Csatlakozz hozzánk a Viberen
Megjelent: 3 hónapja

Virtuális asszisztensek alkalmazásán is érdemes elgondolkodni

Nem robot, hús-vér ember. Egyre nagyobb népszerűségnek örvend a virtuális asszisztensek foglalkoztatása, miközben sokan még nem is hallották ezt a kifejezést. Van, aki robotokra asszociál, és olyan is akad, aki online titkárnőként képzeli el őket. Hogy mi az igazság? Ennek tisztázására beszélgettünk Kiss-Márton Adrienn HR szakemberrel valamint Botka-Ilyés Szilvi virtuális asszisztenssel.

Kiss-Márton Adrienn vezette be és futtatta fel az irodamanager brandet. A már itt szerzett tapasztalataival, tudását átadva mentorként támogatja a hazai virtuális asszisztenseket, informálja a vállalkozói szektort a virtuális asszisztensekben (VA) rejlő lehetőségekről. Botka-Ilyés Szilvi majd' 10 éves multinacionális múlttal hozza tapasztalatait a KKV szektor számára. Mindketten hazai és külföldi tapasztalatokkal rendelkeznek, így látják a különbséget a piacok között.

Mit jelent pontosan, hogy virtuális asszisztens?

Kiss-Márton Adrienn: A virtuális asszisztens szó hallatán rögtön bekapcsolnak a sztereotípiák. Sokan asszociálnak Siri-re, Vanda-ra stb.

„A virtuális asszisztens szolgáltatást nyújtók azonban hús-vér emberek”

A megnevezés mögött jóval több van egy egyszerű asszisztensnél, vagy adatrögzítőnél. Ez egy gyűjtőfogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik online módon, a távolból látják el feladataikat egy, vagy egyszerre akár több vállalkozást is támogatva.
A virtuális asszisztensek szakosodhatnak végzettségüknek, képzettségüknek, érdeklődési körüknek, korábbi tapasztalataiknak megfelelően. A VA-k szolgáltatók, a szolgáltatások köre lefed szinte minden területet. Változatos megoldásokkal találkozunk a piacon az együttműködési lehetőségek vonatkozásában, de a virtuális asszisztensek jellemzően saját vállalkozást működtetnek. Szolgáltatásaikat saját otthonukból, vagy az általuk szabadon választott helyszínről - (közösségi) iroda/ kávézó - nyújtják, saját infrastruktúrájukat használva.

Annak ellenére, hogy a vállalkozói lét nagy szabadságot adhatna számukra a munkaidő beosztásában, felmérésünk alapján a legtöbb hazai virtuális asszisztens az ügyfelei igényeihez igazítja munkaidejét. Többségük a klasszikusnak számító 8-tól 16 óráig áll ügyfelei rendelkezésére.

Botka-Ilyés Szilvi: Én úgy fogalmaznék, hogy egy alvállalkozó, aki más vállalkozóknak segít be különböző feladatokkal. A munkavégzés helye és ideje teljesen változó. Mivel a virtuális asszisztens is vállalkozó, ezért ő szabja a saját szabályait, működési rendjét. Van, aki akár rendszeresen elérhető offline is, de van, aki ténylegesen csak virtuálisan segít be 1-1 vállalkozás működésébe.

Milyen munkaköröket tudnak kiszervezni a munkáltatók?

Botka-Illyés Szilvia: Gyakorlatilag bármit:
• amire nincsen elég idejük
• amihez nem értenek
• amit nem szeretnek csinálni

„Inkább azt tartom fontosnak, hogy olyan asszisztenssel dolgozzanak, aki annak az adott területnek a szakértője.”

Kiss-Márton Adrienn: Lényegében minden olyan munkakör kiszervezhető, aminek elvégzéséhez nincs szükség fizikai jelenlétre. Ha megfigyeljük, az irodai munkák többsége ma már ilyen. A legtöbb munkahelyen e-mailben folyik a kommunikáció még az egymás melletti irodákban ülő kollégákkal is. Nagyon jó példával járnak elől a világszinten működő multinacionális cégek, akik között hasonló platformon működik a kommunikáció hatékonyan. Természetesen nem kell ennyire elrugaszkodni, kisebb cégek esetén is könnyen belátható, hogy az információk áramlásához ma már nem szükséges egy irodában ülnünk a munkatársunkkal.

A hazai virtuális asszisztensek körében végzett kutatások szerint az alábbi munkaköröket szervezték ki eddig a munkáltatók ilyen formában.
A kutatásról bővebben itt olvashatnak.


virtuális asszisztensek 190507Ezeken a területeken segítenek be a virtuális asszisztensek

Milyen előnyei vannak egy távmunkatárs foglalkoztatásának?

Kiss-Márton Adrienn: Rengeteg előnyt föl tudnék sorolni. Ha röviden kell válaszolnom a kérdésre, akkor talán a következőket emelném ki:
• a határidők tartása (az elvégzendő feladatra koncentrál. A feladat elvégzése közben nem zavarják meg a becsörrenő telefonok, az 1-2 kérdést feltevő épp arra járó kollegák stb.),
• a partneri gondolkodás,
• szakmaiság,
• a foglalkoztatással járó (adminisztrációs, infrastruktúra stb.) terhek csökkentése.
• Ha más szempontból közelítjük meg a kérdést, már a munkába való bejárás idejének, költségének megtakarítása is hatalmas előny. Esetükben megszűnnek a város/országhatárok, ezáltal sokkal könnyebbé válhat a megfelelő embert megtalálni az adott pozícióra.

„A munkavállaló számára egyre fontosabb, hogy a rábízott munkát az általa választott munkaidő keretek között, határidőre elvégezze.”

Ahogy az első kérdésre válaszolva említettem, a virtuális asszisztensek túlnyomó részt vállalkozók, nem munkavállalók. A munkavállalói lét magában hordoz egyfajta alá-fölé rendeltségi viszonyt és a távmunkában foglalkoztatott alkalmazottak tekintetében is rengeteg adminisztrációs terhet ró a munkáltatóra.

Ebből a szempontból nézve a vállalkozó számlát állít ki, mely költségként elszámolható és saját maga felel az adók, járulékok megfizetéséért, a saját infrastruktúrájáért. Elemi érdeke, hogy tudását szinten tartsa és folyamatosan képezze magát.

Az általunk képviselt formában szerződtetett „távmunkatárs” a rá bízott feladatok elvégzésében is motiváltabb, mint egy havi bérben foglalkoztatott munkavállaló. Esetükben fontos, hogy olyan feladatok ellátását vállalják, amikben tapasztalattal rendelkeznek, amikhez értenek, amikben örömüket lelik. Így biztosítják a hatékonyságot, a feladatok időben történő elvégzését.

Kiss-Márton Adrienn 190507Kiss-Márton Adrienn: Az általunk képviselt formában szerződtetett „távmunkatárs” a rá bízott feladatok elvégzésében is motiváltabb, mint egy havi bérben foglalkoztatott munkavállaló

Botka Ilyés Szilvi: Adrienn által felsoroltakon kívül én mindenképpen kiemelném a hatékonyságot, az eredményességet. Ha egy vállalkozó megengedheti magának, hogy végre felvegyen egy alkalmazottat, kifizesse az adókat, a munkaeszközöket stb, az akkor is csak egy fő, 1-2 kompetenciával. Olyan ember nincsen, aki mindenben jó. Ha virtuális asszisztensekkel dolgozik, akkor minden feladatra megtalálhatja a legjobb embert.

Mennyire jellemző a női és a férfi munkavállalók aránya ebben a szakmában?

Botka- Ilyés Szilvi: A virtuális asszisztens nem egy online titkárnő. A webfejlesztést is ki lehet szervezni, a marketinget is. Vannak férfiak is a szakmában, de azért nagyobb a nők aránya. Sokan csinálják persze GYES/GYED mellett is, én is így indultam. Jól hangzik, hogy akkor dolgozom, amikor szeretnék, onnan, ahonnan szeretnék, viszont kőkemény megfelelni a piaci igényeknek, az ügyfeleknek és családanya szerepben is egyszerre. Ráadásul a home-office sem való mindenkinek, ez sem olyan rózsaszín, mint ahogyan elsőre hangzik.

Kiss-Márton Adrienn: A virtuális asszisztencia nem egy hivatalos szakma sem idehaza, sem globális szinten. A virtuális asszisztensek többsége a tanult/tapasztalati úton szerzett szakmáját ülteti át online végezhető formába. A nemek arányára tekintettel igyekeztem korábban is vizsgálni a kérdéskört, mert véleményem szerint nem csak a nők számára kínál lehetőséget a virtuális asszisztencia. A külföldi
trendeket is figyelembe véve azonban határozottan magasabb a nők aránya, mint a férfiaké. Hazai szinten a Virtuális Asszisztensek Magyarországon Facebook csoport adatait ismerem, ahol az összlétszám 6,9 %-a férfi. Ennek hátterében is nagyon sok tényező állhat.

Annak ellenére, hogy a nők vannak nagyobb arányban jelen ezen a piacon, a virtuális asszisztens szolgáltatás kőkemény feladat. Ez nem pusztán egy kis táblázat szerkesztgetést jelent, amíg például alszik a gyermek. A virtuális asszisztensek célja, hogy hosszú távon nyújtsanak támogatást ügyfeleik részére. Ez azzal jár, hogy a saját vállalkozását is menedzselnie kell, jól kell gazdálkodnia a saját idejével, proaktívan megoldási javaslatokat kell nyújtania a hozzá forduló vállalkozóknak. Szóval rendkívül összetett szolgáltatásról beszélünk.

Milyen fogadtatása van a virtuális asszisztenseknek a munkáltatók részéről?

Kiss-Márton Adrienn: Annak ellenére, hogy 2014 óta határozott javulást tapasztalok idehaza ezen a téren, azért továbbra is gyerekcipőben járunk a témában. Természetesen a megítélésben, fogadtatásban fontos szerepe van a hazai virtuális asszisztens kínálati piacnak. Ez határozottan bővül és ennek köszönhetően egyre többen kommunikálják, munkájukkal bizonyítják, hogy a cégek bízhatnak bennük, hogy rengeteg problémára tudnak megoldást nyújtani. Újabbnál újabb területeket mutatnak be, kínálnak, amelyeken már igénybe lehet venni a virtuális asszisztens szolgáltatásokat.

Botka Ilyés Szilvi:

„Nem nevezném őket munkáltatónak, hiszen mi nem vagyunk az alkalmazottaik.”

Egyébként egyre nyitottabbak, nagy az érdeklődés a szakma iránt. Vagyunk már páran, akik kiálltunk a nyilvánosság elé, és folyamatosan kommunikáljuk az ezzel járó előnyöket. Vállalkozóként az elején nehéz elengedni a feladatokat, viszont amikor ráérez valaki az ízére, akkor onnan nincs megállás. Ezt tapasztalom a saját bőrömön és az ügyfeleimnél is.

Mennyire jó vagy rossz ebben a munkakörben, hogy nincsenek ott egy csapatban, nem részei egy közösségnek?

Kiss- Márton Adrienn: Ez a HR elé ismét megoldandó feladatokat (fog) gördít(eni). De még mielőtt eljutnánk erre a szintre, fontos, hogy a virtuális asszisztens tisztában legyen saját magával, a saját munkavégzési stílusával. Sokan vannak, akiknek ez a munkavégzési mód nem működik, nem megfelelő.

Visszatérve a távoli munkatársak bekapcsolására a cég vérkeringésébe, ez különösen izgalmas és fontos kérdés. Akár vállalkozóról, akár munkavállalóról beszélünk távoli munkatársak tekintetében, a cég felé a lojalitás, a közösséghez tartozás élménye, érzése ebben a tekintetben is fontos. A hatékony kommunikáció, a visszacsatolások kérése még kiemeltebb szerepet kap. Hisz egy távoli munkatárssal nem tudunk összefutni a folyosón, nincs alkalmunk egy közös kávéra, beszélgetésre.

Ha hosszú távú együttműködést szeretnének, akkor akár csak az offline munkatársak esetén, fontos az odafigyelés, a megbecsülés, az online munkatársak bekapcsolása a megbeszélésekbe.

Az online vállalkozástámogatás, otthonról történő munkavégzés magányossá tehet, ha nincs alkalmunk hozzánk hasonlókkal néha eszmét cserélni, megvitatni a problémákat. Szerencsére ma már a virtuális asszisztenseknek sem kell egyedül megbirkózniuk a nehézségekkel. Van több virtuális közösség, ahova csatlakozni tudnak, ahol más virtuális asszisztensekkel tudnak tapasztalatot cserélni magyar nyelven is. (Pontosan emiatt indítottam hoztam létre 2017-ben a VAM (Virtuális Asszisztensek Magyarországon) Facebook csoportot, mert előtte nekem is csak külföldi csoportokban, angol nyelven volt lehetőségem beszélgetni a témában. Valljuk be az ő problémáik, megoldásaik nem minden esetben ültethetők át a magyar piacra.

Botka Ilyés Szilvi:
Én imádom, hogy magam válogatom meg az ügyfeleimet, van beleszólásom, hogy kikkel szeretnék dolgozni. Sőt, igazából minden ügyféllel egy külön kis csapat vagyunk, együtt ötletelünk, küzdünk célokért. A „magány” minden vállalkozónak a mumusa. Egy támogató közösség szerintem borzasztóan fontos. Ahol hasonló gondolkozású, hasonló problémákkal szembesülő társakra lelhetünk. Erre vannak az úgynevezett Mastermind csoportok.

A HR Blog szubjektív, elemző, trendfigyelő. A HR szakma véleményformálóinak oldala. Egy hely a jó gyakorlatok és a friss gondolatok megosztására, amit olvasni és írni egyaránt érdemes!


Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - Virtuális asszisztensek alkalmazásán is érdemes elgondolkodni
2. oldal - A jövőben egy cég párhuzamosan 4-5 virtuális asszisztenssel dolgozik majd együtt
Follow hrportal_hu on Twitter

Kapcsolódó tartalmaink 1 2 3 Bezár