Szerző: Kis Eszter Megjelent: 3 éve

Mennyibe kerül a meeting, ha felesleges?

Néhol egészen döbbenetes számok látnak napvilágot az értekezletek, megbeszélések, meetingek háza tájáról. Az Egyesült Államokban napi 11 millió meetinget tartanak, melyeknek a harmada értelmetlen, így 37 milliárd dollár veszteséget termelnek, pedig elvileg ezeknek az értekezletek éppen a hatékony kommunikációt kellene szolgálniuk. Utánajártunk, hol vannak azok a hibák, amelyektől egy meeting önmagáért való lesz, és a dolgok nem lépnek tőle előre.

Gyors, persze nem reprezentatív közvéleménykutatást tartottam ismeretségi körömben a témában, olyan munkavállalók között, akiknek gyakran van szerencséjük részt venni meetingeken, hogy ők hogyan látják a kérdést. Itt még a harmadnál is nagyobb arány jött ki arra, hogy a megbeszélések mekkora része felesleges, akár 50-60 százalék. Hasonló arányokról a HR Portálon is írtunk már korábban.

Sok esetben az volt az érzés, hogy a dolgok jelentős részét telefonon vagy emailben is meg lehetne beszélni lényegre törőbben és hatékonyabban. Különösen, ha működik a szokásos üzletmenet. Egy nemrég elvégzett felmérés szerint az irodai dolgozók havi három munkanapot töltenek vállalati meetingeken, ahol egy mondjuk 5 fős döntéshozatal átlagosan további 65 emailt generál.

Amikor egy nagyobb témát, negyedéves "állapotfelmérést" kell tartani, hogy egy projekt éppen hol áll, vagy a személyes kapcsolatokon van a hangsúly, vagyis üzleti találkozóról van szó, ahol a személyes jelenlét a döntésre is hatással lehet, az más megítélés alá esik: ott sokkal inkább van jelentősége a megbeszélésnek a munkavállalók szerint.

Kevesebb meeting, kevesebb stressz

Nem egy szervezeti pszichológiával foglalkozó szakember foglalkozott már a kérdéssel, így vannak ötletek arra, hogy mi az oka annak, hogy sokan irtóznak a meetingektől. Az egyik rögtön a mennyiség. Ha a kutatások szerint az értekezletek harmada nem produktív, akkor érdemes belőlük kevesebbet tartani.

Az, hogy valaki hangos egy meetingen még nem jelenti azt, hogy az ő véleménye a legrelevánsabb, mégis sokan ezt gondolják, így nem is biztos, hogy a megfelelő információk jutnak el valójában a résztvevőkhöz.

A stressz a nemekre is különbözőképpen hat, míg a nők ilyen helyzetekben egyetértésre és együttműködésre törekszenek általában, addig a férfiak inkább konkurálnak és "harcolnak", így gyakran kevésbé jól teljesítenek.

Nem az időhöz, hanem feladatokhoz kellene kötni a meetinget, vagyis, ha 10 perc alatt meg lehet beszélni a dolgokat, akkor azt nem kell egy óráig húzni, mert az volt betervezve a határidőnaplóba vagy az online rendszerezőbe. Erre van, ahol az a módszer, hogy a meetinget állva tartják, így sokkal hatékonyabban haladnak, nem telik felesleges "fecsegéssel" az idő. Hiszen ha az elmúlt hétvége programja is része az értekezletnek, az ugyan lehet, hogy személyesebbé teszi elvileg a megbeszélést, ugyanakkor sokak számára azt az érzést keltheti, hogy csak az idejét rabolják, ami éppen az effektív munkavégzésből megy el.

A késések miatt gyakran eleve késve kezdődik az értekezlet, ez is csökkenti a hatékonyságot, illetve újra azt a kérdést veti fel, hogy mennyire is tiszteljük egymás idejét. A meetingen egyben viselkedni kell, uralkodni az érzelmeken, arckifejezésen, ami szintén felemészti az energiákat. Ez pedig elvonja a figyelmet a valós munkavégzésről.

Az Amazon vezérigazgatója, Jeff Bezos szerint nem szabad több embert hívni egy megbeszélésre, mint amennyinek két pizza elegendő, ugyanis a túl sok résztvevő, aki esetleg nincs is benne az adott témában kellő mélységben, szintén elterelheti a beszélgetést a megfelelő irányból. Illetve a túl nagy csapatban, túl sok bába között elveszhet a gyerek. Ha nincsenek egyértelműen kiosztva a feladatok és a felelősségek, akkor mindenki úgy gondolhatja, a másik majd elvégzi, míg végül senki sem érzi magáénak, ami megint csak a hatékonyságra van negatív hatással.

Ha már a pizzánál tartunk, hacsak nem eszik mindenki, akkor nem illik étkezni a megbeszélésen, mert eltereli a figyelmet és illetlen is a többiekkel szemben. Ugyanilyen illetlen a mobiltelefonnal foglalatoskodni: ez tiszteletlenség a többiekkel és a feladattal szemben, hiszen akkor az, ami a telefonon van, fontosabb, mint amiről a megbeszélés szól. Legjobb nem is elővenni a telefont, mert az értesítések is megzavarhatják a meeting menetét, így inkább menjen ki pár percre a szobából, ha halaszthatatlan hívást kell fogadnia.

Ha a meeting unalomba, telefonpiszkálásba fullad, akkor azt aligha lehet hatékonynak nevezni, hiszen a jelenlévők nem koncentrálnak a valós kérdésekre.
Follow hrportal_hu on Twitter

Egyedül és együtt - egy színpadon a bőrfejű, a babakutató és a bevándorlási ügyvéd

TED videóból már vagy százat láttam. Barátok, ismerősök osztották meg saját oldalaikon, vagy küldték át nekem valamilyen érdekes témát feldolgozó, motiváló videók linkjeit. Viszont soha nem jártam még TEDx konferencián, egészen a közelmúltig. Ekkor ugyanis a MÜPA-ban elvesztettem TED-szüzességemet.tovább..

További cikkek
Új vezető a Budapest Bank mikrovállalati üzletágának élén

Május 1-jétől Dancsné Engler Bernadett vezeti a Budapest Bank mikrovállalati üzletágát, amely a 200 millió forint alatti éves árbevétellel... Teljes cikk

Több ezer fuvarozói állás kerülhet veszélybe

Május 25-től kezdve bírsággal sújtják a gépjárművezetőt és az őt alkalmazó céget, ha a heti 45 órás pihenőidőt nem kereskedelmi... Teljes cikk

Meghosszabbodik a diplomás gyed, nő a családi adókedvezmény

Új családtámogatási kedvezményeket jelentett be Orbán Viktor miniszterelnök, a Családok Budapesti Világtalálkozójának megnyitóján. Teljes cikk

Nem vállalta el a munkát, azért nem volt a robbantás közelében

Egy magyar férfi is a Manchester Arenában dolgozott volna, az Ariana Grande koncert rendezvényének kiszolgáló személyzetében, de végül úgy döntött... Teljes cikk

700 robot segíti a győri Audi gyárában a munkát

Az új járműmodellek gyártásában robotok is részt vesznek, amely a szakemberek kiképzésével együtt komoly beruházást igényelt az autóipari cég részéről. Teljes cikk