Teljesítményértékelés home office-ban: a lehetetlen létezik

Bár szépen hangzik, hogy nem szükséges állandóan ellenőrizni a home office-ba kényszerült munkatársakat, mert a folyamatos vezetői kontroll éppen azt a bizalmat rongálja, ami a mostani helyzetben elengedhetetlen a kollégák motiválásához és a csapatok egyben tartásához, a valóságban számos területen elengedhetetlen a teljesítményértékelés.

A munkatársak hatékonyságának és időfelhasználásának vizsgálata a tavasszal egyik pillanatról a másikra távmunkára kényszerült cégeket szinte kivétel nélkül jókora kihívás elé állította. Megszűnt a fizikai kapcsolat a csapattagok, a vezetők és beosztottak, a vállalat különböző egységei között. Közben viszont fent kellett tartani a normál munkamenetet, és az olyan területeken, mint például az ügyfélszolgálatok, továbbra is pontos kimutatásokra volt szükség a munkatársak aktivitásáról, eredményeiről.

Most működik, amibe korábban mindenkinek beletört a bicskája

A jó time managementre való képesség teljesen emberfüggő. Ráadásul míg egy irodában az idő nagy részében szükségszerűen elsősorban a munkánkra koncentrálunk, otthon a privát szférából érkező ingerek sokkal könnyebben kibillenthetnek.

“Sok globális vállalatnak beletört a bicskája a távmunka lehetőségének bevezetésébe még a világjárvány kitörése előtt. A cégek elsősorban bónuszként használták az otthoni munkavégzést, és bár kevesen társítottak hozzá mérést, a tapasztalatok azt mutatták, hogy ilyenkor jellemzően visszaesik a kollégák teljesítménye. Ezért végül általában erősen visszafogták vagy eltörölték a home office lehetőségét, azt pedig végképp elképzelhetetlennek tartották, hogy a teljes csapat hónapokra eltűnjön az irodából” - mondta Makaró Sándor, a JobCTRL Support Center munkatársa a 2. OFFICE@HOME konferencián bemutatott előadásában.

A koronavírus hozta kényszerhelyzet azonban fenekestül forgatta fel a világot. Míg korábban a Facebook, a LinkedIn, a WhatApp, majd a Pinterest, a Vimeo és a Tumblr számított a legfőbb munkahatékonyságot hátráltató tényezők közé, idén első helyre ugrott a munka és a magánélet szétválasztása. Amikor a gyerekek otthonról tanulnak, no pláne játszani akarnak, miközben a másik szülő épp egy online konferencián vesz részt, szinte képtelenség a saját munkánkra koncentrálni.

Erre jelent megoldást a munkaidőkeret, ami lehetővé teszi, hogy akkor dolgozzunk, amikor valóban hatékonyak tudunk lenni. Ha éjjel, akkor éjjel. Na de ilyen körülmények között hogyan tudja ellenőrizni beosztottait egy vezető?

Mesterséges intelligencia és testre szabható teljesítményértékelés

A JobCTRL Support Center kifejlesztett egy távmunka és munkaidő-felügyeletet lehetővé tevő szoftvert, amely mesterséges intelligencia révén öntanulásra képes. A JC360 nem csak abban nyújt segítséget, hogy a management tagjainak ne kelljen állandóan ellenőrizni a munkatársakat, hanem részletes riportokat is készít heti, havi vagy akár napi szinten a produktivitásról, az effektív munkavégzéssel töltött időről a megfelelő projekthelyre könyvelve azt.

“Ez gyakorlatilag egy automatikus munkaidő-elszámoló rendszer, ami csökkenti az adminisztrációt, és támogatja a vezetőket abban, hogy csak szükség esetén és a szükséges területeken avatkozzanak be” - tette hozzá Makaró Sándor.

A JC360 képes napi tevékenységmonitorok készítésére, amely akár az egyes ügyfelekkel töltött feladatokra, időre is lebontható. Segítségével összevethető az irodai és a home office-ban töltött munkavégzés hatékonysága munkatársanként, szervezeti egységenként. “A mutatók testre szabhatók, és alapul szolgálhatnak egy olyan objektív teljesítményértékelési rendszer működtetéséhez, amely a fejlesztési irányok meghatározásában is támogatja a managementet” - hívta fel a figyelmet Makaró Sándor.

A nagy dolgok olykor egészen kis dolgok

Volt olyan cég, ahol a rendszer arra derített fényt, hogy az egyik vidéki irodában egy elavult szoftvert használnak, ami ügyfelenként akár fél perccel is növeli a szolgáltatási időt. Nem a kollégák tempójával vagy motivációjával volt gond, miként azt a vezetők korábban gondolták, hanem az infrastruktúrával. Miután erre rájöttek, egy apró fejlesztéssel számszerűsíthetően nőtt a profitabilitás.

Egy másik vállalatnál a home office-tól korábban ódzkodó vezetők meglepve tapasztalták, hogy az idei 2. negyedévben - azaz a Covid-19 miatt totális távmunka időszakában - 4 százalékkal javult a produktivitás az első negyedévhez képest. Másutt a napirend és a munkavégzés időtartama alakult át: míg a kollégák az irodában a hivatalos munkaidő előtt 9 perccel már dolgozni kezdtek, és 7 perccel később fejezték be a dolgukat, mint a záróra, a home office-ban 45 perccel korábban ültek le a gépükhöz, és 10 perccel többet dolgoztak — derült a JobCTRL Support Center esettanulmányaiból.

Nagybank, nagy tapasztalás

Az OTP Banknál is átdolgozzák a home office-ra eredetileg kitalált rendszert az elmúlt hónapok tapasztalatai és belső méréseik alapján. Mint azt Csiki Gergely, a pénzintézet munkavállalói élmény osztályvezetője elmondta, ők 2019 februárjában kezdték bevezetni és kiterjeszteni a távmunka lehetőségeket.

Erre szükség volt a munkavállalói márka építése és a kollégák elégedettsége szempontjából, de a pilot projekt indulásakor mérlegelték azt is, hogy a home office mennyire szolgálja az egészségmegőrzést (például a munkába járás okozta stressz csökkentése révén), a költséghatékonyságot, valamint a tapasztalatszerzést új irodaházuk kialakítása előtt.

Bankbiztonsági szempontból ugyanakkor nem volt könnyű dolguk, és a vezetők csapata is heterogénnek bizonyult: a “szoros kontrollisták” nem igazán pártolták a távmunka engedélyezését.

Végül kis létszámmal, a marketing, a HR és a jogi osztály munkavállalóinak bevonásával indult el a projekt. Vezetői hatáskörbe utalták a home office engedélyezését, amit eleinte csak hétfőn és pénteken vehettek igénybe kérvényezés után a kollégák. A próbaidejüket töltők és a személyes jelenlétet követelő munkakört betöltők esetében nem volt lehetőség távmunkára, és a többiek is negyedévente legfeljebb 12 napot tölthettek otthon - amennyiben legalább 5 nappal korábban megigényelték a távollétet.

Az első év tapasztalatai azt mutatták, hogy fokozatosan nőtt a távmunka népszerűsége, összesen 1700-an éltek vele, átlagosan 63 munkatárs dolgozott otthonról, a legnépszerűbb napnak pedig a péntek bizonyult.

Otthon, édes otthon!

“A covid miatt innen ugrottunk hirtelen teljes szervezeti szinten home office-ba, összesen 4 ezren. Volt, hogy az IT-seink személyesen vásárolták fel a még elérhető laptopokat a boltokban. Eleinte 8 és 9 között egyáltalán nem volt könnyű feladat felcsatlakozni a céges rendszerre, mert akár fél óráig is eltartott” - emlékezett vissza Csiki Gergely a tavaszi, kihívásokkal teli időszakra.

Bár az azóta gyűjtött tapasztalatok egyéni szinten igen nagy eltéréseket mutatnak - míg egyesek heti 10 órával többet dolgoztak, mint korábban, mások lubickoltak a cég biztosította tréningek világában -, összességében jól működött a hirtelen jött totális home office.

Sok olyan vezető, aki korábban elképzelhetetlennek tartotta a távmunkát, belátta, hogy ennek a rendszernek is számos előnye van. A kollégák nagyra értékelték az önállóságot és az utazási idő csökkenését (ami normál esetben átlagosan 90 perc naponta), sérült viszont a közös ötletelések hatékonysága.

“Volt olyan csapat, ahol hetekig nem jutottak A-ból B-be egy probléma kapcsán online formában, majd amikor végül személyesen bementek az irodába, gyakorlatilag azonnal megoldották azt” - mesélte Csiki Gergely.

Az elmúlt másfél év tapasztalatainak fényében az OTP-nél most újraértékelik és átdolgozzák a home office-ra vonatkozó keretrendszert. Arra törekszenek, hogy olyan új szabályokat alkossanak, amelyek a koronavírus utáni érában is jól működnek majd, és a lehető legnagyobb mértékben aknázzák ki mind az irodai, mind az otthoni munkavégzésben rejlő potenciált.