Nemcsak a mit, de a hogyan is számít

Mivel két pozíció volt akkor, amelyik kritikusnak számított a cég működése szempontjából csak ezekkel foglalkoztunk, de a koncepciót később kiterjesztették az összes többi pozícióra is.

A tudatoson kívüli kommunikáció tervezéséhez az egyik fontos eszköz, amit használtunk a Language And Behavior Profile® (LAB Profile®; Nyelv és Viselkedés Profil). Leegyszerűsítve, a kutatások szerint ennek a lényege, hogy a nyelvhasználat és viselkedés összefügg (ugyanaz a forrásuk), azaz ahogyan valaki megfogalmazza a gondolatait, abból előre jelezhető a várható viselkedése. Ez visszafelé is működik: bizonyos nyelvi struktúrák azok számára vonzóbbak, akik az ezekhez tartozó viselkedési választásokat preferálják. A LAB Profile®; felhasználásával mind a két pozícióról felvettünk egy részletes profilt.

Az egymást követő emailes kommunikációt úgy alakítottuk ki, hogy az üzenetek egyrészt egymásra épüljenek, másrészt egyedinek hassanak (a végső kiküldött emailek mind személyre szabottak), harmadrészt a pozícióhoz tartozó nyelvhasználatot alkalmazzák a LAB Profile® alapján. Ez azt jelenti, hogy a megfelelő jelölteknek (akik az elvárásaiknak megfelelő gondolkodási mintákat preferálják) ezek a megfogalmazások, ha nem is ellenállhatatlanok, de mindenképpen vonzóak, szimpatikusak lesznek. Ugyanezt csináltuk a telefonbeszélgetések forgatókönyveinél: a megfogalmazásokat a pozíciókhoz alakítottuk, aminek szintén ez a hatása.

Villáminterjú® - gyors és főleg megbízható

A HR toborzó munkatársai Villáminterjú® képzésen vettek részt. A Villáminterjú® a LAB Profile® alkalmazása kiválasztásra. Ezzel mérhetővé válik a jelentkező „hozzáállása”. Az interjú a jelölt számára inkább egy érdeklődő beszélgetésnek tűnik, mint az ilyenkor szokásos vallatásnak. Úgy van felépítve, hogy végére a jelölt úgy érzi, hogy itt valóban odafigyeltek rá, valóban meg akarták ismerni és érteni. Az esetek többségében mosolyogva, elégedetten távozik - függetlenül az eredménytől.

Technikailag ez egy strukturált interjú, fix kérdéssorral, jelölt oldaláról nézve nyílt, kicsit talán elgondolkodtató kérdésekkel. Az értékelés elsősorban a nyelvhasználaton alapul, a tartalom itt másodlagos. Az így felvett profilt az előzetesen elkészített elvárt profilhoz hasonlítjuk. A módszer relatív objektivitását a mindig azonos kérdések és lebonyolítási körülmények, kombinálva az ellenőrző körökkel adják. Mivel ideális jelölt csak ritkán van, ha egyes kategóriákban kompromisszumot kötünk, akkor legalább előre és pontosan tudjuk, mire számíthatunk.

Kedves vendég érkezik!

Említettük az interjú környezetét. Ez is része a jelölt élményének. A fizikai környezetet a cég hangulatának megfelelően, célirányosan alakítottuk ki. A véletlenszerű „majd leülünk valahova” interjúhelyszín helyett a dedikált interjú szobában az üres fehér falak helyett a cég arculatának megfelelő színek fogadják a jelöltet. Az olcsó, elhasznált tucat székeket ergonomikus munkaszékekre cseréltük (olyanokra, mint amit majd munkatársként fog használni). Az interjúzó látóterébe az interjúztató feje fölé digitális képkeret került, amelyiken tervezetten, az interjú menetének megfelelő képek futnak. A levegőkeringtetés hangos zúgását minimálisra csökkentettük. Ez a fizikai környezet.

Az emberi környezet átalakítása kicsit több időt és ráfordítást igényelt. A recepción dolgozók kommunikáció-technikai felkészítést, és előre megírt szövegeket kaptak. Az interjúztatók nem csak a szorosan vett interjút, hanem az előtte és utána történő dolgokat is alaposan begyakorolták. Az egész interjúfolyamatot egy olyan vendégségnek kereteztük, ahova egy nagyon fontos és szeretett a vendég (az interjúalany) érkezik.

Az interjúk

A kiválasztás megmaradt kétkörösnek, első körben a Villáminterjú®-n kívül még helyet kapott a szakmai rész. Ez néhány szakmába vágó kérdés után, egy gyakorlati feladat megoldása valós munkakörülmények között. Akik ezen tovább jutottak, még aznap egy online kognitív képességteszt kitöltésére kapnak meghívót. A második kör, bár lazább, de azért itt is strukturált kérdések vannak, itt a már a megfelelően felkészített leendő vezetőjével találkozik a jelölt. A beszélgetés szakmai kérdéseken kívül kiterjed az emberi oldalra is. A vezető felkészülésének a része, hogy kidolgozott ajánlattal érkezik, amit természetesen gyorsan módosítani tudnak, ha szükséges. Mielőtt (az esetek többségében boldog) új munkatárs távozna, egy a kiválasztási folyamattal kapcsolatos kérdőívet tölt ki, ahol értékeli a folyamat egyes elemeit.

Nálunk az első pillanattól otthon vagy!

Ha elfogadja az ajánlatot (99%-ban ez történik) akkor még aznap kap egy üdvözlő e-mailt az ügyvezetőtől. Másnap megkapja a céges e-mailcímét és a belépő kódját az onboarding rendszerbe. Ez az egyik létező legkorszerűbb online felület, amelyik a következő hat hónapban segít menedzselni az új kolléga beilleszkedését, betanulását. Itt előre átlátja a teljes folyamatot, választ talál a kérdéseire, nemcsak eléri az összes pozíciójához kapcsolódó céges információt és tananyagot, hanem látja a korábban belépett kollégák kérdéseit és az arra kapott válaszokat is. Fontos, hogy az itt megjelenő kommunikáció megfogalmazásai is illeszkednek az ő gondolkodási mintáihoz. A rendszerben jól átláthatóan mind a vezetője, mind a felelős HR munkatárs követni tudja az előrehaladását és be tud avatkozni, ha szükséges. Ez kiegészítve a Karrier Intézetnek kiszervezett, de a cég nevében érkező személyre szabott kommunikációval (pl. emlékeztetők, megerősítések és dicséretek) biztosítja, hogy már az első pillanattól fogva biztonságban, otthon érezhesse magát az új munkahelyén.

A rendszer használatát az új munkatársak természetesnek vették. De az igazán nagy siker az amúgy túlterhelt közvetlen vezetőknél volt: levette a vállukról a beillesztés napi felelősségét, mivel az előre meghatározott kommunikációs pontokon kívül csak akkor van tennivalójuk, ha valami fennakadás van, egyébként minden „automatikusan” működik.

Zökkenők mindig vannak

A legnagyobb nehézséget a folyamat precíz végigvitele okozta. Az újonnan felvett munkatársakkal beszélgetve derült ki például, hogy sem a HR interjúztató, sem a recepciós nem követte az előre megírt forgatókönyvet. Ők úgy érezték, hogy valamilyen mértékig az egyéniségük, kreativitásuk korlátozása, ha előre megírt szöveget kell mondaniuk. Ebben van valamennyi igazság. Ha az ember nem a saját gondolkodási mintáinak megfelelően kommunikál, akkor az minimum furcsa, vagy idegennek tűnik. És ez teljesen rendben is van így. Miért? Mert ha a HR munkatárs gondolkodási minta preferenciái olyanok lennének, mint mondjuk, egy szoftver tesztelőé, akkor lehet, hogy inkább ő is szoftvertesztelő akarna lenni. Ezt az ellentmondást úgy tudtuk feloldani, hogy egy workshop keretében megmutattuk, elmagyaráztuk és közösen ki is próbáltuk az új kiválasztási folyamat mögött lévő pszichológiai eszközök egy részét.

Ez csak a felszín…

Magától értetődően az itteni keretek miatt a fent leírt folyamat nem terjed ki minden részletre. A leglényegesebb gondolat talán az, hogy az új munkatársak bevonzása, megtartása alaposan tervezett és gondosan végrehajtott folyamatot igényel a szervezet minden szintjének a bevonásával. Ha az emberek úgy érzik, hogy fontosak, tőrödnek velük és otthon vannak a munkahelyükön, csak akkor számíthatunk arra, hogy az mailboxukba elkerülhetetlenül érkező újabb és újabb állásajánlatokat elolvasás nélkül törölni fogják. Más szóval, ez mindenképen egy jelentős befektetés, ami sokszorosan megtérül.

Gerlei Béla MBA MSc.
A nyelvhasználat és viselkedés szakértője
Igazgató
Karrier Intézet

Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - Tudatoson kívül: toborzás, kiválasztás és beillesztés
2. oldal - Nemcsak a mit, de a hogyan is számít