Így dolgozhatunk hatékonyan a meeting-rengetegben

Nehéz egyensúlyt és hatékonyságot teremteni a munkában, ha a nap nagy részét megbeszélések teszik ki. Amellett, hogy egymást érő, sokszor több mint 60 perces meetingeken ülünk, el kell látnunk saját feladatainkat is. Ez azt eredményezheti, hogy állandóan versenyt futunk az idővel, kicsúszunk a határidőkből vagy beáldozzuk a minőséget az időnyomás miatt. Hogyan lehet megteremteni azt a bizonyos egyensúlyt és mit kell tennünk a hatékonyság növelése érdekében?

A járvány alatt felértékelődött az online meetingek szerepe, gyakran úgy telik el egy munkanap, hogy megbeszélésről megbeszélésre „rohanunk”, miközben haladnunk kellene a saját teendőink kipipálásával is.

„Lehetetlen hatékonyan dolgozni és teljesíteni úgy, hogy folyamatosan 60-90 perces megbeszélések érik egymást. Muszáj felállítani egy meeting etikettet  ̶  akár online, akár offline találkozókról beszélünk ̶ amelyek kereteket szabnak, ezáltal időt takaríthatunk meg és növelhetjük a hatékonyságot.” – mondta Kristóf Györgyi, a Hammel&Hochreiter ügyvezetője, interim szakértő és vezetői stratégiai tanácsadó, aki 5 + 1 pontban foglalta össze, mire érdemes figyelni a megbeszélések során.

1. Nem kell mindig ragaszkodni a 60-90 perces időtartamhoz. Kellemetlenül érezhetjük magunkat, ha 15-20 perc hosszú megbeszéléseket szervezünk, pedig legtöbbször ennyi idő is elég egy adott téma átbeszéléséhez. Mérlegelnünk kell, mennyire fontos az ügy ilyen keretek közötti megtárgyalása. Amennyiben kevésbé, talán egy telefonbeszélgetés is elegendő. A különböző bejelentéseket pedig érdemes hetente-kéthetente csokorba szedni és körlevélben kiküldeni vagy egy 15 perces találkozón megejteni.

2. Mindig küldjük ki a résztvevőknek a napirendi pontokat a megbeszélés előtt! Sok időt megtakaríthatunk, ha mindenki felkészülten érkezik és nem a meetingen találkozik először a témával.

3. Mindig készüljön feljegyzés a megbeszéltekről! Ennek inkább hosszabb távon van előnye, hiszen, ha feljegyezzük, miről volt szó, kinek mi a dolga és milyen határidővel, a következő megbeszélés sokkal gördülékenyebben és hatékonyabban telhet.

4. Konkrét kérdések! Igyekezzünk célzottan, közvetlenül az adott személynek feltenni a kérdéseket, ne várjunk arra, hogy egyszer majd valaki válaszol!

5. Alaposan gondoljuk át, kiket hívjunk meg! A hatékonysághoz nagyban hozzájárul az interakció. Érdemes átgondolni, mindenkit meg kell-e hívni a találkozóra, mindenki aktívan hozzá tud-e tenni a témához, ezáltal is előremozdítva a beszélgetést.

+1. Illendőség. Egy online megbeszélésen bekapcsolt kamerával illik részt venni az esetek többségében. Annak érdekében, hogy elkerüljük a beszűrődő zajokat és hangproblémákat, tartsuk lenémítva a mikrofont és csak akkor kapcsoljuk vissza, ha szót kérünk!

„Összességében azt gondolom, ha ezeket a pontokat szem előtt tartjuk, sok időt spórolhatunk meg és többet tudunk egyéb feladatainkkal foglalkozni. Bátran küldjünk fél órára szóló meghívót, ha úgy látjuk, annyi idő is elegendő!” – javasolta Györgyi.