E-asszisztencia: megéri kiszervezni a titkárnőt!

Elektronikus világunknak köszönhetően egyre több munkakört tudnak kiszervezni a cégek; mára már ezek közé tartozik a vezető keze alá dolgozó asszisztens is. Elvégre a titkári munka nagy részét az adminisztráció és a különféle tárgyalások leszervezése tölti ki, mindezt pedig akár otthonról, illetve alternatív munkahelyről is el lehet végezni. Az elmésen e-asszisztenciának elnevezett munkaszervezési módszer révén egy vagy több vezetőt is ki tud szolgálni a távtitkár, így az adott vállalkozásnak nem kell irodát bérelnie, azt berendeznie, illetőleg munkabérekkel, járulékokkal törődnie.

Petrényi Szilvia, az I-Work Internetes Munkavégzést Támogató Közhasznú Alapítvány programigazgatója azonban nem a költséghatékonyságot emeli ki mint "hasznossági" mutatót. "Egy jó munkaadó elsősorban nem olcsó munkaerőt keres, hanem megbízható, pontos, lojális munkaerőt, amelynek a munkabére arányban van a munkakörrel" - mutatott rá a szakember. Márpedig a távmunka mindenképpen bizalmi kapcsolaton alapul: a munkaadó megbízik a munkavállalóban annyira, hogy az a "rajta tartom a szemem" felügyelet nélkül is képes hasznos és eredményes munkát végezni. Ehhez természetesen ugyanúgy ki kell alakítani a munkaállomást, mint a hagyományos titkárok esetében, ám ez a fajta munkavégzés hosszú távon eredményesebb, hiszen csökkenti a fluktuációt, a munkavállalók pedig sokkal elégedettebbek, kreatívabbak, kezdeményezőbbek, problémamegoldóbbak lesznek - véli Petrényi Szilvia.

Az e-asszisztencia természetesen elképzelhető vállalkozói jogviszonyban is, ez esetben nem munkaadóról és munkavállalóról, hanem megbízóról és megbízottról beszélünk. Ilyen esetben az e-asszisztens a saját, jól felszerelt irodájában (otthon vagy egy irodahelyiségben) akár több ügyfélnek is dolgozhat, határozott vagy határozatlan időtartamig. A zökkenőmentes munkához elengedhetetlen a megbízási szerződés, amelyben részletesen kifejtik, milyen feladatokat kell az e-asszisztensnek ellátnia, illetve, hogy melyek azok a költségek, amelyeket a megbízónak külön térítenie szükséges (például posta-, telefonköltség stb.) "Ez a jogviszony már lehet költséghatékonyabb, hiszen míg egy alkalmazott esetében munkabért, munkaadói járulékokat, egyéb juttatásokat fizet a munkaadó, addig egy vállalkozó esetében a teljesítendő feladatok, a rendelkezésre állási idő, heti vagy havi óraszám határozza meg a szerződés összegét" - magyarázta a programigazgató.

Fejlett "Nyugat" kontra Magyarország

Nyugat-Európában és a tengerentúlon leginkább a vállalkozói jogviszonyban működő e-asszisztencia terjedt el. A tapasztalatok alapján akár "személyi titkári viszony" is kialakulhat a megbízók és az e-asszisztensek között, azaz a hagyományos feladatokon túl (telefonügyelet tartása, üzenetek átadása, levelek küldése) akár repülőjegy-foglalásokat is elintéznek, vagy hírleveleket készítenek. Munkájukat ebből kifolyólag óradíjban fizetik, az elvégzett munkákról pedig feladat- és időnyilvántartást vezetnek - fogalmazott Petrényi Szilvia.

Magyarország ezzel szemben nem sok hasonló pozitív példával szolgálhat. Az I-Work programigazgatója úgy látja, a hazai munkaadók még mindig a "ha nem látom, biztos nem dolgozik" alapgondolattal állnak az alkalmazottakhoz, ezért csak nagyon ritkán fordul az elő, hogy egy munkavállaló akár e-asszisztensként, akár más adminisztrációs munkakörben így dolgozzon; arról nem is beszélve, hogy ilyenkor a munkaadó igyekszik áttérni a teljesítményarányos bérezésre vagy arra, hogy más módon fogja meg a személyi költségeket. Pedig a távmunkás jogai nem sérülhetnek, ugyanolyan jogok és juttatások illetik meg, mint a hagyományos munkakörben dolgozó munkatársakat.

Vállalkozóként több próbálkozás is volt az elmúlt években. Titkárok, titkárnők a nemzetközi sikeren felbuzdulva kereset kiegészítésképpen vállaltak e-asszisztensi munkát, ez azonban halálra volt ítélve, mert az esti, hétvégi másodállásban pontosan azok a feladatok teljesíthetetlenek, amelyekre egy megbízónak szüksége lehet: telefonügyelet, kapcsolattartás ügyfelekkel, folyamatos rendelkezésre állás stb. Ezért ezek a remények leginkább a gépelési megbízásokig jutnak, igazi e-asszisztensi megbízás ritkán válik belőlük - mutatott rá a szakember.

Másik irányvonal a hazai e-asszisztenciában az extra szolgáltatásokat kínáló irodaházak, amelyek a tárgyaló-, előadótermek bérbeadása mellett asszisztenst is biztosítanak a vállalkozások számára. Így mindig van, aki fogadja a vendégeket, kávét és üdítőt készít a megbeszélésekre, telefonügyeletet vállal, esetleg telemarketinges tevékenységet végez - ám ebben az esetben az asszisztensek nem önálló vállalkozóként, hanem egy nagy cég alkalmazottjaként vannak jelen, a vállalkozók pedig a tárgyalókat biztosító céggel kötnek szerződést. Ez az irányvonal már több éve létezik, és eredményesebbnek is látszik, azonban pontosan az a viszony hiányzik belőle, ami egy titkárnőt "személyi asszisztenssé" tesz egy főnök számára - véli Petrényi Szilvia.

Zömmel multik élnek a lehetőséggel

A sajátos magyar viszonyokat jól példázza az e-asszisztenciát igénybevevők köre. "Azt gondolnánk, hogy a kis- és kezdő vállalkozások fordulnak az e-asszisztenciához, hiszen ők még nem tudnak alkalmazni egy képzett titkárnőt, és ezzel a megoldással mégis gyakorlott, akár több nyelven beszélő segítséghez jutnának. Tapasztalataim azonban azt mutatták, hogy a multinacionális cégek, illetve az ott dolgozó vezetők sokkal nyitottabbak egy ilyen munkavégzésre, igaz, hogy ezek a megbízások nem komplex asszisztensi munkákra vonatkoznak, hanem egy-egy feladatra" - mutatott rá Petrényi Szilvia. Gyakori például a konferenciák hanganyagának legépelése akár angol vagy német nyelven. Ezek a megbízók mindenképpen több nyelven beszélő szakképzett asszisztenst keresnek, és számukra a pontos, megbízható minőségű munka fontos.

A multik mellett a nonprofit szervezetek is elkezdték felismerni az e-asszisztenciában rejlő lehetőségeket. Ők ugyanis forrás hiányában nem tarthatnak fenn irodát, munkatársakra azonban szükségük van ahhoz, hogy működésüket biztosítsák. Számukra tehát ideális lehet egy e-asszisztens vagy más e-munkatárs alkalmazása, ha - például pályázatokból - erre forrást tudnak teremteni, tette hozzá a szakember.

Kevés az elhivatott e-munkás

Nemcsak a magyar vezetők túlzott kontrolligénye miatt akadozik az e-asszisztencia elterjedése hazánkban, a távtitkárként dolgozni szándékozók sem mindig alkalmasak az e-asszisztenciára. Az I-Work programigazgatója fájlalja, hogy a többség kizárólag a már említett másodállásban (esténként és hétvégén) vág neki az e-munkának (így viszont csak gépelési munkákat tud elvállalni), nem beszél idegen nyelvet (ezáltal elesik néhány komolyabb megbízástól), illetve tapasztalatlan, és úgy fogja fel, hogy "keresek valami távmunkát a meglévő mellé". Pedig a távmunka, illetve internetes munka gyakran nehezebb és komolyabb felkészülést igényel, mint a hagyományos munkavégzés, hiszen nincsen kéznél egy segítőkész munkatárs vagy főnök, a problémákat így gyakran önállóan kell megoldani, illetve a feladatokat menedzselni.

Vélhetően ezért szoktak általában a már kipróbált munkakapcsolatok átalakulni e-munkává (azaz hagyományos munkakörben dolgozók gyakrabban válnak távmunkás munkavállalóvá), már amennyiben erre a munkaadó is nyitott. Elengedhetetlen azonban ilyenkor a munkaköri leírásban rögzíteni az elvárt feladatokat, tisztázni a felelősségeket, jelentési módokat, azok gyakoriságát, illetve az elvárt teljesítményt; a személyes kapcsolat fenntartása érdekében pedig ajánlott hetente vagy kéthetente megbeszélésen, találkozón egyeztetni a feleknek - mutatott rá a szakember.

A puding próbája az evés

Mint látható, az e-asszisztencia még gyerekcipőben jár hazánkban, pedig nem muszáj végleg elkötelezni magukat a cégeknek, kezdésnek akár néhány hétre, hónapra is próbát tehetnek vele. Természetesen előtte érdemes egy komplett munkakörelemzést és minőségbiztosítást végeztetniük, hogy a megfelelő módon lehessen a követelményeket és ellenőrzéseket megállapítani, amihez akár az I-Work Alapítvány munkatársai is segítséget nyújthatnak - mondta Petrényi Szilvia.