Sok a panasz a cégeknél a bérszámfejtésre - az átvilágítás segíthet

Kiszervezett bérszámfejtési szolgáltatásokat nyújtó cég ügyvezetőjeként egyre gyakrabban keresnek meg magyarországi cégek ügyvezetői, gazdasági vezetői és HR vezetői azzal, hogy problémákat érzékelnek a náluk belső szervezet által működtetett bérszámfejtési területen. Mivel a felső vezetők többsége az egész bérszámfejtést egy "fekete dobozként" értékeli, ahol a jogszabályi dzsungel miatt "bonyolult lépések sorozatában" állnak elő havonta a dolgozói elszámolások, segítséget szeretnének kérni tőlem annak megállapításához, hogy az érzékelt problémák mögött ténylegesen milyen okok rejtőznek.

A problémákról a jelzések a szervezet különböző irányaiból jutnak el a felső vezetők felé:

Munkavállalóktól érkező panaszok: A bérszámfejtéshez kapcsolódó a leggyakrabban előforduló panaszok a munkavállalóktól érkeznek. A munkavállalók elszámolási hiányosságokra, a folyamatos korrekciókra, az elszámolás érthetetlenségére hivatkoznak, és ezeket jelzik a főnökük, főnökeik felé.

Könyvelésről érkező panaszok: A bérszámfejtésre vonatkozó panaszok második leggyakoribb megfogalmazója a könyvelés. A leginkább hangoztatott panasz, hogy a béradatok, a bevallásban szereplő adatok és a könyvelésben szereplő adatok egyezősége nem biztosított, ami folyamatos utómunkákat és utólagos korrekciókat igényel.

HR-től érkező panaszok: Szintén gyakori, hogy a HR munkatársak elégedetlenek a bérszámfejtéssel, mivel nem tartják megfelelőnek az adatszolgáltatás minőségét, gyakoriságát, és a bérszámfejtők által nyújtott támogatást a HR feladatok ellátásához.

Középvezetői panaszok: Emellett gyakori az is, hogy középvezetők fogalmaznak meg panaszokat a bérszámfejtéssel kapcsolatosan, elsődlegesen a bérszámfejtésről érkező vezetői információk (pl. munkaidő-elszámolások, költségadatok) hiánya vagy minősége miatt.

NAV/OEP ellenőrzés negatív eredményei: És végül, de nem utolsósorban, egy NAV/OEP ellenőrzés elmarasztaló végeredménye is komoly jelzést adhat a vezetők felé, hogy valami nem megfelelő módon működik a bérszámfejtési területen.

A felsorolt problémák és panaszok mögött számos ok állhat, amelyekre a bérszámfejtési terület részletes átvilágítása mutathat rá. Az általunk végzett felülvizsgálatok tapasztalatai alapján a panaszok és az érzékelt problémák mögött mind a bérszámfejtési terület nem megfelelő belső működése, mind a bérszámfejtés és a kapcsolódó területek nem megfelelő együttműködése állhat.

A bérszámfejtés és a kapcsolódó területek viszonylatában felmerülő problémák mögött jellemzően a következő okok állnak:

Bérszámfejtés információigényének nem értése: Gyakran szembesülünk azzal az okkal, hogy a nem megfelelő belső kommunikáció miatt az egyes belső területek nem tudják, milyen információkat és milyen határidővel kell megosztaniuk a bérszámfejtéssel ahhoz, hogy a bérelszámolás zökkenőmentes legyen és időben megtörténjen.

Munkaidő-nyilvántartásban szereplő adatok nem megfelelősége: A belső viták forrása nagyon gyakran arra vezethető vissza, hogy a munkavállalók munkaidő-elszámolási adatai hiányosan, késve, nem megfelelő formátumban érkeznek be a bérszámfejtésre, aminek szükségszerű következménye az elszámolás nem megfelelősége.

Belső szolgáltatói szemlélet hiánya: A belső együttműködés hiányosságaira vezethető vissza a bérszámfejtés adatszolgáltatásával való elégedetlenség is. Ennek elsődleges oka, hogy a tapasztalataink alapján a bérszámfejtőkből nem ritkán hiányzik az üzleti gondolkodásmód, és a belső vevők (vezetők, HR, könyvelés) igényeinek a megértése, és az azokra való proaktív reagálás.

A tapasztalataink alapján a bérszámfejtésen belüli tipikus problémák a következők:

Bérszámfejtő program funkcionalitásának kihasználatlansága: Számos alkalommal szembesültünk azzal, hogy megfelelő képzés hiányában az ügyfelünknél alkalmazott bérszámfejtő program meglévő funkcionalitása (pl. automatikus riportkészítés) sincs kihasználva, ami manuális segédmunkával párosulva komoly hibázásoknak a forrása lehet.

Maga a bérszámfejtő: Nem egyszer a problémák és panaszok oka maga a bérszámfejtő, aki gondolkodó munkavégzés helyett gépies munkát végez, nem gondolkodik a belső ügyfelek fejével, és gyakran "lassú munkára ösztönzött", ezáltal is bizonyítva a munkájának és munkahelyének fontosságát.

A bemutatott panaszok és az őket kiváltó okok természetesen célzott vezetői beavatkozásokkal (pl. folyamatok újraszabályozása, képzés) csökkenthetőek, és természetesen alternatívaként mindig szóba jöhet a bérszámfejtés kiszervezése is egy megbízható szolgáltatóhoz.

Bai Katalin ügyvezető
Béradmin Kft.