Mennyibe kerül a meeting, ha felesleges?

Gyors, persze nem reprezentatív közvéleménykutatást tartottam ismeretségi körömben a témában, olyan munkavállalók között, akiknek gyakran van szerencséjük részt venni meetingeken, hogy ők hogyan látják a kérdést. Itt még a harmadnál is nagyobb arány jött ki arra, hogy a megbeszélések mekkora része felesleges, akár 50-60 százalék. Hasonló arányokról a HR Portálon is írtunk már korábban.

Sok esetben az volt az érzés, hogy a dolgok jelentős részét telefonon vagy emailben is meg lehetne beszélni lényegre törőbben és hatékonyabban. Különösen, ha működik a szokásos üzletmenet. Egy nemrég elvégzett felmérés szerint az irodai dolgozók havi három munkanapot töltenek vállalati meetingeken, ahol egy mondjuk 5 fős döntéshozatal átlagosan további 65 emailt generál.

Amikor egy nagyobb témát, negyedéves "állapotfelmérést" kell tartani, hogy egy projekt éppen hol áll, vagy a személyes kapcsolatokon van a hangsúly, vagyis üzleti találkozóról van szó, ahol a személyes jelenlét a döntésre is hatással lehet, az más megítélés alá esik: ott sokkal inkább van jelentősége a megbeszélésnek a munkavállalók szerint.

Kevesebb meeting, kevesebb stressz

Nem egy szervezeti pszichológiával foglalkozó szakember foglalkozott már a kérdéssel, így vannak ötletek arra, hogy mi az oka annak, hogy sokan irtóznak a meetingektől. Az egyik rögtön a mennyiség. Ha a kutatások szerint az értekezletek harmada nem produktív, akkor érdemes belőlük kevesebbet tartani.

Az, hogy valaki hangos egy meetingen még nem jelenti azt, hogy az ő véleménye a legrelevánsabb, mégis sokan ezt gondolják, így nem is biztos, hogy a megfelelő információk jutnak el valójában a résztvevőkhöz.

A stressz a nemekre is különbözőképpen hat, míg a nők ilyen helyzetekben egyetértésre és együttműködésre törekszenek általában, addig a férfiak inkább konkurálnak és "harcolnak", így gyakran kevésbé jól teljesítenek.

Nem az időhöz, hanem feladatokhoz kellene kötni a meetinget, vagyis, ha 10 perc alatt meg lehet beszélni a dolgokat, akkor azt nem kell egy óráig húzni, mert az volt betervezve a határidőnaplóba vagy az online rendszerezőbe. Erre van, ahol az a módszer, hogy a meetinget állva tartják, így sokkal hatékonyabban haladnak, nem telik felesleges "fecsegéssel" az idő. Hiszen ha az elmúlt hétvége programja is része az értekezletnek, az ugyan lehet, hogy személyesebbé teszi elvileg a megbeszélést, ugyanakkor sokak számára azt az érzést keltheti, hogy csak az idejét rabolják, ami éppen az effektív munkavégzésből megy el.

A késések miatt gyakran eleve késve kezdődik az értekezlet, ez is csökkenti a hatékonyságot, illetve újra azt a kérdést veti fel, hogy mennyire is tiszteljük egymás idejét. A meetingen egyben viselkedni kell, uralkodni az érzelmeken, arckifejezésen, ami szintén felemészti az energiákat. Ez pedig elvonja a figyelmet a valós munkavégzésről.

Az Amazon vezérigazgatója, Jeff Bezos szerint nem szabad több embert hívni egy megbeszélésre, mint amennyinek két pizza elegendő, ugyanis a túl sok résztvevő, aki esetleg nincs is benne az adott témában kellő mélységben, szintén elterelheti a beszélgetést a megfelelő irányból. Illetve a túl nagy csapatban, túl sok bába között elveszhet a gyerek. Ha nincsenek egyértelműen kiosztva a feladatok és a felelősségek, akkor mindenki úgy gondolhatja, a másik majd elvégzi, míg végül senki sem érzi magáénak, ami megint csak a hatékonyságra van negatív hatással.

Ha már a pizzánál tartunk, hacsak nem eszik mindenki, akkor nem illik étkezni a megbeszélésen, mert eltereli a figyelmet és illetlen is a többiekkel szemben. Ugyanilyen illetlen a mobiltelefonnal foglalatoskodni: ez tiszteletlenség a többiekkel és a feladattal szemben, hiszen akkor az, ami a telefonon van, fontosabb, mint amiről a megbeszélés szól. Legjobb nem is elővenni a telefont, mert az értesítések is megzavarhatják a meeting menetét, így inkább menjen ki pár percre a szobából, ha halaszthatatlan hívást kell fogadnia.

Ha a meeting unalomba, telefonpiszkálásba fullad, akkor azt aligha lehet hatékonynak nevezni, hiszen a jelenlévők nem koncentrálnak a valós kérdésekre.