Home office és beléptetés online - így zajlanak a hétköznapok járvány idején a Roche Szolgáltató Kft-nél

A Roche Services & Solutions Operations EMEA 900 fős magyarországi szervezetében minden évben zajlik egy krízisszituációt imitáló teszt, amely az üzletfolytonossági tervezés része. Általában komplex, a mindennapok során előforduló helyzeteket szimulálnak, tűzesetet, csőtörést stb., amelyek következtében személyi sérülés vagy épület megrongálódás fordulhat elő, és a dolgozók nem mehetnek az irodába egy-két napig. Baksay Gergely részletesen elmondta, hogyan zajlik egy ilyen szimuláció.

Először az ügyvezető igazgató az ilyen események monitorozásával és kezelésével foglalkozó osztály vezetőjétől kap tájékoztatást a vészhelyzetről, innentől elindul az előre meghatározott kommunikációs lánc, amelyben mindenkinek megvan a feladata, hogy ki, kit, milyen módon értesít. Hogyan érik el a munkavállalókat, milyen instrukciókat adnak a bizonytalanság minél gyorsabb csökkentése érdekében. A tesztek során figyelik, hogy megfelelően jut-e el az üzenet az összes érintetthez.

A következő lépés a gyors helyzetfelmérés, mindenki épségben van-e (ha például tűz van), vannak-e anyagi károk. Illetve hogyan állnak rendelkezésre a munka folytatásához szükséges eszközök. Mint a kommunikációs vezető elmondta, mindenkinek van laptopja, amit azonban csak a kritikus folyamatokkal foglalkozó kollégáknak kötelező hazavinni, így fontos felmérni, hogy szükség van-e eszközök átcsoportosítására ahhoz, hogy azok a folyamatok, amelyek kritikusak a működés szempontjából minél hamarabb újraindulhassanak vagy működőképesek maradjanak. A helyzetfelmérés része megállapítani, hogy mi az a minimum létszám és eszközigény, amire a kritikus folyamatok elvégzéséhez szükség van. A következő lépés a kommunikáció azokkal a Roche irodákkal, amelyeket a szolgáltató központ támogat, hogy a helyzet az ő működésükre milyen hatással van. Végül pedig, ha szükséges, a külső kommunikáció következik.

Home office teszt élesben

A jelen járványügyi helyzetben március 13-án azt tesztelte a cég élesben, egy valódi munkanapon, hogyan zajlik egy teljes körű home office, mennyire hatékony, milyen arányban teljesülnek az elvárt célok. Az éles teszt Baksay Gergely szerint azt igazolta, hogy a működés home office-ban is megvalósítható, aminek következtében úgy döntöttek, hogy az SSC minden munkavállalója maradjon otthon a következő héttől. Ez alól nagyjából 8-10 ember kivétel, akik be-be járnak, megfelelő egészségügyi védekezés (maszk, gumikesztyű) mellett, és például informatikai támogatást nyújtanak az összes többi kollégának.

A kommunikáció egy ilyen helyzetben kulcsfontoságú, hiszen minél bizonytalanabb egy szituáció, annál több és konkrétabb információt kell eljuttatni a munkavállalókhoz. Eleinte naponta, majd kétnaponta tájékoztatták a kollégákat az aktuális járványügyi helyzetről, és ennek fényében a cég működéséről, az elvárásokról a dolgozók felé. A menedzsment, az operatív területek vezetői minden nap krízismeetingeket tartanak az összehangolt kommunikáció és cselekvés érdekében.

Ezen kívül egy belső, közösségi médiafelületen az informális kapcsolódásra is lehetőséget biztosítanak a kollégáknak, ahol többek között tippeket, tapasztalatokat oszthatnak meg az otthoni munkavégzés kapcsán, akár a home office praktikus berendezéséről, a nap strukturálásáról, az egészségmegőrzésről. A dolgozók itt reagálhatnak egymásra, fényképeket, videókat oszthatnak meg. Mint Baksay Gergely jelezte, a pénzügyi osztály például először zárt hónapot otthonról, amit a vezetőik egy összevágott videóval köszöntek meg a kollégáknak.

A vezetők rendszeresen tartanak egymás közt és a csapatukkal is videokonferenciákat, de e-mail csoportok és belső hírlevél is segíti a belső kommunikációt. A sokféle csatorna kreatív felhasználása hasznos, ha már a kollégák nem tudnak személyesen találkozni egymással.

Az employer branding és kommunikációs igazgató arra is felhívta a figyelmet, hogy a rugalmaság és a home office eddig is része volt a cég életének, és most is igyekeznek az egyéni szituációkhoz alkalmazkodni a munkavégzés terén (pl.: otthon lévő gyerekek). Ugyanakkor az otthoni munkavégzésre eddig sem vonatkozott nagyon kötött szabályozás, hanem a vezetővel egyeztetve, személyre szabottan működött, reális határokon belül. Ezért úgy vélte, hogy hosszú távon ebből a szempontból nem lesz a vállalatnál jelentős változás, visszarendeződnek majd a normál irodai munkavégzésre. A személyes találkozás igénye nyilván személyiségfüggő is, de kollégáik egy része már azt jelezte vissza, hogy hiányolják az interakciót, kapcsolódást a többiekkel.

Onboarding online

A Roche Szolgáltató Kft. és az anyacég, a svájci Roche is olyan területen, iparágakban működnek, ahol a járvány miatt szerencsére nincs szükség leépítésre, sőt a szolgáltató központ nyitott pozícióira továbbra is zajlik a toborzás, és az új kollégák beléptetése is. Mindez azonban a helyzetnek megfelelően, szükségszerűen online történik. Az interjúkat videokonferenciában folytatják, az új belépőknek futár viszi ki az eszközeiket és a tréning is online zajlik, ami Baksay Gergely szerint mindenki számára szokatlan, azonban izgalmas feladat. Mint mondta megfigyelhető, hogy a kreativitást mennyire inspirálják ezek a megoldandó helyzetek.