Megkönnyítik a kiválasztást a testre szabott sablonok

Húsz éve foglalkozom munkatársak toborzásával, kiválasztásával, amiből egy dologra ebből feltétlenül büszke vagyok. Még 20 év után sem a rutin vezérel, hanem nyitottan és kíváncsian tekintek minden új interjúra, új emberre, és nem félek kísérletezni. Ez alatt a 20 év alatt annyi mindent kipróbáltam, sok mindent akár többször is, hogy már nem is emlékszem mindenre. Van azonban egy dolog, egy elv, amely folyamatosan visszatér, és hol egyetértek vele, hol ellene vagyok. Most úgy tűnik véglegesen eldőlt, hogy melyik irányt képviselem, melyik módszert tartom egyértelműen az eredményesebbnek. A strukturált interjúkról és az úgynevezett pontozásos értékelési rendszerről van szó, összességében azonban arról, hogy használjunk-e valamilyen standardizált rendszert, "szamárvezetőt" a munkaerő toborzás-kiválasztás során?

A nyár és a hőség ellenére nálam éppen most van csúcsszezon, valamiért így jött ki a lépés. A hőhullám kezdetekor olyan mennyiségű megrendelés futott be hozzánk, hogy mind szervezésileg, mind technológiailag át kellett gondolnom a dolgokat. A legfontosabb, hogy eddig nem igazán voltam híve a standardizált dolgoknak, mert igyekeztem minél jobban az adott ügyre szabni a módszereimet, de az utóbbi 2 hónapban olyan mennyiségű feladatot kellett megoldanom, hogy jó pár dolgot alapjaiban kellett átgondolnom.

A "lefagyás"

Akinek volt már annyi dolga, hogy hirtelen azt sem tudta, hogy éppen hova kapjon, majd végül lebénulva keresett inkább valamilyen pótcselekvést (kávé, cigaretta, passziánsz, Facebook, pletyka a munkatársakkal, stb.), az ismeri a jelenséget. Az emberi elme ugyanúgy le tud fagyni, mint a számítógép, és ez olyankor következik be:

amikor túl sok dolgot kell kézben tartani párhuzamosan, vagy

amikor 2 óra alatt 8 órányi munkát kellene elvégezni.

E jelenség kezelésére rengeteg módszer létezik, az időgazdálkodási tréningek másról sem szólnak, de azokban nincs tipp arra, hogyan végezzünk el egy felvételi interjút félig lefagyott elmével, amikor alig látunk ki a fejünkből, vagy amikor annyi ügyet kell vinnünk párhuzamosan, annyi emberrel kell beszélni, hogy 2 nap után még az önéletrajzából sem tudjuk megmondani, hogy ki is volt, milyen is volt.

E probléma megoldására kiváló eszköz bármilyen "szamárvezető" alkalmazása, de a legjobb egy az adott munkakörre előre kidolgozott interjú segédlet és értékelési rendszer. Az igazi áldásos hatásuk nemcsak akkor mutatkozik meg, amikor éppen nem vagyunk szellemileg topon, utána is sok pluszt nyújtanak, amikor "elvileg" nincs is rájuk szükség.

Ma már maximális mellszélességgel támogatom, hogy igazán minőségi munkát nem lehet bizonyos fokú standardizálás nélkül végezni, csak persze nem úgy, ahogy főleg a multiknál igyekeznek csinálni, hogy mindenre ugyanazt a sablont igyekeznek ráerőltetni, de nézzük is meg, mire gondolok konkrétan:

Strukturált interjú (kérdés lista)

20 év után is nagy híve vagyok a strukturált interjúnak, mert a beszélgetés közben kevesebbet kell gondolkodnom (hogy mit kérdezzek), így jobban oda tudok figyelni a pályázóra. Tény, hogy ha menet közben eszembe jut olyan kérdés, amely nincs a listán, akkor gond nélkül megkérdezem, mert a kérdés lista csak egy alaptámasz, nem pedig maga a teljes interjú.

Az is a specialitásom, hogy újabban nemcsak az adott munkakörhöz igazítom a strukturált interjú kérdéseit, hanem az egyes pályázókhoz is. Igen, tudom, hogy erre sokan felkiáltanak, hogy erre nekik aztán nincs idejük, most ráadásul nekem sem, mert annyi a munka, ehhez képest a gyakorlat azt igazolta vissza, hogy nagyon megéri megcsinálni, mert sokkal pontosabb képet kapok a pályázókról és a végén még időben is jobban jövök ki.

Pedig egyszerű a képlet. Amikor túl sok interjút kell rövid idő alatt megcsinálnom, akkor megfigyeltem, hogy csökken a koncentráló képességem, és az egy órás interjú végén egyre többször fordul elő, hogy nem tudom eldönteni a pályázóról, mi is legyen vele, vagy olyan kétségek maradnak vele kapcsolatban, amelyekre nem tudom a választ. Egy szóval, az interjú alatt nem tudok meg annyit a pályázóról, amennyi feltétlenül szükséges ahhoz, hogy nyugodt szívvel eldönthessem, mi legyen vele a továbbiakban. Ezután plusz interjúk, telefonhívások kellenek, ami akár hetekkel csúsztathatja el a kiválasztást.

Ha azonban egy kis plusz idő befektetésével előre felkészülök az interjúra, akkor az egy óra úgy kitágul, mint ejtőernyőzés közben a 30 másodperc szabadesés (ami akkor valóságos fél órának tűnik), és annyi mindent megtudok a pályázóról, mintha 1,5-2 órám lenne rá, és ritka, hogy komoly kétségek maradnak megválaszolatlanul az interjú után. Így viszont minél nagyobb a nyomás, annál fontosabb, hogy előre felkészüljek, mert így tudom a munkám a legrövidebb idő alatt elvégezni. Furcsa paradoxon, de nekem nagyon bevált.

Pontozásos rendszer

Na, ez az a dolog, aminek egészen 20 évig egyenesen az ellensége voltam. Úgy éreztem, hogy egy pontozásos rendszer nem eléggé kifinomult egy ember értékelésére, továbbá a végső döntést nem lehet, nem szabad meghozni kizárólag pontszámok alapján (pedig mennyien meghozzák).

Ez utóbbit még most is így gondolom, kizárólag teszteredmények, kizárólag pontszámok alapján nem szabad a végső döntést meghozni, viszont egy jól felállított értékelési rendszer kiváló segédeszköze és az objektivitás növelője a kiválasztásnak.
Én úgy csinálom, hogy mikor felmérem a munkakört, amelyet be kell tölteni, akkor igyekszem jól definiálni a főbb paramétereket (releváns szakmai tapasztalat, szakmai tudás, motiváltság, képességek, stb.), és az interjú végén pontosan e paraméterek tekintetében értékelem a pályázót százalékosan. Van aki 0-10-ig, nekem a "hány százalékos a pályázó ebben a kérdésben" módszerre áll jobban rá az agyam, és ennek köszönhetően sokkal jobban összehasonlíthatóvá válnak a pályázók.

Fontos momentum itt is, hogy minden egyes munkakörre külön értékelési szempontrendszert készítek, nem ugyanazt húzom rá egy kereskedelmi igazgatóra, amit egy pénzügyi ügyintézőre. Ez egy fontos különbség, mert főleg a multiknál nagyon szeretik mindenre ugyanazt a sablont ráerőltetni, és ezzel sokszor pont az ellentétes hatást érik el. Nálam két kereskedelmi igazgató keresésnek sem azonos az értékelési szempontrendszere, igaz nem gyökeresen eltérő, de van egy 20-30 százalék, ami viszont jelentős lehet a kiválasztás eredményét illetően.

Az is nagy előnye, hogy aki nem találkozott a pályázóval, ő is sokkal többet tud meg ez által, sőt ha az ügyféllel, szakmai vezetővel nem értünk egyet valamiben a pályázóval kapcsolatban, akkor az értékelési szempontok sokkal objektívebbé és kezelhetőbbé teszik a vitát.

Róka fogta csuka, avagy testre szabott sablonok?

Összegezve a leírtakat, mára valóságos hívőjévé váltam a különböző sablonoknak, de egy fontos különbséggel, minden toborzási projektre, sőt azon belül pályázóra, ha csak egy kicsit is, de testre szabom, így kiküszöbölve a sablonok hibáit, viszont megtartva a valódi előnyeit.

Kelkó Tamás