Amikor nincs hová tenni a családi fotót - hogyan kell kommunikálni az open office-ba való költözést?

A tavalyi évben a Haller Gardensbe tette át főhadiszállását a UPC. Mivel lejárt a Corvin-negyed közelében található Kinizsi utcai irodaházzal kötött bérleti szerződés, így a közel 600 munkatársat foglalkoztató központnak új székhelyet kerestek. Hiába esett azonban a választás a Soroksári út első osztályú irodaházára, az új iroda nyitott terei - „az open office és shared desk” munkakultúra sok aggodalmat keltett az addig külön helyiségekben dolgozó csapatokban. A költözés bejelentése után a HR-hez nap szinten futottak be kérdések, így egy belső kampányt indított a cég, hogy letisztult és egységes kommunikációval vonja be és készítse fel a kollégákat a változásra. Ez a költözéshez kapcsolódó, „Irány a Haller” nevet viselő projekt olyan jól sikerült, hogy elnyerte a 2015-ös év legjobb belső kommunikációs kampányának járó Arany Prizma díjat.

Miért volt szükség a kultúraformálásra?

Az új iroda tulajdonképpen eszköze lett azoknak a szervezeti változásoknak, melyek szükségesek voltak a cég életében. Volt egy időszak, amikor a cég szinte monopolhelyzetben működött a piacon. Ez egyrészt azt eredményezte, hogy nagyon sikeres lett a vállalat, másrészt kevésbé volt rákényszerítve arra, hogy többet tegyen az ügyfelek hatékonyabb kiszolgálásáért - mondta el a HR Portálnak Dózsa Imre, a UPC kommunikációs igazgatója. A piaci versenyhelyzet kiéleződésével azonban a UPC felismerte, hogy az élen maradáshoz és az ambiciózus eredmények eléréséhez változni kell. Kapóra jött, hogy lejárt az előző irodabérleti szerződés, így a kultúraváltási és a költözési projekt innentől összekapcsolódott.

Projektcsapat: egységben a HR és a belső kommunikáció

„A UPC szervezetén belül egy igazgatóság alá tartozik a PR és a belső kommunikáció, de napi kapcsolatban, sőt még annál is szorosabb együttműködésben vagyunk a HR-rel, főleg ami a belső kultúraváltás dimenzióját illeti” - hangsúlyozta Dózsa Imre, aki szerint szinte külön sem lehet választani, hogy az átköltözési „Irány a Haller” kampány során mi volt a HR-es, és mi a kommunikációs csapat feladatköre. Létrejött egy projektcsapat, amely különböző területeken dolgozó szakemberekből állt, és amelynek az volt a feladata, hogy előkészítse a költözést.

„A projektcsapattal a munka során nem az irodából indultunk ki, hanem abból a kultúrából, amit meg szerettünk volna valósítani” - vette át a szót Pogács Edit, képzési és szervezetfejlesztési menedzser. A létesítményüzemeltetésen dolgozó munkatársak már ezekhez a kultúrabeli elvárásokhoz igazították a tervezéseket is. A belsőépítész arról kapott instrukciókat, hogy milyen munkamódszerek megvalósítása a cél: legyen open office stílus, nyitottság, közvetlenség. A kommunikáció és a HR közösen tervezte meg, hogy a belső terek kialakításával miként lehetne az egyes osztályok közötti együttműködést erősíteni. „A HR és a kommunikáció mindenbe belevonódott a tervezés lépésétől fogva. A költözés előkészítésének fontos részévé vált annak a kidolgozása is, kiket vonjunk be, hogyan kérjük ki a kollégák véleményét, hogyan vonjuk be őket” - hangsúlyozta Pogács Edit.

Nagyköveti szerep a vezetőknek

A felsővezetés a tervezés első pillanatától kezdve nemcsak az iroda fizikai kialakításával és építési munkálataival kapcsolatban gondolkodott együtt a projektcsapattal és hozott döntéseket, hanem a kommunikációs törekvések és irányok is ugyanolyan mértékben szerepeltek napirendjükön. A többi vezető informálása is kiemelt és elsődleges szerepet játszott. A siker azon múlott, hogy ők is kiállnak-e a változások mellett. „Ha belegondolunk, valóban nagy ugrást jelentettek ezek a változások” - magyarázta Pogács Edit. Előtte ketten-hárman ültek egy irodában, mindenkinek saját munkaasztala volt - otthonossá téve családi fotókkal, díjakkal, oklevelekkel. Az új irodában saját asztal helyett mindenkinek van egy kisszekrénye, ahonnan kiveszi a dolgait, majd oda ül le, ahol éppen helyet talál. Mindezt tetézte az agilis munkavégzés meghonosítása, emiatt tíz százalékkal kevesebb munkaállomás lett az új helyen kialakítva.

A vezetőknek kötelező volt részt venni egy egész napos workshopon, mely arról szólt, hogy vezetői szerepkörükben milyen változásokat hozhat magával ez az átalakulás: mit jelent, ha otthonról dolgozik egy kolléga, vagy mi történjen, ha mindenki bejött és nincs elég munkaállomás, hogyan tud példát mutatni, vannak-e kérdései az új együttműködési vagy meeting kultúrával kapcsolatban. Sok kérdés, aggodalom került ezzel a felszínre, melyeket a projektcsapat tagjai összegyűjtöttek és pár héten belül egy vezetőknek körbeküldött kisokosban praktikus tanácsokkal megtámogatva feldolgoztak. A vezetőknek nemcsak a tervezés, hanem a költözés idején is kiemelt figyelmet és szerepet juttattak. Mielőtt az egyes szintek beköltöztetése megvalósult volna, a vezetők egy körbevezetésen vettek részt az új irodában. Szemléltették nekik, hogy milyen forgatókönyv szerint, hogyan mutassák meg a kollégáknak az épületet. „Tehát átadtuk a nagyköveti szerepet a vezetőknek” - fogalmazott Pogács Edit. Így magabiztosan állhattak a nagy napon a munkatársak elé.

Hírlevél - a legfontosabb csatorna

Ahogy az információk a szervezet minden szintjére eljutottak, a projektcsapat fókuszcsoportos problémafeltárással igyekezett kideríteni, mely kérdések foglalkoztatták leginkább az embereket. Mikor látták, hogy viszonylag egyértelműen csoportosíthatóak azok a területek, ahol a munkavállalók válaszokat keresnek és szükség van a meggyőzésükre, egy rendszeres kreatív hírlevél összeállításába kezdtek. „A hírlevelekben próbáltunk nem szabályokat magyarázni, hanem játékos módon megközelítve elmondani, hogy nem a világvége vár a kollégáinkra” - magyarázta Hernold-Bozsó Bernadett kommunikációs szakértő, aki szintén fontos tagja volt a projektcsapatnak.
A hírlevél a felmerülő kérdések megválaszolásán túl fontos keretrendszere lett a kampánynak. Ebben számoltak be az egyes szavazásokról, felhívásokat tettek, játékos videókon keresztül mutatták be, hogy például milyen étkezési lehetőségek lesznek, vagy hogy hogyan kell open office térben egymást segítve dolgozni. „Így tudtuk leghatékonyabban kezelni egyrészt a kollégák informálását, másrészt bevonásukat, harmadrészt az edukációt. Elmondtuk benne, hogyan is kell dolgozni shared desk rendszerben, vagy milyen új meeting kultúrát akarunk megvalósítani, és mindez miért lesz nekünk jó” - folytatta Dózsa Imre.

A sikerhez hozzá tartozott az éppen akkor futó talent program egyik csapatának munkája is. A gyakornoki programban résztvevő fiatalok bekapcsolódhattak a költözés projektbe. „Azt vártuk tőlük, hogy Y-generációs szemmel nézzenek rá a hírlevelekre, gyűjtsenek anyagokat, beszélgessenek a kollégákkal, benchmarkoljanak, ötleteljenek, dolgozzanak együtt a fotóssal, a grafikussal, szerepeljenek a hírlevelekben. Olyan dolgokat hoztak be, amikre mi nem is gondoltunk korábban” - tette még hozzá Pogács Edit.

A hírlevél mellett az intraneten is futottak különböző szavazások. Kikérték a kollégák véleményét, hogy például milyen irodai széket szeretnének, vagy melyik vízautomatát választanák. Továbbá épületlátogatásokat szerveztek: bárki elmehetett megnézni, hol lesz az új iroda.

A vízió a legfőbb győztes

A visszajelzések és díjak magukért beszélnek. A költözés kapcsán lefuttatott vállalati felmérések, melyekkel az emberek elégedettségét lekövették, azt mutatják, hogy elfogadták és szeretik ezt az új irányvonalat a kollégák - mondta el Dózsa Imre. Közben a munka nem maradt abba, a visszajelzések nyomán is folyamatosan igyekeznek változtatni. Nemcsak a munkatársak, hanem a szakmai zsűri is értékelte a változásokat. A kommunikációs kampány díjazása után a 2015-ben hatodik alkalommal megrendezett, Az Év Irodája versenyen is előkelő helyezést ért el a UPC. „Úgy gondolom, azért lett a kampány és az iroda is díjazva, mert összefüggően minden egy nagy közös célt szolgált. A kettőt nem lehet egymástól elválasztani” - nyomatékosította Dózsa Imre. A kiindulási alap az volt, hogy mi az üzleti igény, ezt pedig milyen szervezeti forma és értékek mentén lehet kielégíteni. Mindehhez milyen környezet és keretrendszer kell, milyen kommunikációval érhető el a bevonás, informálás, edukáció. Mindez azért fontos, mert ha a kollegák jól érzik magukat a munkakörnyezetükben, akkor az előfizetőknek is jobb kiszolgálást és ügyfélélményt tudnak nyújtani.