Szerző: Barna Eszter
Megjelent: 8 hónapja

Home office és beléptetés online - így zajlanak a hétköznapok járvány idején a Roche Szolgáltató Kft-nél

Tudatos felkészülés krízishelyzetekre, home office teszt élesben a teljeskörű bevezetés előtt, online toborzás és onboarding a vészhelyzet alatt is. Mindezekről a folyamatokról és gyakorlati megvalósításukról beszélt a Talentuno webinárján, majd a HR Portalnak bővebben, Baksay Gergely, a Roche Szolgáltató Kft. Employer Branding és Kommunikációs igazgatója.

A Roche Services & Solutions Operations EMEA 900 fős magyarországi szervezetében minden évben zajlik egy krízisszituációt imitáló teszt, amely az üzletfolytonossági tervezés része. Általában komplex, a mindennapok során előforduló helyzeteket szimulálnak, tűzesetet, csőtörést stb., amelyek következtében személyi sérülés vagy épület megrongálódás fordulhat elő, és a dolgozók nem mehetnek az irodába egy-két napig. Baksay Gergely részletesen elmondta, hogyan zajlik egy ilyen szimuláció.

Először az ügyvezető igazgató az ilyen események monitorozásával és kezelésével foglalkozó osztály vezetőjétől kap tájékoztatást a vészhelyzetről, innentől elindul az előre meghatározott kommunikációs lánc, amelyben mindenkinek megvan a feladata, hogy ki, kit, milyen módon értesít. Hogyan érik el a munkavállalókat, milyen instrukciókat adnak a bizonytalanság minél gyorsabb csökkentése érdekében. A tesztek során figyelik, hogy megfelelően jut-e el az üzenet az összes érintetthez.

A következő lépés a gyors helyzetfelmérés, mindenki épségben van-e (ha például tűz van), vannak-e anyagi károk. Illetve hogyan állnak rendelkezésre a munka folytatásához szükséges eszközök. Mint a kommunikációs vezető elmondta, mindenkinek van laptopja, amit azonban csak a kritikus folyamatokkal foglalkozó kollégáknak kötelező hazavinni, így fontos felmérni, hogy szükség van-e eszközök átcsoportosítására ahhoz, hogy azok a folyamatok, amelyek kritikusak a működés szempontjából minél hamarabb újraindulhassanak vagy működőképesek maradjanak. A helyzetfelmérés része megállapítani, hogy mi az a minimum létszám és eszközigény, amire a kritikus folyamatok elvégzéséhez szükség van. A következő lépés a kommunikáció azokkal a Roche irodákkal, amelyeket a szolgáltató központ támogat, hogy a helyzet az ő működésükre milyen hatással van. Végül pedig, ha szükséges, a külső kommunikáció következik.

Home office teszt élesben

A jelen járványügyi helyzetben március 13-án azt tesztelte a cég élesben, egy valódi munkanapon, hogyan zajlik egy teljes körű home office, mennyire hatékony, milyen arányban teljesülnek az elvárt célok. Az éles teszt Baksay Gergely szerint azt igazolta, hogy a működés home office-ban is megvalósítható, aminek következtében úgy döntöttek, hogy az SSC minden munkavállalója maradjon otthon a következő héttől. Ez alól nagyjából 8-10 ember kivétel, akik be-be járnak, megfelelő egészségügyi védekezés (maszk, gumikesztyű) mellett, és például informatikai támogatást nyújtanak az összes többi kollégának.

A kommunikáció egy ilyen helyzetben kulcsfontoságú, hiszen minél bizonytalanabb egy szituáció, annál több és konkrétabb információt kell eljuttatni a munkavállalókhoz. Eleinte naponta, majd kétnaponta tájékoztatták a kollégákat az aktuális járványügyi helyzetről, és ennek fényében a cég működéséről, az elvárásokról a dolgozók felé. A menedzsment, az operatív területek vezetői minden nap krízismeetingeket tartanak az összehangolt kommunikáció és cselekvés érdekében.

Ezen kívül egy belső, közösségi médiafelületen az informális kapcsolódásra is lehetőséget biztosítanak a kollégáknak, ahol többek között tippeket, tapasztalatokat oszthatnak meg az otthoni munkavégzés kapcsán, akár a home office praktikus berendezéséről, a nap strukturálásáról, az egészségmegőrzésről. A dolgozók itt reagálhatnak egymásra, fényképeket, videókat oszthatnak meg. Mint Baksay Gergely jelezte, a pénzügyi osztály például először zárt hónapot otthonról, amit a vezetőik egy összevágott videóval köszöntek meg a kollégáknak.

A vezetők rendszeresen tartanak egymás közt és a csapatukkal is videokonferenciákat, de e-mail csoportok és belső hírlevél is segíti a belső kommunikációt. A sokféle csatorna kreatív felhasználása hasznos, ha már a kollégák nem tudnak személyesen találkozni egymással.

Az employer branding és kommunikációs igazgató arra is felhívta a figyelmet, hogy a rugalmaság és a home office eddig is része volt a cég életének, és most is igyekeznek az egyéni szituációkhoz alkalmazkodni a munkavégzés terén (pl.: otthon lévő gyerekek). Ugyanakkor az otthoni munkavégzésre eddig sem vonatkozott nagyon kötött szabályozás, hanem a vezetővel egyeztetve, személyre szabottan működött, reális határokon belül. Ezért úgy vélte, hogy hosszú távon ebből a szempontból nem lesz a vállalatnál jelentős változás, visszarendeződnek majd a normál irodai munkavégzésre. A személyes találkozás igénye nyilván személyiségfüggő is, de kollégáik egy része már azt jelezte vissza, hogy hiányolják az interakciót, kapcsolódást a többiekkel.

Onboarding online

A Roche Szolgáltató Kft. és az anyacég, a svájci Roche is olyan területen, iparágakban működnek, ahol a járvány miatt szerencsére nincs szükség leépítésre, sőt a szolgáltató központ nyitott pozícióira továbbra is zajlik a toborzás, és az új kollégák beléptetése is. Mindez azonban a helyzetnek megfelelően, szükségszerűen online történik. Az interjúkat videokonferenciában folytatják, az új belépőknek futár viszi ki az eszközeiket és a tréning is online zajlik, ami Baksay Gergely szerint mindenki számára szokatlan, azonban izgalmas feladat. Mint mondta megfigyelhető, hogy a kreativitást mennyire inspirálják ezek a megoldandó helyzetek.
  • 2020.12.05 Teljesítménymenedzsment és motiváció A résztvevők megtanulják, beosztottjaik teljesítményére ható területek helyes menedzselését. Képessé válnak akár munkavégzés közben hatásos, rövid coaching beszélgetések levezetésére. Megismerik a teljesítmény menedzsment eszközrendszerét. Részletek Jegyek
  • 2020.12.10Vezetői képzés - Emberek vezetése modul (C) A vezetői képzés célja az elméleti és gyakorlati vezetői tudás és kompetenciák fejlesztése. A résztvevők a képzésen megismerik a csapat és szervezetépítés és a munkatársak fejlesztésének, vezetésének és értékelésének alapvető vezetői eszközeit. A képzés résztvevői elsajátítják azokat a gyakorlatban alkalmazható technikákat, amelyek segítségével javítható a munkatársak elkötelezettsége és teljesítménye. Részletek Jegyek
  • 2020.12.10Fókuszban a megélhetési juttatások! A koronavírus-járvány a vállalatoknál talán a HR-es szakembereknek adta a legtöbb megoldandó feladatot. Olyan nehézségekkel kellett szembenézniük, amelyek korábban elképzelhetetlenek voltak. Nem maradt ki a kihívások sorából a dolgozói juttatások témája sem: a tapasztalat azt mutatta, hogy a pandémiás időszak alatt a cégek jelentős része nem tudta kiadni a juttatásokat a korábban megszokottak szerint. Egy gyorsan változó, bizonytalan piaci és jogi környezet komoly rugalmasságot igényelt és igényel a mai napig a munkáltatók részéről. A cégek számára elengedhetetlenné vált, hogy újragondolják korábban alkalmazott, bevált megoldásaikat, és olyan rendszert hozzanak létre, amelyet – az igények igen dinamikus, folyamatos változása okán – a későbbiekben is viszonylag könnyen tudnak alakítani, módosítani. Részletek Jegyek
  • 2021.01.25HR Üzleti Vezető Mentoring és Workshop online program Inspirációt és támogatást nyújt HR vezetőknek és a jövő HR vezetőinek az üzleti vezetővé válásuk útján. Ajánlom minden olyan HR vezetőnek, aki szeretné a HR funkciót üzletközpontúbbá tenni, meghatározó hatással lenni üzletre, stratégiára, döntésekre, nagyobb bizalmat, hitelességet és befolyást szerezni a felsővezetésben. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Nyertesei lehetünk a COVID-válságnak - jön az újabb SSC boom?

Az üzleti szolgáltató központok (SSC/BSC) világában a koronavírus-helyzetben felértékelődhet a kelet-közép-európai régió, több nyugati anyacég... Teljes cikk

Felfutóban az irodai albérletek, nehéz helyzetben a co-working

A nagyobb bérleményt fenntartó vállalatok a járvány hatására átgondolják ingatlanhasználatukat, s akár 15-20 százaléknyi területre is beengednek... Teljes cikk

Bértámogatás vagy a munkaidőkeret kiterjesztése? Íme, az ágazati válaszok!

Az idegenforgalom és a kiskereskedelem bértámogatással, az ipar elsősorban a munkaidőkeret kiterjesztésével reagál a koronavírusra - áll a Process... Teljes cikk