Így vegyük fel a harcot a munkahelyi figyelemeltereléssel!

A New York Times nemrégiben megjelent cikke szerint a 10 legnagyobb amerikai vállalat közül nyolc figyeli alkalmazottait nyomkövető szoftverekkel. A The Washington Post szerint 2019 és 2022 között 65%-kal nőtt a kereslet a megfigyelőprogramok iránt. A távmunka térnyerése paranoiássá tette a vállalati vezetőket, akik úgy gondolják, hogy minden digitális mozdulatát figyelniük kell alkalmazottaiknak – írja a HBR.

A termelékenységi szoftverek gyakran rögzítenek felesleges mérőszámokat, például azt, hogy a dolgozók hány e-mailt küldenek, hány virtuális megbeszélésen vesznek részt, és mennyi időt töltenek a számítógép billentyűzetén gépelve. Nem követik a számítógéptől távol végzett feladatokat - például nem veszik figyelembe a gondolkodással, olvasással vagy papírra való írással töltött időt -, és nem mérik a teljesítményeket és az eredményeket. Még a termelékenységi szoftvereket gyártó vállalatok vezetői sem helyeslik az alkalmazásaiknak ezt a felhasználási módját.

"A termelékenység mérése az olyan tevékenységek alapján, mint az "elküldött üzenetek", rendkívül korlátozott képet ad arról, hogy egy személy milyen mértékben járul hozzá a cég munkájához" - mondta Brian Elliott, a Slack vezető alelnöke a The Washington Postnak. "Nemcsak önkényes, hanem általában kontraproduktív is". Ha az alkalmazottak tudják, hogy teljesítményüket a termelékenységi szoftverek szabályai szerint mérik, motiváltakká válnak arra, hogy az e-maileket és üzeneteket a tényleges munkájukkal szemben előnyben részesítsék. Bár a vezetőknek nincs beleszólásuk abba, hogy cégük alkalmazzon-e termelékenységi szoftvereket, megvizsgálhatják, hogy vezetési stílusuk hasonló üzenetet közvetít-e. Kérdezzük meg magunktól:

Elvárjuk-e, hogy szinte azonnal válaszoljanak az e-mailekre?

Rendszeres visszaigazolást kérünk, vagy "csak meg akartam győződni róla, hogy láttad a legutóbbi e-mailemet" e-maileket küldenek?

A saját időbeosztásunk szerint tervezzük az ellenőrzéseket, anélkül, hogy figyelembe vennénk az alkalmazottaink igényeit?

Tervezünk-e "ötletbörzéket" napirend nélkül?

Ha a fenti kérdések bármelyikére igen a válasz, akkor valószínűleg inkább elvonjuk a munkatársaink figyelmét, mintsem ösztönözzük a termelékenységüket.  A HBR cikke szerint a következő négy stratégia segíthet változtatni ezen.

Beszéljünk a figyelemelterelésről!

A munkahelyi figyelemeltereléssel kapcsolatos nagy probléma, hogy nem tudunk beszélni a problémáról. Hiába kérünk visszajelzést a dolgozóktól a legjelentősebb zavaró tényezőkről, nem fog működni, ha attól tartanak, hogy megtorlás jár érte, ha elmondják a tapasztalataikat. Ahhoz, hogy olyan kultúrát építsünk, amelyben a dolgozók a legjobban végzik a munkájukat, a vezetőknek elő kell segíteniük azt, amit a pszichológusok "pszichológiai biztonságnak" neveznek, vagyis azt a biztonságérzetet, amely abból fakad, hogy tudjuk, nem jár büntetés a problémák felvetéséért.  Ha a dolgozók biztonságban érzik magukat a munkahelyi problémáik megbeszélése közben, képesek lesznek megoldásokat találni rájuk. Valószínű, hogy ha a munkahelyén nem lehet beszélni a figyelemelterelésről, akkor más területeken is gondok vannak a cégnél.

Ütemezés-szinkronizálás

Sok vezető nem igazán tudja, mivel töltik munkaidejüket az alkalmazottak. Aztán amikor a vártnál hosszabb időt vesz igénybe egy feladat elvégzése, elgondolkodnak, hogy a dolgozóknak megvan-e a képességük, motivációjuk, hogy jól végezzék a munkájukat. Ám jó eséllyel nem ez a helyzet. Valószínűleg az alkalmazottak figyelmét az állandó megszakítások, az értelmetlen megbeszélések és az e-mailek véget nem érő áradata vonja el. Az időbeosztás-szinkronizálás segítségével jobb rálátást nyerhetünk, hogy mivel töltik az idejüket beosztottjaink, ami többféleképpen is megvalósítható.

Az egyik lehetőség, ha megkérjük a dolgozókat, hogy osszák meg időbeosztásos naptárukat, amiből kiderül például, hogy mikor szeretnek e-mailekre és üzenetekre válaszolni, mikor végeznek koncentrált munkát, vagy mikor állnak rendelkezésre a hívásokra és megbeszélésekre. Ezáltal rálátást nyerhetünk, hogy hogyan tervezik a napjukat, így elkerülhetjük a megszakításokat a koncentrált munkaidőben vagy a szabadidőben, vagy szükség esetén javasolhatjuk a prioritások átcsoportosítását. Megoszthatjuk saját naptárunkat is, hogy az alkalmazottak tudják, mikor zavarhatnak minket és mikor nem.

Egy másik ütemterv-szinkronizálási taktika, hogy beosztottjaink minden nap kijelölnek bizonyos „zavarásmentes” időszakokat - se üzenetek, se hívások, se e-mailek, se megbeszélések, se gyors személyes bejelentkezések. A beosztás-szinkronizálási taktika alkalmazásával jobb betekintést nyerhetünk arra, hogy mivel töltik idejüket a dolgozóink, anélkül, hogy mikromenedzselnénk őket.

Ne tartsunk napirend nélküli megbeszéléseket!

Gondoljuk végig, hány megbeszélésen vettünk részt az elmúlt héten. Tegyük fel magunknak a kérdést, hogy ezek közül mennyi volt időpocsékolás, és hány esetben lett volna elég egy e-mail is. Az emberek gyakran azért szerveznek megbeszélést, hogy ne egyedül kelljen fáradozniuk a probléma megoldásán. Az együttműködés hatékony problémamegoldó eszköz lehet, de az értekezleteket nem lenne szabad arra használniuk, hogy eltereljék a dolgozók figyelmét.

Mutassunk példát!

Az emberek a vezetőikhez fordulnak, hogy tudják, mit várnak el tőlük. Nem követelhetjük meg alkalmazottainktól, hogy zavartalanul dolgozzanak, ha mi is folyamatosan a telefonunkat nézegetjük a megbeszélések közepén, vagy éjfélkor e-maileket küldözgetünk. Mi is szánjunk időt a koncentrált munkára. Tudassuk munkatársainkkal, hogy mikor érünk rá, és ne zavarjunk másokat a koncentrált munka vagy a munkaidőn kívüli időszakok alatt.

Bár a vezetők azt gondolhatják, hogy az alkalmazottak figyelmét a Facebook vagy a TikTok tereli el a munkáról, azonban sokkal valószínűbb, hogy az a módszer, ahogy dolgozunk. A fenti stratégiák - a problémájának megvitatása, az időbeosztás-szinkronizálás, a felesleges, napirend nélküli megbeszélések visszaszorítása, és annak modellezése, hogy mit jelent az, ha valaki megzavarható - segíthetnek javítani az alkalmazottak jólétét és termelékenységét.

HBR

fotó: unsplash