Megjelent: 6 éve

Erősítsük a HR szerepét adatelemzéssel

Egyre gyakrabban kérdezik meg a vállalatvezetők a HR szakemberektől, hogy egy-egy terület kapacitásainak pontosan hány százalékát használják ki. Korábban inkább csak arra voltak kíváncsiak, hogy megfelelően elfoglalt-e az adott terület. Átszervezéseknél a szervezetfejlesztési teendőkön túl a HR vezető feladata megmondani, hogy az érintett tevékenység elvégzéséhez hány főre van szükség, és mind többször várják el azt is, hogy a tréningek eredményességét, üzleti hatását számszerűsítsék.

A fent leírt tendenciák jól mutatják, hogy a vállalatvezetők egyre inkább stratégiai partnerként tekintenek a HR területre, amely kulcsfontosságú az üzleti döntéseik támogatásában. Emiatt a vállalatvezetők elvárása egyre inkább a tényadatokon alapuló, számokkal alátámasztott elemzés és döntéshozás irányába tolódik. Ez új kihívásokat állít a HR vezetők elé, hiszen olyan kérdésekre, dilemmákra kell egzakt választ adniuk, amelyeket korábban nem, vagy csak nehezen számszerűsíthetőnek tartottunk.

A HR terület digitalizációjának köszönhetően azonban ezek az elvárások ma már egyáltalán nem irreálisak. A vállalat működéséről, a folyamatok lefutásáról, illetve a munkatársak teljesítményéről, viselkedéséről a szervezetekben rengeteg adat áll rendelkezésre, amelyeket megfelelő eszközökkel és tudással HR szempontból elemezni lehet, és ezáltal tényekkel alátámasztott fejlesztési javaslatokat lehet megfogalmazni.

Az elemzésekhez szükséges adatok sokszor könnyen, addicionális befektetés nélkül is elérhetőek. A legtöbb nagyvállalatnál nap, mint nap rögzítik, hogy a dolgozók mikor érkeznek meg, és mikor hagyják el az épületet. Pontosan tudjuk, hogy munkatársaink adott napon hány ügyféllel beszéltek, hány problémát kezeltek vagy éppen hány számlát könyveltek. Elérhetőek adatok az elvégzett tevékenységek minőségéről (például ismételten panaszkodó ügyfelek száma), de sok esetben kinyerhető a rendszerekből az is, hogy az adott feladat elvégzése mennyi időt igényelt (például a negyedéves beszámoló elkészítéséhez 2,5 óra szükséges).

Sőt, az új, digitális megoldásoknak köszönhetően az automatikusan rendelkezésre álló, rendszerekből kinyerhető adatokon túl külső eszközök segítségével gyakorlatilag bármilyen egyéb információ rögzíthető. Egy mobileszközön az alkalmazottak maguk rögzíthetik, hogy egy-egy munkafázist mikor kezdenek el, és mikor fejeznek be. Többek között látható az egyes ügyfelekre fordított idő, valamely informatikai eszköz használati ideje vagy az egy fő által elvégzett feladatok száma.

A szervezet működését és a munkavállaló teljesítményét leíró adatok mellett nem szabad elfeledkezni a külső környezetből származó információkról (például ügyfélelvárások, IT rendszer változásai) és a munkavállalói demográfiai adatokról sem, amelyek kiegészítik, alátámasztják elemzéseinket.

A szervezetekben rendelkezésre álló hatalmas adatvagyont HR szempontból egyelőre nem használják ki, annak ellenére, hogy az adatok megfelelő elemzésével számos előny érhető el. Az adatok hasznosításának legfontosabb területei a következők: (1) Kapacitáskihasználtság optimalizálása; (2) HR tervezés; (3) Teljesítmény nyomon követése.


1. Kapacitáskihasználtság optimalizálása



Felméréseink szerint előfordulhat az is, hogy egy vállalat a kapacitásainak csak a 60%-át használja ki. Ez a munkaerőhiány problémáját új megvilágításba helyezi. A tényadatok elemzésével nemcsak az aktuális kihasználtság állapítható meg, hanem azonosítható az is, hogy mely területeken, szervezeti egységekben rejlik olyan kapacitásfelesleg, amely aktivizálható, átcsoportosítható. Ezáltal kevesebb új munkatársra lesz szükség.


2. HR tervezés



A HR tervezés számos vállalat esetében nehézséget okoz, mert nem tudják kiszámítani, hogy a tervezett feladatok elvégzése a jövőben mennyi időt és kapacitást igényel. A tevékenységek egységidejének kalkulálásával, esetlegesen annak idősoros kiigazításával azonban egyszerűen, gyorsan és pontosan megadható, hogy a tervezett változások hogyan befolyásolják a szükséges létszámot. Így például egyértelműen kiszámítható, hogy a tervezett 5%-os ügyfélszám-növekedéshez hány plusz ügyintéző kollégát kell bevonni, vagy hogy a célok eléréséhez elegendő informatikus dolgozik-e nálunk. A folyamatok átszervezése, egy-egy tevékenység kiszervezése esetén részletekbe menően számszerűsíthető, hogy hány fő érintett a változásban, így valóban annyi kollégát, és köztük is pont azokat helyezhetjük át, akik az adott feladat elvégzéséhez szükségesek.


3. Teljesítmény nyomon követése



A munkavállalók teljesítményének elemzésével egyértelműen azonosíthatók a kulcsemberek. Kulcsember lehet például az, aki az adott tevékenységet a legrövidebb egységidő alatt és a legkevesebb hibával végzi el. De fontosak számunkra azok a kollégák is, akik a motiváltságuk alapján emelkednek ki, például akik a leggyorsabban reagálnak az ügyfélkérésekre. A teljesítmény és a viselkedés folyamatos nyomon követésével észrevehetjük a változásokat: megállapíthatjuk például, hogy miként hatott egy-egy tréning vagy folyamatfejlesztés a munkatársak teljesítményére. Időben érzékelhetjük, és így megelőzhetjük a motiváció elvesztését, az esetleges munkavállalói lemorzsolódást is.

A fenti elemzések elkészítése természetesen nem egyszerű, komolyabb felkészülést, advanced analytics eszközök ismeretét igényli. Az adatvagyon kiaknázásába fektetett energia azonban megtérül, hiszen az emberi erőforrás kulcsfontosságú a vállalat tevékenységében. Nem pusztán javíthatjuk a vállalat működését, hanem jelentős versenyelőnyt érhetünk el. Emellett a HR vezetők számára fontos lépés ahhoz, hogy erősítsék a szervezetben betöltött stratégiai partneri szerepüket.

Szemes Tekla, az IFUA Horváth & Partners tanácsadója
  • 2022.05.26Connect Konferencia Egy szakmai fórum azoknak, akik a vállalaton belül a belső kommunikáció és kultúra fejlesztésért felelnek. Tartalom, csatorna, kultúra és engagement témában mutatja be jó gyakorlataikat és tapasztalatait 45 HR, kommunikációs és marketing vezető. Részletek Jegyek
  • 2022.05.27Lean Fórum – Digitális Transzformáció Konferencia A program kialakítás alatt. A képzésre jelentkezés a jegyek menüpont alatt, vagy a következő telefonszámon: 06-1-201-1237 Részletek Jegyek
  • 2022.05.30AmCham HR Dream Day – motiváció és megtartás Találkozzunk a Kopaszin, ahol a Gallup londoni partnere beszél a nemzetközi HR trendekről, a legelismertebb hazai szakértőkkel együtt gondolkodunk motivációról, megtartásról, produktivitásról és adatvezérelt HR megoldásokról. Részletek Jegyek
  • 2022.07.21 Munkavédelmi technikus Munkavédelmi technikusra lehet szüksége minden olyan cégnek, amelynél kiemelten fontos a munkahelyi egészség és biztonság megvalósítása. A Munkavédelmi technikus ugyanis elősegíti a munkahelyi balesetek és foglalkozási megbetegedések megelőzését, valamint a munkavédelemre fordított költségek optimalizálást. Támogatja a munkáltatót a munkavédelmi kötelezettségek teljesítésében, ezzel hozzájárul a mulasztások és szabályszegések hátrányos személyi és anyagi következményeinek elkerüléséhez Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Engagement avagy elkötelezés, megtartás

A munkavállalók több mint fele úgy érzi, nem becsülik meg a munkahelyén. Mindössze harmaduk végzi azt a munkát, amiben igazán jó. A munkaerő... Teljes cikk

Kutatóközpontot hoz létre az Állami Számvevőszék és a Miskolci Egyetem

Közszolgáltatások teljesítménymenedzsmentjét vizsgáló kutató- és kompetenciaközpont jön létre az Állami Számvevőszék (ÁSZ) és a Miskolci... Teljes cikk

Nem elveszett nemzedék

Továbbra is ódzkodnak a cégek a 45 év feletti álláskeresőktől. Az álláshirdetésekben is rengeteg a burkolt életkori diszkrimináció. A munkaadók... Teljes cikk