A munkahelyi elégedettség felmérés buktatói

- Miért fontos a munkahelyi elégedettség és elkötelezettség?

- A munkával való elégedettség és elkötelezettség több okból is fontos a szervezetek számára és ez egyben a vállalat saját érdeke is. Az emberek nagy része élete jelentős részét munkával tölti, ezért a vállalatok erkölcsi felelőssége, hogy megfelelő körülményeket teremtsen. A másik ok a vállalat saját érdeke. Az elégedett dolgozók a vállalat jó hírét keltik, növelve ezzel a jól képzett munkaerő megszerzésének és megtartásának esélyét, motiváltak, valamint nagyobb valószínűséggel nyújtanak az elvárásoknak megfelelő teljesítményt, és tesznek akár extra erőfeszítést a vállalati célok elérése érdekében. A munkával való elégedetlenség ezzel szemben növelheti a hiányzók, a kilépők számát, a konfliktusok kialakulásának és a munkahelyi károkozásnak, a céges imidzs rombolásának a gyakoriságát, valamint csökkentheti a munkahelyi teljesítményt és motivációt.

- Mennyire tartják fontosnak a cégek a munkahelyi elégedettség és elkötelezettség vizsgálatát?

- Eddigi tapasztalataim alapján egyre több cég próbálja felmérni a dolgozók munkahelyi elégedettségét és elkötelezettségét. Az elégedettség vizsgálatok hátterében több motivációs tényező is lehet pl. főbb szervezeti problémák, a fejlesztendő területek azonosítása, az eredményes fejlesztésekhez szükséges információk, javaslatok összegyűjtése, a szervezeti beavatkozások hatásainak a vizsgálata, a cég pozitív imidzsének az erősítése, a munkavállalók megtartása és a tehetséges munkaerő vonzása. Az eredmények megfelelő alkalmazása hozzájárul ahhoz, hogy a szervezet vezetése azokkal a valós és egyéni igényeken, elvárásokon alapuló problémákkal és folyamatokkal foglalkozzon, az erőforrásait ott és olyan formában használja fel, hogy a lehető leghatékonyabb és legeredményesebb legyen. Amennyiben nincs jól megfogalmazott és valós célja a felmérésnek, ha a szervezet vezetése nem tartja fontosnak, akár többet árthat, mint használ. Egy rosszul megtervezett, vagy kivitelezett elégedettségvizsgálattal nagyon könnyen elveszíthetjük a munkavállalók bizalmát, és a valós, valamint széleskörű adatgyűjtés esélyét.

- Hogyan mérhetjük a munkahelyi elégedettséget?

- Az elégedettség felmérést, jelentős mértékben befolyásolhatják az alkalmazott eszközök, módszerek. Leggyakrabban kérdőívvel próbálják a munkatársak véleményét feltárni, amelynek előnye, hogy rövid idő alatt, akár az egész szervezet véleménye megismerhető. Így akár több év eredményeit elemezve a szervezeti beavatkozások, változások hatásait is felmérhetjük, a területek dolgozóinak a véleményét is összevethetjük, segítve ezzel az elégedettség és elégedetlenség hátterében álló okok minél pontosabb azonosítását.

A kérdőív mellett alkalmazhatunk egyéni és/vagy csoportos interjúkat is. Az interjúk egyik legnagyobb előnye, hogy megfelelően felkészült és bizalmi kapcsolat kialakítására képes interjúztatóval, sok olyan hasznos információt szerezhetünk, amelyek segítenek a valós problémák definiálásában. Hátrányuk, hogy nagyon időigényesek. Mindezek eredményeként a bizalmi kapcsolat kialakításának és a csoportos interjúk módszertanilag megfelelő levezetésének nagyon nagy szerepe van abban, hogy valós véleményeket gyűjthessünk, és az egyéni véleményeket is feltárjuk.

További eldöntendő kérdés az is, hogy testreszabott eszközt alkalmazunk, vagy már kész kérdőívet. A testreszabott kérdőívvel kizárólag olyan témák és kérdések kerülnek a felmérés fókuszába, amelyek a szervezet számára jelentőséggel bírnak, relevánsak és mindenki számára egyértelműek.

Célszerű lehet bizonyos esetekben a különböző módszerek, eszközök kombinálása a pontos diagnózis elkészítése céljából. A kérdőíves felmérést megelőző egyéni, illetve csoportos interjú előnye, hogy az interjúk eredményein alapuló kérdőívben a céget aktuálisan érdeklő témák kerülnek meghatározásra. A kérdőíves felmérést követő egyéni és/vagy csoportos interjúk célja pedig elsősorban a számszerű eredmények értelmezésének támogatása.

A választott módszertől függetlenül a kérdőívben akad, ahol csak arra kérdeznek rá, hogy jellemző-e valami a szervezetre, vagy sem, pl. a szervezetben fejlesztik a munkatársak készségeit. Fontos lehet az is, hogy azt az adott munkahelyi tényezőt mennyire tartja megfelelőnek az egyén, mennyire elégedett vele, pl. a cégnél megvalósított készségfejlesztő tréningek hasznosak-e. Mindemellett azonban érdemes az egyén elvárásait is figyelembe véve rákérdezni, hogy mennyire fontos számára az adott munkahelyi jellemző.

Az interjú kérdéssor vagy a kérdőív összeállításakor az is megfontolandó, hogy az összes kérdés azonos legyen, vagy a szervezet egyes területei, szervezeti egységei vagy esetleg a vezetők és beosztottak számára eltérő kérdések is szerepeljenek benne.

- Mire érdemes odafigyelni a felmérés előkészítése során?

- Az egyik legfontosabb, hogy egyértelmű legyen dolgozók számára a felmérés célja, a folyamat egyes lépései és a munkatársi vélemények megismerésének fontossága. Abban az esetben azonban, ha a célok és a felmérés folyamatának a kommunikációja ellentmondásos, pl. a közvetlen vezetők eltérő információkat adna a vizsgálat céljáról, arról, hogy kötelező-e vagy sem a kitöltés stb.,vagy ha a kommunikáció formájának, tartalmának meghatározása során nem veszik figyelembe a célcsoportok jellemzőit, akkor csökken az esélye az őszinte és nagyszámú kitöltésnek.

Egyéni és csoportos interjúk esetén nagyon kicsi a valószínűsége, hogy a szervezet összes dolgozóját megkérdezzük, ezért ebben az esetben nagyon fontos a reprezentatív minta összeállítása, hogy a cég minden területének a véleménye képviselve legyen.

Az őszinte vélemények biztosítása érdekében fontos az önkéntes kitöltés és az anonimitás biztosítása. Találkoztam már olyan céggel is, ahol elvileg azt kommunikálták, hogy anonim a kitöltés, de a kérdőíveken található azonosító kódok mindezt hiteltelenné tették, főleg akkor, amikor a HR-es kolléga a hiányzó kérdőívek kódjának azonosítását követően direktben kérte fel a kollégákat a kérdőív kitöltésére.

A felmérés előkészítésénél át kell gondolni hogyan, milyen formában érjük el a munkatársakat. Nem érdemes online kérdőívet alkalmazni olyan helyen, ahol a cég dolgozóinak többsége a gyártás területén dolgozik, és nem fér hozzá számítógéphez.

Az is fontos, hogy mikorra időzítsük a felmérést, ki, hogyan, milyen formában kommunikálja a felmérés célját, hogyan juttassuk el és gyűjtsük össze a papír alapú kérdőíveket, vagy például a kérdőíveket haza lehet-e vinni vagy nem, munkaidőben ki lehet-e tölteni vagy sem.

- Mire figyeljünk az eredmények feldolgozása során?

- Azt, hogy az egyén mennyire elégedett a szervezettel, a munkájával, a munkakörülményeivel az adott munkahely és az egyén jellemzői együttesen befolyásolják. Ahhoz, hogy az elégedettség hátterében álló tényezőket megfelelően azonosítani tudjuk, érdemes figyelmet fordítani az egyének elvárásaira, a munka jellemzőire és az ezek közötti kapcsolatokra is. Ehhez segítséget nyújthat, ha a dolgozók elvárásait is feltárjuk a felmérés során. Azt is érdemes lehet elemezni, hogy mely kérdésekben oszlik meg leginkább a válaszolók véleménye, illetve melyek azok a kérdések, amelyeket nagyon hasonlóan értékelnek a szervezet munkatársai. Abban az esetben, ha több év adataival is rendelkezünk, akkor hasznos lehet időben is összehasonlítani az eredményeket, majd megpróbálni azonosítani a véleményváltozások hátterében álló tényezőket.

- Mit kezdjünk a felmérés eredményeivel? Mire érdemes odafigyelni a felmérés után?

- A felmérés lebonyolítását, az adatok feldolgozását követően az egyik legfontosabb lépés, hogy megfelelően kommunikáljuk és jelezzük vissza az eredményeket. A vezetőket érdemes bevonni az eredmények mélyebb feldolgozásába, a problémákat megszüntető akciótervek kidolgozásába. Az eredmények visszajelzésének hiánya mellett a leggyakoribb hiba, hogy a cég vezetése igazából nem kezd semmit a munkatársi véleményekkel, nem tervez meg konkrét akciókat a feltárt problémák megoldására, mérséklésére, vagy ha dolgozott is a problémák megoldásán nem veszi figyelembe a dolgozói javaslatokat, vagy nem teszteli, hogy az általa kidolgozott akcióterv valós megoldásokat jelentene-e. Erre lehet példa a dolgozói bevonás, a munkatársak ötleteinek, javaslatainak megismerésére és jutalmazására kialakított ötletláda program, amely sok helyen a megvalósítás módja miatt nem eredményez pozitív irányú változást.

Tipikus hiba szokott lenni az is, hogy a szervezet nem jelzi vissza megfelelően, hogy a megvalósított intézkedéseket, változtatásokat a dolgozói vélemények és javaslatok alapján hajtották végre, tudatosítva a dolgozókban a változtatásokban betöltött szerepük jelentőségét - hívta fel a figyelmet a szakértő. Ehhez elengedhetetlen a folyamatos informálás az akciótervről, az egyes lépések időzítéséről, valamint a megvalósult akciókról.

Ha a munkatársak látják a felmérés célját, bíznak az anonimitásban és abban, hogy a cég lépéseket tesz majd az eredmények alapján, akkor biztos, hogy erős lesz a kitöltés szándéka és őszinte véleményeket kapunk.

Végül érdemes a felmérések megfelelő rendszerességére is figyelmet fordítani, ami ily módon a vállalatvezetés és a humánerőforrás-menedzsment fontos eszköze lehet, nem pedig valami ad hoc esemény.

A téma feldolgozásában a BME Gazdaság- és Társadalomtudományi Kar Ergonómia és Pszichológia Tanszékének munkatársai voltak a szerző segítségére.