Átszervezéskor jól jöhet a facilitálás

Mit is csinál a facilitátor? A facilitáció szó azt jelenti: elősegíteni, megkönnyíteni valamit. Tervez, motivál, összefogja és összegzi egy csoport döntési, gondolkodási és együttműködési folyamatát. A facilitálással foglalkozó szakember mindig a kitűzött feladat elvégzésére fókuszál, azt tartja szem előtt, ugyanakkor nemcsak keretet, de teret is ad a cél eléréséhez vezető úton.

A facilitálás inkább kísérés, terelés, mint irányítás - mondja Vass Andrea, business coach, tréner, a Coaching Team partnere. Facilitátorként biztosítjuk a terepet, a folyamatot, a légkört, a csoport adott témában való együttműködéséhez és gondolkodásához, az erőforrások mozgósításához, és bátorítjuk, ösztönözzük a csoport tagjait a minél több ötlet, gondolat, javaslat, vélemény megosztására. A 'Hogyan?' kérdésekre tudunk legjobb válaszokat találni a facilitálás során. Maga a folyamat a hangsúlyos, hogyan jutunk el A-ból B-be. Jó példa erre, hogy ha egy szervezetben strukturális átszervezés történik, vagy a szervezeti kultúra változik, stb. akkor az odavezető úton dolgozhatunk facilitálás keretében. Az adott csoport tagjai részesei a folyamatnak, az őket érintő döntéseknek, beleszólhatnak azokba.

Mikor érdemes alkalmazni?

A facilitálás legjobban a projektmenedzsment területén tud látványos eredményeket hozni, ahol a rövid határidők miatt kiemelt jelentősége van annak, mennyire tudnak a feladatra összpontosítani a dolgozók. De ennél egyszerűbb témákra is alkalmas a facilitálás - mondja a szakember. Például arra, hogyan tudjuk elérni a szervezetben, hogy az információ jobban áramoljon vagy motiválóbb legyen a légkör a munkatársak számára. Különböző problémák megoldására is jó eszköz a facilitálás. Egészen konkrét témákra is tarthatunk vezetett ötletelést, például hogyan kommunikálhatjuk leghatékonyabban az adott márka üzenetét a célcsoport számára.

A facilitátor előre feltérképezi a csoport közös munkájának szándékát és célját, majd ráhangolja a csoportot a párbeszédre, a munkára. Fontos szerepe van a csoportban az oldott, nyitott légkörnek, és a koncentrációnak, hiszen erre lehet alapozni a célorientált munkát. Figyelembe veszi a csoport résztvevőinek egyéni tulajdonságait és attitűdjét, úgy mozdítja előre őket a folyamat során, hogy közben a saját véleményét, megoldásait háttérbe szorítja és mintegy kívülállóként terelgeti, tartja dinamizmusban a dialógusokat, a formálódó ötleteket és gondolatokat.

A facilitátor, a jó coach-hoz hasonlóan, inkább kérdez, mint "megmond", ötleteket generál, párbeszédre, eszmecserére ösztönzi a csoportot, mederben tartja a megbeszélés témáját, nem engedi elkalandozni a résztvevőket. Célzott kérdésekkel irányítja a beszélgetés folyamatát, fenntartja a résztvevők figyelmét, ügyel arra, hogy folyamatosan aktívak legyenek, részt vegyenek a téma megvitatásában. Nem engedi, hogy megakadjon a beszélgetés egy problémán, vagy eltérjen a tárgytól, de segít abban, hogy új és többféle nézőpontból is megvizsgálják a témát. Értően hallgat és bátorít, közben - a kitűzött céloknak megfelelően - kulcsszavas vázlatot készít, majd a végén összegzi, mi az, amiben sikerült megállapodni, vagy tovább lépni. Fontos, hogy a facilitátor személye motiváló, lelkesítő és elfogadó legyen, hogy ezzel is segíteni tudja a csoport együttműködését.

Kétségtelen azonban, hogy a jó menedzser készségei között is szerepelnie kell a facilitálásnak. Vagyis annak a tulajdonságnak, hogy összefogja és motiválja a munkatársakat egy kitűzött cél megvalósítása, vagy feladat, probléma megoldása esetén.

Milyen a jó facilitátor?

- vezető személyiség, aki egy adott feladat, megoldására összpontosít;
- alaposan előkészíti és megtervezi a munkafolyamatot;
- levezeti és ösztönzi a közös munkát, koordinációs szerepet tölt be;
- szabadságot és lehetőséget a csoport tagjainak, hogy kibontakoztathassák ötleteiket és elképzeléseiket;
- tudatosan kézben tartja és irányítja a folyamatokat a feladat megoldása érdekében;
- figyelembe veszi és beépíti tevékenységébe a csoportdinamikát, a résztvevők adottságait és szakmai tudását;
- célirányos kérdésekkel aktivizálja a résztvevőket;
- elemez, strukturál és összegez (kiemeli a fontos elemeket a megoldás felé vezető úton);
- kommunikációs eszköztára igen széles: adott esetben színészi képességeit, vagy a humor eszközét is felhasználja, hogy kimozdítsa a "holtpontról" a csoportot;
- ismeri és alkalmazza a döntéshozatali mechanizmusokat és a konfliktuskezelést.

Ma Magyarországon a facilitálás eszközének alkalmazása még nem túl gyakori, erre szakosodott szakember is kevés van, a team coaching területén belül azonban gyakran megjelennek egyes elemei. Leggyakrabban olyan cégkultúrákban alkalmazzák elsősorban, ahol participatív a döntéshozatal, demokratikus a vezetési stílus, ahol a coaching szemlélet és a bevonó vezetés a jellemző, illetve ott, ahol sok ötletre, újításra, kreativitásra van szükség a profilból vagy az adott piacból adódóan - mondja Vass Andrea.