekében, hogy pozitív élményt tudjunk adni és közben a lehető leghatékonyabban elérjük az onboarding célját: a kulturális, szociális és szakmai szempontból is sikeresen integrált, produktív új munkavállalót.   

Mit akarunk átadni?

Ismerek vállalatokat, ahol a HR óriási elszántsággal, gigantikus költségvetéssel, nemzetközi ügynökségek és a legtrendibb technológiák bevonásával elkápráztató Onboarding elemeket vezet be. Az új belépő mintha egy vidámparkba érkezne és nem is tudja, hova kapja a fejét: gamification, virtuális séta, avatarok, vicces bemutatkozás, jópofa köszöntés, körbevezetés, orientációs rendezvények stb.

Én azt javaslom, ne keseredjünk el, ha nem állnak rendelkezésünkre ilyen erőforrások és technológiák, hiszen mindez csak a külcsín. Az onboarding célja átadni mindazt a tudást, képességet, formális és informális információt, ami az új kolléga intergrációjához szükséges – és közben azt az érzést kelteni, hogy mi szintén örülünk neki.

Hogy mit akarunk konkrétan átadni, az függ a helyi adottságoktól, igényektől - a feltérképezéshez viszont minden esetben jól használható az alábbi nagyon egyszerű, 4 oszlopos modell. Kategorizáljuk az átadandó ismereteket SOFT FACT-ek és HARD FACT-ek szerint. A SOFT FACT kategóriába tartoznak az emberekkel (PEOPLE) és a szervezeti kultúrával (CULTURE) kapcsolatos információk. Ezek ismerete vezet a kulturális és szociális integrációhoz. A kulturálisan és szociálisan integrált kolléga ismeri a vállalat DNS-ét (purpose, misszió, vízió, szervezeti értékek), a szervezeti kultúra jellegzetességeit, tudja, kivel, miről, mikor, milyen kommunikációs csatornán beszéljen, részese a céges rituáléknak, szokásoknak, érti a céges vicceket és bizonyos speciális szófordulatokat, és nagy biztonsággal ráérez, hogy mi fér bele a céges hibakultúrába, vagy feedback kultúrába.   

A HARD FACT kategóriába tartoznak a pozíció-, iparág-, domain-, illetve szerepkörspecifikus ismeretek (KNOWLEDGE), valamint a munkavégzés során használatos eszközök, rendszerek, platformok, hardver és szoftver használata (TOOLS). Ezek elsajátítása jelenti a szakmai integrációt. A szakmailag integrált kolléga produktív tagja a csapatnak, aki mentor/buddy támogatása nélkül is képes önállóan ellátni a feladatait.

Bármilyen egyszerűnek is tűnik első ránézésre ez a séma, a kategóriák megvitatása és közös kitöltése nem fél óra. Szervezzünk workshopot a menedzsment, a HR és a szervezet minden egyéb területének részvételével és szánjunk elegendő időt a közös munkára.

Kinek a dolga?

A HR a folyamat (tovább)fejlesztésének, testreszabásának, élménytelivé tételének a motorja, ám egyedül nem tud az ügyfelek és a stakeholder-ek elvárásainak megfelelő (vagy azt felülmúló) onboardingot fejleszteni. Az onboarding az egész szervezet közös feladata.

Mint láttuk, a kiinduló állapot kritikus elemzése, a tervezés, az ötletelés, az átadandó tudás meghatározása és az időterv elkészítése keresztfunkcionális (több terület aktív részvételét igénylő) csapatmunka, amiben az egész vállalat képviselteti magát.

Az újonnan érkezettekkel folytatott rendszeres (formális és informális) beszélgetések lefolytatása szintén közös feladat. A visszajelzések egyrészt segítenek nyomon követni, hogy halad a betanulás, másrészt hasznos inputokat adnak a folyamat továbbfejlesztéséhez.

Ezzel összefüggésben a HR talán legfontosabb szerepe gondoskodni egy olyan fejlődés fókuszú, pozitív szervezeti kultúráról, amelyben az emberek elkötelezettek az onboarding fontossága mellett. Egy ilyen kultúrában érték és büszkeség részt vállalni az új kollégák fogadásában, betanításában és integrációjában - hiszen azzal, hogy mást fejlesztünk, magunk is fejlődünk és ezzel a szervezetünk egésze is fejlődik.

Schmidt Barbara
People & culture vezető, KÜRT Akadémia képzésvezető

A nyitóképen a szerző