A 10 leggyakoribb hiba globális áttelepülés során

1. hiba: Relocation partner megválasztása - végzetes hiba lehet egy olyan megbízhatatlan partnerrel dolgozni, aki nem tud azonosulni a vállalat kultúrájával, értékeivel és így a legkevésbé sem tudja megfelelően képviselni ügyfelét a hivatalok, vagy az áttelepülés során felmerülő beszállítók előtt.

Megoldás: A kiválasztott cég legyen megbízható, gyors, vállaljon garanciát és rendelkezzen jó referenciákkal.

2. hiba: Folyamatok: a relocation szabályzatról már sokat beszéltem, de az önmagában nem elegendő. Sok helyen a folyamatok szabályozva vannak ugyan, de nem a cég működését segítik elő, hanem inkább annak útjában állnak.

Megoldás: Hatékony relokációs szabályzat összeállítása, akár külsős szakember bevonásával.

3. hiba: Idő alapú elszámolás: van néhány olyan feladat, például munkaügyi eljárások, különböző engedélyek ügyintézése, ahol az óradíjas elszámolás egyszerűen nem fair. Egyrészt azért, mert az ügyintézési időt előre nem lehet korrektül meghatározni, másrészt pedig azért, mert az ügyintézés ideje az adott hivataloktól és az ügy sajátosságaitól függ.

Megoldás: az ilyen eljárásoknál, ahol nem lehet előre megbecsülni a várható munkaidőt, érdemes fix árat meghatározni.

4. hiba: Nem megfelelő dokumentáció - vállalaton belül felmerülő probléma, hogy a külföldiekkel kapcsolatos dokumentumok nincsenek rendszerezve. Ennek oka lehet a kapacitás hiánya vagy, hogy épp nincs felelőse a témának. Egy esetleges munkaügyi ellenőrzéskor azonban a téma aktuális felelőse nagyon kellemetlen szituációban találhatja magát.

Megoldás: Cégen belüli dokumentálás, vagy, egy olyan profi relokációs céggel való együttműködés, aki nemcsak elintézi az ügyeket, de a másolatokat rendszerben tárolja és archiválja is.

5. hiba: Az áttelepülési folyamatok ismeretének hiánya - több olyan cég is van, akinél nagyon szépen megírt, kerek relokációs szabályzat van, csak éppen senki sem tud róla. Ebből fakadnak aztán a félreértések, a "rejtett expatok", a kivételek kiharcolása és az azzal járó extra költségek.

Megoldás: Ha már megvan a szabályzat és valóban hatékony, akkor azt be is kell vezetni. Kommunikálni, meghirdetni céges szinten, úgy, hogy az is tudjon róla, akit jelenleg nem érint, hiszen bármikor aktuális lehet azoknak is a jövőben.

6. hiba: A munkavállalási engedély és az üzleti vízum összekeverése: sokan azt hiszik, hogy egy üzleti vízummal már dolgozhat is a külföldi kolléga, pedig nem. Az üzleti vízummal bejöhet az országba, de az még munkavégzésre nem jogosítja. Ellenkező esetben a tevékenység feketemunkának minősül, amit szigorúan büntetnek.

Megoldás: a témával foglalkozó kolléga kiképzése egy relokációs tréning során, ami után tisztában van a kötelezettségekkel és az ehhez hasonló, nüansznyinak tűnő, de végzetes különbségekkel. Egy hatékony tréning után a téma felelőse magabiztosabban ad megrendeléseket a relokációs partnerének, aki pedig profi módon, gyorsan kell, hogy ezeket végrehajtsa.

7. hiba: Engedély ügyintézések késői megkezdése: a nem megfelelően összeállított és/vagy nem jól kommunikált relokációs szabályzat melegágya ennek a hibának, ugyanis ilyenkor a HR-es az, aki utoljára tudja meg egy új külföldi munkatárs érkezését.

Megoldás: a szabályzat felülvizsgálata, vagy megírása és kihirdetése úgy, hogy a HR-es vagy a relokációs partner minden, akár kisebb üzleti útról is tudjon. Ez biztosítja a céget arról, hogy ne legyen senki engedély nélkül, valamint, hogy az engedélyek ügyintézése időben elkezdődjön.

8. hiba: Tisztázatlan feladatok és felelősségi körök - szintén cégen belüli probléma, amikor az egyes feladatoknak nincs felelőse. Hiába van például kiosztva az egyik HR munkatársnak, hogy vigyen végig egy autóregisztrációt, ha a pénzügy nem tud együttműködni és a regisztrációs adót nem fizeti be időben, akkor az ügyintézés menete is hosszabbodik.

Megoldás: a feladatok listázása és felelősök rendelésén túl nagyon hasznos, ha egy kézben van tartva minden külföldiekkel kapcsolatos téma. A lakáskeresés, engedély ügyintézés, adózási kérdések mind összefüggenek, így nem szerencsés ezeket külön cégeknek kiadni, mert az egyes ügyek összehangolása nehezebb. Kényelmesebb és biztonságosabb egy olyan relokációs partnert választani, aki minden témában járatos és egyben tudja kezelni az összes ügyet. Cégen belül pedig szintén hatékonyabb, ha nem az egyes személyi asszisztensekre vannak bízva például a céges aláírások, hanem egy hozzáértő felelőse van a témának, aki mindent kézben tart.

9. hiba: Jogszabály változások - ezek követése senkinek nem kedvenc feladata, mert folyamatos és időigényes munkát jelent. Ugyanakkor ennek hiánya jogi és anyagi következménnyel járhat.

Megoldás: egy olyan relokációs céggel dolgozni, aki a jogszabályokat napi szinten követi és "lefordítja" azokat.

10. hiba: Jogi kötelezettségek figyelmen kívül hagyása - akár a jogszabályok ismeretének hiánya, akár lustaság, vagy pénzspórolás ihlette, a kötelezettségek figyelmen kívül hagyása nagyon sok kellemetlenséget okozhatnak egy vállalatnak. Munkaügyi bírság, kérelmek elutasítása, pályázati támogatások megvonása, adócsalás, csak néhány következményt említsek.

Megoldás: Van, amin nem szabad spórolni és ez azok közé tartozik. Mindenképp kifizetődőbb egy profi relolációs céget megbízni az ügyintézésekkel és nyugodtan aludni, mint minden nap az ellenőröket várni és feketelistára tenni mind a saját szakmai, mind cégünk hírnevét.

Cziczárdi Györgyi
www.expatcenter.hu