Határok nélküli szervezetek - határtalan lehetőségek?

Az üzleti- és szervezeti környezet változása, a változás mint a környezet maga - olyan gondolatok melyek hosszú ideje meghatározói a stratégiai közbeszédnek. Az új és folyamatosan megújuló környezet a szervezeti és üzleti stratégia szüntelen újragondolására, optimalizálására készteti a vezetőket és a döntéshozókat. A menedzsment-irodalom elérhető köreiben azonban viszonylag kevés az olyan írás, mely átfogón nyújtana segítséget a napjaink kihívásait hatékonyan kezelő szervezetek kialakítására. Ezek között még kevesebb a HR szakterületén dolgozók számára íródott szakkönyv. Az Ashkenas, Ulrich, Jick és Kerr négyes által jegyzett alkotás - bár aktuális kiadása is 2002-ben látott napvilágot és magyar nyelven még így sem elérhető - ezen kevés könyvek egyike.

A könyv első megközelítésben remek. Elegáns megjelenés és gondolatvezetés jellemzi: erősen strukturált és jól áttekinthető. A majd 350 oldalnyi szöveget itt-ott folyamatábrák, gondolatébresztő mini-kérdőívek teszik praktikusabbá. A tömör, frappáns példákkal és gyakorlati tanácsokkal megfűszerezett munkát bátran ajánlhatom mindenki számára, aki megfelelő kiindulópontot, kereteket keres a szervezeti működési stratégiák kialakításához. A szerzők a szemléletre helyezik a hangsúlyt: legyünk tisztában a szervezeteket és környezetüket tagoló határokkal és alakítsunk "határok nélküli" szervezeteket. Ezt a szemléletet azonban eszközök és példák részletes áttekintésén át közvetítik az olvasó számára.

Mely szervezeti határok rugalmas kezelése indíthat el bennünket az optimális működés felé vezető úton? A szerzők négy ismerős típust vesznek nagyító alá: a vertikális határok a szervezetek belső, elsősorban hatalmi struktúráját, a horizontális határok pedig a funkcionális munkamegosztás rendszerét adják. A sort a külső - a szervezet-környezet felület - határ, valamint a földrajzi határok zárják. A téma felvetése kapcsán evidens szakmai asszociációk támad(hat)nak az olvasóban: vezetői szintek számának csökkentése (vertikális határok), kereszt-funkcionális csapatok (horizontális határok), információáramlás (külső határ), terjeszkedés (földrajzi határok). A könyv erősségét éppen az adja, hogy Ashkenas és szerzőtársai szemléletükkel túllépnek az első gondolatokra alapozó "varázspálca" jellegű megoldásokon: részletesen bemutatják az egyes szervezeti határok optimális működtetéséhez javasolt megfontolásokat, gyakorlati ötleteket és képesek mindezeket egy összefüggő, praktikus és elsajátítható gondolati keretté integrálni.

Mi lenne a "határok nélküli" szemlélet lényege? Nem eltüntetni kell a szervezeti határokat, hanem úgy kell ki- illetve átalakítani őket, hogy megfelelően rugalmasak és átjárhatóak legyenek - szabad utat biztosítva ezzel az ötletek, információk és erőforrások szervezeten belüli és szervezeten át történő áramlásához. Hogyan érhető el mindez? Nem ringatnám abba az álomba a kedves olvasót, hogy egy könyvajánló soraiban minderről fellebben a fátyol, de az alábbiakban bemutatnék egy rövid ízelítőt a gazdag menüből. Kezdjük az elején.

Az ideális hierarchia kialakítása

A szervezeti hierarchia szükségessége nem kérdéses - bár, lássuk be, léteznek extrém példák -, főleg nagyobb szervezeteknél. A kérdés az, hogy a szervezetet hány hierarchikus szinten át és a hierarchikus szintek milyen elrendezésével irányítjuk. A gyakorlatot szem előtt tartva a szerzők a problémák felől közelítik meg a kérdést: melyek a jelei az egészségtelen szervezeti hierarchiának? Például a szervezet alacsony reakcióideje: az információk, válasz-kezdeményezések elvesznek a szintek között, a szervezet nem tud megfelelő időben és megfelelő módon reagálni a környezetére. Ha egy áruházláncnál például négy vezető jóváhagyása is szükséges egy ármódosításhoz, akkor ott már problémák lehetnek. A lassúság csökkenti a szervezet ütőképességét és a gyakran kialakuló tehetetlenség a munkatársakat is frusztrálttá, elégedetlenné teszi.

Ez a belső elégedetlenség, a hierarchikus szervezetben titokban megszülető és titokban tartott ötletek az egészségtelen rendszer újabb jelei. Ahhoz, hogy az ügyfelek ne hagyják magára a szervezetet - a szerzők szerint - négy kulcsfontosságú kérdéskörben kell összehangolt döntést hozni. Az első kérdéskör az információ: mennyi információt tegyünk elérhetővé és kinek legyen hozzáférése? Melyek a szervezeti hatékonyság szempontjából kritikus információk? Milyen eszközökkel kezeljük a helyzeteket, azaz: a szervezet mely részein milyen kompetenciákat kell elérhetővé tennünk? Hol húzódnak a felelősség határai: ki milyen döntések meghozatalára jogosult a szervezetben? És végül, de nem utolsó sorban: milyen módon közelítsük meg a kompenzáció és a jutalmazás kérdéskörét?

A könyv üzenetének kiemelhető lényege itt a komplex megközelítés. Nem kreálhatunk egészséges hierarchiát például csak a széleskörű felhatalmazással, vagy azzal, hogy munkatársainkat mérhetetlen számú tréningre küldjük. A kivitelezés a szerzők szerint sem egyszerű, azonban közel félszáz oldalnyi, példákkal (például: GE, Baxter Healthcare, AT&T) illusztrált anyag foglalkozik csak a megvalósítás irányvonalaival a könyvben.

Szabad mozgás a szervezeteken belül

Egy jó vertikális hierarchia léte még nem garancia a szervezeti sikerességre. Ha a részlegek, teamek vagy akár a munkatársak nem tudnak megfelelően együtt dolgozni, a szervezet akkor is válságtüneteket mutathat. Például lelassulhatnak a szervezet működési ciklusai, megjelenhetnek a saját szakmai területüket védelmező csoportok vagy egyszerűen csak a szervezeti célok helyett kollégáink saját - személyes vagy csapat szintű - céljaik elérésére fognak csak koncentrálni, figyelmen kívül hagyva ennek szervezeti szintű következményeit. Egy jó kis csapatépítés mellett - mely gyakran haszontalan eszköze egy-egy ilyen tünet kezelésének - azonban számos olyan megoldási irányvonalat kínálnak fel a szerzők, melyek hosszú távú megoldást hozhatnak.

A könyv ebben a második részben kitér a megfelelő ügyfélorientált szemlélet kialakításának módjára, a kritikus munkafolyamatok kiválasztására és a folyamatok ezek köré szervezésére. Az egységes szemléletet erősítve újra fókuszba kerül az információ/kompetencia/hatáskör/jutalmak négyes, valamint ezek összhangja a folyamatorientált munkamódszerekkel. A szerzők ugyanitt veszik górcső alá a szervezeti tanulás valamint a belső információ-megosztás kérdéseit, valamint a tanulásra és információ-megosztásra épülő szervezeti kultúra kialakításának alapszabályait.

A könyvet olvasva ez az a pont, ahol az első - igencsak szubjektív - kritikus kijelentést megteszi az ember: ez már elég sok. Hiába az elegáns gondolatvezetés és a példákkal lazított könnyű nyelvezet: a gondolati építkezés és a rengeteg összefüggő lépés átlátása - szerintem - szünetért kiált. Úgy érzem, érdemes a mű közel felénél kicsit félretenni az egészet és elgondolkozni az eddig olvasottakon.

Szervezeti határokon túl

HR-es szempontból a legkevesebb gyakorlati útmutatást a külső szervezeti határokra vonatkozó részek adják az olvasónak. Bár a beszállítókkal és partnerekkel történő együttműködés javítása valóban kulcsfontosságú a (gazdasági) szervezetek számára, a szerzők ezt a vonalat inkább információs és technológiai szempontból közelítik meg. A kötet praktikus, eset-orientált megközelítése itt sem szenved csorbát, azonban a felvetett témák HR-es vetületeit a szerzők inkább az olvasóra bízzák. Külön figyelmet érdemel a szervezetek közötti mélyebb együttműködés kulturális jellegű akadályainak - például a kontroll-igényének, a bizalom kérdésének vagy a versengés megjelenésének - áttekintése, mely jó kiindulópontokat adhat akár a szervezeti kultúrák vizsgálatához is.

Földrajzi határokon túl

Az országhatárok átlépése sokszor a növekedési szükségletből eredő kényszeres lépés, mely azonban súlyos szervezeti problémákhoz is vezethet. A könyv utolsó részei a szervezetek nemzetközivé válása által felvetett problémákat vázolja: milyen előnyei és hátrányai vannak a globális jelenlétnek, mi motiválhatja a szervezeteket az országhatárok átlépésére? Az általános stratégiai jellegű megfontolások mellett újra erős szerepet kapnak a HR-fókuszú kérdések is: milyen egy globális vezető, milyen új globális kihívásokkal kell szembenéznie a szervezeteknek? A válaszok - a felvetett problémák komplex mivolta folytán - már közel sem annyira konkrétak, de még mindig kellően gondolatébresztők és inspirálók ahhoz, hogy valódi megoldásokat alapozzunk rájuk, amennyiben szembesülünk a nemzetközi, globális jelenlét kihívásaival.

A könyvnek egyetlen jelentős negatívumát tudnám megnevezni: még nem jelent meg magyarul. A korábban az "Executive Leadership Award"-dal jutalmazott mű erősen javasolt olvasmány minden, a stratégiai HR iránt érdeklődő szakember számára.

Ron Ashkenas, Dave Ulrich, Todd Jick, Steve Kerr: The Boundaryless Organization: Breaking the Chains of Organization Structure. Revised and updated edition. Jossey-Bass, 2002.

Csigás Zoltán, HR Portal