Öt gondolat a munkahelyi beilleszkedésről

A motivált, a cég érdekeit szem előtt tartó, önálló, ám csapatban is dolgozni tudó munkavállaló minden vezető álma. Szinte számolatlanul sorolhatnánk azokat a tényezőket, amelyek valamilyen módon elősegíthetik ennek az álomnak a megvalósulását, vagy megelőzhetik a felsoroltakkal ellenkező magatartás megvalósulását. Ezek közül gyakran kifelejtjük a beilleszkedést, illetve az ezt meghatározó tényezőket.

A munkavállaló és a cég kapcsolata az esetek legtöbbjében "jól" kezdődik, azonban nem szabad figyelmen kívül hagynunk azt, hogy nagyon rövid idő alatt - akár kezdeti látható jelek nélkül is - megromolhat ez a viszony. Sok esetben elmondható, hogy ha nem sikerül megfelelően beilleszteni az új munkavállalót a szervezet életébe, akkor a beilleszkedést rövidebb vagy hosszabb távú problémákkal teli munkakapcsolat követi. Következzen most öt megfontolandó gondolat a beilleszkedés és beillesztés hatékonyabbá tételéhez.

1. Mi is az a beilleszkedés?

A szakirodalom számtalan definícióval közelíti meg a beilleszkedés jelenségét. Ezek nyomán - a praktikusságot szem előtt tartva - a következő meghatározás a legátfogóbb.

A beilleszkedés az az interaktív folyamat, melynek során az újonc funkcionális részévé válik a szervezeti munkafolyamatoknak, pozitív társas kapcsolatokat épít ki kollégáival és vezetőivel; valamint minden téren - tudás, kapcsolatok, elvárások stb. - átfogó képet alakít ki a befogadó szervezetről.

A beilleszkedés nem ér véget a szigorúan vett munkába való bevonással. Hiába tudja új alkalmazottunk a feladatait, nem lesz teljes értékű tagja cégünknek. Erre csak akkor kerülhet sor, ha megfelelő ismeretségeket és kapcsolatokat alakít ki "házon belül". Vezetőként erre már mondhatnánk azt, hogy "ez az ő dolga", azonban nagyot hibáznánk, ha ennyiben hagynánk a folyamatot. Azaz a beilleszkedés társas oldala legalább ugyanolyan fontos, mint a munkaoldala. Továbbá fontos az, hogy az újonc minél szélesebb kontextusban lássa saját szerepét és feladatait az új környezetében: képes legyen megfelelően értelmezni az eseményeket és a folyamatokat.

2. A beilleszkedés már az álláshirdetés feladásánál kezdődik

Talán meglepően hangzik, de egy újonc beilleszkedése a céghez már jóval a munkaszerződés aláírása előtt, a cég és az újonc első találkozása során elkezdődik. A beilleszkedés első szakaszaiban az újonc - itt nevezhetnénk akár jelöltnek is - elvárásokat alakít ki leendő munkahelyéről. Ezek az elvárások vezérlik a kezdeti időben tanulási folyamatait: mit és kitől szeretne megtudni, milyen súlyt ad egyes ismereteknek stb. Ezek az elvárások kritikusak a sikeres beilleszkedés folyamatában: minél jobban eltérnek a cégről alkotott elképzelései a valóságos helyzettől, annál inkább frusztráló lehet a valós tapasztalat. Minél nagyobb a kezdeti frusztráció, annál nagyobb az esélye annak, hogy újoncunk kilép a szervezetből.

A kérdés ezután természetesen az, hogy mire alapozza elvárásait az újonc? Minden számára elérhető információra: a társaság weblapjára, az álláshirdetésre, az első interjún őt meghallgató HR-es kolléga stílusára, bármire.

Fontos, hogy tudatában legyünk annak, minél reálisabb a cégről "közkézen" forgó információ, minél pontosabb az álláshirdetés és minél őszintébb az interjú, annál többet tettünk meg a jelölt optimálisabb beillesztése, és egyben szervezetünk jobb működése érdekében. E szabály mindenképp fennáll, hiszen nemcsak a munkahely választja az alkalmazottat, de az alkalmazott is a munkahelyet. Fontos, hogy minél korábban adjuk meg a lehetőséget a jól informált választásra.

3. A beilleszkedés második lépése: a kiválasztás

A gondolat, hogy a kiválasztás kulcsfontosságú a beilleszkedés szempontjából, nyilvánvaló. A gyors folyamatok során azonban gyakran csak a munkaköri alkalmasság szempontjából kerülnek tesztelésre a jelöltek. Ha szeretnénk, hogy új kollégánk sikeresen beilleszkedjen, akkor ne csak a munkakör betöltéséhez szükséges "technikai" képességeit vizsgáljuk, hanem vessünk egy alapos pillantást az ehhez kapcsolódó "puha készségekre" (soft skills), valamint a szervezeti kultúra és a szervezet jelenlegi tagjai, illetve az újonc várható társas összeillésére is.

Egy alapos és jól megtervezett kiválasztási folyamat - amellett, hogy valóban az adott pozícióhoz illő jelöltet "eredményez" - rengeteg információt nyújt a szervezetről a jelentkezőknek, ami elősegítheti sikeres beilleszkedésüket (lásd a 2-es pont).

4. A szerződésnek sok oldala van

Ha már túl vagyunk a kezdeti lépéseken, és újoncunk munkaszerződésén száradásnak indul a tinta, ideje újra egy kis figyelmet szánni a beilleszkedés támogatására. Több kutatás is arra megerősíti, hogy a munkavállalók elégedettségét - valamint elköteleződését és teljesítményét is - meghatározza az úgynevezett "pszichológiai szerződés". Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor azt mondhatjuk: a pszichológiai szerződés az, amit a munkavállalóink gondolnak a munkáról, például az elvárt teljesítményről, a szerintük korrekt kompenzációról, a cég várható lépéseiről, valamint ezek kapcsolatáról. A pszichológiai szerződés nem egy kimondott megállapodás, és éppen ebben rejlik a veszélye.

Ha a munkavállaló szerződésében, illetve a munkaköri leírásában foglaltak, vagy az, ahogy ezeket az ő közvetlen főnöke értelmezi, eltérnek attól, ahogy ő látja ezeket, akkor komoly elköteleződési problémákat tapasztalhatunk. A beilleszkedés korai szakaszában nagyon fontos az, hogy az újonc és (közvetlen)vezetője közösen értelmezzék a szerződéseket, leírásokat és egyértelműen tisztázzák egymással szembeni elvárásaikat. A pszichológiai szerződés az idők során folyamatosan alakul, azonban első hetekben, a legegyszerűbb módosítani.

5. Információkeresés: fókuszban az újoncok

A beilleszkedés során - természetesen - a tágan értelmezett tanulás a legintenzívebben zajló folyamat. Az újonc munkafeladataiba, munkakörnyezetébe és egy új társas környezetbe is "betanul". Ha támogatni szeretnénk az új kollégák beilleszkedését, akkor a lehető legtöbb tanulási lehetőséget kell számára biztosítanunk, valamint képesnek kell lennünk arra, hogy bármilyen típusú információigényére megfelelően válaszoljunk. Ez komoly kihívás, de fontos tisztában lennünk azzal, hogy az újoncok mindenképpen megszerzik azokat az információkat, amelyekre kíváncsiak: ha azonban nem férnek hozzá hiteles forrásokhoz - mint például a vezetőjük vagy a HR-es kollégák -, akkor bizonytalan forrásokból, pletykákból, elavult feljegyzésekből, elejtett félmondatokból fognak tájékozódni. Esetleg csak önmaguknak adnak válaszokat, feltételezésekbe bonyolódnak. Amellett, hogy ez a folyamat félreinformált kollégákat eredményez, jelentős energiabefektetéssel is jár, éppen az újoncok részéről. Összességében jobban kifizetődő az, ha a vezető vagy a releváns HR-es szakember biztos információs pontként szolgál az újoncok számára.

Természetesen egy szervezeten belül nem minden információ érhető el mindenki számára, gondolhatunk itt pénzügyi információkra vagy technikai tervekre. Ezek esetében is fontos valamilyen iránymutatást adnunk, legalább addig, amíg megtanulják, hogy mely információk érhetőek el számukra.

A fenti öt pont általános megfontolásaival kapcsolatosan a cikk következő részében a beilleszkedés támogatásának gyakorlati praktikáit vesszük górcső alá.

Csigás Zoltán, HR Portal