Hét hiba, amitől a meeting időpazarlás lesz

1. Nincs előre kiküldött napirend

Ha egy naptár meghívó érkezik hozzánk, és csak helyszín és időpont van benne (esetleg egy „tág” fő téma), a résztvevők úgy érkeznek a megbeszélésre, hogy nem tudják előre, pontosan miről is lesz szó, nem tudnak előre készülni fájlokkal, adatokkal. Ilyenkor mindenki a megbeszélés alatt e-mailezik és telefonál „lázasan” kollégáinak, hogy „küldjék már át” a szükséges információkat, mert szükség lesz rájuk.

Mindig legyen napirend: Mindig írjunk „Agendát” (Napirend) a meghívóba, azaz soroljuk fel az érintendő pontokat gondolatjelekkel vagy számozva, - hogy a meghívottak tudják, mire kell készülniük adatokkal, dokumentumokkal, válaszokkal, - így azt is láthatják az egyes résztvevők, ha számukra „irreleváns” a megbeszélés, nem is kell ott lenniük, hanem pl. egy kollégájukat delegálhatják oda. Csatolhatunk átbeszélendő dokumentumokat is a napirendhez.

Az Agendát várja el, kérje többi kollégáitól is, ne menjen olyan megbeszélésre, aminél a kezdéskor derül ki, miről lesz szó, hanem írjon vissza a küldőnek, hogy írjon a meghívó napirendet, legalább 2-3 pontot gondolatjellel felsorolva.

Mindig lehet „alkudni”: Ha hosszú a megbeszélés, nézze meg a napirendben, hogy mikor vannak az Önt érintő pontok, és kérdezze meg a meeting szervezőjét, elegendő-e, ha csak az adott agenda pontokra ül be, az esetek nagy részében ilyenkor elérhetjük, hogy ne kelljen végigülnünk a megbeszélés teljes időtartamát, hanem pl. csak 45 percet a 4 órából.

2. Technikai hiányosságok

Ha gyenge előkészületeket teszünk, a megbeszélés vagy telefon/videó konferencia látja majd a „kárát”. A résztvevők megfelelő munkájához megfelelő környezetet kell kialakítanunk a tárgyalóban ill. a számítógépes felületen is.

A tárgyaló: Ha a tárgyaló terem/szoba vagy az egyéb helyszín túl kis méretű a létszámhoz, egy hosszabb megbeszélés alatt hamar „elfogy” a friss levegő, és a kis hely kényelmetlen lesz a résztvevőknek. Ha az előadók nem tudnak körbesétálni, eljutni a hátsó résztvevőkhöz, elveszíthetik velük a kontaktust, így a figyelmüket is. Ha túl hangos, zavaró környezetben van a megbeszélés helyszíne és nincs megoldva a hangszigetelés, illetve ha nincsen megfelelő függöny/redőny a besütő nap árnyékolására, az is befolyásolhatja a résztvevők teljesítményét. A szellőztetést, hidegben a főtést, melegben a légkondicionálást is meg kell oldani.

Étkezés, szünetek: 2 óránál hosszabb „szeánszhoz” már illik ásványvizet, valamilyen rágcsálnivalót, esetleg kávét bekészíttetni, egész napos megbeszélés/workshop esetén pedig szervezzük be a tárgyalóba az ebédet (szendvicsek vagy svédasztal formájában), így 1 órás helyett fél órás ebédszünetet is adhatunk, nem kell a résztvevőknek kimenniük az ebédlőbe vagy egy külső étterembe. A hosszabb ebédszünet mellett 1,5-2 óránként szervezzünk 10-15
perces szüneteket a „fiziológiai” szükségletek miatt, sokkal aktívabban tudunk figyelni, ha ilyen problémáink nincsenek a megbeszélés közben.

Segédeszközök: Ha hosszabb a téma, nyomtathatunk és lespirálozhatunk egy összefoglalót (handout-ot) a résztvevőknek. A mondandó követésére érdemes PowerPoint vagy a magyar fejlesztésű Prezi szoftverrel vizuális prezentációt készíteni és projektorral kivetíteni, sokkal gyorsabban megérti minden résztvevő az üzenetet, tehát megéri a „fáradozást”.

Ha megtehetjük, használjunk prezentációkhoz prezenter eszközt, amelyet USB-n keresztül csatlakoztathatunk számítógépünkhöz, és távolról léptethetjük a prezentáció diáit. A lézeres „mutatópálcájával” elegánsabban tudunk rámutatni a kiemelt adatokra, mintha mindig odaszaladnánk a vászonhoz és a projektor elé állnánk. Vannak olyan prezenterek, amelyekkel még a kurzort is mozgathatjuk és megnyithatunk velük fájlokat. Így nem kell a laptopunk mögött „elbújva” előadnunk, hanem körbesétálhatunk és mindenkivel külön-külön szemkontaktust tarthatunk, beszélgethetünk, megválaszolhatjuk kérdéseiket stb.

Telefon/Videó konferencia: A több telephellyel rendelkező cégeknél egyre elterjedtebb a telefonkonferencia / videókonferencia / web meeting, ahol több különböző városból vagy akár országból mindenki bejelentkezhet telefonon keresztül ugyanabba a beszélgetésbe, és mindenki hall mindenkit, amit kiegészíthet egy weboldalon keresztüli bejelentkezés, ahol megoszthatjuk képernyőnket is, tehát mindenki látja, amit az előadó mutat a saját gépén. A videókonferenciában a webkamerák képét külön ablakokban láthatjuk, így szemtől szemben „beszélgethetünk” kollégáinkkal.

Az otthonról, távmunkában (Home Office) dolgozó munkatársainkkal is kapcsolatot tudunk létesíteni a konferenciás megoldással. Ezek a szolgáltatások egyértelműen csökkentik a cég utazási, szállási, étkeztetési költségeit, és könnyebb az időpont-egyeztetés és szervezés is. Azonban fontos, hogy minden résztvevőt megfelelően „kiképezzünk” a szoftverek használatára, írjunk rá oktatási anyagot, vagy szervezzünk oktatást erre még a konferenciák előtt, mert ha a résztvevők hiányos tudással rendelkeznek (pl. nem tudnak belépni), elmegy az idő a felhasználók támogatásával e-mailen v. telefonon.

Figyeljünk az időzónákra, és a nyári időszámításra! Bár a meghívó kiküldésénél a legtöbb szoftver jól kezeli az eltérő időzónákat, előfordulhat, hogy egy adott résztvevő számára véletlenül éjjeli időpontot adunk meg, vagy nem vesszük figyelembe, mely ország használja és mely ország nem használja az 1 órával eltolt nyári időszámítást, és valamelyik résztvevő csak 1 óra elteltével jelentkezik be „adásba”, lemaradva a megbeszélés első órájáról.

Telefon-konferencia tipp: Ha autóban, vagy más zavaró környezetben tudunk csak bejelentkezni a telefon-konferenciába, akkor csak akkor legyen aktív a mikrofonunk, amikor mi beszélünk, vagy kérdésre válaszolunk, minden más esetben némítsuk le (nézzük meg az adott szoftver leírásában, vagy kérdezzük meg tapasztaltabb kollégáinktól a némítás gyorsgombját, pl. #5, ugyanazzal a gyorsgombbal tudjuk újra aktivizálni a mikrofonunkat.

3. Elfogadjuk a pontatlan kezdést

Ennél a pontnál nagymértékben eltérnek a céges szervezeti kultúrák egymástól, valahol az abszolút pontosság az elvárt, valahol teljesen „mindegy”, hogy ki mennyit késik a megbeszélésről, vagy a szünetekről. Ha gyakorlatiasan gondolkodunk, akkor látjuk, hogy a legnagyobb „időrabló”, a meeting veszi el a produktív munkából a legtöbb időt, a megbeszélés alatt kvázi nem veszteségként jelenik meg a cégnél. Minimalizálnunk kell tehát a megbeszéléseket, de amelyeket mégis muszáj megtartanunk, azokat maximálisan hatékonnyá és célirányossá kell tennünk.

Hány forintot veszítünk? Ha engedjük, hogy többen késsenek az elején, vagy késve érjenek vissza szünetről, akkor a megbeszélés összes résztvevőjének az idejét vesztegetjük. Tehát ha csak 10 percet kell várni, amíg mindenki megérkezik, majd mindenki pár perc alatt „ráhangolódik” a megfelelő mentális termelékenységi és minőségi szintre, és a közös munka ténylegesen megkezdődhet, akkor 10 résztvevő esetén a „10 fő x 10 perc x átlagos egy percre eső munkabér” szorzattal számolhatunk, ami akár 5 ezer – 10 ezer forint közé is eshet. És ez csak egy megbeszélés, felszorozva az éves megbeszélések számával, ez elég nagy extra munkabérköltséget (ill. meg nem térülést) jelent.

„Potyautas”-effektus: A késés mellett a szintén „trendi” ki-be sétálás (telefon vagy „fontos” feladat miatt) és a telefonok felvétele is hozzáadódik az előbbi időveszteséghez, melyet még nehezebb mérni. És itt is működik a „potyautas” effektus, azaz ha a többi kollégától is ugyanezt látjuk, és ez elfogadott („így is működik a rendszer”), azaz a vezetők részéről nincs semmilyen szankció, akkor mi is hajlamosak vagyunk „bliccelni”, azaz késve érkezni és bármikor elhagyni a megbeszélés helyszínét, vagy felvenni a bejövő telefonokat. Megfelelő vezetői hozzáállás (következetesen jelezni mindenkinek ilyen esetben) esetén a pontossághoz hozzá lehet „szoktatni” a kollégákat, és az segít a legtöbbet, ha a vezetők maguk is pontosak és betartják ezeket a szabályokat, azaz egy nyugodtan „lemásolható” példával utat mutatnak.

Web tipp: A webről ingyenesen letölthető több időzítő szoftver (pl. az XNote Timer), amelyeket beállítva visszaszámlálást tudunk beállítani a megbeszélés kezdetéig, és a program a késés mértékét is pontosan méri (pl. – 03:24). Vannak olyan cégek, ahol előre megegyezés alapján a megbeszélésekről késők egy adott összeget (pl. 20-100 forint) kell bedobniuk egy perselybe percenként, és az összegyűlt pénzből csapat-„összekovácsoló” vacsorát vagy „bulit” szerveznek.

4. Mindenki „egyenlő”

Sokan azt gondolják, hogy a meetingen „mindenki egyenlő”. Mindenki egyformán vesz részt a közös munkában, teljes a „demokrácia”. Ezzel azonban a legtöbbször elcsúszik a megbeszélés, nem tudnak minden kérdést végigbeszélni.

Mi (vagy ki) a megoldás? Időfelelőst kell kinevezni/választani a legelején, aki lehet akár a megbeszélés szervezője is, vagy egy vezető, de akár egy semleges kolléga is. Az Időfelelős vagy Jegyzőkönyv-vezető (angolul „Timekeeper” vagy "Minutes-keeper" – itt a Minutes a jegyzőkönyvet jelenti) az Agenda/Napirend betartásáért felelős résztvevő, az ő feladata, hogy egyik szemét mindig az órán „tartsa”, és amikor lejár az adott napirendi/agenda pontra felhasználható idő, akkor jelezzen. Tehát ha 1 órás a meeting és 3 agenda pont van, kb. 20-20 perc van minden pontra, így az időfelelősnek 18 percnél jeleznie kell, hogy „jussunk konklúzióra, zárjuk le az agenda pontot”, mivel ugornunk kell a következőre (persze ha hamarabb végzünk a legutolsó ponttal, még visszatérhetünk korábbiakra). Így nem csúszunk ki az időből, ami a megbeszélések egyik leggyakoribb hibája.

5. Nem használunk „Parkoló”-t

Az Időfelelős legnagyobb „ellensége” a részletekbe merülés, amikor feltesznek kérdéseket ill. elindul egy egyeztetés, ötletelés apró részleteken (pl. milyen típusú szerszámot rendeljünk, hány szék legyen stb.), ez mind időt vesz el a fő témák, a napirendi pontok elől.

Mi legyen a részletekkel? Az Időfelelős indítson egy külön "Parkoló" (angol munkanyelvű cégeknél: „Parking lot”) című listát, és miután udvariasan megállította ezeket a beszélgetéseket, ide jegyezze fel az operatív részleteket, amelyek fontosak, de majd egy későbbi megbeszélésen (vagy épp 2-3 ember között, e-mailen vagy telefonon) lesznek egyeztetve. Ne vegyük el pl. 10 ember idejét olyan dolgokkal, amelyeket később 2-3 kolléga meg tud beszélni. Menjünk tovább az agenda szerint, tartsuk az abban előírt időtartamokat.

6. Nincs akcióterv

A megbeszélés talán legfontosabb eleme az, hogy a megvitatott témák végén konkrét feladatokat, akciókat tőzzünk ki, és azokat ne csak elmondjuk szóban, vagy 1-2 résztvevő magának felírja (ahogy nagyon sok helyen történik), hanem beírjuk egy Akciótervbe (sokféle neve lehet: Intézkedési terv, Cselekvési terv, angolul: Action plan, illetve Megbeszélés-jegyzőkönyv, angolul: Meeting minutes).

Miért kell leírni? A feladatokat muszáj leírni, mert szóban elhangzott döntésekre nem lehet hivatkozni. Amit csak kimond valamelyik résztvevő, vagy magának felír, azt nem lehet számon kérni. Abban a pillanatban, hogy egy közös Akciótervbe beírjuk a feladatokat, tehát „nyoma” lesz, hirtelen mindenki „átgondolja”, mennyi munkával is jár a feladat neki illetve osztályának, és máris elindul az „alkudozás”, ki mekkora részt vállaljon a feladatból stb., és végül létrejön a közös megállapodás.

Mit csináljon az Időfelelős? Az Időfelelős tehát minden agenda pontnál az adott idő lejártakor úgy ösztönzi a kollégákat a pont lezárására, hogy közösen állapodjanak meg akciókban, amelyeket az Időfelelős / Jegyzőkönyv-vezető (persze lehet a két szerepre más-más személyt is kijelölni) beír az Akciótervbe. Az Akciótervet vezethetjük füzetben, flip-chart táblán, vagy projektorral kivetítve egy külön fájlban is.

A „Háromlábú szék” effektus: Az Akcióterv olyan, mint egy 3-lábú szék: ha valamelyik lába hiányzik vagy meglazul, felborul a szék, és „leesünk” róla. A három „láb” a következő:
- Egy Határidő: Mindig adjunk egy jól meghatározott időpontot, dátumot a feladat befejezésére, hogy mindenki be tudja illeszteni a feladatot saját időbeosztásába. Halogatás ellen is ez az egyik legjobb módszer: Ha nem kaptunk határidőt, adjunk magunknak!
- Egy Felelős: Sose adjuk ki a feladatot egy „csoportnak” (pl. HR osztály, Péter és Anna), mert eloszlik a felelısség, mindig 1 személy legyen a felelős, a feladat „gazdája”.
- Egy Ellenőrzőpont: Ha a fenti 2 „láb” meg is van, nem elég, mert ha letelt a határidő, a felelősön számon is kell kérni a feladatot, különben „megszokja”, hogy nem lett számon kérve, és később már nem biztos, hogy határidőre teljesít. Ellenőrzőpontként az egyszerű rákérdezésnél („elkészültél a feladattal?”) sokkal hatékonyabb a konkrét végeredmény/output bekérése („kérlek küldd át a fájlt”, „amikor elküldöd mailben, kérlek tegyél rá másolatban/cc-ben”), illetve a rendszeres meeting vagy telefon/videó konferencia a „legvégső” ellenőrzőpont, akkorra mindenkinek „illik” készen lennie feladatával, hiszen többen közösen lesz ellenőrizve. Ha bármelyik „láb” hiányzik, a feladat nagy eséllyel nem, vagy késve lesz elvégezve.

Formátum: Az akcióterv, megbeszélés jegyzőkönyv általában MS Word, MS Excel vagy MS Project formátumban készül (ez hatékonyabb, mint a füzetbe vagy flipchart táblára írás, mert azt utána be kell gépelni fájlba), de egyre több cég webes felületen (belső intranet, Sharepoint, vagy külső web-es követő alkalmazás) követi a feladatok megvalósulását.

Hol érjük el? Lehetőleg ne e-mailben küldjük át az elkészült fájlt mindenkinek, mert így nehéz lesz lekövetni a módosításokat, inkább tegyük elérhetővé az Akcióterv fájlt az adott projekt résztvevőinek egy közös mappában (az informatikus kollégákkal leegyeztetve, hogy az adott mappához csak az illetékes kollégák férjenek hozzá és más nem).

Tipp a következő megbeszélésekre: A 2., és további meetingeken pedig már ezen az akcióterven tudunk végigfutni, ezt tudjuk módosítani, a feladatok státuszait frissíteni, feladatokat lezárni és újabbakat kitőzni. Ezzel a megbeszéléseknek már automatikusan adtunk egy Agendát, hiszen az Akcióterv már egyben Agenda is lesz, megadja a megbeszélés levezetésének irányát, célirányossá teszi azt, hiszen sorról sorra haladunk a feladatokon, és csak azokkal foglalkozunk, kevés teret hagyunk az egyéb „csevegıs témáknak” (idıjárás, aktuális hírek, TV-hírességek stb.). És ha egy 1 órás meetingen történetesen 42 perc alatt végeztünk az akcióterv soraival, akkor nem kell „kitöltenünk” a maradék idıt csevegéssel, hanem mehetünk vissza dolgozni, megspórolva 18 percet.

7. Rendszertelenek az időpontok

Mivel a meeting nemcsak ötletelésre (brainstorming), kreatív együtt gondolkodásra, egyeztetésre való, hanem „ellenőrzőpontként” is funkcionál, nem mindegy, hogy van-e benne rendszer, vagy nincs.

Előre beállított meeting ütemterv? Sok cégnél teljesen véletlenszerűen, ad hoc módon szervezik meg a megbeszélések többségét, amikor „gond van”, akkor „tűzoltásként” gyorsan összehívnak egy megbeszélést. A feladatok rendszeres ellenőrzésére azonban érdemes előre beállítanunk a naptárban akár egész negyedévre vagy évre rendszeres, ismétlődő megbeszéléseket, pl. külön osztályonként heti, havi megbeszéléseket, véges projektekre az időtartamtól függően akár napi vagy heti 2 meetinget számonkérés céljára. A stratégiai, hosszabb távú akciótervek ellenőrzésére negyedéves, féléves, éves meetingeknek érdemes a naptárba kerülnie.

Céges policy: Akár céges szabályzatban, policy-ban is lefektethetjük az éves megbeszélés ütemtervet (angolul: Annual Meeting Schedule), amely mindenki számára hozzáférhető, mindenki tudja, mikor, mely meetingre hivatalos, munkakörétől vagy projekt szerepeitől függően. A feladatok ilyen „kollektív” számonkérési rendszere elősegíti, hogy az egyes kollégák által elvégzett feladatok időben megtörténjenek, mire más osztályok feladatai „életbe lépnek”, tehát hogy időben meglegyenek a feladatok outputjai (végeredmények, elkészült fájlok, adatok) ahhoz, hogy más osztályok feladatainak inputjaivá (kiinduló, bemeneti adatok, amiből dolgozni tudunk) váljanak.

Jobbágy Szabolcs cégvezető, képzési tanácsadó, vezető tréner
HR Training Solutions