Biztos, hogy jól működik a teljesítményértékelési rendszere?

Számos amerikai vizsgálat számolt be arról, hogy a szervezeteknek megközelítőleg 20 százaléka tartja eredményesnek a szervezetükben működő TÉR-t. Valószínűleg egy magyarországi vizsgálat is hasonló eredményekre jutna. Ezért indokolt a szervezeti teljesítményértékelés kudarcáért felelős tényezők teljes körű feltárása és a TÉR eredményességét, sikerét biztosító kritériumok azonosítása, biztosítása.

Ugyanarról a TÉR-ről nagyon eltérően vélekedhetnek a szervezet munkatársai, attól függően, milyen elvárásaik vannak a rendszerrel szemben, hogy milyen szempontokat tartanak fontosnak. Van, aki szerint, ha határidőre ki vannak töltve az értékelőlapok és a dolgozók teljesítménye az eredmények alapján átlagos, vagy átlag feletti, akkor igazából nagy gond nincs a rendszerrel, minden a terv szerint működik és a dolgozók jól teljesítenek. Van, azonban olyan is, aki szerint, ha nem tudunk teljesítménynövekedést felmutatni, ha a dolgozók számára továbbra sem világos, hogy miként tudnak hozzájárulni a szervezeti célok eléréséhez, ha a dolgozók nem kapnak részletes visszajelzést a munkájukról, akkor nem beszélhetünk jól működő teljesítményértékelésről - fejtette ki a HR Portálnak Krasz Kata, a BME Ergonómia tanszék adjunktusa.

A TÉR értékelési lehetőségeit a tanszék négy szempont alapján végezte, úgy mint az eredményesség, a pontosság/megbízhatóság, a hatékonyság és az elfogadottság, amelyek nem teljesen függetlenek egymástól, így érdemes őket együtt értelmezni.

A TÉR eredményessége

A TÉR-rel szemben megfogalmazott célok függvényében eltérő teljesítményértékelő eszköz és teljesítményértékelési gyakorlat lehet a legcélravezetőbb, ezért a kitűzött célok függvényében kell értékelni a rendszer működésének eredményességét. A TÉR bevezetésének többféle célja lehet, például a szervezeti teljesítmény, a termelékenység javítása, növekedése és a szervezeti - egyéni célok összehangolása, az üzlet, stratégiai célok lebontása és elfogadtatása, de ezek közé a célok közé tartozhat a munkatársi elégedettség, motiváció és elkötelezettség fokozása is.

A TÉR bevezetésekor kitűzött célok elérésének többsége több szervezeti és egyéni tényezőtől függ, valamint hatása hosszabb távon érzékelhető, így nem lehet a rendszer hatásait 100 százalékos biztonsággal mérni. Ennek ellenére érdemes foglalkozni velük, mivel jelzésértékűek lehetnek, hosszabb távon bizonyos tendenciák azonosítását és a TÉR fejlesztését szolgálhatják.

A szervezet által kitűzött célok alapján értékelhetjük például, hogy nőtt-e a teljesítmény akár a mutatószámokban, akár a dolgozói kompetenciaértékelésekben, valamint a dolgozók pontosabban látják-e a szervezeti célokat és ezek kapcsolatát saját feladataikkal. Továbbá szintén a kitűzött célok közé tartozhat, hogy nőtt-e a dolgozói elégedettség, elkötelezettség, illetve ezen belül tisztázódtak-e az elvárások, gyakoribbak-e a vezetői fejlesztő és motiváló visszajelzések, a dolgozói munka erkölcsi elismerése.

A célok elérésének az értékeléséhez felhasználhatjuk például a szervezeti teljesítménymutatókat, vagy az emberi erőforrással kapcsolatos döntések (bérgazdálkodás, képzés, fejlesztés, munkaerő tervezés és munkaerő biztosítás, karrier és tehetségmenedzsment) hatékonyságát, elfogadottságát.

Az értékelés pontossága, megbízhatósága

A TÉR-rel szemben kitűzött célok többsége, pl. a teljesítménynövekedés, a méltányos teljesítményfüggő bérezés, a motiváció növekedése, a beválás megítélése csak abban az esetben valósítható meg, ha az értékelési eredmények, pontszámok pontosak és megbízhatóak. Ebben az esetben arra a kérdésre keressük a választ, vajon jók-e, pontosak-e az értékelések.

Az értékelés pontosságához és megbízhatóságához fontos, hogy az értékelési szempontok relevánsak legyenek, hogy az értékelők torzításmentesen, objektívan értékeljenek. Az értékelések pontosságát megítélhetjük az alapján, hogy az értékelők túl szigorú vagy átlagos értékeléseket végeznek. Az értékelői hibákat egyesek szerint úgy lehet elkerülni, ha feltételezzük, hogy a csoporton belüli teljesítmény átlagos. A teljesítményértékelés eredményeinek eloszlására vonatkozó feltételezéseket azonban számtalan kritikával illeték már a gyakorlatban és a szakirodalomban is. Az értékelői tendenciák mellett azt is érdemes elemeznünk, hogy az értékelői torzítások hátterében mi állhat. Az átlagos értékelés következhet például abból, hogy az értékelő szeretné, ha kedvelnék, kerüli a konfrontációt, nem szívesen ad negatív visszajelzést. Az értékelő úgy véli, a munkatársak pozitív értékelése, egyben az ő vezetői hatékonyságát igazolja.

Krasz Kata szerint az értékelés pontossága azért lehet problémás, mert nem lehet azt sem biztosan megmondani, hogy mikor van szó értékelői hibáról és mikor a dolgozók tényleges teljesítményéről, így legtöbbször csak feltételezésekre hagyatkozhatunk. A teljesítményértékeléssel kapcsolatos vizsgálatok azt is kimutatták, hogy legtöbbször az értékelők képesek pontosan értékelni a dolgozóikat, azonban a nyilvános értékelés során adott értékek már nem a valós véleményüket tükrözik. Az értékelőlapon található skálaértékek szándékos torzításának irányát és mértékét legtöbbször az befolyásolja, hogy mire használja a szervezet a teljesítményértékelés eredményeit.

A TÉR hatékonysága

A TÉR bevezetésekor felmerülhet az a kérdés, hogy milyen hozamok, hasznok keletkeznek általa, és mindez mekkora költség árán érhető el. Amennyiben egy nagyon komplikált, számtalan értékelési dimenziót és értékelőt igénylő TÉR költségei nagyon magasak, úgy a hatékonyság kritériuma alapján a szervezetnek mérlegelnie kell, hogy a befektetett idő és pénz, valamint az egyéb járulékos költségek megtérülnek-e a TÉR alkalmazásával.

A tényleges kiadások és hozamok mérlegelésén túlmenően még azt is érdemes megfontolni, hogy ezek a hozamok a szervezet számára elfogadhatók-e, mert ha nem, akkor akár meg is bukhat a résztvevők elutasítása miatt. Ha az értékelési folyamat túl körülményes és túl hosszú (pl. sok mindent kell dokumentálni, sok az értékeltek száma), ha az értékelőlap, az értékelési szempontok és az értékeléshez használt szoftver értelmezése, alkalmazása túl bonyolult és túl sok időt igényel, akkor a rendszer működtetésnek költségeit sokkal nagyobbnak észlelhetik az értékelők, mint amennyi hasznot jelent számukra. Érdemes tehát feltárnunk a rendszer működtetésével, időigényével kapcsolatos tapasztalatokat, és törekednünk az ésszerű egyszerűsítésre hogy minél több idő jusson az értékes beszélgetésekre, visszajelzésekre - hangsúlyozta a szakember.

A TÉR megítélése, elfogadása, igazságossága

Több kutatás is azt bizonyítja, hogy az értékelők és az értékeltek szándékaira és viselkedésére hatással van, ahogyan észlelik és értékelik a TÉR-t. Kutatási eredmények alapján az értékelés pontatlanságának a hátterében sokkal inkább azok az értékelők állnak, akik negatívan viszonyultak az értékeléshez. Abban az esetben azonban, ha a vezető elkötelezett híve volt a teljesítményértékelésnek, meg volt győződve annak fontosságáról, hasznáról, valamint arról, hogy a torzított értékelés sokkal kockázatosabb, akkor kevésbé volt jellemző az elnéző torzítás, és gyakoribb volt a dolgozók és az értékelési dimenziók közötti differenciálás felvállalása.

Az értékeltek pedig abban az esetben, ha pozitívan értékelik és igazságosnak észlelik a TÉR-t, és magát az értékelő beszélgetést, sokkal valószínűbb, hogy elfogadják akár a kedvezőtlen értékelési eredményt is, és pozitív irányban változtatnak magatartásukon és teljesítményükön. Az értékelés folyamatával, az értékelési szempontokkal és módszerrel, az értékelők személyével kapcsolatos elégedetlenség még a nagyon körültekintően és jól megtervezett értékelő rendszert is bukásra ítéli.

Ezért fontos a TÉR észlelt igazságosságára is odafigyelnünk, amelynek több tényezője lehet. Ilyenek például a visszajelzés gyakorisága, az elvárások és az értékelési eredmény pontos, konkrét magyarázata, a releváns értékelési szempontok, a felkészült, kompetens értékelő, az értékelő bánásmódja, kommunikációja, a dolgozói vélemény kifejezési lehetőség, valamint azaz értékelés következményeinek a megítélése. A visszajelzés gyakoriságánál az értékelő tényleges példákkal igazolja a munka értékelését, konkrét támpontokat ad, hogy mit kell tenni a teljesítmény fejlesztése érdekében. Az igazságossághoz hozzátartozik, hogy az értékelő megfelelő tudással rendelkezik, ismeri a dolgozó feladatait, összegyűjti az értékeléshez szükséges információkat. A TÉR-nél elvárható, hogy az értékelő elfogulatlan legyen, a személyes szimpátia nem befolyásolja az értékelését.

A TÉR sikerét elősegíti, ha a rendszer állandó monitorozásával azonosítani lehet az értékelési gyakorlat működési sajátosságait, főbb problémáit, az ellenállás okait, amelyek a TÉR fejlesztéséhez és az eredményes működési feltételek biztosításához szükséges fejlesztési javaslatok megfogalmazásához járulnak hozzá - mondta az adjunktus.

A téma feldolgozásában a BME Gazdaság- és Társadalomtudományi Kar Ergonómia és Pszichológia Tanszékének munkatársai voltak a szerző segítségére.