A munkaidő 40 százaléka belső levelezéssel telik

Azaz, ami kezdetben hatékony volt, ma nagyrészt addicionális munkateherré, értelmetlen időrablóvá vált. Noha manapság szinte minden üzleti folyamat emailes párbeszédek formájában ölt testet, nem kellene, hogy így legyen. Infomunkások összegyűjtöttek öt olyan dolgot, amit email-ek útján intézünk, pedig nem kellene.

1. CRM adatbázis

A továbbfejlesztett keresési opcióknak köszönhetően emailjeink között könnyen megtalálhatjuk ügyfeleinket, lehetséges üzleti partnereinket, beszállítóinkat, kollégáinkat és az üzlet szempontjából fontos egyéb érintetteket, illetve azok elérhetőségeit is, hiszen a legtöbb üzleti felhasználó automatikus aláírásában közzéteszi ezeket.

2. Dokumentum tárolás

Az email-csatolmányok, köztük az árajánlatok, szerződések, riportok – könnyen fellelhető üzleti dokumentumok a levelezésekben egészen addig, amíg Ön tudja, hogyan is találja meg őket. Ez különösen akkor jön jól, amikor Ön épp úton van, vagy otthonról dolgozik és nem tud hozzáférni a vállalati szerverhez.

3. Projekt menedzsment eszköz

Egy projekt menedzseléséhez le kell osztani a feladatokat a projektcsapat tagjai között és emlékeztetőket kell beállítani a munka határidőre történő elvégzése érdekében. De biztos, hogy az email ehhez az elérhető leghatékonyabb projekt menedzsment eszköz, vagy vannak hatékonyabb módjai is a kommunikációnak?

4. Belső közösségi média

Volt már valaha részese olyan emailes párbeszédeknek, amelyek a végén teljesen kontrollálhatatlanná váltak? Az ilyen beszélgetések könnyedén zagyva tereferébe csapnak át, amire egyébként sokkal alkalmasabbak az olyan belső közösségi média eszközök, mint például a Yammer. Gondoljon csak bele, mennyivel kevesebb email-t kapna akkor, ha nem terhelnék postaládáját a „Köszönöm” és „OK, rendben” típusú email-ek.

5. Riporting eszköz

Különösen a szolgáltató szektorban gyakori, hogy az email-es levelezést veszik alapul az adott projektre fordított munkaidő kiszámítására. Erre van azért megfelelőbb eszköz is, mégpedig a munkaidő nyilvántartás.

mínuszos.hu