Megjelent: 3 hónapja

Így dolgozhatunk hatékonyan a meeting-rengetegben

5+1 tipp az egyensúly megteremtésére a megbeszélések és saját, egyéni teendőink között.

Nehéz egyensúlyt és hatékonyságot teremteni a munkában, ha a nap nagy részét megbeszélések teszik ki. Amellett, hogy egymást érő, sokszor több mint 60 perces meetingeken ülünk, el kell látnunk saját feladatainkat is. Ez azt eredményezheti, hogy állandóan versenyt futunk az idővel, kicsúszunk a határidőkből vagy beáldozzuk a minőséget az időnyomás miatt. Hogyan lehet megteremteni azt a bizonyos egyensúlyt és mit kell tennünk a hatékonyság növelése érdekében?

A járvány alatt felértékelődött az online meetingek szerepe, gyakran úgy telik el egy munkanap, hogy megbeszélésről megbeszélésre „rohanunk”, miközben haladnunk kellene a saját teendőink kipipálásával is.

„Lehetetlen hatékonyan dolgozni és teljesíteni úgy, hogy folyamatosan 60-90 perces megbeszélések érik egymást. Muszáj felállítani egy meeting etikettet  ̶  akár online, akár offline találkozókról beszélünk ̶ amelyek kereteket szabnak, ezáltal időt takaríthatunk meg és növelhetjük a hatékonyságot.” – mondta Kristóf Györgyi, a Hammel&Hochreiter ügyvezetője, interim szakértő és vezetői stratégiai tanácsadó, aki 5 + 1 pontban foglalta össze, mire érdemes figyelni a megbeszélések során.

1. Nem kell mindig ragaszkodni a 60-90 perces időtartamhoz. Kellemetlenül érezhetjük magunkat, ha 15-20 perc hosszú megbeszéléseket szervezünk, pedig legtöbbször ennyi idő is elég egy adott téma átbeszéléséhez. Mérlegelnünk kell, mennyire fontos az ügy ilyen keretek közötti megtárgyalása. Amennyiben kevésbé, talán egy telefonbeszélgetés is elegendő. A különböző bejelentéseket pedig érdemes hetente-kéthetente csokorba szedni és körlevélben kiküldeni vagy egy 15 perces találkozón megejteni.

2. Mindig küldjük ki a résztvevőknek a napirendi pontokat a megbeszélés előtt! Sok időt megtakaríthatunk, ha mindenki felkészülten érkezik és nem a meetingen találkozik először a témával.

3. Mindig készüljön feljegyzés a megbeszéltekről! Ennek inkább hosszabb távon van előnye, hiszen, ha feljegyezzük, miről volt szó, kinek mi a dolga és milyen határidővel, a következő megbeszélés sokkal gördülékenyebben és hatékonyabban telhet.

4. Konkrét kérdések! Igyekezzünk célzottan, közvetlenül az adott személynek feltenni a kérdéseket, ne várjunk arra, hogy egyszer majd valaki válaszol!

5. Alaposan gondoljuk át, kiket hívjunk meg! A hatékonysághoz nagyban hozzájárul az interakció. Érdemes átgondolni, mindenkit meg kell-e hívni a találkozóra, mindenki aktívan hozzá tud-e tenni a témához, ezáltal is előremozdítva a beszélgetést.

+1. Illendőség. Egy online megbeszélésen bekapcsolt kamerával illik részt venni az esetek többségében. Annak érdekében, hogy elkerüljük a beszűrődő zajokat és hangproblémákat, tartsuk lenémítva a mikrofont és csak akkor kapcsoljuk vissza, ha szót kérünk!

„Összességében azt gondolom, ha ezeket a pontokat szem előtt tartjuk, sok időt spórolhatunk meg és többet tudunk egyéb feladatainkkal foglalkozni. Bátran küldjünk fél órára szóló meghívót, ha úgy látjuk, annyi idő is elegendő!” – javasolta Györgyi.

  • 2021.10.05Tréning Kerekasztal 2021 Komoly kihívások érték és érik a szervezeteket az utóbbi időszakban. Először a járvány okozta sokk, a vele érkező gazdasági megtorpanás, a home office, hogy szinte minden átkerült a digitális térbe. A helyzet továbbra is konstans változásban van, így szükség van folyamatos, rugalmas alkalmazkodásra. A szervezetek VUCA-környezethez való illeszkedésére, a mostanában egyre inkább teret nyerő hibrid működés kialakítására. Mindehhez a képzéseknek, a tréningpiacnak is alkalmazkodnia kell. Ezért is ül össze újra, egy év kihagyás után a Tréning Kerekasztal Konferencia 2021. október 5-én, a New York Palotában. Részletek Jegyek
  • 2021.10.07Jólét és hatékonyság? Mentálhigiénés nagykövet program! Képzést minden olyan vezetőnek, vezetői csapatnak, akik szeretnének tudatosan, hatékonyságot, jólétet növelni a szervezeten belül. Részletek Jegyek
  • 2021.10.12XVIII. Magyar Munkajogi Konferencia – 9 kreditpont A Wolters Kluwer Hungary legnagyobb éves rendezvénye idén válik nagykorúvá. Ezúttal is a megszokott, színvonalas szakmai programokkal és felejthetetlen közösségi élményt ígérve várjuk a munkajoggal foglalkozókat a Dunakanyar szívében. A rendezvényen az ügyvédek és jogtanácsosok 9 kreditpontot szerezhetnek! Részletek Jegyek
  • 2021.10.20Hibrid munkavégzés, távmunka, munkaidő, pihenőidő és egyéb aktuális kérdések a munkajogban Jöjjön el, és tájékozódjon élőben dr. Fodor T. Gábortól a terület egyik jeles szakértőjétől. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter