Használati utasítás a munkához: munkaköri leírás
Fölösleges papír, vagy törvényben előírt kötelezettség a munkaköri leírás elkészítése? Mikor segít, és mikor hátráltatja a munkahelyi kommunikációt ez a dokumentum? A munkaerőpiac melyik szegmensét támogatja, melyiket akadályozza a munkaköri leírás, és hol van az a pont, ahol csak a nyilvántartási dossziét vastagítja a leírás? A HR Portal összeállításából mindez kiderül.
Mi az, ami nem feladata a munkaköri leírásnak
Rengeteg a félreértés a munkaköri leírások tekintetében. Először azt érdemes tisztázni, hogy mi nem feladata ennek a dokumentumnak. A legfontosabb kitétel az, hogy a munkaköri leírás nem része a munkaszerződésnek. Ez egy egyoldalú tájékoztatási forma, amelyben a munkáltató a pozícióról ad fontos információkat, amelyet a munkavállaló tudomásul vesz. A munkaszerződés kölcsönös jogviszonyt rögzít, míg a munkaköri leírás tájékoztat. Optimális esetben nagy meglepetéseket még a részletes munkaköri leírások sem tartalmazhatnak, mert a kiválasztás során a munkavállaló és a munkáltató már megállapodtak a részletekben. A tájékoztatást a munkáltató egyoldalúan is módosíthatja, míg a szerződésnél erre nincs lehetőség. Ezért gyakorlatilag bármilyen szervezeti átalakítást ellehetetlenítene az, ha előtte az érintett munkavállalóval a munkaszerződése megváltoztatásáról kellene tárgyalni.
Fontos megjegyezni azt is, hogy a munkaköri leírásoknak nem része a szankciók és jutalmak felsorolása, illetve a béren kívül kapott juttatásokat sem a munkaköri leírásban kell rögzíteni. Ezekre ott vannak a szabályzatok. A szabályzat is tájékoztat, de nem a közvetlen munkavégzéshez kapcsolódóan, hanem áttételesen, a munkakörülményeket szabályozza. A munkaköri leírás pedig inkább pusztán az adott munkakörben való működést írja le.
Munkaköri leírást a munkáltató szemszögéből azért kell készíteni, mert egy felmentést, felmondást követő munkajogi vita esetén a munkáltatónak van bizonyítási kényszere. A gyakorlat az, hogy munkaköri leírás nélkül nem tudja a munkáltató még a legegyszerűbb, legegyértelműbb, súlyos mulasztásokat sem bizonyítani.
A munkaköri leírások alakja, tartalma nincs törvényben előírva. A törvényi kötelezettség csak arra vonatkozik, hogyha a munkavállaló kéri az írásba foglalást. A munkavállaló ugyanis a Munka Törvénykönyve szerint bármely esetben, bármilyen tartalmú nyilatkozatnál kérheti ezt. Ami persze nem vezethet a munkáltató zaklatásához, esetleg a munkavégzés megzavarásához. A munkáltató azonban jó, ha tisztában van azzal a ténnyel, hogyha megtagadja az írásba foglalását a munkavégzéssel kapcsolatos bármely utasításának, akkor a munkavállaló jogszerűen megtagadhatja a szóbeli utasítás végrehajtását.
Jogilag akkor érvényes egy munkaköri leírás, ha a készítője feltünteti benne a jogorvoslat lehetőségét. A szerveket és a határidőket is a jogorvoslati tájékoztatón kell feltüntetni. Ha ez a tájékoztatás elmarad, akkor a munkavállalót semmilyen hátrány nem érheti ezzel kapcsolatban.
A munkaköri leírások érvényességének legfontosabb jellemzője, hogy azt a munkavállalóval közölni kell. Ez persze nemcsak egy meetinget jelent, ahol átnézi a munkáltató a munkavállalóval közösen a listát. Ez egy nagyon fontos, jogi aspektus. Azt, hogy egy munkaköri leírás úgynevezett "közölt" státuszba jutott-e, az átvételt igazoló munkáltatói aláírásnak kell bizonyítania. Sok olyan esetet ismerünk, amikor a munkavállaló az esetleg utólag elkészült munkaköri leírását nem akarta, vagy betegség, távollét miatt nem tudta átvenni. Ebben az esetben 2006. január 1-től kezdve postázni is lehet azt. A Munka Törvénykönyve azóta, ugyanis engedélyezi a tértivevényes átadást is. Az úgynevezett kézbesítési vélelem alapján az átvétel megtagadása esetén is átvettnek minősül a dokumentum.
A munkaköri leírás formai követelményei a célszerűséget szolgálják. Általában 1-2 oldalas dokumentumokról van szó, amelynek formanyomtatványát akár a legelterjedtebb szoftvergyártó cég honlapjáról is le lehet tölteni.
A tartalmi oldal sokkal érdekesebb. A munkaköri leírás kelti életre az adott pozíciót. A munkaköri leírás elkészítéséhez elengedhetetlen a munkakör elemzése. Ez leginkább azt jelenti, hogy végig kell gondolni, hogy az adott munkavállalótól az általa betöltendő pozícióban mit várunk el. Milyen feladatokat kell ellátnia? Milyen kapcsolatai lesznek a szervezeten belül/kívül? Mekkora felelőssége lesz? Milyen ismeretekre, kompetenciákra van szükség ehhez a pozícióhoz?
Ha ezt sikerül átgondolni, akkor egyrészt már a kiválasztásnál olyan szakembert tudunk fölvenni, aki ezeket a feladatokat el tudja látni, másrészt a karriertervezési és a képzési rendszerünk felépítéséért, átalakításáért is nagy lépést tettünk. Ha ugyanis látjuk, hogy milyen dolgozóra van az adott pozícióban szükség, akkor könnyebben tudunk belső utánpótlást nevelni.
Ma Magyarországon kétféle megközelítése van a munkaköri leírásoknak. Az egyik egyfajta feudális, "jobbágy-földesúr" viszonylat írásba foglalt megjelenítéseként kezeli a munkaköri leírásokat. Ebben a nyelvhasználatban olyan megfogalmazásokat használnak a dokumentumok készítői, amelyek egy személytelen, ám roppant gyanakvó attitűdöt takarnak. Náluk a munkaköri leírás azért születik, hogy a munkavállaló kötelességeit és feladatait meghatározza. Ezeknek a dokumentumoknak a legfontosabb, szinte egyetlen része a beosztás és a feladatkör meghatározása. A szövegek általános megfogalmazásúak, konkrét feladatok nem szerepelnek benne. A "vezető által meghatározott feladatok elvégzése" - meghatározás nem tud támpont lenni egy szervezeten belül. Amit tudatosít azonban, az a hierarchiában elfoglalt hely. Sajnos ez a fajta dokumentum-készítési beállítódás a gyakoribb. Talán ez az oka annak, hogy a magyarországi munkaköri leírások nagyrészt élettelen felsorolások.
Az igazán jó munkaköri leírás persze tartalmazza a beosztás megnevezését, a beosztottak számát, megnevezését, a felettes és a helyettes beosztását, de ennél jóval több. Tárgyalja, hogy a pozíció milyen szerepet tölt be a cég életében, miért jött létre az adott munkakör a szervezeten belül. Információt ad a pozíció méretéről, nagyságáról, határairól. Megnevezi a kulcsfontosságú kapcsolatrendszert, amelyben dolgoznia kell a munkavállalónak, és nemcsak megteszi, hogy nevesíti a társosztályokat és az esetleges külső kapcsolatokat, hanem a célt is megnevezi, amiért ezt a kapcsolati hálót építeni kell.
Természetesen, ebben az esetben is a legfontosabb része a leírásnak a felelősség meghatározása. Azonban a kulcsfontosságú felelősségi területek megnevezése mellé csatolni kell az ehhez kapcsolódó, konkrét feladatokat, és feltünteti az elérni kívánt eredményt. Például egy munkavédelmi szakember fő felelőssége a biztonságos munkakörnyezet megteremtése. Ehhez a fő feladat a különböző, az adott szektorra jellemző munkaegészségügyi szabványoknak való megfelelés. Az eredmény a munkahelyi ártalmak megszűntetése. A feladatok mindig tárgyszerűen vannak meghatározva azokban a leírásokban, amelyek a munkavállalót egyenrangú partnernek tekintik.
A használható munkaköri leírások nem csak a feladatot és kötelességeket, hanem a munkavállaló célját, tapasztalatát, képességét is pontosan meghatározza. A végzettséget és a kívánt gyakorlatot egyszerűbben meg lehet fogalmazni, az elvárt képességek, készségek összegyűjtése és a kívánalomnak megfelelő rangsorba rendezése azonban nem egyszerű feladat. Még a nagyon jó munkaköri leírások közül is csak alig egy-kettő rendelkezik azzal a többlettel, hogy a készítője teljes profilt állított össze a pozíció által kívánt kompetenciákból. Itt sem elegendő a kompetencia megnevezése. Részletesen ki kell fejteni, hogy mit ért a munkaköri leírást készítő e fogalom alatt. Nem elég az, hogy valaki jó interperszonális képességgel bír, meg kell ehhez határozni azt is, hogy mit jelent ez; csapatmunkára való képességet, rugalmasságot, empátiát, stressz-tűrő képességet, szóbeli kommunikációs képességet, jó kapcsolatépítő képességet stb.
Mindemellett a sok-sok részletezett, szükséges képességet a munka területének kívánalmai alapján valamiféle sorrendbe is kell rendezni, mert tökéletes munkavállalót úgysem lehet találni, aki minden területen egyformán kiemelkedő. A munkakörök többsége sem zseniknek lett kialakítva.
Itt az ideje, hogy másfajta szemszögből figyeljünk a munkaköri leírásokra. A munkáltató hatékony munkavégzést szeretne a kialkudott munkabérért cserébe, amit nagyban segít az, ha a munkavállalónak olyan tájékoztatást tud átnyújtani a betöltendő pozícióval kapcsolatba, ami egyfajta használati utasítás a munkahelyéhez.
Filius Ágnes, HR Portal
Rengeteg a félreértés a munkaköri leírások tekintetében. Először azt érdemes tisztázni, hogy mi nem feladata ennek a dokumentumnak. A legfontosabb kitétel az, hogy a munkaköri leírás nem része a munkaszerződésnek. Ez egy egyoldalú tájékoztatási forma, amelyben a munkáltató a pozícióról ad fontos információkat, amelyet a munkavállaló tudomásul vesz. A munkaszerződés kölcsönös jogviszonyt rögzít, míg a munkaköri leírás tájékoztat. Optimális esetben nagy meglepetéseket még a részletes munkaköri leírások sem tartalmazhatnak, mert a kiválasztás során a munkavállaló és a munkáltató már megállapodtak a részletekben. A tájékoztatást a munkáltató egyoldalúan is módosíthatja, míg a szerződésnél erre nincs lehetőség. Ezért gyakorlatilag bármilyen szervezeti átalakítást ellehetetlenítene az, ha előtte az érintett munkavállalóval a munkaszerződése megváltoztatásáról kellene tárgyalni.
Fontos megjegyezni azt is, hogy a munkaköri leírásoknak nem része a szankciók és jutalmak felsorolása, illetve a béren kívül kapott juttatásokat sem a munkaköri leírásban kell rögzíteni. Ezekre ott vannak a szabályzatok. A szabályzat is tájékoztat, de nem a közvetlen munkavégzéshez kapcsolódóan, hanem áttételesen, a munkakörülményeket szabályozza. A munkaköri leírás pedig inkább pusztán az adott munkakörben való működést írja le.
A munkaköri leírás jelentősége
Munkaköri leírást a munkáltató szemszögéből azért kell készíteni, mert egy felmentést, felmondást követő munkajogi vita esetén a munkáltatónak van bizonyítási kényszere. A gyakorlat az, hogy munkaköri leírás nélkül nem tudja a munkáltató még a legegyszerűbb, legegyértelműbb, súlyos mulasztásokat sem bizonyítani.
A munkaköri leírások alakja, tartalma nincs törvényben előírva. A törvényi kötelezettség csak arra vonatkozik, hogyha a munkavállaló kéri az írásba foglalást. A munkavállaló ugyanis a Munka Törvénykönyve szerint bármely esetben, bármilyen tartalmú nyilatkozatnál kérheti ezt. Ami persze nem vezethet a munkáltató zaklatásához, esetleg a munkavégzés megzavarásához. A munkáltató azonban jó, ha tisztában van azzal a ténnyel, hogyha megtagadja az írásba foglalását a munkavégzéssel kapcsolatos bármely utasításának, akkor a munkavállaló jogszerűen megtagadhatja a szóbeli utasítás végrehajtását.
Mit ír elő a jog?
Jogilag akkor érvényes egy munkaköri leírás, ha a készítője feltünteti benne a jogorvoslat lehetőségét. A szerveket és a határidőket is a jogorvoslati tájékoztatón kell feltüntetni. Ha ez a tájékoztatás elmarad, akkor a munkavállalót semmilyen hátrány nem érheti ezzel kapcsolatban.
A munkaköri leírások érvényességének legfontosabb jellemzője, hogy azt a munkavállalóval közölni kell. Ez persze nemcsak egy meetinget jelent, ahol átnézi a munkáltató a munkavállalóval közösen a listát. Ez egy nagyon fontos, jogi aspektus. Azt, hogy egy munkaköri leírás úgynevezett "közölt" státuszba jutott-e, az átvételt igazoló munkáltatói aláírásnak kell bizonyítania. Sok olyan esetet ismerünk, amikor a munkavállaló az esetleg utólag elkészült munkaköri leírását nem akarta, vagy betegség, távollét miatt nem tudta átvenni. Ebben az esetben 2006. január 1-től kezdve postázni is lehet azt. A Munka Törvénykönyve azóta, ugyanis engedélyezi a tértivevényes átadást is. Az úgynevezett kézbesítési vélelem alapján az átvétel megtagadása esetén is átvettnek minősül a dokumentum.
A munkaköri leírás által életre kel a pozíció
A munkaköri leírás formai követelményei a célszerűséget szolgálják. Általában 1-2 oldalas dokumentumokról van szó, amelynek formanyomtatványát akár a legelterjedtebb szoftvergyártó cég honlapjáról is le lehet tölteni.
A tartalmi oldal sokkal érdekesebb. A munkaköri leírás kelti életre az adott pozíciót. A munkaköri leírás elkészítéséhez elengedhetetlen a munkakör elemzése. Ez leginkább azt jelenti, hogy végig kell gondolni, hogy az adott munkavállalótól az általa betöltendő pozícióban mit várunk el. Milyen feladatokat kell ellátnia? Milyen kapcsolatai lesznek a szervezeten belül/kívül? Mekkora felelőssége lesz? Milyen ismeretekre, kompetenciákra van szükség ehhez a pozícióhoz?
Ha ezt sikerül átgondolni, akkor egyrészt már a kiválasztásnál olyan szakembert tudunk fölvenni, aki ezeket a feladatokat el tudja látni, másrészt a karriertervezési és a képzési rendszerünk felépítéséért, átalakításáért is nagy lépést tettünk. Ha ugyanis látjuk, hogy milyen dolgozóra van az adott pozícióban szükség, akkor könnyebben tudunk belső utánpótlást nevelni.
A munkaköri leírások sokszor élettelen felsorolások
Ma Magyarországon kétféle megközelítése van a munkaköri leírásoknak. Az egyik egyfajta feudális, "jobbágy-földesúr" viszonylat írásba foglalt megjelenítéseként kezeli a munkaköri leírásokat. Ebben a nyelvhasználatban olyan megfogalmazásokat használnak a dokumentumok készítői, amelyek egy személytelen, ám roppant gyanakvó attitűdöt takarnak. Náluk a munkaköri leírás azért születik, hogy a munkavállaló kötelességeit és feladatait meghatározza. Ezeknek a dokumentumoknak a legfontosabb, szinte egyetlen része a beosztás és a feladatkör meghatározása. A szövegek általános megfogalmazásúak, konkrét feladatok nem szerepelnek benne. A "vezető által meghatározott feladatok elvégzése" - meghatározás nem tud támpont lenni egy szervezeten belül. Amit tudatosít azonban, az a hierarchiában elfoglalt hely. Sajnos ez a fajta dokumentum-készítési beállítódás a gyakoribb. Talán ez az oka annak, hogy a magyarországi munkaköri leírások nagyrészt élettelen felsorolások.
Tartalmi kívánalmak
Az igazán jó munkaköri leírás persze tartalmazza a beosztás megnevezését, a beosztottak számát, megnevezését, a felettes és a helyettes beosztását, de ennél jóval több. Tárgyalja, hogy a pozíció milyen szerepet tölt be a cég életében, miért jött létre az adott munkakör a szervezeten belül. Információt ad a pozíció méretéről, nagyságáról, határairól. Megnevezi a kulcsfontosságú kapcsolatrendszert, amelyben dolgoznia kell a munkavállalónak, és nemcsak megteszi, hogy nevesíti a társosztályokat és az esetleges külső kapcsolatokat, hanem a célt is megnevezi, amiért ezt a kapcsolati hálót építeni kell.
Természetesen, ebben az esetben is a legfontosabb része a leírásnak a felelősség meghatározása. Azonban a kulcsfontosságú felelősségi területek megnevezése mellé csatolni kell az ehhez kapcsolódó, konkrét feladatokat, és feltünteti az elérni kívánt eredményt. Például egy munkavédelmi szakember fő felelőssége a biztonságos munkakörnyezet megteremtése. Ehhez a fő feladat a különböző, az adott szektorra jellemző munkaegészségügyi szabványoknak való megfelelés. Az eredmény a munkahelyi ártalmak megszűntetése. A feladatok mindig tárgyszerűen vannak meghatározva azokban a leírásokban, amelyek a munkavállalót egyenrangú partnernek tekintik.
A használható munkaköri leírások nem csak a feladatot és kötelességeket, hanem a munkavállaló célját, tapasztalatát, képességét is pontosan meghatározza. A végzettséget és a kívánt gyakorlatot egyszerűbben meg lehet fogalmazni, az elvárt képességek, készségek összegyűjtése és a kívánalomnak megfelelő rangsorba rendezése azonban nem egyszerű feladat. Még a nagyon jó munkaköri leírások közül is csak alig egy-kettő rendelkezik azzal a többlettel, hogy a készítője teljes profilt állított össze a pozíció által kívánt kompetenciákból. Itt sem elegendő a kompetencia megnevezése. Részletesen ki kell fejteni, hogy mit ért a munkaköri leírást készítő e fogalom alatt. Nem elég az, hogy valaki jó interperszonális képességgel bír, meg kell ehhez határozni azt is, hogy mit jelent ez; csapatmunkára való képességet, rugalmasságot, empátiát, stressz-tűrő képességet, szóbeli kommunikációs képességet, jó kapcsolatépítő képességet stb.
Mindemellett a sok-sok részletezett, szükséges képességet a munka területének kívánalmai alapján valamiféle sorrendbe is kell rendezni, mert tökéletes munkavállalót úgysem lehet találni, aki minden területen egyformán kiemelkedő. A munkakörök többsége sem zseniknek lett kialakítva.
Itt az ideje, hogy másfajta szemszögből figyeljünk a munkaköri leírásokra. A munkáltató hatékony munkavégzést szeretne a kialkudott munkabérért cserébe, amit nagyban segít az, ha a munkavállalónak olyan tájékoztatást tud átnyújtani a betöltendő pozícióval kapcsolatba, ami egyfajta használati utasítás a munkahelyéhez.
Filius Ágnes, HR Portal
Fata László az egyik legismertebb hazai cafeteria szakértő. Legújabb könyvéről, a Cafeteria kalandparkról írtunk ismertetést.
Bepillantás a gyakornoki létbe - ezt az öt filmet nézd meg!