Sok múlik a szóvivő szakmai múltján

Szóvivők: ismerjük őket, szinte köztünk vannak, hisz az adott szervezet arcaként naponta látnak el minket információval. Mindent tudnak, és mindent lereagálnak, mintha semmi sem zökkenthetné ki őket nyugalmi állapotukból. E mérhetetlen profizmus azonban rendszerint nem egyszerű adottságokból fakad, rengeteg tanulás, gyakorlás és nem utolsósorban tapasztalt háttérstáb áll mögötte - derült ki a HR Portal összeállításából.

Váratlanul a "szószékben"

Forrás: PC World

Dr. Kathi Attila "egyszerű" főosztályvezetőből lett a Nemzeti Fogyasztóvédelmi Hatóság (NFH) szóvivője. Az akkor még főfelügyelőségként ismert intézmény reklámfelügyeleti osztályát vezette, amikor egy hatékonysági javaslatcsomagban megemlítette, hogy a kommunikáció erősítésével mennyivel jobban elő lehetne segíteni a hatósági munkát. Ennek egyik eszköze volt a szóvivői tevékenység, amelyet a főnöke a tájékoztatási főosztályvezetői cím keretében azonnal rá is osztott. "A dolog annyira újszerű volt, hogy a munkaköri leírásomban jó ideig nem is szerepeltek a szóvivői feladatok" - mondta el a HR Portalnak Dr. Kathi Attila, aki most már a társadalmi kapcsolatok főosztályának vezetőjeként irányítja a hatóság kommunikációját.

Mint mondta, a szóvivői munkában az a legnehezebb, hogy bármit mond, azonnal megjelenik, így ha véletlenül valami félreérthetőt mond, komoly gondot okozhat másoknak. "A félreértés magyarázatot szül, márpedig a magyarázkodás sosem szerencsés" - fogalmazott az NFH szóvivője. Többek közt ezért is kell vigyázni azzal, hogy mennyiben enged teret az ember a magánvéleményének, hisz megjegyzésével súlyosan befolyásolhatja a szervezet jóhírét. Márpedig ahol a szóvivő nincs felhatalmazva az intézményes kommunikáció irányítására, mert mondjuk csak tájékoztatás céljából lett kijelölve a posztra, ott szigorúan kell ragaszkodnia a szöveghez - tette hozzá a szóvivő. Ugyanígy nem szabad elhamarkodottan felelni a "buta" újságírói kérdésekre sem, laikusként ugyanis lehet, hogy indokolt a feltevés. "Nem mindenkinek kell értenie az adott szakmához, ahogy mi sem értünk a többihez. Ilyenkor a legjobb, ha a rosszul feltett kérdésre jót válaszolunk, s valahogy úgy tereljük a témát, hogy abból egy megnyugtató válasz születhessen" - véli dr. Kathi Attila.

A jó munkához jó stáb is kell

Az NFH szóvivőjének bevallása szerint munkája komoly felkészülést igényel, bár jogász végzettsége révén előnyben van, hiszen nem kell külön elmagyaráztatnia senkivel a törvényeket. Ez nagyon sokat segít neki, arról nem is beszélve, hogy főosztályvezetőként rendszeresen részt vesz a vezetőségi értekezleteken, így minden folyamatban lévő ügyről értesül. "Természetesen ehhez egy háttérstáb is jól jön, amely kellően a kezem alá dolgozik, illetőleg megfelelő kapcsolatokkal is rendelkezni kell, ha jön egy-egy rázósabb kérdés" - mutat rá a főosztályvezető, hozzátéve: a televízióban persze nincs idő felhívni az adott szakértőt, így ott töredelmesen be kell vallani a "tudatlanságot". Nem jó elkenni a dolgokat, azt úgyis észreveszik a nézők.

Dr. Kathi Attila büszkén mesélte a HR Portalnak, hogy eddig sosem "sikerült" dezinformációval megzavarnia a lakosságot, bár egy esetet azért kudarcként élt meg: egyszer felmerült, hogy egy bizonyos román étolaj mérgező, amelyet ők annak rendje és módja szerint be is vizsgáltak. A mérési eredmények nem igazolták a szennyeződést, jóllehet a kontrollvizsgálat még hátra volt, ami még pontosabb eredményeket tett volna lehetővé. A fogyasztóvédelem azonban közölte a sajtóval, hogy egy bizonyos határértékig nem talált mérgező anyagokat, afölött viszont egyáltalán nem biztos, hogy nincs. "A média természetesen azonnal mérgezésről cikkezett, ami tulajdonképpen annak volt köszönhető, hogy túlságosan szakszerűek voltunk" - mutatott rá a szakember.

Tanulás a titka mindennek

Ebből is látszik, hogy a szóvivői munka milyen komoly felkészültséget és kommunikációs képességeket igényel. "Egy kicsit születni kell rá, ami nem feltétlenül jelenti azt, hogy csak extrovertáltak űzhetik ezt a szakmát. Én magam sem tartom magam annak, sőt, számtalan olyan szóvivőt ismerek, akik teljesen zárkózottak" - vallja be. A lényeg - folytatta -, hogy amikor szükség van rá, tudjon az ember kellő verbalitással megnyilatkozni, illetőleg a váratlan helyzetekre reagálni. Ezt ő a jogi gyakorlata során fejlesztette tökélyre.

Véleménye szerint az adott szakmába általában bele lehet tanulni, de ez természetesen a szervezet profiljától is függ. "Nekem könnyű dolgom volt, hat éves szakmai háttérrel a hátam mögött, de sok szóvivő a médiából keveredik át a másik oldalra, így őnekik folyamatos tanulás a jussuk. Bár való igaz, nehéz eldönteni, melyikbe lehet előbb beletanulni: az újságírói szakmába vagy a képviselt szervezet profiljába..." - véli Dr. Kathi Attila, aki most már mindkettőben otthon érzi magát az időközben megszerzett közigazgatási kommunikációs szakember képesítésének köszönhetően. Sőt ma már ő oktatja a jövő reménységeit a Budapesti Kommunikációs Főiskolán, a kommunikáció és etika tantárgy keretében. Rendszerint ott is felhívja a figyelmét mindenkinek, hogy a szóvivői munka nem sétagalopp, folyamatos készenlétet követel meg az embertől, bár való igaz, a fogyasztóvédelmi munka még mindig kevésbé hektikus, mint mondjuk a rendvédelem. "A szóvivői munkát azonban nem úgy vállalja el az ember, hogy délután négykor lejár a munkaideje, és bizton mehet haza, ehhez egyfajta elhivatottság is szükségeltetik" - mutatott rá az NFH szóvivője, hozzátéve: a lényeg, hogy elismerjék a munkáját, s szerencsére a vezetéstől ezt minden esetben meg is kapja.

Szóvivővé érett a vámhivatalnok

Sipos Jenő

Sipos Jenő, a Vám- és Pénzügyőrség Országos Parancsnokságának (VPOP) szóvivője szintén háttérmunkásból került át a "szószékbe": pályáját egyszerű járőrként kezdte, majd vámhivatali beosztottként folytatta. 1994-ben - a munka mellett - elvégezte az újságíró iskolát, pont akkor, amikor megalakult a VPOP sajtóosztálya, ahol később szóvivővé lépett elő. Véleménye szerint saját példája is bizonyítja, hogy a jó szóvivői munkához elengedhetetlen a megalapozott szakmai ismeret, hisz a tévében, rádióban rendszerint váratlanul jönnek a kérdések, nincs idő felkészülni rájuk. "Olyan mélységben kell elmélyedni szakmailag a témában, hogy mindenkor azonnal pontos tájékoztatást adhassunk, elvégre tévedni, hazudni nem lehet" - vallja Sipos Jenő.

A megkeresések egyébként általában e-mailben történnek, így az esetek többségében van idő utánanézni a dolgoknak, bár a VPOP szóvivője a legtöbb kérdésre már fejből válaszol, legfeljebb egy mélyebb szakmai kérdés teheti próbára. "Ha azonban egy jó csapattal dolgozik az ember, akiknek tagjai gyorsak, kreatívak, akkor ez sem jelenthet problémát, és könnyedén sikerülhet hitelesen képviselni a szervezetet" - fűzte hozzá a szakember.

Teljes önállóság időnkénti egyeztetéssel

Mint kiderült, Sipos Jenő szóvivőként a VPOP teljes támogatását élvezi, nyilatkozatait teljesen önállóan alkotja meg - természetesen annak minden felelősségével. A vezetőséggel azért a biztonság kedvéért minden reggel egyeztet, s alkalomadtán a HR osztállyal is, ha személyzeti ügyekben történnek változások. Többek közt ennek is köszönhető, hogy általában többet tud az esetekről. "Van, amikor jó, hogy tájékozottabb vagyok a nyilvánosságnál, de ha nyomozási szakaszban járnak a kollégák, sokszor magam sem akarok a kelleténél többet tudni az ügyről" - mondta Sipos Jenő, aki bevallotta, hogy egyszer-kétszer sikerült már hibát elkövetnie, bár azok nem voltak olyan fajsúlyúak (például körözés), hogy nagyobb következménnyel jártak volna.

Olyan viszont már gyakrabban előfordult, hogy az újságíró felkészületlen volt, például összekeverte a határőrséget a vám- és pénzügyőrséggel, s mindenáron az előbbiről akart információkat megtudni. "Ilyenkor igyekszem visszazökkenteni az illetőt, de nem kell itt semmiféle durvaságra gondolni, nem vagyok gonoszkodó" - jegyezte meg a VPOP szóvivője. Sipos Jenő egyébként ennél sokkal bosszantóbbnak tartja, ha nem az, illetve úgy kerül a lapokba, mint amit elmondott. Ilyenkor - ha olyan súlyos a tévedés mértéke - helyreigazítást kér, illetőleg egyértelmű jelzést szavainak elkülönítésére. Megesik ugyanis, hogy egy nagyobb szövegrészleten belül szólaltatják meg, azt az érzetet keltve, mintha ő mondta volna az egész blokkot, márpedig a szakmai hitelesség előrébb való mindennél - vallja a VPOP szóvivője.

Tulajdonképpen ezért is fontos a szóvivői képzés, elvégre valahol meg kell tanulni, miként kerülhetők ki az ilyen csapdák. Vagyis a szóvivői munka tanulható, de csak részben, mindenképpen szükséges hozzá egy alapképesség, egy kis exhibicionizmus, de egészséges önkritikával fűszerezve, hogy mindenkor objektíven tudja az ember megítélni megjelenését, beszédkészségét. Összegezve tehát fontos az extrovertáltság, hiszen a szóvivői munka során olyan krízishelyzeteket kell megoldani, amelyeket az ilyen emberek személyiségükből fakadóan jobban tudnak kezelni - véli Sipos Jenő, hozzátéve, sokat segítenek a stressz levezetésében a hobbijai, ha teheti futballozik, kirándul, s a Magyar Pálinka Lovagrend tagjaként gyakorta részt vesz a szervezet rendezvényein.

Képzett ember lett a mentőszolgálat szócsöve

Győrfi Pál

Győrfi Pál szintén a szakmából került a szóvivői székbe. Már hat éves korában, mikor szüleivel a Markó utcai mentőállomás előtt sétált, eldöntötte, hogy mentősnek áll, amit érettségi, illetve az ápolóiskola elvégzése után azonnal valóra is váltott. Időközben beiratkozott az egészségügyi főiskola mentőtiszti szakára, aminek elvégzését követően a Semmelweis Orvosi Tudományegyetem mentálhigénié diplomáját célozta meg, hogy a testi bajok mellett az embert gyötrő lelki gondok terén is kiismerje magát. Összességében véve több mint tíz évet dolgozott mentősként, amit akkor sem adott fel, amikor egy multinacionális gyógyszercéghez igazolt értékesítőnek, marketingesnek, illetve később, a PR diploma megszerzése után PR-osnak. "Nehéz időszak volt, nappal az irodában dolgoztam, éjjel pedig titokban mentőztem, a cég ugyanis nem szerette, ha valaki mellékállásban elfecsérli az energiáit" - árulta el Győrfi Pál. Végül ennek 2002-ben lett vége, ekkor ugyanis az Országos Mentőszolgálat (OMSZ) főigazgatója felkérte szóvivőnek, amit csak azzal a feltétellel vállalt el, ha az egész intézmény kommunikációját ő szervezheti. "A szolgálat munkája nemcsak a sajtó figyelmét élvező ügyekből áll, naponta 7000 dolgozó és mintegy 770 kocsi járja az utakat, megannyi információt kell tehát közvetíteni a nap 24 órájában" - magyarázta az OMSZ szóvivője, hozzátéve, hogy ugyan egy állami intézmény egészen másfajta jövedelmi szintet kínál, mint egy multi, de szerencsére úgy állt anyagilag, hogy bátran meghozhatta ezt a döntést.

Két szakma, egy ember

A fentiekből is látszik, hogy Győrfi Pál azon kevés szóvivők egyike, aki már kinevezésekor értett mindkét szakmához. "Nagy dilemma, hogy az adott szervezetben elmélyedt szakembert kell-e kinevezni a szóvivőnek, vagy inkább egy jól képzett kommunikációs szakemberrel érdemes kezdenie a cégnek. Nehéz feloldani ezt a konfliktust, bár nekem kifejezetten előny volt a mentős gyakorlat, hisz a nyilatkozatokban folyamatosan orvosi kifejezéseket kell használnom" - mondta az OMSZ kommunikációs vezetője. Ő is úgy véli azonban, hogy a sikeres szóvivői munkához elengedhetetlen a megfelelő kommunikációs készség, ugyanakkor megfontoltság is szükséges hozzá, a bizalmat ugyanis egy pillanat alatt el lehet játszani. "A legfontosabb, hogy hitelessé tudjunk válni, s ezt a hitelességet meg is tudjuk tartani. Ez nagyon nehéz, éppen ezért mindenkor defenzív hozzáállást igényel az embertől" - véli a szóvivő. Különösen, mivel annak ellenére, hogy a szolgálat évente egymillió emberen segít, s ebből 990 ezerszer emberségesen, szakszerűen látja el a sérülteket, a média mindig a mentés során elkövetett hibákról ad hírt. Az ő feladata ezért kettős: egyrészt igyekszik a pozitív töltetű információkat is eljuttatni a lakosság számára, másrészt próbálja a szolgálatra rossz fényt vető események minden oldalát megvilágítani.

Ebben egyébként nagy segítségére van, hogy a napi ügyek terén önálló jogkörrel rendelkezik, csak időnként, nagyobb ívű ügyek esetén egyeztet a főigazgatóval. Ily módon maga dönti el azt is, hogy melyik baleseti helyszínre vonul ki, bár ez általában nem okoz nehézséget, hiszen azt kell előnyben részesítenie, ahol a sajtó figyelme várható. "Mindenképp kimegyek, ha tömeges baleset történik, például pár héttel ezelőtt a tűzoltóautó és az autóbusz ütközésekor, vagy a kisgyerekekkel felboruló kisbusz esetén, igaz, azt is mérlegelni kell, hogy milyen messze van az adott helyszín. Ha például Miskolcon történik egy nagyobb baleset, nem mindig érdemes elindulni, míg egy komoly vonatbalesethez (lásd Monorerdőnél) mindenképp kimegy az ember, hisz órákkal később is nagy figyelem irányul rá" - magyarázta a kommunikációs vezető, aki bevallotta, a baleset helyszínén ő is csak egy gyarló ember, hazudna, ha azt mondaná, mentős múltja miatt rezisztenssé vált a sok borzalomra. "Szóvivőként valójában intenzívebben érnek a hatások, teljesen más úgy odamenni, hogy segítségnyújtás helyett általában csak a kommunikációt intézem" - fűzte hozzá Győrfi Pál.

Nyilatkozni csak óvatosan

A szóvivői munka egyébként már önmagában nem egyszerű, bizonyos eseteknél ugyanis folyamatosan szűrni kell az információkat, nehogy nyomozati érdeket sértsen a nyilatkozat. "Ha mondjuk valakit megszúrtak a bal lapockája alatt, véletlenül sem árulhatom el a médiának, hisz az egy olyan részlet, amelyet kizárólag az elkövető tudhat. Ekkor inkább csak annyit mondok, súlyos sérültet vittünk a kórházba" - mutatott rá az OMSZ szóvivője. Ugyanígy kell eljárni híres emberek egészségi állapotáról faggatózó újságírók esetén is, elvégre konkrét személy betegjogi adatai nem adhatók ki - tette hozzá a szakember.

Tulajdonképpen az ilyen kis finomságok elsajátításáért is érdemes szóvivő képzéseken részt venniük a jövő reménységeinek - vallja a kommunikációs vezető -, mert bár nyilván kellenek személyiségből fakadó képességek, igenis tanulható ez a szakma, a lényeg, hogy szakmabeliek tanítsák. Ahogy teszi ezt Győrfi Pál is a Budapesti Kommunikációs Főiskolán a kríziskommunikáció tantárgya keretében - legalábbis akkor, amikor nem telefonál, szóvivői feladatai ugyanis folyamatosan készenlétben tartják. "Ha rohanni nem is kell minden esetben, az információcserét azért legalább telefonon biztosítani kell, így meglehetősen nehézkesen tervezek programot. Bevallom azonban, ettől a munkától függővé is lehet válni, ha van egy szabad fél napom, már hiányzik a pörgés" - árulta el az OMSZ szóvivője. Ám megfelelő kompenzációt ezért cserébe nemigen vár, vagy ahogy ő mondja: "lehet, hogy giccsesnek hangzik, de számomra nagy megtiszteltetés ezt a hivatást, a Bajtársaimat képviselni".