Sok a kulcsembere? Vigyázzon, mert bajba kerül!

Önnél is kudarcba fulladt a kulcsemberek megtartása és a tehetségek fejlesztése, pedig soha nem volt még ennyire a fontos a kérdés? Megnyugtatjuk: nincs egyedül, sokan szembesülnek megoldhatatlannak tűnő problémával tehetségmenedzsment és kulcsember programjaik során. A befektetett erőforrásaik az esetek jelentős részében nem térültek meg.

Törvényszerű ez, vagy működhet másként is?
A válaszunk: IGEN, MŰKÖDHET!
A megoldás egy jól felépített, egységes, de komplex program, amely óriási értéket teremt.

Az alap, a menedzsment hozzáállása. HR vezetők szerint is a legfőbb akadály a vezetői érdektelenség és eltérő szemlélet. Valóban, minden a felső és közép vezetői példamutatáson múlik. Tudjuk, komoly idő és energia, de már rövid távon extra eredményeket hoz.

Mielőtt összetévesztenénk: a tehetség és a kulcsember két teljesen különböző kategória. Kinevelésükhöz külön célokkal ellátott programok szükségesek. Ezek működhetnek egymással párhuzamosan is, de ha a két csoportot egy kalap alá vesszük, az biztos kudarc.

Kulcsember az, aki speciális és nélkülözhetetlen tudással és tapasztalattal rendelkezik, pótlása nehéz, drága és időigényes. Elsődleges feladat, a kulcsemberek megtartása, illetve a helyükbe lépő utódok kinevelése. Ha a definícióból indulunk ki, kijelenthetjük: minden vállalat függ a kulcsembereitől. Minél több a kulcsember, annál kiszolgáltatottabb a szervezet. a cél tehát, hogy ne legyen egyetlen kulcsember sem, azaz olyan munkatárs, akinek a távozása komoly problémát jelent. A sikeres vállalatoknál kiváló képességű és teljesítményű, de nem pótolhatatlan munkatársak dolgoznak!

És ki a tehetség? Teljesítménye átlag feletti, motivált és jelentős fejlődési potenciállal rendelkezik. A cél fejlődésük, kibontakozásuk elősegítése és persze megtartásuk is. Egy tehetségmenedzsment program akkor sikeres, ha nemcsak a vezetői, hanem a szakmai karrier utat is kiépíti. Íme a tehetségek elvesztésének legjobb receptje: ne mondjuk el őszintén a lehetőségeket és az elvárásokat, ne biztosítsunk időben előrelépést. Akadnak persze olyanok is, akiknek a vezetői készsége nem az elvárt szinten fejlődött, de teljesítményük továbbra is kimagasló. Esetükben, a szakmai karrier lehet a megoldás.

A Kulcsember és a Tehetség-programokhoz is a HR rendszerek (együtt)működése szükséges. Kötelező elemek: teljesítménymenedzsment rendszer, karrier-menedzsment rendszer vagy utódlási program és egy átfogó fejlesztési folyamat. Kiegészítő elemek: beillesztési és mentor programok, munkaköri rotáció.

A meglévő rendszereket kell áttekinteni és finomítani, mert változtatás nélkül ritkán alkalmasak a szükséges támogatásra. Mindezt külső szakértőkkel vihetjük leginkább sikerre, hiszen ők elfogulatlanul, más vállalatoknál szerzett tapasztalatukkal képesek átfogóan elemezni a helyzetet, és rámutatni a fejlesztési irányokra. Sokat segíthetnek a program belső elfogadtatásában, sőt az egyes alkotóelemek kidolgozásában is.

A program, miután elindul, folyamatos felügyeletet és mérést igényel. Ennek alapját a megbízó világosan megfogalmazott céljai és elvárásai jelentik.

"Azért indítottuk el a Develorral a programunkat, mert biztosítani kellett a magas szintű működést egy olyan környezetben, ahol a legjobb munkatársak megtartása óriási kihívás. Hiszem, hogy nem lett volna ilyen sikeres a program, ha nem fogalmazzuk meg a tanácsadók felé egyértelműen elvárásainkat. Már az elején tudtuk, hogy milyen KPI-okat (Key Performance Indicator) figyelünk, és milyen értékeket várunk el. Az eredmények már négy hónap után mérhetőek és jobbak is, mint gondoltuk" - fogalmazott Katus István, az Alcoa Shared Service Center igazgatója.

A Kulcsember és Tehetségmenedzsment nyolc aranyszabálya

1. Csak akkor vágj bele, ha a felső vezetés elkötelezett, és hajlandó is tenni érte!

Nem elég a szavak szintjén a program mellé állni, a menedzsmentnek saját példájával kell élen járni. Ki kell venni a részüket a program kommunikációjából, és a működtetést sem ússzák meg. A teljes program alatt biztosítani kell valamennyi középvezető aktív támogatását is.

2. A tehetségmenedzsment programnak a vállalati stratégiát kell támogatniuk!

Tízből kilenc tehetségmenedzsment program köszönőviszonyban sincs a vállalati stratégiával: "egyszerűen" csak fejleszteni és megtartani akarja a tehetségeket. A stratégia figyelembevétele nélkül még az sem biztos, hogy ki a tehetség, nemhogy az, hogy melyek a fejlesztés irányai. Más munkatársak és kompetenciák szükségesek egy dinamikus növekedést megcélzó, illetve egy hatékonyságot a középpontba állító stratégia esetén. Tanuljunk mások kárából és ne kövessük el azt a hibát, hogy nem illesztjük a rendszert a stratégiához!

3. Megfelelő és objektív szempontrendszer szerint szelektálj!

A programok résztvevőit objektív és átlátható szempontok szerint kell kiválasztani. Az sem mindegy, hogy a vezető, vagy egy belső csoport jelöli ki őket, esetleg külső szakértő bevonásával kerülnek kiválasztásra. Az átgondolatlan szempontrendszer, rossz szelekció demotivációt okoz minden érintettnek, és már a program kezdetén garantálja a sikertelenséget.

4. A lehetőségek és az elvárások legyenek összhangban!

A kiválasztottság érzése az önértékelés és önbizalom növekedésével jár. Ennek eredményeként a tehetségek elvárásai jelentősen megnőnek a céggel szemben. Ez azonban gyors csalódással járhat, ahonnan már csak egy kis lépés a legjobbak elveszítése. Hogyan lehet ezt megelőzni? Leginkább a lehetőségek illetve az elvárások és kötelezettségek őszinte, egyértelmű tisztázásával. Ez egyensúlyt teremt a fejekben, és a földön (no meg a vállalatnál) tartja a jövőnket jelentő munkatársakat.

5. Tudatosan és folyamatosan kommunikálj a program előtt és alatt is!

Fontos tudni, kinek és mit kell, és mit lehet kommunikálni! Ráadásul, különböző üzenetek vonatkoznak a teljes szervezetre és a kiválasztott körre. A program teljes egészét végig kísérő tervezett és fegyelmezett kommunikáció sok problémától óv meg. Ennek hiánya azonban előrevetíti a belső feszültségek felszínre törését, amely biztos kudarchoz vezet.

6. Kell a külső szem és a szakértői támogatás!

Az objektivitás segít elfogadtatni a programot a bekerülők és a kimaradók számára egyaránt. Ezt csak belső szakértőkre támaszkodva nehéz lenne végrehajtani, hiszen a magunk által felépített vagy működtetett rendszereket lehetetlen elfogulatlanul vizsgálni. Egy független külső szemlélő képes a kapcsolódó HR rendszereket célirányosan áttekinteni, auditálni. Ez az egyik legfontosabb kezdő lépés ahhoz, hogy lássuk, milyen a szervezet felkészültsége és hol szükséges beavatkozni. A belső meggyőzés is könnyebben megy azoknak, akik nem érintettek és érdekeltek. Egy külső szakértő a feltárt javítandó területeket, és szükséges intézkedéseket tartja szem előtt, megalkuvás nélkül.

7. Vizsgáld felül a programot rendszeresen, és módosíts azonnal, ha szükséges!

A legtöbb kezdeményezés azon bukik el, hogy nem megfelelő az előkészítés és nincs folyamatos kontrolling. A figyelmeztető jelek mindig láthatóak. Időben lépve, még közbe lehet avatkozni, ha az ellenőrzési folyamat tervezett és van felelőse is.

8. Határozz meg egyértelmű mérőszámokat és használd is őket!

Csak egyetlen esetben lehetünk biztosak abban, hogy jól haladnak a dolgaink: ha az előre definiált mérőszámaink alapján, meghatározott időközönként értékeljük a programot. Ilyen KPI lehet a kulcsemberek fluktuációs rátája, vagy az előléptetettek között a tehetségek aránya, de akár az érintettek éves kompetencia-értékelése is. Ha a mutatók nem a kívántak szerint alakulnak, azonnal cselekedjünk. Vizsgáljuk meg, mi lehet az ok, és mi lehet, a megoldás a problémára.

Rosszul felépíteni egy programot legalább akkora felelősség és hiba, mint nem is foglalkozni a legfontosabb munkatársakkal. Minden erőforrás, amit a programra fordítunk, - akár munkaóra, akár forint -, a vállalat jövőjébe való befektetés, de a megtérülést csak akkor várhatjuk el, ha minden részletében a tökéletesre törekszünk.

Mi biztosan állítjuk: megéri!

Dr. Baranyai Attila tudásmenedzsment igazgató, tanácsadó, Polyecskó Tibor senior HR tanácsadó
Develor Zrt.