A jó értekezlet titkai

Legelőször azt kell eldönteni, hogy valóban értekezletet kell-e összehívni, és mit akarunk azzal elérni. Egy megbeszélés lehet rövid és hatékony egyszerre, de unalmas és érdektelen is, ezért is fontos a tervezés.

Összehívás előtt célszerű alaposan átgondolni, összeírni a felvetendő témákat, főbb irányvonalakat, meghatározni az időpontot (nem jó a munkaidő vége) és a szemléltető eszközöket.

Ha a téma közös döntést igényel, hasznos e-mailben legalább egy nappal hamarabb anyagokat szétküldeni - megfogalmazva kérdéseinket, kapcsolódó elvárásainkat (véleményezés, alternatív javaslatok). A megbeszélés kezdetekor mindig tisztázni kell, honnan hová akarunk eljutni, és erre mennyi időt szánunk egy nagyobb, mondjuk 10–12 személyes értekezletnél ez elengedhetetlen.

Egy óra bőven elég

Egy-egy jól elhelyezett poén, pozitív mondat már az elején oldja a légkört, összerántja a gondolatban még meg nem érkezett csapatot. Hetente egynél többször csak indokolt esetben jó értekezni.

Pénteken tartott értekezlet akkor lehet hatékony, ha hétvégén mindenki dolgozik. Délutánra lanyhul a kollégák figyelme. Ebéd után sokaknak izgalmat okoz a munkaidő végének közeledése, ezért a legtöbben hét elején - nem feltétlenül hétfőn -, a reggeli órákban, a munkára való finomhangolódás után gyűlnek össze.

Kiemelten fontos témáknál sem szabad másfél óránál hosszabb időt egy helyben tölteni (eddig tart egy átlagos ember tényleges figyelme). Egy óra bőven elég kell, hogy legyen, még akkor is, ha a résztvevők elmondják minden gondjukat. Ha mégsem, másfél óra után tartsunk negyedóra szünetet.

Fontos, hogy az értekezleten valóban csak azok legyenek jelen, akik nélkülözhetetlenek. Az viszont nem mindig hatékony, ha állandó kör alkotja a tagságot, és egy-egy projekt vezetője nem tarthat beszámolót. Ha az általában nem ülésező kolléga tudja, hogy az őt érintő kérdések megbeszélése után távozhat, nincsenek sértődések, és színes az értekezlet.

Megoldást keresünk

A személyeket érintő dicséret, rossz teljesítmény kiemelése mellett sokan gyorsan elmennek, nem adva lehetőséget az okok bemutatására. A magyarországi munkavállalók többsége hadilábon áll önmaga vagy mások értékelésével, a kritika kezelésével. Pedig ennek megtanulása nagyon fontos lenne, mert nehéz helyzetekben épp ez a többség feledkezik meg arról, hogy nem bűnbakot kell találni, hanem megoldást.

A rossz teljesítményű emberek plénum előtti pellengérre állítását legalább egy személyes beszélgetésnek kell megelőznie. Kevesen használnak kimutatásokat, adatokat, számokat is a teljesítmény bemutatására, sőt azt is elfelejtik, hogy a kérdések gyakran többet érnek, mint a válaszok.

Milyen legyen a vezető?

Minél nagyobb létszámú a meeting, annál fontosabb az irányítás, valamint az elhangzottak rögzítése. Jó, ha van olyan ember, aki csak a rögzítés feladatára koncentrál, nem jó, ha ő a titkárnő, és ez a különfeladat megállítja a titkárság életét.

Az értekezlet vezetője nem szónok, hanem moderátor. Segít, hogy a különböző területek vezetői megértsék egymást, a légkör építő jellegű maradjon, a kialakuló konfliktusok megoldódjanak.

Feladata a passzívak véleményének megismerése, a túl aktívak visszafogása, az egyensúly megteremtése, a témák életben tartása. Összegzi a teendőket, a felelősöket, és elmondja a korábban közösen meghatározott feladatokat, határidőket.

A technikai eszközök használatán kívül sokan járatlanok a csoportdinamika témakörében is. Nem figyelnek vagy nem akarnak figyelni arra, hogyan, milyen erőviszonyok alapján fejlődik a csoport, amit összehívtak. Pedig kellene, mert az élet túl rövid ahhoz, hogy időnket eredménytelen megbeszélésekre és értekezletekre pocsékoljuk!