Berobbant a home office tanácsadás - így segít a szakmai közösség

E sorok íróját tavaly nyáron egy trénercég arra kérte fel, hogy írjon e-learning tananyagot az otthonról történő munkavégzés bevezetéséről. Megegyeztünk az árban, aláírtuk a szerződést. Ám mielőtt a munka elkezdődött volna, a megbízó jelezte, hogy eláll a kontraktustól. “Nincs rá elég érdeklődő” - indokolta.

Idén március elején aztán ránk szakadt a koronavírus-járvány, munkavállalók tíz- vagy talán százezrei kényszerültek otthoni munkavégzésre, a home office pedig az utóbbi hetek leggyakrabban emlegetett szava lett.

Soha nem látott terhelés mindenkin
Azok a cégek, amelyek eddig elzárkóztak ettől az opciótól, most rohammunkában próbálnak átállni. Jó példa erre az a hír, hogy a kisebb cégek Angliában tömegével veszik a laptopokat dolgozóiknak. Pedig aki bevezetett távmunkát és jól csinálja, pontosan tudja, hogy ez több hónapos (akár egy éves) projekt eredménye. Ráadásul még náluk is ritka a 100 százalékos távmunka, valamilyen szintű bejárás, személyes kapcsolattartás megmaradt. De most vészhelyzet, a dolgozónak otthon kell maradnia, a cégnek meg valahogyan működnie kell.

A munkavállalóknak sincs más választásuk: valahogyan bele kell rázódniuk ebbe. Még akkor is, ha erre senki sem készítette fel őket és alkalmatlanok erre (a társasági emberek szenvednek home office-ban). Az akadálypálya nehezített, ugyanis az iskolák is távoktatásra álltak át, így otthon a szülők a multitaskingot is tanulják: a gyerek leckéjébe besegíteni, a saját munkát intézni telefonokkal, emailekkel, jelentésekkel, mellette, utána még családi életet élni, ha van idős nagyszülőről gondoskodni, vele kapcsolatot tartani (például lebeszélni őt a közösségbe járásról). Azok sincsenek jobb helyzetben, akik egyedül élnek. Nekik a társas kapcsolatot a munkahely és a különféle személyes találkozások jelentették. Most az otthoni magányban ülnek, dolgoznak, időnként elugranak vásárolni, egyedül kimennek a szabad levegőre, ám a korábbi társasági pezsgés egy időre eltűnt, hatalmas a kontraszt számukra.

Ha kinyitjuk a különféle híroldalakat, akkor sem lesz jobb kedvünk: meredeken emelkedő fertőzésszámok, zuhanó tőzsdeindexek, közelgő elbocsátási hullám, egyre szigorúbb kormányzati intézkedések...

Nem tudni, hogy meddig tart ez az állapot, és azt sem, hogy megmarad-e az egyén munkahelye. A munkavállalói félelmekre példa, hogy a HR Portálon egy héttel ezelőtt ugrásszerűen nőtt az álláskeresési járadék és a táppénz kalkulátorok használata.

Ebben a soha nem tapasztalt, fizikálisan és mentálisan is beszorított helyzetben kellett a munkavállalóknak átállniuk távmunkára. Ráadásul hosszú évek tapasztalata (ezt trénerek is megerősítik): a többség a változásokat nem szereti.

Szerencsére a HR Portál szakmai közössége - és persze más HR szolgáltatók is - megmozdultak az utóbbi időben. Külön rovatot nyitottunk a home office témának, és HR Blog szekciónkban is jönnek a tanácsok, hogyan lehet így hatékonyan dolgozni. Nézzük, milyen hasznos tartalmakkal találkoztunk.

1.Személyes beszámolók
Kitől különösen hiteles a home office gyakorlata? Aki hosszú ideje ebben a formában dolgozik. Ilyen Takács Gabriella, szabadúszó újságíró, a HR Portál külsős szerzőjének beszámolója, aki pontokba szedte össze, hogy mire érdemes figyelni.
Gabriella a munkára fókuszálást, a zavaró tényezők kiiktatását, az éjszakázás elkerülését, a megfelelő étkezést, a gyors internetet és a rendrakást emeli ki.

2. Oktatóvideók, tanácsadók tippjei
Kellemes zenei aláfestés és hang, tömören összeszedett tanácsok. Egy trénercég, a Tréning Partner Kft. egy 6 perces videóban mutatja be a home office legfontosabb szempontjait:
Néhány tanács: válaszd ki a munkateret és tartsd rendben, öltözz fel, alakítsd ki a napirendet, fókuszálj a munkára, tartsd a kapcsolatot a munkahelyi csapattal, legyél elérhető vezető, segíts.

Az Office At Home blog elsősorban cégvezetői szempontból adott tanácsokat a home office bevezetéséhez. Hangsúlyozták, hogy ez csak vészmegoldás, egy jól működő távmunka-projekt végigvitele ennél nagyobb előkészülést igényel. Az írás nagyon hasznos útravalóval zárul a vezetők felé: “Legyünk a szokásosnál türelmesebbek és fogadjuk el, hogy a kollégák hatékonysága a normálishoz képest romlani fog.”
Jobangel kifejezetten a kkv-k vezetőihez szól, akiknél eddig egy fontos elem hiányzott az átálláshoz: a bizalom. Pedig enélkül most nem lehet túlélni.

3. Tanácsok a távmunkát segítő szoftverek használatáról
A tanácsadó cégek a különféle szoftverek használatába is betekintést adnak.
A People Solutions blog - és a mögötte álló Nordconn International - a HR Blogon két napja kezdett el egy videósorozatot, melyben mindig más munkatárs mutat be a virtuális közös munkában hasznos szoftvert. Az első részben a Microsoft Teamsben az első lépésekről volt szó, a másodikban a Planner használata került terítékre. Utóbbiból kiderül, hogyan lehet projektet létrehozni, ahhoz felelősöket hozzárendelni és a teljesülést nyomon követni. Íme:


Az Artudásmenedzsment szintén a HR Blogon távoktatási kisokost készített, ami a munkahelyi csapatok közös munkájához is használható. A kapcsolattartást, az ötletelést, a tréning, a prezentációk tartását, a figyelem fenntartását segítő megoldásokat vesz sorra, azok előnyeit és hátrányait bemutatva.

4. Motivációs történetek a válságból
Motivációs előadásokra békeidőben is van igény, gondoljunk kiemelkedő eredményt elért sportolók, nagy válságokon átesett emberek beszámolóira. Ki ne szeretne ezekben a nehéz időkben is inspiráló példákat látni? A HR Blogon Andó Ildikó Ernest Shackleton kapitány történetét idézte fel, aki száz évvel ezelőtt a Déli sarkon hajótörést szenvedett. Két évig tartotta a lelket a legénységben, napi rutint alakított ki, mígnem megmenekült. Története köré vezetéselmélet épült, melyet Shackleton-modellként emlegetnek.

Szintén motivációs történettel rukkolt elő Ruzsa Dóra a HR Blogon indított blogjában. Ő a “jég hátán is megélek” attitűdöt mutatja be az olvasóknak a válsághelyzetben jól reagáló ember példáján. Ő az, aki önsajnálat helyett piaci rést, más üzleti lehetőséget keres, mégpedig villámgyorsan, elsőként.

A GoWiththeFlow blog azt szedte össze, hogyan induljon el az ember a pozitív gondolkodás útján egy-egy vis major élethelyzetben.

5. Tanácsok munkajogászoktól
Ez az időszak a munkajogászok szerepének előtérbe kerülését is hozta. Az elsők között, február 28-án Oláh Zsófia, az OPL Ügyvédi Iroda munkajogi részlegének vezetője adott útmutatást arról, mit tehet meg és mit nem a munkaadó járvány idején.
Az otthoni munkavégzés elrendelésének új szabályairól pedig Brózmann Attila, az act legal | Bán és Karika Ügyvédi Társulás ügyvédje adott közérthető áttekintést.
Az ügyvédek munkájához gyors reakcióidő is kellett az utóbbi hetekben. Orbán Viktor péntek késő este jelentette be, hogy hétfőtől bezárnak az iskolák, ami a munkavállaló szülőkben vetett fel egy sor kérdést. Zempléni Kinga ügyvéd már másnap összefoglalta, hogy megtagadhatják-e a kisgyermekes szülők a munkavégzést hétfőtől.