Bérszámfejtő-szoftver mustra

Aki szereti Örkényt, talán belefutott abba a hasonlatba, amikor a kémiát irodalomként titulálta, mondván, hogy a kémiai képlet nem más, mint egy bizonyos jelenség irodalommá transzformálása. A bérszámfejtésről ugyanez jut eszembe csak visszafelé: egy hosszú szöveget (Mt.) számmá, azaz kifizetéssé alakítunk. Valamivel többről is szó van, hiszen nem egyszerűen számmá alakítjuk az Mt.-t hanem egy munkaviszony legszenzitívebb elemét hozzuk létre: a bért, ami egy ember, vagy család egzisztenciáját, megélhetését jelenti. Éppen ezért a végeredménynek tűpontosnak és áttekinthetőnek kell lennie.

A körkép érdekében több szolgáltatót kerestünk meg, az alábbi összehasonlítás az ő válaszaik, illetve a honlapokon elérhető információk alapján készült.

Kulcs-Soft: Kulcs-Bér

Maga a vállalt az 1990-es években indult, azaz immáron 30 éve szolgálja ki az ügyfeleit többek között irodai, könyvelői és bérszámfejtői programokkal. Mára a cég, egy több, mint 80 főt foglalkoztató tőzsdei vállalattá nőtte ki magát, az aktív ügyfeleinek száma pedig meghaladja a húszezret.

A Kulcs-Soft által fejlesztett szoftverek közül, a Kulcs-Bér névre keresztelt alkalmazás hivatott támogatni a bérszámfejtést, ebből több verzió érhető el Kulcs-Bér Standard, Kompakt és Prémium, Európa néven. Az alacsonyabb verziók 50 fős limitlépcsőkkel érhetőek el, a legmagasabb Prémium és Európa verzió korlátlan céget képes kiszolgálni, létszámlimit nélkül. TB kifizető helyen is alkalmazható, ezzel kapcsolatban a Prémium és Európa verzió az, amely teljeskörű támogatást nyújt. A cafeteria számfejtése megoldott, a prémium verzióból SZÉP kártya utalás is indítható. Ez utóbbi esetében külön kérdés volt számomra, hogy az évközben történt SZÉP kártya adóváltozásokat, hogyan sikerült kezelni, hiszen elég kaotikus volt a szochó körüli helyzet, és programozó legyen a talpán, aki ezt le tudta követni, de a cég elmondása szerint a 0 - 15,5 - 17,5 számháború közepette rendben ment a fejlesztés, sikerült időre leszállítani az új verziót.

Az év közbeni bérváltozások kezelése megoldott, Prémium verzióban akár visszamenőleges béremelést is képes kalkulálni a program. Juttatások területén a „gyári” paletta bővíthető, be lehet állítani egyedi pótlékokat, egyedi munkaidőt, egyedi juttatásokat. A munkavállalók a bérjegyzékeikhez papíralapon vagy elektronikusan érhetik el (ez utóbbi vagy prémium csomagban érhető el, vagy nem prémium csomag esetén külön megvásárolható). A Kulcs-Soft bérszámfejtő programja képes kommunikálni külső munkaidőnyilvántartó szoftverrel, tehát egy meglévő rendszerhez is csatlakoztatható, de a cég kínálatából elérhető munkaidőnyilvántartást kezelő és beosztástervező rendszer is, így aki esetleg a folyamatainak az elején van, egy szállítótól beszerezheti a teljes rendszert, ami a kaputól a pénztárig végig menedzseli a munkavállaó munkaidő és bér ügyeit. Ezt kiegészítendő bérszámfejtő tevékenységet is végez outsourcing jelleggel ügyfelei részére.

A munkaügyi folyamatokat emlékeztető funkció támogatja, ahol különböző fontosabb időpontokra állítható be emlékeztető: orvosi alkalmassági lejárata, határozott idő lejárta, próbaidő lejárta.

A cég kiemelt ügyfélszolgálattal, online és személyes akadémiai oktatásokkal, illetve díjmentesen elérhető szakmai facebook csoportokkal támogatja több, mint 4000 licence-el rendelkező ügyfelét. A működés alapvetően felhasználónál telepítetten (szerver és kliens), de aki szeretné elkerülni az adatbázis védelmére, mentésére fordított időt, pénzt és energiát, az választhatja a kiegészítő felhőszolgáltatást is.

A szoftver bevezetési ára ügyféligényektől és a munkavállalók számától is függ: egy kisebb, kevésbé komplex cégnél a bevezetés akár 100 000 Ft, egy komplex nagyvállalat esetén 1 000 000 Ft körüli ráfordítással érhető el. A nagy ár-intervallum szinkronban áll a termékportfolióval, hiszen abban a belépőszíntű terméktől, a nagyvállalatok és bérszámfejtéssel fő tevékenységként foglalkozó cégek kiszolgálására is képes megoldásig találhatunk kedvünkre valót.

L-soft: Piramis

Az L-Soft 25 éve van a piacon, a cég profiljába a bérszámfejtő program fejlesztésén felül az outsource bérszámfejtés is beletartozik, alapvetően közép és nagyvállalatokat igyekszik kiszolgálni. Ügyfeleinek 55%-át 250 főnél többet foglalkoztató vállalatok teszik ki, a teljes ügyfélállomány 30%-a 1000 fő feletti nagyvállalat.

A Piramis névre keresztelt szoftver gyakorlatilag korlátlan mennyiségű céget és főt képes kezelni, létezik olyan ügyfelük, aki több, mint száz céget kezel a Piramisban. A hóközi számfejtés itt is megoldott. TB kifizetőhelyként működő vállalatok is használhatják. A cafeteria számfejtése megoldott, az adóváltozások kezelésében egy nagyon okos megoldást alkalmaztak: gyakorlatilag a nettó juttatásra számítandó adót és járulékot havonta egy szorzószámmal lehet állítani, ami nagy rugalmasságot ad a rendszernek. Ez a jelenleg ismert szabályokat ismerve szükséges is lesz, de ez már inkább egy másik cikk témája lehet. A számfejtésen túl nagy hangsúlyt fektettek az elemzésekre, amit Pivot rendszerű analitikák és grafikonok támogatnak, továbbá lehetőség van szabadformátumú listába válogatni és lekérdezni a rendszerbe rögzített adatokat. Így tetszőleges adattartalmú lista hozható létre, amelyből már könnyedén lehet elemzéseket készíteni. A béradatok változása év közben is megoldható, akár külső forrásból importálva, akár egyesével. A visszamenőleges bérmódosítás akár hóközben, akár hosszabb időszakra vetítetten is megoldott. Egyedi pótlékot, juttatást be lehet állítani. Ezen felül az adatbázis tetszőleges adatmezőkkel is bővíthető, így extra adatok is tárolhatóak a munkavállalóról.

Az L-Soft széleskörű paraméterezhetőséggel igyekszik a programot rugalmassá tenni, ami rendkívül hasznos lehet, ha a sok egyedi (pl. Kollektív Szerződésben szabályozott juttatás, pótlék, teljesítménybér) bérelemből tevődik össze a havi utalandó összeg. A Piramis képes kapcsolódni külső munkaidő nyilvántartó rendszerekhez, de a cég palettáján találhatunk saját megoldást is, így megoldható, hogy egy beszállítótól érkezzen a bérszámfejtés gerince. A termékpaletta alapján puzzle-szerűen össze lehet rakni, hogy milyen kiegészítőket szeretnénk még hozzáilleszteni az alap rendszerhez. Így érhető el az Önkiszolgáló Hr modul, valamint a HR BÉRem modul, amelyen keresztül elérhető online a bérjegyzék, de lehetőség van email-es bérjegyzék továbbításra is a papíralapú lehetőség mellett. A bérjegyzék szintén a bevezetés során kerül kialakítása, így az is lehet egyedi, ezen felül az év végi igazolások kiadása (pl. M30) is megoldható elektronikusan, e-aláírással, így megtakarítható vele a januári papírgyártási dömping.

A működési forma alapvetően kliens-szerver architektúrára épül, de elérhető desktop verzióban, illetve SAAS szolgáltatásként is. A PIRAMIS™ Bér-munkaügyi alrendszer bevezetési ára 1 000 000 Ft-tól, a licence díj 518.000 Ft-tól indul. A tényleges költség jelentős mértékben függ az ügyféligényektől, melyet konzultációt követően lehet csak pontosan meghatározni.

Soft Consulting: BaBér

A Soft C szintén komoly múlttal rendelkező vállalat, több, mint két évtizede foglalkozik szoftver fejlesztéssel a bérszámfejtés területén. Ez a tevékenység bővült 2008-ban, mert attól kezdve nem csak szoftver fejlesztéssel, hanem outsource könyvelési és bérügyviteli szolgáltatással is jelen vannak a piacon. A Soft C által kínált bérszámfejtő program a BaBér nevet kapta, amely egyben a cég vezető terméke.

Maga a program technikailag korlátlan mennyiségű céget és munkavállalt tud kezelni, de a ténylegesen kezelhető vállalatok és dolgozók mennyisége licensztől függően változik. A BaBér szintén generál bérjegyzéket papír alapon és elektronikusan is, amelyet a dolgozók webes felületen érhetnek el. A bérjegyzéken felül nyomtathatóak belőle a kötelező nyomtatványok, de egyedi nyomtatványokat is létrehozhatunk.

A webes felület alkalmas a munkaidő nyilvántartás követésére, illetve a távollétek kezelésre is. Szintén online lehetséges a cafeteria nyilatkozatok kitöltése, a szükséges dokumentumok nyomtatása, ahonnan átkerülnek a számfejtő rendszerbe s számfejtésre kerülnek. A cég az idei cafeteria körüli adóváltozások kapcsán elkészítette a jogszabályoknak megfelelő frissítést és lehetőséget biztosított arra, hogy újra nyilatkoztatással strukturálják át a felhasználók a juttatásaikat.

A BaBér nyitott az egyéni cégigényekre így azon cégeknek is megoldást nyújt, ahol egyedi pótlékok, kifizetések társulnak a bér mellé, hiszen helyi fejlesztéssel, ezek paraméterezése megoldható, akár önálló modulok kialakításával. A testreszabhatóság így fontos szerepet kap lekérdezések tekintetében is, hiszen ki kell tudnunk nyerni az egyedi adatokat is. Ennek megoldásaként a BaBér képes előre létrehozott riportjai mellett felhasználó által összeállított, egyedi tartalmú lekérdezések futtatására is.

A helyi fejlesztés jó lehetőséget teremt arra, hogy a juttatásokon felül egyéb finomhangolást végezhessünk a rendszeren, még inkább a már kialakult folyamatokhoz, szokásokhoz igazítva a leendő rendszerünket. A folyamatainkat támogatni vagy tovább gondolni tudjuk az emlékeztető funkcióval. A BaBér jelen pillanatban több, mint 1000 vállalat használja, ami a népszerűség mellett azt is jelenti, hogy jócskán van bevezetési tapasztalat a cég háta mögött. A BaBér hasonlóan az eddig taglalt szoftverekhez szintén összekapcsolható már meglévő munkaidő nyilvántartó rendszerhez, de a cég palettájából erre is vásárolhatunk megoldást. A cégre szabott felépítéshez jól strukturált modulrendszer járul hozzá - a 4 alapmodul (bér, munkaügy, táppénz és riport) mellett 12 további és egyéb cégspecifikus modulok közül lehet választani.

TB kifizetőhelyen is alkalmazható a szoftver, a TB jellegű ügyintézést a rendszerből kinyerhető és a NEAK által is elfogadott nyomtatványok támogatják. A táppénzek számfejtéséből alapvetően következik, de a rend kedvéért : hóközi számfejtés megoldható, ennek technikai akadálya nincs. Érdekes és értékes kényelmi funkciókkal igyekszik a Soft C a bérszámfejtők munkáját segíteni. Ilyen az automatikus mentés, amely beállítástól függően akár óránként is elvégzi a szükséges mentéseket, illetve az adatok automatikus kitöltése (pl. irányítószám alapján települést, vagy adóazonosítóból születési dátumot ajánl fel), amivel csökkenteni lehet az adatrögzítésből eredő hibákat.
A BaBér képes külső beléptetőrendszerből is időadat-átvételre (érkezés, távozás, stb.), jelentősen egyszerűsítve a dolgozók munkaidejének implementálását a munkaidőnyilvántartóba. Mindemellett pedig egyedi, cégre szabott ügyélszolgálati támogatása teszi teljessé a szolgáltatást.

A BaBér képes működés tekintetében is több megoldást kínál: helyben telepítve, helyi vagy felhőalapú adatbázissal, de SAAS szolgáltatásként is igénybe vehető.

Bevezetési ár 290.000 Ft-tól indul, de tekintettel a széleskörű paraméterezhetőségre, az ár a bevezetésre fordítandó idővel (tesztelések, konzultációk, ha szükséges akkor egyedi fejlesztés) együtt növekszik. A várható tényleges költségeket a felhasználói igények alapján, több konzultációt követően lehet pontosan meghatározni.

NEXON: NEXONbér

A NEXON szintén régóta van a piacon, nagy múlttal rendelkezik, gyakorlatilag a legrégebbi szereplője a cikkünknek. A cég alapítói még 1985-ben indították útjára első bérszámfejtési programjukat, ami akkor még BERENC néven látott napvilágot. Később,1989-ben megalakult a Nexon Kft, amely 1996-ban egy teljesen új és immáron NEXONbér névre keresztelt szoftvert dobott a piacra. Ugyanebben az évben indult el az outsource bérszámfejtési szolgáltatás is, amely mára méretét és kapacitását tekintve az országban a legnagyobb, hiszen közel 60 000 magyarországi munkavállaló bérének számfejtése zajlik Budapesten, valamint négy vidéki városban. Szoftveres megoldsait tekintve a 4. generációs megoldásait kínálja.

A NEXONbér-en korlátlan mennyiségű cég és dolgozó tartható nyilván és számfejthető, ilyen jellegű technikai korlát nincs. Azon vállalatoknak is megoldást nyújt, akik TB kifizetőhelyként funkcionálnak, vagy olyan munkáltató számfejtését végzik. Ebből következik, hogy hóközi számfejtés itt is megoldható, limit e tekintetben sincs. Működési formáját tekintve három verzióból választhatunk: a felhasználónál telepítve helyi adatbázissal, felhő alapú adatbázissal, vagy SAAS megoldásként. (Ezen megoldások sajátosságaira, előnyeire, hátrányaira a cikk végén még visszatérek). A NEXONbér-ben számfejthetők a cafateria juttatások, amelyeket a Cafeteria modulban lehet kezelni, nyomon követni. Az évközbeni adóváltozásokra való átállás három lépcsőben zajlott, gyakorlatilag abban a sorrendben, ahogy a jogszabályok megjelentek. Első lépésként a zsebek (alszámlák) értékhatárának és a béren kívüli juttatások szochó mentességének lekövetése, majd ennek meghosszabbítása merült fel feladatként. Ezt követte az a fejlesztés, amelyet NAV 2020.07.22-én kiadott tájékoztatása mentén - amely szerint a béren kívüli juttatás mértékét munkáltatónként kell számolni (azaz a más munkáltatótól kapott juttatást nem kell a keretbe beleszámolni) - fejlesztett a cég. Itt tartom fontosnak megjegyezni azt, hogy véleményem szerint azon cégek esete volt a legbonyolultabb, ahol a kafetéria keretösszeg bruttóban került meghatározásra, mert ott a nettó értékeknek kellett változni. Ezzel meg kellett fordítani a számítási metódust, és kvázi bruttóból kellett nettót számolni, de ezt akkor, ha a juttatást adó munkáltató a különbözetet a munkavállaló részére bocsátotta.

Dolgozói oldalról több megoldáson keresztül juthatunk információhoz. Az egyik módja a webes elérést biztosító NEXON_PORT, illetve ennek natív mobil applikációs változata a NEXON_PORT+, amely okostelefonokra optimalizáltan segíti az információ áramlását. A rendszer kétirányú, így a munkavállalók által leadott igényekre a vezetői elbírálást követően visszajelzést küld a rendszer, legyen az szabadság igénylés, vagy adatváltozási igény.

Visszakanyarodva a bérszámfejtéshez, a NEXONBér-ből kinyerhetőek az szokásos igazolások (pl. M30), amelyeket digitális aláírással ellátva webes felületen lehet publikálni, így azokat nem szükséges kinyomatva kiosztani január elején, rengeteg időt és papírt megspórolva ezzel, de természetesen a nyomtatás is megoldott. Az előre definiált nyomtatványokon felül egyedileg létrehozott dokumentumok is készíthetőek vele, valamint egyedi bérjegyzéket is definiálhatunk. A bérjegyzék lehet elektronikus, vagy papíralapú. A fenitek kapcsán egy kis kitérő: a pandémia és az egyre inkább webre terelődő ügyintézésből, adminisztrációból fakadóan megkerülhetetlen a biztonság kérdése, hiszen a legszenzitívebb adataink vándorolnak a világhálón. Az adatok védelmének érdekében a NEXON kétfaktoros autentikációhoz köti a rendszer használatát, ezzel óvva adatainkat.

Maga a szoftver képes kommunikálni külső munkaidőadat nyilvántartó rendszerekkel, de a cég kínálja saját ilyen célra fejlesztett szoftverét. Bárminemű év közbeni adatváltozás kezelése megoldott, akár visszamenőlegesen is. A NEXONbér juttatások tekintetében paraméterezhető, azaz képes egyedi juttatásokat és bérelemeket kezelni. Az emlékeztető funkció itt is elérhető, a rendszer figyelmeztet, ha valamely határidő lejárata közeleg (pl. orvosi alkalmassági stb.). A szoftver több támogató „extrával” is felszerelhető, úgy mint a beépített kontrolling funkció, vezetői információk, valamint integráltan képes vállalatirányítási- és utalási rendszerekkel működni. Saját lekérdező modullal rendelkezik, ahonnan egyedileg összeállítható riportokat futtathatunk. Érdekesség, hogy a cég költségvetési intézményekre is gondolva képes illetményt is számfejteni, valamint képes kommunikálni a KIRA (központosított illetmény-számfejtő) rendszerével.

A NEXON bevezetési ára 500 fős cégre vetítetten 1 200 000 Ft, a licenszdíj 2.428.000 Ft, ami egy havi 73 000 FT-os szoftverkövetési díjjal egészül ki. A bevezetési díjjal kapcsolatban itt is fontos megjegyezni, hogy a tényleges árat az egyedi felhasználói igények, esetleges egyedi fejlesztések minden esetbe befolyásolhatják.

Összefoglalás

1Minden esetben egyedi árajánlat szükséges

A fenti leírásokból jól látszik, hogy megoldásokat tekintve óriási különbség nincs a cégek között. Az is látszik, hogy önmagában bérszámfejtő programot árulni nem kifizetődő, mert manapság gyakorlatilag egy komplex rendszer magjaként funkcionál, sok más rendszer (modul) által kiszolgálva és sok más rendszert szolgálva. Mindezt úgy, hogy szinte alapkövetelménnyé kezd válni, hogy a munkavállaló, a vezető, a menedzsment, szinte minden adatot láthasson, azonnal és lehetőleg online, bárhol a világban.

És itt kanyarodnék vissza a megoldások taglaláshoz, ami inkább mutat IT irányba. A legtöbb esetben három megoldás létezik, és talán nincs olyan, hogy legjobb megoldás. A költség és a kockázat, mint Szkülla és Kharübdisz az, ami behatárolhat minket. Az eddigi tapasztalatok alapján az infrastruktúrán, a cégen belüli IT képességen rengeteg múlik, sőt talán döntő is lehet. Az egyik dolog, amit el kell dönteni, hogy hol legyen az adatbázis? Véleményem szerint a legnagyobb kockázat talán az adatvesztés, ennek bekövetkezése óriási károkat, (munkáltató, vagy könyvelőiroda esetén az ügyfelek irányába bizalomvesztést is) okoz(hat). Ezért fel kell tenni azt a kérdést, hogy van-e arra infrastruktúránk, hogy a teljes adatbázis tároljuk, annak biztonsági másolataival, mentésekkel együtt? Van e arra IT tudásunk, kapacitásunk, hogy ezeket a mentéseket valaki elvégezze, egy sérült adatbázist vissza tudjon állítani? Tudjuk e védeni kellőképpen az adatbázisunkat külső behatolás ellen? Ha az előzőket elkerülnénk: merjünk e saját klienssel felhőből dolgozni? Van-e olyan stabil és biztonságos kapcsolatunk? Melyik éri meg jobban? Van-e arra kapacitás, tudás, hogy a frissítéseket elvégezzék? Vagy el tudom-e fogadni, hogy fizetek egy szoftverért, ami gyakorlatilag nem az enyém, sőt az adatbázis sem (SAAS verzió)? Milyen távra tervezek?

Egyáltalán megéri e a bérszámfejtést cégen belül tartani, vagy az outsource kifizetődőbb? Milyen rendszerek közé szeretném illeszteni, azaz honnan lesz inputja a bérszámfejtésnek? Van e mód arra, hogy a munkavállalók weben keresztül kapjanak értesítést? És még sok-sok más, amit lehetetlen felsorolni, hiszen cégenként változó, és pont ez az, ami majd a végleges árat, bevezetési időtartamot befolyásolni fogja.

Nyitókép: Claudio_Scott képe a Pixabay -en.