Excel fájlok és dossziék helyett korszerű toborzás-kiválasztási adminisztrációt!

A toborzás korszerűsítése nem csupán a „haladjunk a korral” szemlélet miatt időszerű, hanem mert értékes időt takaríthatunk meg egy jól kiválasztott eszköz segítségével.

Érdemes végig gondolni jó néhány szempontot, ha szét nézünk a piacon, hiszen a megfelelő ár-érték arányt az fogja befolyásolni, mennyire segíti a kollégák munkáját, mennyi időt takarít meg az eszköz számunkra.

Saját fejlesztés vagy vásárolt szoftver?
A multinacionális vállalatok többsége központilag fejleszti ki belső rendszereit, így a toborzás-kiválasztás folyamatára is a központi fejlesztés ad megoldást. Ennek előnye, hogy nemzetközi szinten egységes a rendszer, csak egyszeri fejlesztést igényel az összes országban, és teljes mértékben a vállalat munkafolyamataira szabják. A saját fejlesztés azonban nem feltétlenül éri meg minden vállalkozás számára. Meglehetősen költségigényes, rengeteg figyelmet és időt igényel a fejlesztés, folyamatos üzemeltetés, új funkciók és modulok integrálása. Különösen igaz ez, ha az adott vállalatnál magát a folyamatot is most kell kialakítani, az Excel táblázatokról és mappákról átállva az informatika nyújtotta lehetőségekre. Ehelyett érdemes szétnézni a megvásárolható, vagy bérelhető szoftverek között, melyet azonnal el tudunk kezdeni használni.

Igazodjon saját munkafolyamatainkhoz!
Ha vásárolni vagy bérelni szeretnénk egy támogató szoftvert, előtte ki kell dolgoznunk a saját toborzás-kiválasztási folyamatunkat, hogy lássuk, pontosan milyen automatizált folyamatokra van szükségünk ahhoz, hogy megkönnyítsük saját munkánkat. Nincs annál kényelmetlenebb, mint amikor egy rendszer túl sokat tud, és csak bonyolulttá teszi a munkát, vagy épp pont nem abban segít, amiben nekünk kellene. Ha nincs elegendő tapasztalatunk ebben, elképzelhető, hogy bizonyos forgalmazók/gyártók tudnak segítséget nyújtani a munkafolyamat kialakításában is – figyelembe véve a vállalat toborzás-kiválasztási szokásait. Csak néhány példa:

Milyen sűrűn üresedik meg egy-egy pozíció?

Hány pozíció lekezelésére van szükség egy hónapban?

Csupán egy, vagy többféle pozícióra kell majd keresni?

Ki/kik foglalkoznak a vállalaton belül a toborzással?

Ha több személy vesz részt a folyamatban, kinek milyen felelősségi köre van benne?

Hányan fogják használni egyszerre a rendszert egy időben?

Hogyan kerül ki az álláshirdetés a cég weboldalára?

Mi történjen a beérkező önéletrajzokkal?

Egy, vagy többkörös interjúkat szervezünk?

Van-e előszűrés, vagy szakmai/nyelvi tesztelés?

Hogyan értesüljenek a regisztrált pályázók az új állásokról?

Hogyan kezeljük a tömeges kommunikációt a jelöltek felé?

Az interjúkról hogyan készül a dokumentáció?

Semmiképp ne álljunk le tehát egy „sablon” szoftvernél, mielőtt ezeket a kérdéseket nem válaszoltuk meg. Győződjünk meg arról is, hogy a vásárlást követően, vagy bérlés esetén lehet-e testre szabottan fejlesztéseket igényelni a rendszerhez, és mennyiért.

A toborzás lelke az épülő adatbázis
Egy jó szoftver az álláshirdetésekre jelentkező pályázókból saját jelöltadatbázist épít. Szűrési lehetőségeket biztosít a HR-esek számára, így a későbbi kereséseket jelentősen megkönnyíti és felgyorsítja, valamint csökkenti a toborzási költségeket, hiszen nem kell költséges álláshirdetéseket feladni, ha az adatbázisunkban is meg vannak a megfelelő szakemberek. Lényegesen megkönnyíti tehát a HR-es kollégák munkáját hosszú távon, hiszen kiépül egy saját adatbázis, amelyben olyan jelöltek közül válogathatunk, akik már egyszer jelentkeztek, azaz vonzódnak a vállalathoz.

Riportok, jelentések generálása testre szabottan
Különösen multikulturális közegben elvárt, hogy jelentések/riportok készüljenek a toborzás-kiválasztás folyamatáról. Nagy könnyebbséget jelent, ha egy általunk testre szabott szoftverben automatikusan megkaphatjuk az adatokat, mint például a jelöltadatbázis összetételét, felvételt nyert pályázókat, pályázók forrását (hol találták a hirdetést), projektek költségeit, és így tovább, az igényeknek megfelelően.

Bérlés vagy vásárlás?
Van, akik biztonságosabbnak ítélik meg a megvásárolható rendszereket, mert onnantól kezdve az a cég saját tulajdonát képezi. Ám nem kell megijedni a bérelhető megoldásoktól sem. Míg a vásárolt szoftvernél bármilyen fejlesztés, probléma esetén bonyolultabb és költségesebb a megvalósítás, addig a bérelhető szoftverek esetén az üzemeltető biztosítja az állandó hozzáférést, a szakértelmet, a fejlesztéseket és a rendszerfelügyeletet. A bérleti szerződésben azonban győződjünk meg arról, külön szabályozzák-e, hogy a rendszerbe kerülő bármilyen adat a bérlő tulajdonát képezi-e, és az adatok biztonságos tárolása érdekében pedig minden naprakész technológia rendelkezésre áll-e.

Megfelel az adatvédelmi törvényeknek?
Fontos odafigyelni arra, hogy a használt szoftver megfeleljen az aktuális adatvédelmi törvényeknek. Ha a pályázók regisztrálnak és bekerülnek az adatbázisba, be kell építenünk az ide vonatkozó szabályokat, és beleegyezésüket kell kérni arra vonatkozóan, hogy személyes és egyéb különleges adataikat feldolgozhassuk, kezelhessük toborzási célokra.

Ács Kata
marketing
Beck&Partners Kft.
Megfelelő embert a megfelelő helyre...gyorsan!