Megjelent: 2 éve

Virtuális asszisztensek alkalmazásán is érdemes elgondolkodni

Nem robot, hús-vér ember. Egyre nagyobb népszerűségnek örvend a virtuális asszisztensek foglalkoztatása, miközben sokan még nem is hallották ezt a kifejezést. Van, aki robotokra asszociál, és olyan is akad, aki online titkárnőként képzeli el őket. Hogy mi az igazság? Ennek tisztázására beszélgettünk Kiss-Márton Adrienn HR szakemberrel valamint Botka-Ilyés Szilvi virtuális asszisztenssel.

Kiss-Márton Adrienn vezette be és futtatta fel az irodamanager brandet. A már itt szerzett tapasztalataival, tudását átadva mentorként támogatja a hazai virtuális asszisztenseket, informálja a vállalkozói szektort a virtuális asszisztensekben (VA) rejlő lehetőségekről. Botka-Ilyés Szilvi majd' 10 éves multinacionális múlttal hozza tapasztalatait a KKV szektor számára. Mindketten hazai és külföldi tapasztalatokkal rendelkeznek, így látják a különbséget a piacok között.

Mit jelent pontosan, hogy virtuális asszisztens?

Kiss-Márton Adrienn: A virtuális asszisztens szó hallatán rögtön bekapcsolnak a sztereotípiák. Sokan asszociálnak Siri-re, Vanda-ra stb.

„A virtuális asszisztens szolgáltatást nyújtók azonban hús-vér emberek”

A megnevezés mögött jóval több van egy egyszerű asszisztensnél, vagy adatrögzítőnél. Ez egy gyűjtőfogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik online módon, a távolból látják el feladataikat egy, vagy egyszerre akár több vállalkozást is támogatva.
A virtuális asszisztensek szakosodhatnak végzettségüknek, képzettségüknek, érdeklődési körüknek, korábbi tapasztalataiknak megfelelően. A VA-k szolgáltatók, a szolgáltatások köre lefed szinte minden területet. Változatos megoldásokkal találkozunk a piacon az együttműködési lehetőségek vonatkozásában, de a virtuális asszisztensek jellemzően saját vállalkozást működtetnek. Szolgáltatásaikat saját otthonukból, vagy az általuk szabadon választott helyszínről - (közösségi) iroda/ kávézó - nyújtják, saját infrastruktúrájukat használva.

Annak ellenére, hogy a vállalkozói lét nagy szabadságot adhatna számukra a munkaidő beosztásában, felmérésünk alapján a legtöbb hazai virtuális asszisztens az ügyfelei igényeihez igazítja munkaidejét. Többségük a klasszikusnak számító 8-tól 16 óráig áll ügyfelei rendelkezésére.

Botka-Ilyés Szilvi: Én úgy fogalmaznék, hogy egy alvállalkozó, aki más vállalkozóknak segít be különböző feladatokkal. A munkavégzés helye és ideje teljesen változó. Mivel a virtuális asszisztens is vállalkozó, ezért ő szabja a saját szabályait, működési rendjét. Van, aki akár rendszeresen elérhető offline is, de van, aki ténylegesen csak virtuálisan segít be 1-1 vállalkozás működésébe.

Milyen munkaköröket tudnak kiszervezni a munkáltatók?

Botka-Illyés Szilvia: Gyakorlatilag bármit:
• amire nincsen elég idejük
• amihez nem értenek
• amit nem szeretnek csinálni

„Inkább azt tartom fontosnak, hogy olyan asszisztenssel dolgozzanak, aki annak az adott területnek a szakértője.”

Kiss-Márton Adrienn: Lényegében minden olyan munkakör kiszervezhető, aminek elvégzéséhez nincs szükség fizikai jelenlétre. Ha megfigyeljük, az irodai munkák többsége ma már ilyen. A legtöbb munkahelyen e-mailben folyik a kommunikáció még az egymás melletti irodákban ülő kollégákkal is. Nagyon jó példával járnak elől a világszinten működő multinacionális cégek, akik között hasonló platformon működik a kommunikáció hatékonyan. Természetesen nem kell ennyire elrugaszkodni, kisebb cégek esetén is könnyen belátható, hogy az információk áramlásához ma már nem szükséges egy irodában ülnünk a munkatársunkkal.

A hazai virtuális asszisztensek körében végzett kutatások szerint az alábbi munkaköröket szervezték ki eddig a munkáltatók ilyen formában.
A kutatásról bővebben itt olvashatnak.


virtuális asszisztensek 190507Ezeken a területeken segítenek be a virtuális asszisztensek

Milyen előnyei vannak egy távmunkatárs foglalkoztatásának?

Kiss-Márton Adrienn: Rengeteg előnyt föl tudnék sorolni. Ha röviden kell válaszolnom a kérdésre, akkor talán a következőket emelném ki:
• a határidők tartása (az elvégzendő feladatra koncentrál. A feladat elvégzése közben nem zavarják meg a becsörrenő telefonok, az 1-2 kérdést feltevő épp arra járó kollegák stb.),
• a partneri gondolkodás,
• szakmaiság,
• a foglalkoztatással járó (adminisztrációs, infrastruktúra stb.) terhek csökkentése.
• Ha más szempontból közelítjük meg a kérdést, már a munkába való bejárás idejének, költségének megtakarítása is hatalmas előny. Esetükben megszűnnek a város/országhatárok, ezáltal sokkal könnyebbé válhat a megfelelő embert megtalálni az adott pozícióra.

„A munkavállaló számára egyre fontosabb, hogy a rábízott munkát az általa választott munkaidő keretek között, határidőre elvégezze.”

Ahogy az első kérdésre válaszolva említettem, a virtuális asszisztensek túlnyomó részt vállalkozók, nem munkavállalók. A munkavállalói lét magában hordoz egyfajta alá-fölé rendeltségi viszonyt és a távmunkában foglalkoztatott alkalmazottak tekintetében is rengeteg adminisztrációs terhet ró a munkáltatóra.

Ebből a szempontból nézve a vállalkozó számlát állít ki, mely költségként elszámolható és saját maga felel az adók, járulékok megfizetéséért, a saját infrastruktúrájáért. Elemi érdeke, hogy tudását szinten tartsa és folyamatosan képezze magát.

Az általunk képviselt formában szerződtetett „távmunkatárs” a rá bízott feladatok elvégzésében is motiváltabb, mint egy havi bérben foglalkoztatott munkavállaló. Esetükben fontos, hogy olyan feladatok ellátását vállalják, amikben tapasztalattal rendelkeznek, amikhez értenek, amikben örömüket lelik. Így biztosítják a hatékonyságot, a feladatok időben történő elvégzését.

Kiss-Márton Adrienn 190507Kiss-Márton Adrienn: Az általunk képviselt formában szerződtetett „távmunkatárs” a rá bízott feladatok elvégzésében is motiváltabb, mint egy havi bérben foglalkoztatott munkavállaló

Botka Ilyés Szilvi: Adrienn által felsoroltakon kívül én mindenképpen kiemelném a hatékonyságot, az eredményességet. Ha egy vállalkozó megengedheti magának, hogy végre felvegyen egy alkalmazottat, kifizesse az adókat, a munkaeszközöket stb, az akkor is csak egy fő, 1-2 kompetenciával. Olyan ember nincsen, aki mindenben jó. Ha virtuális asszisztensekkel dolgozik, akkor minden feladatra megtalálhatja a legjobb embert.

Mennyire jellemző a női és a férfi munkavállalók aránya ebben a szakmában?

Botka- Ilyés Szilvi: A virtuális asszisztens nem egy online titkárnő. A webfejlesztést is ki lehet szervezni, a marketinget is. Vannak férfiak is a szakmában, de azért nagyobb a nők aránya. Sokan csinálják persze GYES/GYED mellett is, én is így indultam. Jól hangzik, hogy akkor dolgozom, amikor szeretnék, onnan, ahonnan szeretnék, viszont kőkemény megfelelni a piaci igényeknek, az ügyfeleknek és családanya szerepben is egyszerre. Ráadásul a home-office sem való mindenkinek, ez sem olyan rózsaszín, mint ahogyan elsőre hangzik.

Kiss-Márton Adrienn: A virtuális asszisztencia nem egy hivatalos szakma sem idehaza, sem globális szinten. A virtuális asszisztensek többsége a tanult/tapasztalati úton szerzett szakmáját ülteti át online végezhető formába. A nemek arányára tekintettel igyekeztem korábban is vizsgálni a kérdéskört, mert véleményem szerint nem csak a nők számára kínál lehetőséget a virtuális asszisztencia. A külföldi
trendeket is figyelembe véve azonban határozottan magasabb a nők aránya, mint a férfiaké. Hazai szinten a Virtuális Asszisztensek Magyarországon Facebook csoport adatait ismerem, ahol az összlétszám 6,9 %-a férfi. Ennek hátterében is nagyon sok tényező állhat.

Annak ellenére, hogy a nők vannak nagyobb arányban jelen ezen a piacon, a virtuális asszisztens szolgáltatás kőkemény feladat. Ez nem pusztán egy kis táblázat szerkesztgetést jelent, amíg például alszik a gyermek. A virtuális asszisztensek célja, hogy hosszú távon nyújtsanak támogatást ügyfeleik részére. Ez azzal jár, hogy a saját vállalkozását is menedzselnie kell, jól kell gazdálkodnia a saját idejével, proaktívan megoldási javaslatokat kell nyújtania a hozzá forduló vállalkozóknak. Szóval rendkívül összetett szolgáltatásról beszélünk.

Milyen fogadtatása van a virtuális asszisztenseknek a munkáltatók részéről?

Kiss-Márton Adrienn: Annak ellenére, hogy 2014 óta határozott javulást tapasztalok idehaza ezen a téren, azért továbbra is gyerekcipőben járunk a témában. Természetesen a megítélésben, fogadtatásban fontos szerepe van a hazai virtuális asszisztens kínálati piacnak. Ez határozottan bővül és ennek köszönhetően egyre többen kommunikálják, munkájukkal bizonyítják, hogy a cégek bízhatnak bennük, hogy rengeteg problémára tudnak megoldást nyújtani. Újabbnál újabb területeket mutatnak be, kínálnak, amelyeken már igénybe lehet venni a virtuális asszisztens szolgáltatásokat.

Botka Ilyés Szilvi:

„Nem nevezném őket munkáltatónak, hiszen mi nem vagyunk az alkalmazottaik.”

Egyébként egyre nyitottabbak, nagy az érdeklődés a szakma iránt. Vagyunk már páran, akik kiálltunk a nyilvánosság elé, és folyamatosan kommunikáljuk az ezzel járó előnyöket. Vállalkozóként az elején nehéz elengedni a feladatokat, viszont amikor ráérez valaki az ízére, akkor onnan nincs megállás. Ezt tapasztalom a saját bőrömön és az ügyfeleimnél is.

Mennyire jó vagy rossz ebben a munkakörben, hogy nincsenek ott egy csapatban, nem részei egy közösségnek?

Kiss- Márton Adrienn: Ez a HR elé ismét megoldandó feladatokat (fog) gördít(eni). De még mielőtt eljutnánk erre a szintre, fontos, hogy a virtuális asszisztens tisztában legyen saját magával, a saját munkavégzési stílusával. Sokan vannak, akiknek ez a munkavégzési mód nem működik, nem megfelelő.

Visszatérve a távoli munkatársak bekapcsolására a cég vérkeringésébe, ez különösen izgalmas és fontos kérdés. Akár vállalkozóról, akár munkavállalóról beszélünk távoli munkatársak tekintetében, a cég felé a lojalitás, a közösséghez tartozás élménye, érzése ebben a tekintetben is fontos. A hatékony kommunikáció, a visszacsatolások kérése még kiemeltebb szerepet kap. Hisz egy távoli munkatárssal nem tudunk összefutni a folyosón, nincs alkalmunk egy közös kávéra, beszélgetésre.

Ha hosszú távú együttműködést szeretnének, akkor akár csak az offline munkatársak esetén, fontos az odafigyelés, a megbecsülés, az online munkatársak bekapcsolása a megbeszélésekbe.

Az online vállalkozástámogatás, otthonról történő munkavégzés magányossá tehet, ha nincs alkalmunk hozzánk hasonlókkal néha eszmét cserélni, megvitatni a problémákat. Szerencsére ma már a virtuális asszisztenseknek sem kell egyedül megbirkózniuk a nehézségekkel. Van több virtuális közösség, ahova csatlakozni tudnak, ahol más virtuális asszisztensekkel tudnak tapasztalatot cserélni magyar nyelven is. (Pontosan emiatt indítottam hoztam létre 2017-ben a VAM (Virtuális Asszisztensek Magyarországon) Facebook csoportot, mert előtte nekem is csak külföldi csoportokban, angol nyelven volt lehetőségem beszélgetni a témában. Valljuk be az ő problémáik, megoldásaik nem minden esetben ültethetők át a magyar piacra.

Botka Ilyés Szilvi:
Én imádom, hogy magam válogatom meg az ügyfeleimet, van beleszólásom, hogy kikkel szeretnék dolgozni. Sőt, igazából minden ügyféllel egy külön kis csapat vagyunk, együtt ötletelünk, küzdünk célokért. A „magány” minden vállalkozónak a mumusa. Egy támogató közösség szerintem borzasztóan fontos. Ahol hasonló gondolkozású, hasonló problémákkal szembesülő társakra lelhetünk. Erre vannak az úgynevezett Mastermind csoportok.

A HR Blog szubjektív, elemző, trendfigyelő. A HR szakma véleményformálóinak oldala. Egy hely a jó gyakorlatok és a friss gondolatok megosztására, amit olvasni és írni egyaránt érdemes!


Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - Virtuális asszisztensek alkalmazásán is érdemes elgondolkodni
2. oldal - A jövőben egy cég párhuzamosan 4-5 virtuális asszisztenssel dolgozik majd együtt
  • 2021.07.31Minőségellenőr képzés A minőségellenőrök felkészítése a minőségellenőrzési és fejlesztési tevékenységek eredményes elvégzésére. A minőségellenőrzéshez szükséges alapvető ismeretek és módszerek készségszintű elsajátítása, a résztvevők minőségirányítási kompetenciájának fejlesztése. Részletek Jegyek
  • 2021.08.10 Munkavédelmi technikus Munkavédelmi technikusra lehet szüksége minden olyan cégnek, amelynél kiemelten fontos a munkahelyi egészség és biztonság megvalósítása. A Munkavédelmi technikus ugyanis elősegíti a munkahelyi balesetek és foglalkozási megbetegedések megelőzését, valamint a munkavédelemre fordított költségek optimalizálást. Támogatja a munkáltatót a munkavédelmi kötelezettségek teljesítésében, ezzel hozzájárul a mulasztások és szabályszegések hátrányos személyi és anyagi következményeinek elkerüléséhez Részletek Jegyek
  • 2021.08.28Agilis Transformáció Leader képzés online, videokonferenciás Hazánkban egyre több és több vállalat lép az agilis átalakulás útjára, így felértékelődik az agilis transzformációt vezető szakemberek jelentősége. Az Agile Transformation Leader egy olyan szervezetfejlesztő szakember, aki felkészíti és végig kíséri az agilis átalakulás útján a vállalatot. Ügyfél-fókuszt, Design Thinking szemléletet hoz be, vezetőket coachol, csapatokat mentorál, miközben pozitív, felhatalmazó légkört teremt a szervezeten belül. Részletek Jegyek
  • 2021.09.23HR Basic Sajátítsd el évek helyett 12 napban az operatív HR munka legfontosabb eszközeit! HR gondolkodás e-learning videókkal, esettanulmányokkal, testre szabva gyakorlatorientáltan. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Döbbenetes számok a KSH home office jelentésében

Tavaly az elmúlt tíz év 2,9 százalékos átlagának háromszorosára, 8,6 százalékra nőtt a távmunkában vagy home office keretében dolgozók aránya... Teljes cikk

Hibrid munkavégzés, avagy vissza a jövőbe

A hibrid munkavégzés - amikor tartósan, egyes kollégák otthonról, mások pedig az irodában dolgoznak - új szokásokat és rendszereket igényel.... Teljes cikk

Túlhajszoltság, stressz és elhidegülés - Ezt hozta a koronavírus a munkaerőpiacra

Globálisan a munkavállalók 73 százaléka szeretne a járványhelyzet után is rugalmas feltételekkel, leginkább otthonról dolgozni, ugyanakkor a... Teljes cikk