A sikeres csapatmunka 12 aranyszabálya

Csapatmunkának nevezzük azt, amikor két vagy több ember együtt dolgozik. Bár elég egyszerűnek tűnhet ez a megfogalmazás, a valóságban ennél többről van szó. Nem elég ugyanis együtt dolgozni, mindezt hatékonyan, eredményesen kell véghezvinni. Utánajártunk, hogy milyen feltételeknek kell megfelelni egy eredményes csapat felépítéséhez.

Egy csapat-orientált szervezet jellemzője, hogy mindenki hozzájárul a végső sikerhez. Ilyenkor együtt kell működni a többiekkel a közös célok elérése érdekében. Még akkor is, ha egy adott, specifikus munkakörben dolgozik valaki. A kulcsszó: együtt. Mindenekelőtt azonban kétféle csapatmunkát különböztetünk meg. Az egyiken az általánosságban vett, mindennapokra jellemző csapatmunkát, a másikon pedig egy adott feladat elvégzésére felállított csapat munkáját értjük.

A vezetők folyamatosan kutatják a jobb eredmények és a profit növelésének útjait, és sokan a megoldást a csapatmunkán alapuló, horizontális szervezeti felépítésben látják, ahol minden munkavállaló hozzájárul a közös sikerhez. De mielőtt bármit is tennénk, az első és legfontosabb lépés mindig a cél és a csapatmunka fajtájának meghatározása kell legyen, ugyanis az általánosságban vett csapatmunka felépítéséhez más megközelítés szükséges.

A sikeres csapat felépítéséhez a következő területek figyelembe vétele szükséges:

Egyértelmű elvárások: A csapat felépítésekor egyértelműen tudatni kell a csapattal az elvárásokat, hogy pontosan milyen teljesítményt és eredményeket várunk el tőlük. A célok ismerete azonban nem elég, ennél sokkal fontosabb, hogy a csapat tagjai meg is értsék azokat, és azonosulni tudjanak velük. Tisztában kell lenniük azzal, hogy miért jött létre a csapat, milyen célt szolgál, és mik a feladataik, mit kell tenniük a célok eléréséhez.

Környezeti összefüggés: Elengedhetetlen, hogy a csapat tagjai pontosan értsék, miért kerültek be a csapatba, mi a pontos szerepük benne. Emellett tisztában kell lenniük azzal is, hogy a munkájuk, és a csapat munkája hogyan illeszkedik a vállalat stratégiájába, amely a kitűzött célok elérését szolgálja. A csapat szerepét és fontosságát a vállalati irányelvek, értékek, a vállalati kultúra és a kitűzött célok tükrében kell meghatározni.

Elkötelezettség: Egy sikeres csapat alapfeltétele, hogy annak tagjai szívvel-lélekkel végezzék a feladatukat. Ezt csak akkor tudjuk elérni, ha biztosak vagyunk abban, hogy a tagok valóban a csapat részei akarnak lenni. Ehhez át kell érezniük a csapatszellemet, ezzel biztosítható elkötelezettségük a célok eléréséhez. Fontos, hogy saját munkájuk jelentőségét ismerjék, és elismeréssel díjazzuk a hozzájárulásukat.

Kompetencia: Győződjünk meg arról, hogy a megfelelő emberek kerültek be a csapatba. Ha például egy adott folyamat fejlesztéséről van szó, a folyamat minden egyes szakaszát képviselnie kell valakinek. Rendelkezésükre kell bocsájtani a munkavégzéshez szükséges erőforrásokat és támogatásokat. A csapatnak rendelkeznie kell a szükséges tudással, képességekkel, készségekkel ahhoz, hogy eleget tudjon tenni a céljainak. Szükség esetén pedig külső segítséget kell biztosítanunk.

Alapszabályok: A csapatnak egyértelmű felelősségi körrel kell rendelkeznie, valamint meg kell határozni a célok eléréshez vezető stratégiát is. A stratégia részeként meg kell határozni az elvárt eredményeket, határidőket, valamint az elvégzett munka értékelésére szolgáló módszereket is.

Ellenőrzés és irányítás: A csapatnak kellő szabadságot kell biztosítani ahhoz, hogy hatékonyan végezhesse munkáját, de tisztában kell lenniük kötelezettségeikkel is. Amennyiben a csapatmunka esetében bármiféle megkötés létezik, akár pénzügyi vagy időbeni, akkor azt már az elején közölni kell a csapattal. Egyértelművé kell tenni a csapat pontos szerepét a szervezeten belül, és meg kell határozni a jelentési kötelezettséget, az alá- és fölérendeltségi viszonyokat, valamint ki kell jelölni a csapat hatáskörét is.

Együttműködés: Ahhoz, hogy a csapattagok hatékonyan tudjanak együttműködni egymással, szükséges, hogy ismerjék az egyes tagok, csoportvezetők pontos feladatát és szerepkörét is. A megfelelő problémakezelés, a folyamatok fejlesztése, és a célok elérése csak akkor lehetséges, ha a csapaton belül felállítják a mindenki által elfogadott normákat a konfliktuskezelés és döntéshozatal terén.

Kommunikáció: A csapaton belül elengedhetetlen a visszajelzések (mind az adott és kapott) rendszerének hatékony működése, a tagok egymással szemben nyílt és őszinte kommunikációja, a felmerülő konfliktusok hatékony megoldása. A szervezetnek pedig biztosítani kell a csapat számára a munkavégzésükhöz szükséges információkat.

Innováció: A kreatív gondolkodás, az egyedi megoldások és új ötletek a változás és a fejlődés mozgatórugói, ezért minden esetben megfelelően értékelni és jutalmazni kell azokat, akik a kockázatok ellenére is vállalják az újszerű megoldásokat, és sikerre viszik azt. Emellett a megfelelő képzések, oktatások is kiválóan serkentik az újszerű gondolkodásmódot.

Következmények: A csapat tagjainak érezniük kell a felelősséget, és tisztában kell lenniük tetteik következményeivel. Siker esetén számíthatnak a megfelelő elismerésre és jutalomra, a vállalatnak pedig támogatnia kell az eredmények elérése érdekében vállalat ésszerű kockáztatásokat. A jutalom és elismerés mellett a büntetések ismerete is elengedhetetlen, hogy a csapat tagjai ne az egymásra mutogatással töltsék az értékes időt, hanem inkább a problémák megoldására koncentráljanak.

Koordináció: A csapatnak legyen egy vezetője, aki segítségükre van a szükséges források megteremtésében is. Az egyes feladatköröket és az erőforrások allokációját egyértelműen meg kell határozni. A hagyományos osztály szintű gondolkodásmód helyett át kell térni az egységes, ügyfél-orientált, folyamat-központú gondolkodásmódra.

Kulturális változás: A szervezetnek fel kell ismernie, hogy a hagyományos, hierarchikus szervezeti felépítéstől és kultúrától ez a fajta csapat-orientált együttműködés merőben eltér. Meg kell határozni, hogy ebben a megváltozott környezetben hogyan lehet jutalmazni, elismerni, alkalmazni, fejleszteni, és motiválni a munkatársakat. Az esetleges hibákat és sikertelenségeket a tudás fejlesztésére és a tapasztalatok értékelésére kell felhasználni.

Ha kellő figyelmet szentelünk ezen területeknek, akkor jó eséllyel tudunk egy valóban eredményes, hatékony csapatot összeállítani. Végül, soha nem szabad elfelejteni, hogy minél jobban támogatja a vállalat a csapat munkáját, hosszú távon annál többet profitálhat belőle.