Fontos lenne a vészforgatókönyv krízishelyzetekre

A stratégiai, menedzsment és HR tanácsadói tevékenységét számos kutatással megalapozó DGS Global Research tavaly november óta több országos felmérésében is vizsgálta a munkáltatók válságra történő felkészülését. Minden vizsgálat azt erősítette meg, hogy a legtöbb szervezet sajnos egyáltalán nem képes előrelátóan gondolkodni, csak kullog az események után, s semmiféle tudatos felkészültséget nem mutat.

A 2008 decemberében elkezdett Válságkezelési Kutatásban résztvevőknek mindössze 23 százaléka rendelkezett vészforgatókönyvvel a legrosszabb helyzet előállására, azaz például a válságok kezelésére, leküzdésére. Nem mindegy ugyanis, hogy mind a külvilág, mind pedig a saját munkatársak felé mit jelez ilyenkor a menedzsment, mivel jelentős mértékben csökken a teljesítménye és a hatékonysága a munkavállalóknak akkor, ha bizonytalanságot észlelnek, illetve nem látják saját jövőjüket biztosítottnak. Ezért is lehet fontos egy tudatos kríziskommunikációs terv elkészítése, valamint az ennek alapján történő felkészülés, de ez a kutatásban résztvevő szervezetek mindössze 18 százalékára volt jellemző, hangzott el a Budapesti Kommunikációs és Üzleti Főiskolán (BKF) februárban megrendezett Válságkezelési Konferencián.

Bár az előző számok a gazdasági válság kezelésére vonatkozó eszközök hiányára utaltak, általános következtetésként is megállják a helyüket, s ezt a tanácsadó cég válság- és változásmenedzsment témakörben is folytatott vállalati projektjei, illetve tárgyalásai is megerősítették. Szakértőik ugyanis alig találkoztak olyan szervezettel, amelyeknél - néhány egyedi esetet leszámítva - természeti katasztrófák, országos sztrájkok, politikai válságok leküzdésére rendelkeztek volna forgatókönyvvel, nemhogy egyáltalán felmerült volna az április 24-én világszerte hírré váló mexikói sertésinfluenza-vírus megjelenése és átalakulása után az, hogy miképp fognak cselekedni akkor, ha egy világjárvány (pandémia) eléri Magyarországot.

Pandémia! Válság a válságban?

Épp ezen döbbenetes tapasztalatok vezérelték a DGS Global Research vezetését arra, hogy egy villámgyorsan elindított - "Pandémia! Válság a válságban?" című kutatással felhívja a figyelmet a problémára, az eleve recesszió által sújtott szervezetek működését alapjaiban veszélyeztető, de a felkészületlenség miatt a termelőkapacitás és a szolgáltatások megőrzése érdekében szükséges - a helyzetértékelésen és a megfelelő előkészületek megtételén alapuló - lépések hiányára.

Alig jutott ugyanis el a cégvezetők tudatába az, hogy milyen operatív intézkedések kellenek a munkahelyi fertőzés veszélyének csökkentésére, mit lehet tenni a jelentős mértékű megbetegedések miatti munkaerő-kiesés megakadályozására vagy a következmények enyhítésére. Annak ellenére van ez így, hogy a WHO, illetve az Egészségügyi Minisztérium által kiadott Nemzeti Influenzás Pandémiás Terv alapján a kormányzat útmutatókkal segíti a gazdálkodó szervezetek felkészülését a különleges helyzetek kezelésére.

Márpedig ha egy vállalat eleve megpróbálna felkészülni bármiféle krízishelyzetre, az ezzel kapcsolatos stratégiájába könnyebb beintegrálni a pandémia esetén indokolt teendőket is.

Elengedhetetlen lépések járvány idején

Annál is inkább végig kell gondolni a lépéseket, mivel a működést nem csupán a megbetegedő munkatársak kiesése, hanem a velük kapcsolatba kerültek elkülönítése, egy járvány miatt bezárandó oktatási intézményekből hazaküldendő gyermekekre történő felügyelet, vagy a beteg családtagok otthoni ápolása miatt távollévők is csökkentik az üzemeltetéshez kellő létszámot. A kritikus létszámra a felkészülés során külön hangsúlyt kell helyezni, mivel sok vállalatnál bizonyos alapfeladatok a csökkenő munkatársi állománnyal az összes létező átalakítással (átcsoportosítás, helyettesítés, munkaerő-kölcsönzés, túlóráztatás stb.) együtt nem hogy minőségromlással, hanem sehogy sem biztosíthatóak.

- Épp ezek miatt próbálunk segíteni a tudatos felkészülési tervek kialakításában, a vállalati válságstábok létrehozásában, a kulcsmunkatársak és kulcsfunkciók azonosításában, annak végiggondolásában, hogy a klímaberendezésekkel mit kell tenni, a tömegközlekedés hogyan váltható ki, a távmunkát mely területen lehet bevezetni, milyen kötelező személyes higiéniai szabályokat kell elrendelni a fertőzésveszély minimalizálására. Ugyanilyen lényeges lépés lehet akár a bérszámfejtés nélkül, egy átlagos hónap béradatai alapján távmunkában történő bérátutalás is vészhelyzetben - jelezte Szetei Tibor, a DGS Global Research szakmai igazgatója. Kiemelten fontos ilyen szituációkban a külső és belső kapcsolatok átalakítása, a személyzet legnagyobb veszélynek kitett tagjainak - pl. az ügyfélszolgálatosoknak, a takarítóknak, kereskedelmi egységekben a pénztárosoknak - a fokozott védelme.

Krízishelyzetben elengedhetetlen a kommunikáció

Nem elég azonban a védőeszközök, a prevenciós készítmények beszerzése. Döntő szerepe van válsághelyzetekben a kommunikációnak, a vezetői példamutatásnak. Márpedig a krízisben történő megfelelő és hatékony kommunikáció a cégek első számú vezetőinek is problémát okoz, különösen akkor, ha eddig jól prosperáló szervezetet irányítottak. Ugyanakkor a fejetlenség elkerülése, illetve a szervezet irányíthatósága érdekében elengedhetetlen, hogy minden krízishelyzetben megfelelően informálja a menedzsment a munkavállalókat. A vezetőknek tájékoztatniuk kell a dolgozókat a formális és informális csatornákról, hova fordulhatnak tanácsért, hol jelezhetik problémáikat, milyen szabályok érvényesek, melyek a változások. A megfelelő kommunikációra nem szégyen azonban felkészülni a menedzsmentnek sem - emelte ki Dr. Kiss Pál István, a BKF vezérigazgatója, aki az általa korábban vezetett nemzetközi Friesland csoportnál részletes válságtervet dolgoztatott ki a gondot jelentő szituációkra.

A május 12-én elkezdett vizsgálatok első két napja alatt beérkezett vállalati válaszok megerősítették a tudatosság hiányát, s összecsengenek a Válságkezelési Kutatás eredményeivel: a kitöltőknek csupán 21 százaléka rendelkezik krízisprogrammal, s ugyanekkora részük tervezi csak annak bevezetését.

Azon keveseknél, akik készülnek a legrosszabbra, alapvetően a válságstáb létrehozása, a higiéniás előírások meghatározása van fő fókuszban. Ezen túlmenően a különféle kulcsfeladatok és kulcsmunkakörök azonosítása történt meg, a szolgáltatási minimumot határozták meg, illetve a védőeszközök beszerzésének és kiosztásának szabályait rögzítették.

Akik még csak most gondolkodnak a pandémia elleni intézkedések bevezetésén, azok főként a válságstáb létrehozását, a kulcsfeladatok és kulcsmunkakörök meghatározását tartják leginkább sürgetőnek, említette Dara Péter, a tanácsadó cég ügyvezető igazgatója. Ezt követően a kritikus létszám meghatározásával, a helyettesítési rendszer kiépítésével, a szolgáltatási minimum meghatározásával, az utánpótlás különféle megoldásával (nyugdíjasok, elbocsátottak, kölcsönzöttek segítségével), illetve a megváltozott szabályokra vonatkozó belső képzéssel kívánnak foglalkozni a kutatásban az intézkedéseket tervezők. Érdekes módon a krízisre most felkészülőknél a higiénés szabályok meghatározása a prioritások között jóval hátrébb került.

A kutatásban eddig résztvevők több mint egyharmada külföldi tulajdonú vállalatokat képviselt, s az adatok alapján ők azok, akik jobban fel vannak készülve hasonló helyzetekre, mivel 57 százalékuk rendelkezik válságprogrammal. A krízistervvel bírók között azonban szép számmal akadnak állami/önkormányzati tulajdonban lévő szervezetek, akiknek érthető módon különösen fontos lehet a megfelelő felkészültség. Az előzőekkel szemben azonban a tudatosság alig jellemzi a tisztán magántulajdonban lévő hazai cégeket.

A kutatás - mely a www.dgsglobal.hu címen érhető el - épp a figyelemfelhívás, a téma tudatosítása okán még folytatódik. - mondta Szetei Tibor.