Sok buktatót rejt a külföldi felsővezetők beillesztése

Egy új vezető érkezése mindig izgalommal teljes a cég dolgozóinak, a HR-eseknek pedig különösen nagy kihívás, főleg amikor nemcsak "business partneri" minőségben, hanem "pszichológus" szerepben is számítanak a munkájukra. Ilyenkor a HR az, aki az új vezető megfelelő komfortérzetéről gondoskodik, amiből aztán rendszerint kialakul, hogy minden apró-cseprő üggyel őket keresik. Persze a személyi asszisztensek egy idő után sok terhet levesznek a HR-esek válláról, de a külföldi vezető beillesztése továbbra is a HR feladata marad.

Milyen részei vannak a beillesztésnek?

A legtöbb cégnél időt és energiát fektetnek abba, hogy az új kollégák megtanulják: milyen ügyben kihez fordulhatnak, mit hol találnak a cégen belül. Az anyavállalattól érkező vezető már jól ismeri a cég kulturáját és belső működését, azonban a helyi sajátosságokkal jobb még az elején megismertetni, hogy ne legyenek kellemetlen meglepetések.

Azon túl, hogy a "mit-hol talál" kérdésekre megkapja a választ, a zavartalan munkavégzéshez az is lényeges, hogy az áttelepüléssel járó papírmunkákra és egyéb macerás ügyekra ne neki kelljen időt és energiát pazarolnia. Az áttelepülő felsővezetők általában szeretik és nagyra értékelik, ha a költözéssel, berendezkedéssel és az itt tartózkodásukhoz szükséges iratok beszerzésével nem nekik kell foglalkozniuk. Sokat segít, ha a HR-esnek ezekre a feladatokra van egy stratégiai relocation partnere, aki nemcsak futárként elviszi a papírokat ide-oda, de a céget és azon belül is a HR-t képviseli: az ő meghosszabbított kezeként működik, és ideális esetben, egy minőségi szolgáltatás nyújtásával a HR-osztály hírnevét erősíti a cégen belül is.

A különböző engedélyek, vízumok beszerzésekor egyrészt nagyon fontos, hogy a HR vagy az ő "meghosszabbított keze" pontosan tisztában legyen azzal, hogy milyen engedély kötelező. Sok cégnél "magabiztosan rosszul" tudják a szabályokat és így akaratlanul is szabálytalanul járnak el, ezzel komoly büntetéseknek teszik ki a céget, rosszabb esetben pedig akár a külföldi vezetőt is. Egy nem határidőre beszerzett engedély nemcsak pénzbírsággal járhat, de pályázati pénzösszeg visszatartásával, vagy akár a külföldi vezető kitoloncolásával is.

A struccpolitika általában nem válik be: csak azért, mert nem vesz róla tudomást valaki, hogy szabálytalanul jár el, attól még nem fogja megúszni a büntetést. Érdemes mindenképpen egy hiteles forrásból tájékozódni az éppen aktuális szabályzásról. A vonatkozó jogszabályok akár egyik napról a másikra változhatnak, a nemzetközi események is nagyban befolyásolják az ügyeket (például egy-egy ország uniós csatlakozása), tehát jobb nem arra a tudásra hagyatkozni, amit a legutóbbi, két évvel ezelőtti külföldi vezető áttelepülésekor sajátított el valaki.

Magyarországra való beillesztés és a család beillesztése

Vajon elegendő egy újonnan jött külföldi kollégának a kiegyensúlyozott élethez, a beilleszkedéshez, ha megismeri a cég belső életét? Bár valószínűleg a napja nagy részét az irodában tölti, a cégen kívül is van élet, amibe bele kell tanulni.

Hiszen ugyanúgy, ahogy a cégen belül: amennyiben nem hatékony a betanulás, még egy év múlva is kérdés lesz számára, ami másoknak alapvető. Így egy áttelepülésnél is nagyon fontos, hogy amennyiben a beilleszkedés nem történik meg 100 százalékosan és problémamentesen, ha még egy év múlva is gondot jelent neki egy csekket befizetnie és egy tértivevényes levelet átvennie, úgy nem várható el, hogy a munkában maximálisan hozza a formáját.

A külföldi áttelepülők beilleszkedésénél nagyon lényeges, hogy a "betanulás" aktívan, gyorsan és élvezettel történjen, így érzelmileg fognak kötődni az új helyhez, az emberekhez és ezáltal a HR-hez is.

Egy nagyvállalat felsővezetőjét Magyarországra küldték pár évre, családostól. Sajnos a feleségnek nem volt ínyére Magyarország, nem sokat hallott még róla, és amikor egyszer itt jártak körülnézni, még jobban elment mindentől a kedve. Mivel azonban a cég magyarországi felállításában kulcsszerepet játszott a családfő, neki jönnie kellett. Többször megpróbálta rábeszélni a feleségét, hogy jöjjenek utána a gyerekkel, hiszen van itt nemzetközi iskola, vannak más külföldi családok is, akikkel lehet barátkozni, de a feleség addigra már teljesen elzárkózott, így nem volt értelme tovább erőltetni a dolgot. Kapcsolatuknak sem tett jót a kényszerű szétválás, így a férj, mentve a menthetőt, ingázni kezdett, hetente, kéthetente több ezer kilométert utazott, hogy együtt lehessen családjával.

Gondolhatjuk, hogy mennyire érezte magát otthonosan mind itt, mind otthon, amikor szinte egyfolytában úton volt. Sajnos ez még nem minden, a kisfia cukorbeteg lett. A gyermekkori cukorbetegséget sok más betegséggel együtt pszichés eredetűnek tartják: általában azon szülők gyermekénél fordul elő, akik válófélben vannak. A gyermek ilyenkor tudat alatt magát okolja a történtekért és megoldást is keres: megbetegszik, így szülei kénytelenek újra közelebb kerülni egymáshoz.

Kitalálható, hogy a férj magyarországi karrierjének itt vége szakadt, hiszen gyermeke egészségét nem kockáztatta, hazament a családjához. Ez nemcsak az ő személyes karrierjének tett rosszat, hanem cégének is, akik induló szervezetként nem tudták őt megfelelően pótolni. Ennek természetesen közvetett anyagi vonzata is lett és a HR-osztály is személyes kudarcként könyvelte el.

Mi lett volna a megoldás? Mit kellett volna tennie a cégnek, a HR-nek, a munkavállalónak, hogy ez ne történjen meg? Egy hatékony kulturális tréning, városbemutatás és beilleszkedési program az egész család számára még az ideérkezésük előtt, sokat segíthetett volna. Azért hangsúlyozom, hogy hatékony, mert az ő esetükben a cég rögtönzött egy "orientation" programot, de a történtek igazolják, hogy sajnos nem volt hatékony.

Egy másik, szerencsésebb, pozitív példa a család beillesztésének segítésére egy autóipari vállalathoz kötődik. Itt a cég HR-igazgatója a lehető legnagyobb empátiával kezelte azt a felsővezetőt, aki nagycsaláddal érkezett és az egyik igen fontos regionális meeting utáni vacsorán már nem vett részt arra hivatkozva, hogy az egyik fiának focimeccse lesz. Itt nemcsak arról volt szó, hogy a HR-es hölgy elfogadta a család fontosságát, hanem arról is, hogy tudta, a család még a kezdeti kulturális sokkal "küzd", emiatt különösen fontos, hogy egymással sok időt töltsenek és a munkahely ne legyen frusztráció forrás. A vacsora során a HR-igazgató "kimentette" az amerikai vezetőt, akivel innentől kezdve "szövetségessé" váltak, ami szintén nem elhanyagolandó előny egy munkakapcsolatban.

Kulturális különbségek kezelése

Ahogy már említettük, nem csak a munkahely és a környezet lesz új a külföldről érkező vezetőnek, hiszen a kommunikáció módja és a vezetési stílusok minden országban alapvetően eltérőek. Ha a vezetőnek sikerül a "helyiekhez" alkalmazkodni, a csapat tagjai könnyebben elfogadják, megértik a menedzsert, aki ezáltal könnyebben motiválja kollégáit és a közös munka is hatékonyabb lesz. A vezetővel szemben támasztott elvárások is különbözőek nem csak országonként, de régiónként is.

Az angolszászokat a dinamikus vezető motiválja a leginkább, aki mindamellett, hogy világosan meghatározza az elérendő célokat, a megvalósításban szabadságot ad és engedi kibontakozni kollégáit. Különösen az amerikaiak szeretik az önállóságot és a verseny szituációkat. Náluk gyakoriak a "hónap dolgozója", az "év menedzsere" típusú díjak.

A kelet-európai országok és a volt szovjet államok területéről érkező munkavállalók erőskezű irányítót igényelnek, aki nem csupán a célt, de az odáig vezető lépéseket is részletesen előírja. Ők nehezen vállalják fel az önálló döntést, stratégiai kérdéseknél egyből a felettesükhöz fordulnak segítségért.

Szeretik a karizmatikus vezetőt a latin kultúra képviselői is. Számukra fontos, hogy fel tudjanak nézni a felettesükre. Náluk erősebb az individualizmus, mint a csapatszellem, de a versengés, a különböző címek elérése őket nem motiválja.

Ezek persze általános megállapítások, és az sem mindegy, milyen különböző nemzetiségű embereknek kell együtt dolgozniuk, hiszen bármennyire kozmopolitának is vallja magát egy vezető, az otthonról hozott szokásait nem tudja teljesen levetkőzni. Az igazi kihívást a multikulturális csapatok jelentik.

A kommunikáció módja kultúrafüggő. A latin országokban egy vita során a felek egymás szavába vágva próbálják túlkiabálni egymást, mintha annak lenne igaza, aki hangosabb. Északon, példéul Svédországban, ezzel teljesen ellentétben udvariasan megvárják, amíg a másik befejezi a mondatot, és csak azután kezdenek érvelésbe. Míg az angolszászok gondolkodásmódja lineáris, a latin kultúra képviselőire a körkörös gondolkodás jellemző.

Előbbiek először meghatározzák a célt, majd kibontják a témát, ezt követően a megbeszélés vagy előadás végén pedig újra összegzik a fő pontokat és értékelik az elhangzottakat, ezzel is segítve a megértést.

A latinok egyik gondolatról a másikra ugranak, majd visszatérnek az előzőre, a résztvevők szándéka sokszor az első megbeszélés alkalmával ki sem derül. A határidő számukra inkább csak irányadó, és a megbeszélések kezdési időpontját sem veszik szigorúan.

Egy multikulturális csapatban fontos ugyan az alkalmazkodás, de az is legalább annyira lényeges, hogy a vezető ne akarjon más lenni. Sokkal hitelesebb egy vezető, ha önmaga marad és amellett alkalmazkodik a helyi viszonyokhoz, mintha magára erőltet egy tőle idegen viselkedést, amitől akár még nevetségessé is válhat.

Egy HR-vezetőnek tudnia kell, hogy az adott vezető kulturájának melyek a jellegzetességei, és megfelelő empátiával rá kell éreznie arra, hogy mi az, ami itt Magyarországon a legtöbb nehézséget okozhatja számára. Ennek a kulcsa természetesen a kommunikáció, a beszélgetés: érdemes megkérdezni a tapasztalatairól, az otthoni szokásairól a vezetőt. A jó kapcsolat kialakításához szintén hasznos, ha a HR tisztában van azzal, hogy az úgynevezett "kulturális sokk" milyen fázisokból áll, és melyiknek mik a tünetei. Ezáltal könnyebben helyre tud tenni illetve megfelelően tud kezelni például egy nem neki szánt mogorva választ.

Egy multinacionális cégnél a japán vezetők rendszeresen elaludtak az irodában az íróasztalnál ülve, sőt a megbeszéléseken is, tátott szájjal, hátravetett fejjel. Ez nekik otthon természetes, de itt Magyarországon nem mindennapi esemény. A dolog az egyik legnépszerűbb vicc és beszédtéma lett a cégnél, aminek ugyan kifejezetten negatív hatása nem volt, a vállalat mégis úgy döntött, hogy a csapategység érdekében kezeli a dolgot és pár havonta japán napokat tartottak, ami során a dolgozók közelebbről megismerkedhettek a japán mentalitással, szokásokkal ételekkel, kulturával. Szerencsére ugyanekkora gondot fordítottak arra is, hogy a vezetők is megismerjék az itteni szokásokat: elkezdtek magyarul tanulni és kulturális tréninget is kaptak, ami során nemcsak a helyi nevezetességeket ismerték meg, hanem az itt élésükhöz kapcsolatos tudnivalókat is: iskolák, lakóövezetek, közlekedési és parkolási szokások, mi a teendő, ha megbetegszik, számlákat hogy tud befizetni, melyik hobbiját hogyan és hol tudja gyakrolni. Ma már többen közülük kifejezetten jól beszélnek magyarul és bár a japán szokásaikat nem vetkőzték le teljesen, pontosan tudják, hogy mikor melyik szokásukra kell odafigyelniük.

Egy felsővezető ügyfelünk mélyen vallásos muszlim, ami miatt szigorú előírások vonatkoznak rá és a családjára. Ennek tudatában jól tudtuk kezelni a különbségekből adódó nehézségeket, például a félreértések elkerülése végett előre kommunikáltuk a lakáskeresés során a bérbeadókkal, hogy a feleség nem udvariatlanságból nem fog kezet egy idegen férfival és természetesen megkerestük nekik a város összes "halal" éttermét is, hogy tudjanak miből válogatni. Vannak vallások, amelyek követőinél teljesen természetes, hogy a nők nem mennek ki egyedül az utcára. Itt kell a sok eves tapasztalat például ahhoz, hogy tudjunk például olyan fodrászt, aki nemcsak beszéli a nyelvüket, de házhoz is megy. Az ilyen dolgokat nagyon nagyra értékelik az expatok és a feleségeik is - a feleség bizalmát elnyerve a HR-eseknek pedig komolyabb gondjuk már nem lehet a főnökkel sem.

A hat legfontosabb tipp, hogy jóban legyél az expat főnököddel:

1. Első és legfontosabb, hogy személyes kapcsolatot alakíts ki az új főnökkel.

Ez persze időbe telik és sajnos nem fér bele, ha 10 órán át a jogszabályokat böngészed és a költöztető csapattal egyeztetsz, a hivatalokkal küzdesz. Egy relocation szolgáltató cégnek megvannak a kidolgozott munkafolyamatai, a szükséges kapcsolatrendszere és hatékony probléma megoldási eszközei.

2. Legyen személyre szabott!

A relocation menedzsment alapvető szabálya, hogy az áttelepülőket egyénként kell kezelni. Érdemes minden egyes áttelepülést egy személyes megbeszéléssel kezdeni, amikor feljegyezzük az összes személyes vonatkozású információt. Ezt követően erre lehet építeni és személyre szabni a lakáskeresést és a többi ügyintézést.

3. Felkészülés

Szervezz előzetes látogatást! Még a lakáskeresés megkezdése előtt érdemes megszervezni, hogy az expat családostól Magyarországra látogasson. Egy ilyen látogatás alkalmával megismerkednek a várossal, feltérképezik a számukra lényeges szolgáltatásokat és azt, hogy egyáltalán milyen lakhatási lehetőségekre van lehetőség. Ezzel rengeteg félreértés megelőzhető, többek között az is, hogy az áttelepülésre készülő expat elrugaszkodott elképzelésekkel érkezzen. Volt olyan esetünk, amikor egy expat vezető a belvárosban szeretett volna kis tóra néző lakást találni, de miután megmutattuk neki Budapestet, rájött, hogy az elképzelése teljesen valószerűtlen volt.

Különös hangsúly van a személyes megtapasztaláson, hiszen az interneten vagy újságokból is találhat valaki 50 fodrászt, éttermet vagy babysittert, aki beszél angolul. Azonban mind az ötven között van valami különbség, ami az egyén számára fontos lesz, így a személyes benyomások, az érzelmi töltet elengedhetetlen részei az "orientálódásnak".

4. A család támogatása is fontos.

A család, a feleség nagyon erős befolyásoló tényező a relokáció terén is. Nagyon sok múlik a feleség hangulatán, érzelmein: ugyanis ha ő nem érzi jól magát, akkor előbb vagy utóbb a férje sem fogja, ami az egész kiküldetést tönkreteheti. Hajtóerő is lehet, amennyiben megszereti a várost, az országot, de visszahúzó hatásúvá is válhat, ha nem érzi jól magát. Ezt pedig kierőszakolni nem lehet, de befolyásolni igen.

Hasznos, ha a feleség már a kezdeti körülnézések alkalmával férjével tart, és ő is kap egy olyan városképet, ahol minden számára fontos dolog elérhető, legyen az egy munkalehetőség, vagy vásárlási, szórakozási lehetőség, társasági élet, iskola, óvoda, bármi. A lényeg, hogy az ő szükségletei is ki legyenek elégítve, hiszen csak így lehetséges a könnyű és "fájdalommentes" áttelepülés.

5. Tartsunk kulturális tréninget!

Van, aki komolyabban veszi, de legtöbben kihagyják ezt a nagyon fontos elemet, a kulturális tréninget. Pedig hiába globalizálódik a világunk, a kulturális különbségek akkor is megmaradnak. Az idetelepülő külföldieknek nehéz megszokni pár, számunkra egyértelmű dolgot.

Ha van bennünk egy kis empátia, bele tudunk gondolni, milyen lehet az, amikor egy ember kiszakad a megszokott környezetéből és egy vadidegen helyen, idegen nyelvű, szokású emberekkel van körbevéve. A kulturális különbségek, idegen illatok, ételek, a megszokott napi rutin felborulása egy olyan sokkot okoz, ami akár 1-2 napig, akár több hónapig tart, az érintett személynek fel kell dolgoznia. E nélkül nem történik meg a beilleszkedés, aminek mind személyes mind szakmai téren is negatív következményei vannak. Egy személyre szabott kulturális tréning segít a kulturális sokk feldolgozásában, ezért azt javaslom minden HR-esnek, hogy a siker érdekében ezt se hanyagolják el.

6. Nyelvtanfolyam

Amikor már úgy érzed, munkatársad elfogadta új lakóhelyét, és megtalálta magát az idegen környezetben, nagyon hasznos pluszt jelenthet egy magyar nyelvkurzus. Vannak cégek, akik támogatják a nyelvtanulást, de ahol nem, ott is sokszor önállóan is igény van rá. Ezzel külföldi kollégád jelentős előnyt szerez személyes kapcsolatok kialakításához és magabiztosságot kultúránk megértéséhez. Akár már egy alapszókinccsel is közelebb tud jutni munkatársaihoz, amivel a cég hatékonyságát és fejlődését is elősegíti.

Cziczárdi Györgyi
Expat-Center
www.expatcenter.hu