Hogyan kérj segítséget a munkahelyeden? - 6 lépésben

Az emberek általában alábecsülik a más emberek segítőkészségét. Pedig érdemes tudni, hogy alaphelyzetben a többség szívesen segít, és nehezére esik nemet mondani. Ezzel párhuzamosan, a potenciális segítők is (az összes jószándékukkal együtt) általában alábecsülik a segítségkérés nehézségeit („Hát, miért nem szóltál?”).

Ezekre a problémákra megoldást jelenthet, ha szervezeti szinten 

1. tudatosítjuk, hogy a segítségnyújtás nemcsak szükséges, hanem érték is;
2. nyíltan építjük a segítés kultúráját;
3. biztosítjuk a körülményeket és eszközöket.

Egyéni szinten érdemes figyelni arra, hogy

1. a kölcsönösség azt is jelenti, hogy alkalomadtán mi is segítünk a kollégáinknak;
2. ha a kérésünket inkább kérdésnek keretezzük, nagyobb a siker esélye;
3. segítség igénybevétele nem jelentheti a kollégáink kihasználását;
4. a megfelelő módon és csatornán kérjünk segítséget.

Gyakorlati szempontból a segítségkérés folyamatát hat lépésre oszthatjuk:

Az első lépés: Felismerés

Az első lépés a munkahelyi segítségkérés során az, hogy felismerjük, mikor van szükségünk mások segítségre. Ez lehet egy feladat, amit nem tudunk megoldani, vagy egy olyan helyzet, ahol konfliktusba keveredtünk valakivel a munkahelyen. A legfontosabb, hogy ne szégyelljük magunkat, ha segítségre van szükségünk, hiszen ez mindenkivel előfordul(hat). 

A második lépés: Biztosan kell segítség?

Mielőtt másokhoz fordulnánk a kérésünkkel, jó ötlet átgondolni, hogy nem rendelkezünk-e már az adott információval (eszközzel). Egy gyors keresés az e-mailekben vagy a belső vállalati rendszerben, esetleg az Interneten (egy kérdés a ChatGPT-nek) rövidre zárhatja a problémánkat.

A harmadik lépés: Milyen segítségre van szükség?

Miután tudatosítottuk, hogy szükségünk van segítségre, következő lépésként meg kell határoznunk, milyen segítségre van pontosan szükségünk. Információigény az, ami a leggyakrabban előfordul, de lehet, hogy egy bizonyos feladatot nem tudunk megoldani, és szakmai segítségre van szükségünk. Az is lehet, hogy valakinek a viselkedése zavar bennünket, és ehhez valamilyen kommunikációs, szervezeti beavatkozásra van szükségünk. Nagyon fontos, hogy pontosan megfogalmazzuk, hogy konkrétan mi az, amire szükségünk van, hogy hatékonyan tudjuk kérni azt.

A negyedik lépés: Ki az, aki segíthet?

Az esetek többségében ez egyértelmű lehet, de ilyenkor is segíthet egy kis kreativitás: jó ötlet keresni egy második, „B” megoldást is, egyrészt mert előfordulhat, hogy az „A” jelöltünk épp nem ér rá, vagy más okból nem tud segíteni. Másrészt sokszor a „B” megoldás jobb, mint az első eredeti ötlet. Például egy projekthez szükséges információt kérhetünk a főnökünktől (nyilván tudni fogja), de lehet, hogy jobban járunk, ha először egy tapasztalt kollégánkat kérdezzük meg. Még mielőtt billentyűzetet vagy telefont ragadnánk, itt még érdemes az időzítést is figyelembe venni: Mikor lehet neki a legalkalmasabb? Mennyi időre lesz szükségünk?

Az ötödik lépés: Milyen csatornákon keresztül kérjük a segítséget?

A megfelelő kommunikációs csatorna kiválasztása döntő lehet a segítségkérés sikere szempontjából. Itt számít a segítségadó preferenciája (pl. ha nem szeret telefonon beszélni), a hozzáférhető lehetőségek (pl. e-mail, Slack, Zoom, Teams stb.) és a ránk nehezedő időnyomás. A többség (mind a segítség kérő, mind a segítség adó oldalon) rosszul ítéli meg az egyes csatornák hatékonyságát. Röviden, minél információgazdagabb a csatorna, annál nagyobb a valószínűsége a kérés teljesítésének, azaz a személyes megkeresés a leghatékonyabb. 

Hatodik lépés: Legyünk hálásak és nyitottak a visszajelzésekre 

Magától értetődőnek tűnik, hogy értékeljük és megköszönjük a segítséget, de mégis sokszor elmarad… Egy rövid, valamilyen formájú „Köszi!” nagymértékben javíthatja a kapcsolatot és növelheti annak a valószínűségét, hogy az illető következő alkalommal is hajlandó lesz segíteni.
Azután, a folyamat lezárásaként érdemes átgondolni, és fel/megjegyezni a tapasztalatokat, hogy legközelebb már ezeket használva könnyítsük meg a saját dolgunkat. 

A segítségkérés sokaknak azért nehéz, mert ezt valamiféle kudarcnak, alkalmatlanságnak élik meg. Nyugodtan tudomásul vehetjük, hogy nem vagyunk mindenhatók, azaz nagy szükségünk van más emberek közreműködésére, segítségére. Jó, ha tudjuk, hogy ha szívességet/segítséget kérünk akkor - bármennyire nem intuitív - a szimpátia egyensúlyt magunk felé toljuk el.

Gerlei Béla MSc. MBA
A nyelvhasználat és viselkedés szakértője
„Certified Tiny Habits Consultant and Coach”
Karrier Intézet

Nyitókép: Anemone123 képe a Pixabay -en.