A jövő munkahelye: jönnek a virtuális céges bulik

Amikor a CUNA Mutual Group nevű amerikai cég 80 fős értékesítési csapata összegyűl szokásos évi találkozójára, üdítőt és muffint reggeliznek, majd a személyes életükről beszélgetnek egy koktél fölött. Ez egy remek alkalom a csapatépítésre a különböző egyéniségekből álló munkavállalók számára, akik az ország más-más területein dolgoznak egy hitelezői fejlesztő programon a pénzügyi szolgáltató vállalatnál - cikkez a Wall Street Journal (WSJ).

Ebben azonban még nincs semmi rendkívüli, mégis van valami innovatív az éves találkozóban, mégpedig az, hogy valójában senki nem találkozik egymással személyesen. A társaság csapata webkamerával és egy szoftver programmal érintkezik a többiekkel, aminek köszönhetően hat másik embert láthatnak egyszerre a számítógépes monitoron és kezüket felemelve jelezhetik, ha szólni akarnak. Üdvözlet a virtuális kollégák korában.

Nem árt néha személyesen találkozni

Breiner Ildikó HR-szakértő úgy véli, hatékony eszköz a WSJ cikkében említett leírt koktél óra, ugyanakkor szükség van az időnként megszervezett személyes találkozásokra is. Valóban nehéz ugyanis a teljes időben távol dolgozó kollégák együttműködése és a csapatszellem létrehozása, majd fenntartása. Tipikus probléma ma már nálunk is, leginkább a nemzetközi nagyvállalatok projektjein dolgozók esetében - például értékesítési területeken -, amikor egy-egy országban csupán egy-két fő képvisel egy-egy szakterületet. (E szakértők is az otthonukban dolgoznak, a cég magyarországi központjába csak ritkán járnak be.) Viszont a projektek a különböző országokban dolgozó szakértők együttes munkáját követelik meg.

E nagyvállalatoknál a közös munkának már többé-kevésbé kialakult módjai vannak, mégis nehéz egyedül dolgozni. Pedig biztosított az interneten zajló kommunikáció (chat, konferenciabeszélgetések, e-mail és a többi), a munkavégzést biztosító informatikai háttér és természetesen a telefonos elérhetőség. Időszakosan közös rendezvényekre, képzésekre, konferenciákra hívják össze a távol dolgozó kollégákat. Ennek ellenére felmerülnek problémák.

A szakértő egyik coaching ügyfele arról számolt be, milyen nehézségek adódnak a munkájához szükséges részfeladatok megkérésekor - hogy időben, és valóban azt kapja a kollégájától, amire szüksége van-, vagy éppen a kollégáktól való személyes elszigeteltség miatt. Kevesebb az információ, kevésbé ismerik meg egymást, így több a félreértés a munka során. Összességében valóban hatékonyabb a távmunka, de több olyan problémával kell szembesülni, amely a személyes jelenlét hiányából fakad. A gyakori kapcsolattartás, még ha virtuális is, mindenképpen segít. Emellett jó, ha személyesen is megismerik egymást a kollégák. Egészen más kötődés alakul ki, ha a hanghoz arc, apró-cseprő magánéleti sztorik, illetve hús-vér ember tartozik.

Kihívás csoportot faragni a távmunkásokból

Ahogy egyre több munkavállaló távmunkában dolgozik, a cégeknek meg kell találni a módját, hogy az elszigetelt munkavállalók érezzék, hogy egy csoporthoz tartoznak. A távmunkások még mindig kisebbségben vannak, a Telework Research Network adatai szerint az USA-ban nagyjából a munkaerő 2 százalékát alkotják, de a szakértők úgy gondolják, hogy a virtuális csapatok általánosabbá fognak válni.

2006-tól egy másik amerikai cég, az Aetna lehetővé tette az alkalmazottainak, hogy távmunkások legyenek. Azt pedig, hogy ki dolgozhatott ilyen formában, egyedi elbírálás alapján döntötték el a munkaerő-felvétel során. Erről akkor döntöttek, amikor az egyik irodájuk bezárására kényszerültek. "Így megtarthattuk az embereket, még ha egy ingatlant el is vesztettünk" - magyarázza Dee D'Agostino, az Aetna HR vezetője, aki maga is azon 12 ezer munkavállaló között van (nagyjából a dolgozók 36 százaléka), akik otthonról vagy más helyről dolgoznak.

Szerinte az emberek értékesebbnek érzik magukat így a munkakörükben és mivel a munka-magánélet egyensúly jobbá válik, hatékonyabban dolgoznak. Az Aetna ugyanakkor szabályokat hozott létre, amelyek a virtuális dolgozókra vonatkoznak. Például ki kell jelölniük egy munkaterületet, ahol dolgoznak. Nem lehet egy konyhaasztalnál ülni - mondta D'Agostino.

A távmunkások ésszerű költségmegtakarítást jelentenek a cégeknek, ugyanakkor a vezetőségnek össze kell tartani az elszigetelt dolgozókat, hogy jól dolgozzanak együtt és jól tudjanak együttműködni illetve kommunikálni. Egy olyan korszak után, ahol a személyes találkozó volt az általános, ez nem mindig könnyű feladat.

Hogyan tartsuk a kapcsolatot?

A kapcsolattartás legáltalánosabb eszköze a telefon és az e-mail -mondta Breiner Ildikó. Emellett gyakori az IM vagy kommunikátor alkalmazások (Skype, MSN és a többi) használata, amelyek már konferencia és video beszélgetésekre is alkalmasak. A távmunkások általában a vállalat belső intranetes felületéhez kapcsolódhatnak, ahol minden szükséges vállalati információt megtalálhatnak és elérhetik a más területen dolgozókat. Emellett gyakran hírlevél, belső fórum és időszakos (személyes megjelenést igénylő) rendezvények segítik az együttműködést.

A paletta tehát elég széles, és az a legjobb, ha e bőséges kínálatból minél többet biztosít a cég dolgozói számára. Érdemes megemlíteni még, hogy számos szakmai fórum él az interneten, amelyek a különféle szakterületeken dolgozók "tudásmegosztó platformjaként" működnek. Hasznos lehet a távmunkások számára a szakmai szervezetekhez való csatlakozás is, amely nem csupán a személyes összejövetelek miatt fontos, hanem a szakmai ismeretek naprakészen tartása miatt is.

Breiner Ildikó úgy véli, Magyarországon elég változó, hogy a cégek mennyire figyelnek oda a személyes kapcsolatok kialakulására, a megfelelő kommunikáció meglétére. Hozzátette: általában elmondható, hogy igen, de a költségmegszorítások itt is éreztetik hatásukat. Ma már közismert, hogy a távmunkás lojalitása csak úgy tartható fenn, ha valamilyen módon kötődik a munkaadóhoz. A kölcsönös bizalom kiépítése nélkül nem lehet tartós ez a fajta munkavégzés. Ehhez pedig szükséges a kapcsolattartás, az egymásra való odafigyelés - hangsúlyozta.

Mit tehet a távmunkás?

Arról sem szabad megfeledkezni, hogy a távmunkás is sokat tehet azért, hogy ne szigetelődjön el - fűzte hozzá. Az, hogy milyen kapcsolatot alakít ki a közvetlen kollégákkal, az nagymértékben tőle, illetve kollégáitól függ. Találkozókat, közös programokat öntevékenyen is lehet szervezni, nem szükséges a munkaadóra várni. Különösen, hogy nálunk gyakoribb a részleges távmunka, így könnyebben biztosítható a személyes találkozás. Breiner Ildikó szerint az is fontos, hogy a távmunkás és a közvetlen vezetője mindenképpen találkozzon személyesen is. A mai munkakultúrában e nélkül elég nehéz biztosítani azt az alapvető bizalmi szintet, ami az eredményes munkavégzéshez és egy jó vezető - beosztott kapcsolat kialakításához, illetve fenntartásához szükséges.

Az, hogy a távmunkások először irodában dolgozzanak, nem feltétlenül szükséges - vélte a szakember. Ugyanakkor - megint csak a mai viszonyokra hivatkozva - jó megoldás lehet. Ha van erre lehetőség az adott vállalatnál, akkor érdemes ezzel élni. Könnyebb a távmunkás beillesztése, a szervezet kultúrájával, munkastílusával, a kollégákkal való megismertetése, a lojalitás kialakítása.

Beszélgessünk a messze lévő kollegákkal

A szakember nagyon fontosnak tartja a személyes kapcsolatot, mivel egészen más minőséget jelent. Attól azonban remekül lehet valakivel együtt dolgozni, hogy nem találkoztunk vele személyesen - emelte ki. Írásban, telefonon, chat-en is lehet jókat beszélgetni. A lényeg, hogy érezzük, a vonal másik végén is gondolkodó, érző ember van, akinek nem mindegy, hogyan viselkedünk, mikor és milyen munkát adunk tovább neki. Segít, ha kicsit megismerjük egymás munkán kívüli életét, például érdeklődünk a családjáról, a hobbijáról.

Amikor hosszabb távon dolgoznak együtt a távmunkások, különösen fontos, hogy személyesen is találkozhassanak. A találkozás során újabb információkat kapnak egymásról, erősödik az összetartozás, az egy "csapat vagyunk" érzése.