Megjelent: 7 éve

Tippek a munkahelyi beilleszkedést segítő mentori program kidolgozásához

A mentori rendszer szervezeti előnyei

A mentori programnak számos szervezeti előnye van, amelyek a rendszer mentorra és az új belépőre gyakorolt pozitív hatásainak köszönhetők. Az újonc hamarabb megismeri az uralkodó kultúrát és előbb tisztázódik számára a vállalatban betöltött szerepe, így rövidebb idő alatt válik produktív szervezeti taggá. A mentornak e feladatok elismeréssel járnak, így számára elégedettséget okoz és növeli a motivációját. A program működése mindkét fél felé jelzi az odafigyelést a menedzsment részéről, így hozzájárul a lojalitás kialakulásához, ezáltal csökkenti a fluktuációs rátát. Végül a munkahelyi közösségre tett pozitív hatásairól is érdemes gondolkodni, hiszen hozzájárul a kapcsolati háló gyorsabb kiépüléséhez és a munkahelyi kommunikáció eredményesebb működéséhez.


Személyi szerepvállalás a mentori rendszer kidolgozásában és működtetésében



A mentori rendszer kidolgozásában és működtetésében a mentor, az adott részleg/osztály vezetője és a HR vesz részt. A mentor általában már az új belépő első munkanapján az újonc mellett van, így közreműködik annak szervezeti belépésében, például vállalati történeteket mesél, bemutatja más részlegek munkatársait. A folyamatos jelenlét vagy elérhetőség biztosítja, hogy a mentor szakmai és technikai segítséget nyújtson a belépőnek, vagyis nemcsak a munkaköri feladatok mélyebb megértése a cél, hanem például segít, hogy mi hol van, vagy milyen az eljárásrend. A szakmai támogatáshoz viszont hozzátartozik az is, hogy a feladatok elvégzése után visszajelzést ad a mentoráltnak munkájáról. A kapcsolatépítés segítése szintén lényeges feladata a mentornak, ugyanis segíti az újoncot a munkatársi kapcsolatok kialakulásában, illetve kezeli a felmerülő konfliktusokat. A mentor fontos funkciója még, hogy közvetít a menedzsment felé: értékeli az új belépő teljesítményét és hozzáállását meghatározott szempontok alapján, ugyanakkor segíti a mentoráltat érdekekeinek érvényesítésében, esetleg képviseli a javaslatait, szakmai tanácsait és ötleteit.

A vezető dönt a mentor személyéről és kéri fel e feladatok ellátására. Az Ő felelőssége tehát, hogy a mentornak minden szükséges információt átadjon az új belépővel, a célokkal, a feladatokkal és az azokhoz tartozó határidőkkel kapcsolatban. Bemutatja az új belépőt a mentornak, tájékoztatja az újoncot a betanulási időszakról és a mentori folyamatról. Folyamatos kapcsolatot tart fent a mentorral és megadott időközönként, meghatározott szempontok alapján megvitatják az újonc teljesítményét és hozzáállását. A vezető - részben a mentor véleménye alapján - értékeli a mentorált munkáját, egyúttal dönt annak végleges alkalmazásáról. Érdemes megjegyezni, hogy a vezetőnek nemcsak az újonc munkáját, hanem a mentorét is minősítenie kell - különösen igaz ez akkor, ha a dolgozó először lát el ilyen jellegű feladatokat. A képesség a mentori feladatok ellátására, a hozzáállás, a határidők betartása és az új belépő teljesítményértékelésének színvonala olyan tényezők, amelyek jól tükrözik a mentor munkájának minőségét. A mentor kvalitásairól, a rendszer kidolgozottságáról és hatékonyságáról mindenképpen meg kell kérdezni a mentorált véleményét - célszerű kérdőíves megkérdezést alkalmazni és/vagy tartani egy erre irányuló beszélgetést a folyamat közepén és végén is.

A fentiekben felsorolt mentori és vezetői feladatokat a HR támogatja. A HR feladata javaslatot tenni a vezetők részére a mentori rendszer bevezetésére és kidolgozni a folyamathoz tartozó dokumentációt. A fentiek alapján a HR-nek tehát minimum az alábbi adminisztrációról kell gondoskodnia:
- az új belépő munkájának értékelésére szolgáló űrlap vagy a beszélgetés vezérfonala és
- a mentor munkájának értékelésére szolgáló űrlap vagy a beszélgetés vezérfonala.

Az új belépő munkájának értékelésére szolgáló kérdések


Az új belépő munkáját és hozzáállását célszerű a próbaidő lejárta előtt legalább egyszer értékelni. A teljesítményértékelés általában a vezető feladata, de mindenképpen érdemes kikérnie előtte a mentor véleményét, hiszen ő volt a felelős az újonc szakmai koordinálásáért. A mentor egy űrlap segítségével is elvégezheti az értékelést - ebben az esetben az előre meghatározott kérdések megválaszolásához 1-től 5-ig terjedő skálát szoktak használni. Ennek az a hátránya, hogy nincs lehetőség a vélemények kifejtésére és az indoklására. Ha ezt a módszert választjuk, az űrlapos értékelést célszerű egy szóbeli beszélgetéssel is kiegészíteni, vagy a skálás módszer mellett nyitott, tehát hosszabb választ igénylő kérdéseket is feltenni az űrlapon.

A szóbeli vagy kérdőíves minősítés során alkalmazott kérdések az adott munkakör és a vállalati kultúra alapján változhatnak, azonban az alábbi témaköröket általánosan szükséges érinteni:

A folyamat általános értékelése
  • Melyek voltak azok a területek, ahol a legtöbb segítségre volt szüksége az új belépőnek?
  • Mi az, amit Ön pozitívan és mi az, amit negatívan értékel a folyamat során?
  • Mennyire volt érdeklődő az újonc a folyamat során? Miben nyilvánult ez meg?
    Munkaköri feladatok ellátása
  • Megfogadta-e az új belépő a kapott tanácsokat?
  • Jól boldogul-e a munkaeszközökkel?
  • Mennyire igényelte a szakmai iránymutatást?
  • Mostanra tudja-e, melyek azok a feladatok, amelyek prioritást élveznek? Ennek megfelelően osztja-e be az idejét?
  • Fontosnak tartotta-e az új belépő, hogy bizonyítsa alkalmasságát? Ha igen,ez mennyire volt eredményes?
  • Merült-e fel valamilyen problémája a mentoráltnak? Ha igen, arra hogyan igyekezett megoldást találni? Kikérte-e a mentor véleményét, segítségét?
  • A munkája során kapott visszajelzéseket hogyan kezelte? Tanult-e belőlük?
  • Eléggé motivált-e az új belépő ahhoz, hogy produktív tagja legyen a szervezetnek hosszútávon?

    Munkatársi kapcsolatok
  • Mennyire törekedett arra, hogy beilleszkedjen a munkacsoportba?
  • Szívesen dolgoznak-e vele mások?
  • Tett-e azért, hogy más részlegek, osztályok munkatársait is megismerje?
  • Mi jellemzi a szakmai kapcsolatit? Törekszik-e azok kiépítésére, bővítésére?

    Vállalati kultúra
  • Érdeklődik-e az új belépő a szervezet egésze, annak kultúrája iránt?
  • Viselkedése megfelel-e a szervezeti normáknak?


    A mentori rendszer és a mentor munkájának értékelésére szolgáló kérdések



    Annak érdekében, hogy a mentori rendszer hatékonyan működjön, lényeges az abban közreműködő személyek kiválasztása. Ennek során a vezetők könnyen abba a hibába eshetnek, hogy csupán szubjektív megítélésükre hagyatkoznak. Lényeges ezért, hogy a vezető kapjon visszajelzést a mentori kapcsolatról és a mentorok a munkájáról. Ezzel kapcsolatos véleményt a folyamat végén az új belépőtől célszerű kérni. Az értékelés - hasonlóan az újonc munkájának minősítéséhez - történhet űrlap segítségével vagy egy megbeszélgetés során. A kérdéseket természetesen ebben az esetben is befolyásolhatja az adott munkakör és a vállalati kultúra.

    A folyamat általános értékelése
  • Hogyan, milyen területeken valósult meg a mentori segítségnyújtás, támogatás?
  • Mi az, amit Ön pozitívan értékel és mi az, amit negatívan értékel a folyamatban?
  • Voltak-e olyan területek, ahol több segítségre lett volna szüksége? Ha igen, melyek azok?
  • Elegendő időt foglalkozott Önnel a mentor?

    Munkaköri feladatok ellátása
  • Mentora adott-e tanácsokat arra vonatkozóan, hogy mit hogyan csináljon a munkavégzése során? Milyen gyakran látta el ilyen tanácsokkal?
  • Megmutatta-e, hogyan működnek a munkája során használt munkaeszközök?
  • Megosztotta-e Önnel szakmai tapasztalatait, adott-e szakmai iránymutatást? Hogyan?
  • Gondot fordított-e arra a mentor, hogy elmondja, melyek azok a feladatok, amelyek prioritást élveznek?
  • Biztosított-e lehetőséget arra, hogy Ön megmutassa szakmai képességeit, bizonyítsa alkalmasságát?
  • Meghallgatta-e a problémáit, azokra igyekezett-e a megoldást találni? Volt olyan eset, amikor nem? Mi volt az?
  • Milyen gyakran és milyen formában, hogyan adott visszajelzést a mentor? Megítélése szerint a visszajelzések objektívek voltak? Tudta hasznosítani azokat?
  • Motiválta-e a mentor és ha igen, hogyan?

    Munkatársi kapcsolatok
  • Törekedett-e arra a mentor, hogy megismerjék és befogadják munkacsoport tagjai?
  • Bemutatta-e a mentor más részleg munkatársainak?
  • Segítette-e szakmai kapcsolatainak kiépítést?

    Vállalati kultúra
  • Hozzájárul-e a mentor, hogy megismerje a szervezetet? Ha igen, hogyan?
  • Adott-e a mentor tanácsokat arra vonatkozóan, hogyan viselkedjen a szervezeten belül? Ha igen, azok melyek voltak?

    A mentorált és a mentor teljesítményének értékelésére szolgáló témák tehát összekapcsolódnak. Erre azért van szükség, hogy érzékelhetővé váljanak a mentori segítségnyújtás gyenge pontjai, azaz milyen célt vagy célokat kell pontosabban meghatározni és kommunikálni a folyamatban résztvevők számára.

    A kutatás a TÁMOP 4.2.4.A/2-11-1-2012-0001 azonosító számú Nemzeti Kiválóság Program - Hazai hallgatói, illetve kutatói személyi támogatást biztosító rendszer kidolgozása és működtetése konvergencia program című kiemelt projekt keretében zajlott. A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.


    Kozák Anita
    tanársegéd, PhD hallgató
    Debreceni Egyetem
    • 2021.08.10 Munkavédelmi technikus Munkavédelmi technikusra lehet szüksége minden olyan cégnek, amelynél kiemelten fontos a munkahelyi egészség és biztonság megvalósítása. A Munkavédelmi technikus ugyanis elősegíti a munkahelyi balesetek és foglalkozási megbetegedések megelőzését, valamint a munkavédelemre fordított költségek optimalizálást. Támogatja a munkáltatót a munkavédelmi kötelezettségek teljesítésében, ezzel hozzájárul a mulasztások és szabályszegések hátrányos személyi és anyagi következményeinek elkerüléséhez Részletek Jegyek
    • 2021.08.28Agilis Transformáció Leader képzés online, videokonferenciás Hazánkban egyre több és több vállalat lép az agilis átalakulás útjára, így felértékelődik az agilis transzformációt vezető szakemberek jelentősége. Az Agile Transformation Leader egy olyan szervezetfejlesztő szakember, aki felkészíti és végig kíséri az agilis átalakulás útján a vállalatot. Ügyfél-fókuszt, Design Thinking szemléletet hoz be, vezetőket coachol, csapatokat mentorál, miközben pozitív, felhatalmazó légkört teremt a szervezeten belül. Részletek Jegyek
    • 2021.09.23HR Basic Sajátítsd el évek helyett 12 napban az operatív HR munka legfontosabb eszközeit! HR gondolkodás e-learning videókkal, esettanulmányokkal, testre szabva gyakorlatorientáltan. Részletek Jegyek
    • 2021.09.28Kötelező visszaélés-bejelentési rendszer bevezetése, alkalmazása Az EU 2019/1937 sz. irányelve új kötelezettséget ír elő. Visszaélés-bejelentési rendszert kell alkalmazni. Minden 50 fő feletti munkavállalót foglalkoztató vállalkozásnak, továbbá a közszférában működő szervezetnek kötelező lesz visszaélés bejelentési rendszert kialakítania és működtetnie. Részletek Jegyek
    Follow hrportal_hu on Twitter
    További cikkek
    motiváciOSCAR

    Ma hajnalban kiosztották az amerikai Filmakadémia legnagyobb éves elismerését, az Oscar-díjakat. De vajon mennyire tud egyáltalán tárgyilagos lenni... Teljes cikk

    Munkáltatói ajándék húsvétra: melyik a legjobb megoldás?

    A hazai vállalkozások egyre szélesebb körében jellemző gyakorlat, hogy nem csupán év végén, hanem kiemelt évközi alkalmakkor, így például... Teljes cikk

    Nők az IT-szakmában: javul a helyzet, de még mindig messze vagyunk az uniós átlagtól

    A hazai vállalatok jóval több női digitális szakembert alkalmaznának, de nagyon kevés a jelentkező, mert az informatikai képzésben is túl kevés nő vesz részt. Teljes cikk