Tippek a munkahelyi beilleszkedést segítő mentori program kidolgozásához

A mentori rendszer szervezeti előnyei

A mentori programnak számos szervezeti előnye van, amelyek a rendszer mentorra és az új belépőre gyakorolt pozitív hatásainak köszönhetők. Az újonc hamarabb megismeri az uralkodó kultúrát és előbb tisztázódik számára a vállalatban betöltött szerepe, így rövidebb idő alatt válik produktív szervezeti taggá. A mentornak e feladatok elismeréssel járnak, így számára elégedettséget okoz és növeli a motivációját. A program működése mindkét fél felé jelzi az odafigyelést a menedzsment részéről, így hozzájárul a lojalitás kialakulásához, ezáltal csökkenti a fluktuációs rátát. Végül a munkahelyi közösségre tett pozitív hatásairól is érdemes gondolkodni, hiszen hozzájárul a kapcsolati háló gyorsabb kiépüléséhez és a munkahelyi kommunikáció eredményesebb működéséhez.

Személyi szerepvállalás a mentori rendszer kidolgozásában és működtetésében

A mentori rendszer kidolgozásában és működtetésében a mentor, az adott részleg/osztály vezetője és a HR vesz részt. A mentor általában már az új belépő első munkanapján az újonc mellett van, így közreműködik annak szervezeti belépésében, például vállalati történeteket mesél, bemutatja más részlegek munkatársait. A folyamatos jelenlét vagy elérhetőség biztosítja, hogy a mentor szakmai és technikai segítséget nyújtson a belépőnek, vagyis nemcsak a munkaköri feladatok mélyebb megértése a cél, hanem például segít, hogy mi hol van, vagy milyen az eljárásrend. A szakmai támogatáshoz viszont hozzátartozik az is, hogy a feladatok elvégzése után visszajelzést ad a mentoráltnak munkájáról. A kapcsolatépítés segítése szintén lényeges feladata a mentornak, ugyanis segíti az újoncot a munkatársi kapcsolatok kialakulásában, illetve kezeli a felmerülő konfliktusokat. A mentor fontos funkciója még, hogy közvetít a menedzsment felé: értékeli az új belépő teljesítményét és hozzáállását meghatározott szempontok alapján, ugyanakkor segíti a mentoráltat érdekekeinek érvényesítésében, esetleg képviseli a javaslatait, szakmai tanácsait és ötleteit.

A vezető dönt a mentor személyéről és kéri fel e feladatok ellátására. Az Ő felelőssége tehát, hogy a mentornak minden szükséges információt átadjon az új belépővel, a célokkal, a feladatokkal és az azokhoz tartozó határidőkkel kapcsolatban. Bemutatja az új belépőt a mentornak, tájékoztatja az újoncot a betanulási időszakról és a mentori folyamatról. Folyamatos kapcsolatot tart fent a mentorral és megadott időközönként, meghatározott szempontok alapján megvitatják az újonc teljesítményét és hozzáállását. A vezető - részben a mentor véleménye alapján - értékeli a mentorált munkáját, egyúttal dönt annak végleges alkalmazásáról. Érdemes megjegyezni, hogy a vezetőnek nemcsak az újonc munkáját, hanem a mentorét is minősítenie kell - különösen igaz ez akkor, ha a dolgozó először lát el ilyen jellegű feladatokat. A képesség a mentori feladatok ellátására, a hozzáállás, a határidők betartása és az új belépő teljesítményértékelésének színvonala olyan tényezők, amelyek jól tükrözik a mentor munkájának minőségét. A mentor kvalitásairól, a rendszer kidolgozottságáról és hatékonyságáról mindenképpen meg kell kérdezni a mentorált véleményét - célszerű kérdőíves megkérdezést alkalmazni és/vagy tartani egy erre irányuló beszélgetést a folyamat közepén és végén is.

A fentiekben felsorolt mentori és vezetői feladatokat a HR támogatja. A HR feladata javaslatot tenni a vezetők részére a mentori rendszer bevezetésére és kidolgozni a folyamathoz tartozó dokumentációt. A fentiek alapján a HR-nek tehát minimum az alábbi adminisztrációról kell gondoskodnia:
- az új belépő munkájának értékelésére szolgáló űrlap vagy a beszélgetés vezérfonala és
- a mentor munkájának értékelésére szolgáló űrlap vagy a beszélgetés vezérfonala.

Az új belépő munkájának értékelésére szolgáló kérdések

Az új belépő munkáját és hozzáállását célszerű a próbaidő lejárta előtt legalább egyszer értékelni. A teljesítményértékelés általában a vezető feladata, de mindenképpen érdemes kikérnie előtte a mentor véleményét, hiszen ő volt a felelős az újonc szakmai koordinálásáért. A mentor egy űrlap segítségével is elvégezheti az értékelést - ebben az esetben az előre meghatározott kérdések megválaszolásához 1-től 5-ig terjedő skálát szoktak használni. Ennek az a hátránya, hogy nincs lehetőség a vélemények kifejtésére és az indoklására. Ha ezt a módszert választjuk, az űrlapos értékelést célszerű egy szóbeli beszélgetéssel is kiegészíteni, vagy a skálás módszer mellett nyitott, tehát hosszabb választ igénylő kérdéseket is feltenni az űrlapon.

A szóbeli vagy kérdőíves minősítés során alkalmazott kérdések az adott munkakör és a vállalati kultúra alapján változhatnak, azonban az alábbi témaköröket általánosan szükséges érinteni:

A folyamat általános értékelése

Melyek voltak azok a területek, ahol a legtöbb segítségre volt szüksége az új belépőnek?

Mi az, amit Ön pozitívan és mi az, amit negatívan értékel a folyamat során?

Mennyire volt érdeklődő az újonc a folyamat során? Miben nyilvánult ez meg?
Munkaköri feladatok ellátása

Megfogadta-e az új belépő a kapott tanácsokat?

Jól boldogul-e a munkaeszközökkel?

Mennyire igényelte a szakmai iránymutatást?

Mostanra tudja-e, melyek azok a feladatok, amelyek prioritást élveznek? Ennek megfelelően osztja-e be az idejét?

Fontosnak tartotta-e az új belépő, hogy bizonyítsa alkalmasságát? Ha igen,ez mennyire volt eredményes?

Merült-e fel valamilyen problémája a mentoráltnak? Ha igen, arra hogyan igyekezett megoldást találni? Kikérte-e a mentor véleményét, segítségét?

A munkája során kapott visszajelzéseket hogyan kezelte? Tanult-e belőlük?

Eléggé motivált-e az új belépő ahhoz, hogy produktív tagja legyen a szervezetnek hosszútávon?

Munkatársi kapcsolatok

Mennyire törekedett arra, hogy beilleszkedjen a munkacsoportba?

Szívesen dolgoznak-e vele mások?

Tett-e azért, hogy más részlegek, osztályok munkatársait is megismerje?

Mi jellemzi a szakmai kapcsolatit? Törekszik-e azok kiépítésére, bővítésére?

Vállalati kultúra

Érdeklődik-e az új belépő a szervezet egésze, annak kultúrája iránt?

Viselkedése megfelel-e a szervezeti normáknak?

A mentori rendszer és a mentor munkájának értékelésére szolgáló kérdések

Annak érdekében, hogy a mentori rendszer hatékonyan működjön, lényeges az abban közreműködő személyek kiválasztása. Ennek során a vezetők könnyen abba a hibába eshetnek, hogy csupán szubjektív megítélésükre hagyatkoznak. Lényeges ezért, hogy a vezető kapjon visszajelzést a mentori kapcsolatról és a mentorok a munkájáról. Ezzel kapcsolatos véleményt a folyamat végén az új belépőtől célszerű kérni. Az értékelés - hasonlóan az újonc munkájának minősítéséhez - történhet űrlap segítségével vagy egy megbeszélgetés során. A kérdéseket természetesen ebben az esetben is befolyásolhatja az adott munkakör és a vállalati kultúra.

A folyamat általános értékelése

Hogyan, milyen területeken valósult meg a mentori segítségnyújtás, támogatás?

Mi az, amit Ön pozitívan értékel és mi az, amit negatívan értékel a folyamatban?

Voltak-e olyan területek, ahol több segítségre lett volna szüksége? Ha igen, melyek azok?

Elegendő időt foglalkozott Önnel a mentor?

Munkaköri feladatok ellátása

Mentora adott-e tanácsokat arra vonatkozóan, hogy mit hogyan csináljon a munkavégzése során? Milyen gyakran látta el ilyen tanácsokkal?

Megmutatta-e, hogyan működnek a munkája során használt munkaeszközök?

Megosztotta-e Önnel szakmai tapasztalatait, adott-e szakmai iránymutatást? Hogyan?

Gondot fordított-e arra a mentor, hogy elmondja, melyek azok a feladatok, amelyek prioritást élveznek?

Biztosított-e lehetőséget arra, hogy Ön megmutassa szakmai képességeit, bizonyítsa alkalmasságát?

Meghallgatta-e a problémáit, azokra igyekezett-e a megoldást találni? Volt olyan eset, amikor nem? Mi volt az?

Milyen gyakran és milyen formában, hogyan adott visszajelzést a mentor? Megítélése szerint a visszajelzések objektívek voltak? Tudta hasznosítani azokat?

Motiválta-e a mentor és ha igen, hogyan?

Munkatársi kapcsolatok

Törekedett-e arra a mentor, hogy megismerjék és befogadják munkacsoport tagjai?

Bemutatta-e a mentor más részleg munkatársainak?

Segítette-e szakmai kapcsolatainak kiépítést?

Vállalati kultúra

Hozzájárul-e a mentor, hogy megismerje a szervezetet? Ha igen, hogyan?

Adott-e a mentor tanácsokat arra vonatkozóan, hogyan viselkedjen a szervezeten belül? Ha igen, azok melyek voltak?

A mentorált és a mentor teljesítményének értékelésére szolgáló témák tehát összekapcsolódnak. Erre azért van szükség, hogy érzékelhetővé váljanak a mentori segítségnyújtás gyenge pontjai, azaz milyen célt vagy célokat kell pontosabban meghatározni és kommunikálni a folyamatban résztvevők számára.

A kutatás a TÁMOP 4.2.4.A/2-11-1-2012-0001 azonosító számú Nemzeti Kiválóság Program - Hazai hallgatói, illetve kutatói személyi támogatást biztosító rendszer kidolgozása és működtetése konvergencia program című kiemelt projekt keretében zajlott. A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

Kozák Anita
tanársegéd, PhD hallgató
Debreceni Egyetem