A tudatos vezetés művészete - amit a jelenben megteszel, az lesz a jövőd

Vállalatot vezetni jól definiált irányok mentén érdemes. Ha a vezető tudja merre tart, az látszik a szervezeten, és a munkavállalók hozzáállásán. A következetes és kiszámítható menedzsment bármely vállalat életének kulcsfontosságú tényezője, amelynek számos vetülete van. Ezek együttes megléte esetén a vállalat nemcsak stabil lesz, hanem megalapozza a további növekedést, lendületben tartja a dolgozók munkakedvét és morálját, segíti az elköteleződést, és az eredmények növekedését. Nézzük hát, mely tényezők segítségével tudja a vezetőség „a hajót az általa kitűzött irányba kormányozni”. Ezek között éppúgy megtalálhatók a kifejezetten vezetőhöz köthető intézkedések, mint a HR vonatkozású gyakorlatok. Arról, hogy a vezető mely esetekben vesz igénybe támogatást, saját magának kell döntést hoznia, amelyben segítheti őt az, hogy a vállalata ott tart -e, ahol ő vezetőként elvárja, hogy tartson.

Tisztán kommunikált elvárások

Ideális esetben a vezető(k) fejében határozott elképzelés(ek) él(nek) a vállalat irányait illetően. Új termékek, több ügyfél, növekvő hatékonyság, a lista szabadon bővíthető. Ám gyakorta tapasztalhatjuk, hogy az ennek érdekében elvárt célkitűzéseket egyáltalán nem, vagy nem egyértelműen adják a munkavállalók tudtára. Az elvárások ráadásul igényelnek magyarázatot, hiszen, ahonnan a vezető nézi a dolgokat, a munkatársak szeme nem biztos, hogy ellát. A (vezetői) stratégiát a jó (beosztotti) taktikai lépések támogatják. Szükség van arra, hogy a dolgozók tisztán lássák, „miért erre megyünk”, megértve hogyan szolgálja az ő és a vállalat egészének fejlődését az adott cél(ok) elérére. Sok tévhitet oszlat el, és saját munkáját könnyíti meg az a vezető, aki veszi a fáradtságot, hogy az elvárásokhoz tiszta érveket rendeljen, amelyet megoszt a csapatával. Ennek módja lehet bármi, amely a vezető egyéniségéhez passzol, a lényeg, hogy az elvárásokat teljesítő emberek megértése támogatja az egy irányba haladást, valamint megelőzi a félreértéseket és eloszlatja a folyosói találgatások létjogosultságát.

Feltételrendszerek biztosítása

Jó munkához megfelelő feltételek kellenek. Adni (is) kell, hogy kaphassunk, ez minden vezető egyik fontos vezérfonala kell, hogy legyen. A feltételrendszerek alatt mindazon tényezőket értjük, amelyek megléte szükséges a vezetői elvárások és célkitűzések maradéktalan teljesüléséhez. (Banális példa, mégis valóságos, hogyha egy dolgozó sokat használ a számítógépén egy adott programot, szoftvert akkor annak gyors futása elengedhetetlen. Ellenkező esetben frusztráló helyzetek sokaságában találja majd magát a munkavállaló.) Természetesen vannak olyan feltételek, amelyek már ösztönző elemként építhetők be egy adott munkakörbe, amelyek az elvárások (egy bizonyos szintű) teljesítése esetén járnak. Nagyfokú körültekintést igényel a vezetőktől a megfelelő feltételek átgondolása, amelynek bár költségvonzata mindig van, a jövőbeli eredményességet alapozzák meg. Ez mindenképp a legfontosabb befektetések egyike.

Transzparens folyamatok

A gyorsan bővülő vállalatok egyik leggyakrabban hiányzó láncszeme a vállalati munkafolyamatok és gyakorlatok dokumentálása. Leginkább a start-upoknál és KKV-knál jellemző az „így szoktuk” jellegű munkavégzés, amelynek következményei a hiányosan, nem megfelelően elvégzett feladatok, határidők csúszása, és egyéb mulasztások. Folyamatok nélkül nincs vállalatirányítás. Ezt minden vezetőnek meg kell értenie. Ráadásul a dokumentálás sokszor csupán pár órás vagy napos munkát igényel azoktól, akik az adott tevékenységhez értenek, ám óriási hatással van annak ismerete és betartása a munkavégzés eredményességére. Folyamatok hiányában csak tevékenységeket végző emberek közösségéről beszélhetünk, márpedig a vágyott célok eléréséhez ez korántsem elég. A „mit-miért-hogyan” kérdésekre választ adó munkavégzési know-how biztonságot és stabil működési kereteket hoz a szervezet mindennapjaiba, amely a szervezettség egyik alapfeltétele.

Jól definiált munkakörök

A másik, sokszor részben, vagy akár teljesen hiányzó aspektus a szervezetben dolgozók munkakörének és felelősségi területének egyértelművé tétele. Ki-mivel foglalkozik, milyen tevékenységeket végez, mettől-meddig terjed a hatásköre és milyen céllal teszi mindezt. Ezen információk birtokában mind az egyéni munkavégzés, mind a munkatársak együttműködése gördülékennyé válik. A tisztán meghatározott munkakörök által kialakul a „mindenki tudja a dolgát” működés, és ez megteremti a lehetőséget az elvárások megfelelő színvonalú teljesítésének, valamint segíti a vezetőt az elvégzett munka számonkérésében és értékelésében. A munkakörök átláthatóvá tétele az egyik legkedvezőbb hatású intézkedés a humán vonatkozású menedzsment eszközök között.

Következetesség

Nem könnyű a következetességet egy vállalat irányításának tekintetében meghatározni. A következetes vezetés magában foglalja mindazon magatartási formákat, amelynek segítségével a vezető biztonságot teremt, mind önmaga, mind a beosztottjai számára. Mit is jelent tehát a szó menedzsment aspektusban? Tartani az irányt és az azt szolgáló ígéreteket. A célok és az azokat elérni kívánó (elkötelezett) munkatársak érdekében hozni döntéseket, bevezetni új intézkedéseket és betartatni a meglévőket. Akkor és azon változtatni, beavatkozni, amikor valami nem a cél elérésének irányába hat, legyen az emberi vagy egyéb szervezeti tényező. Ugyanakkor elutasítani, megváltoztatni mindent, amely az eredeti célkitűzések ellen hatnak. Nem kivételezni, nem letérni az útról, elhárítani minden akadályt. Tartani magunkat ahhoz, amit kitűztünk, szolgálni az ehhez szükséges utat és ebben támogatni az embereket.

Kiszámíthatóság

Vezetőként kiszámíthatónak lenni annyit tesz, mint a kijelölt irány tartásával összhangban cselekedni. Láttatni azt, hogy merre megy az út, és ennek megfelelő, transzparens környezetet teremteni. Hitelesnek lenni. Azt tenni, amit mondunk, és azt mondani, amiben hiszünk. Úgy cselekedni, hogy abban ne legyen helye a megalkuvásnak és bizonytalanságot előidéző helyzeteknek. „Kijelölöm és ismeretem veletek az irányt, és mindent ennek érdekében teszek. Változás esetén pedig szólok nektek.” Ez az attitűd jelenti a kiszámíthatóságot.

Visszajelzés

A vezetői visszajelzésnek számtalan formája van: érkezzen az intézményesített (például rendszeres teljesítményértékelés) vagy épp kötetlenebb (szóbeli, ad-hoc) formában, a munkavállalók időről-időre igényelni fogják a visszacsatolást munkájukkal, alkalmasságukkal és hozzáállásukkal kapcsolatban. Bár nem mindenki fogadja félelem nélkül a vezetői értékelést, feltétlenül szükség van rá. Nagyon fontos, hogy a visszajelzés teljeskörű és minél inkább hiteles legyen. A valóságnak megfelelő, személyre szabott visszajelzést adni művészet és nagyfokú odafigyelést igényel a vezetőtől. A csak pozitív megerősítés és állandó dícséret például éppoly félrevezető, mint az, ha a vezető kizárólag elégedetlenségének ad hangot, és csak a hibákra világít rá. A megfelelő visszajelzés feltétele a vezető szervezetben való igazi jelenléte. Nagy különbség van ugyanis aközött hogy a vezető „benn van az irodában” vagy „jelen van a szervezetben”. A fizikai jelenlét egyáltalán nem vonja magával azt, hogy a vezető tud a dolgokról, megfigyelője és nem csak nézője a vállalatban zajló történéseknek és emberi cselekedeteknek. Az igazi vezető látja az embereit. És amit lát, arról visszajelzést ad. Sallangmentesen, nyitottan és empatikusan.

Önreflexió és a jelen felülvizsgálata

Ahogy a mindennapi életben, úgy egy vállalat életében is a legbiztosabb dolog a változás. Aki a változásoknak ellenáll, szükségszerűen szenvedni fog. Különösen akkor, ha vezetésre adja a fejét. Egy szervezet, ha nem fejlődik, stagnál, majd lemarad. A fejlődéshez változáson keresztül vezet az út, amely nem mindig könnyű. Időről-időre szükség van a jelen felülvizsgálatára: a folyamatokra, működési elvekre és az célokhoz kijelölt útra való tiszta rátekintésre és arra, hogy a vezető felmérje, hogy a csapata ezekkel összhangban tevékenykedik -e. Ha az eredeti irányokhoz képest eltérést, diszfunkciót, és egyéb zavarokat észlel, fontos az okok feltárása és a kérdések feltevése. A struccpolitikát folytató vezető drága árat fizethet nemtörődömségéért, és ezt minél tovább folytatja, annál súlyosabbak a következmények. A kulcs tehát az önreflexió, éppúgy egyéni, mint szervezeti szinten. A fejlődés igénye mindig magával vonja a beavatkozás szükségességét. Semmi sem annyira elkerülhetetlen, mint az a változás, amelynek eljött az ideje. A vezető pedig saját hatáskörében dönthet arról, hogy a változásokat kézben tartva ő maga katalizálja, vagy ellenkező esetben elszenvedi őket. Ha az elsőt választja, azzal megalapozza önmaga és vállalata sikerét.

Polgár Zita
Vezető- és szervezetfejlesztési tanácsadó