Hogyan könnyítsük meg a teljesítményértékelés folyamatát?

A munkavállalók teljesítménye alapvető jelentőséggel bír a vállalatok számára, azonban a teljesítmény mérése nem minden munkakörben lehetséges. Ahol kézzelfogható produktuma van a munkavállaló munkájának, ott számszerűsíthető a teljesítmény. Így például egy gyártósoron dolgozó munkavállaló esetében az adott idő alatt elkészített munkadarabok és a selejtek számából meg lehet határozni a teljesítményt. Ha azonban egy üzletkötőt nézünk, akinek egy hónapban legalább száz lehetséges ügyfelet kell felkeresnie, s harminc üzletet megkötnie, a siker már nem csupán az ő teljesítményétől függ, hanem például a piac telítettségétől, a kínált termék, szolgáltatás minőségétől, de akár a szerencsétől is, hogy milyen ügyfelekkel hozta össze a sors. Egy vezető esetében pedig - akinek a feladata a munkatársainak menedzselése - végképp nem lehet számszerűsíteni a teljesítményt.

"E problémák feloldására szolgál a kompetencia alapú teljesítményértékelés, ami azokat a képességeket, készségeket és személyes tulajdonságokat vizsgálja, melyek a jó munkavégzéshez kellenek. A kompetenciák szubjektív megítélését a megfelelő módszertan alkalmazásával, valamint a vezetők, munkatársak képzésével objektívebbé lehet tenni" - magyarázza Krepelka Ágnes, az Isther Humán Tanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója. Egy ügyfélszolgálati munkatárs esetében például elvárható, hogy legyen udvarias, szakmailag felkészült, jó kommunikációs képességekkel rendelkezzen stb. De nehéz megmondani, hogy mitől rendelkezik valaki jó kommunikációs képességgel. A nem megfelelően kialakított kompetenciaprofil sok vitát szülhet, s megnehezíti az értékelést. Ezért egyfelől minél precízebben meg kell határozni a kompetencia tartalmát, másfelől pedig azt, hogy az adott kompetencia miben nyilvánuljon meg az adott munkakörben. Ezen felül a többirányú értékelés is növeli az objektivitás mértékét, tehát a munkavállaló teljesítményét a vezetőn kívül minősítheti az ügyfél, egy munkatárs, de akár saját maga is.

A teljesítményértékelés többnyire a javadalmak, jutalmak szétosztásának alapjául szolgál, de számos más területen is alkalmazható. Ha a vállalat stratégiai elképzelései jól meghatározott feladatokhoz köthetőek, a teljesítményértékelés segítségével megállapítható, hogy miként halad a cég az adott cél felé. Értékelhetőek az egyéni teljesítmények, ami visszajelzéssel, megerősítéssel szolgál a munkavégzésre vonatkozóan, s nagyon fontos a motiváció szempontjából. Az ismeretek terén jelentkező, illetve készségbeli hiányosságok definiálásával meghatározható, hogy milyen képzésekre van szükség.

A jól működő teljesítménymenedzsment a vezető, a HR és a munkavállaló szintjén is számos előnnyel bír. A vezető sokkal tisztábban képes megfogalmazni, hogy milyen elvárásokat támaszt a munkavállalóval szemben, s ellenőrizni tudja, hogy munkatársai valóban azzal foglalkoznak-e, ami a dolguk. Az értékeléseknél, a feladatok szétosztásánál a teljesítményértékelési rendszer iránymutatóként szolgál, de segíti a személyi döntések megindoklását is. Másodlagos előnyeként tekinthető, hogy - mivel szükséges, hogy a teljesítmény beszédtémává váljon - sokkal hétköznapibbá lesz a teljesítményértékelés, melynek következtében a vezető jobban tud irányítani.

A HR számára a teljesítményértékelés alapvető adatokat szolgáltat a javak szétosztásához, fontos input a képzési rendszer meghatározásához, információt nyújt a karriertervezéshez és a belső pályáztatáshoz, valamint visszajelzést adhat a kiválasztásról. De mindebből a munkavállaló is profitálhat, hiszen tisztábbak felé az elvárások, tudja, miért dicsérik meg vagy éppen marasztalják el. A jól teljesítők elismerésben részesülnek, míg a kevésbé jók képzés formájában megkapják a szükséges támogatást a fejlődéshez. A karrierlehetőségeket is jobban ki lehet használni, valamint az értékelés miatt javulhat a vezető és a munkavállaló közti kommunikáció is.

Mint az a fentiekből is kitűnik, a teljesítményértékelés a vállalat szempontjából kiemelkedően hasznos, ugyanakkor meglehetősen bonyolult folyamat is. A munkaköri kompetenciaprofil kidolgozásában leginkább külső tanácsadó segíthet. Bár a belső HR-es is felkészült, de a vállalat munkavállalójaként nincs teljes rálátása az egész szervezetre, és vélhetően kevésbé tapasztalt, hiszen csupán néhány céget ismer. A munka támogatására pedig teljesítményértékelést segítő szoftveres alkalmazások szolgálnak. "Mivel a teljesítményértékelést mindenütt a vállalati igényekre kell szabni, 'konzervmegoldás' nem létezik - hangsúlyozza Krepelka Ágnes. "A szoftver kiválasztásánál nagyon fontos szempont, hogy valamennyi értékelési módszert támogatni tudja, történjen az értékelés kompetenciák, mutatószámok, kiemelt szervezeti célokból lebontott feladatok, vagy célkitűzések alapján, esetleg ezek kombinációjaként. Példaként tudnám említeni a NEXON által kifejlesztett nexONPM teljesítményértékelő modult, mely mögött egy igen komoly teljesítményértékelési módszertan rejlik." Ha mindez megvan, a többi már csak adatbevitel kérdése.

A szoftver jelentősen megkönnyíti a vezetőség, a munkavállaló és a HR munkáját, hiszen egyszerűsíti az adminisztrációt. A személyzeti osztály szempontjából pedig különösen fontos, hiszen rengeteg adat - mint például a képzési igények vagy jutalmak elosztásának - tárolására képes, melyeket jól megfogható információkká tud rendszerezni. Ezen kívül megkönnyíti bizonyos teljesítményértékeléssel, feladatokkal kapcsolatos információk közzétételét, valamint számos lekérdezést tesz lehetővé. Így például elemezhető, hogy az egyes szervezeti célok eléréséhez ki hogyan járult hozzá, az eredmények személyek, szervezeti egységek esetében akár időszakokra lebontva is összehasonlíthatók. A szoftver képes automatikusan jelezni a szakmai vagy készségbeli kompetenciák eltérését, s alapvető információkat nyújt a képzéstervezéshez, mely a képzési keret hatékonyabb felhasználásul szolgálhat.

A fenti példák is mutatják, hogy a teljesítménymenedzsment a HR teljes területét lefedi a toborzás-kiválasztás folyamatától egészen a karriertervezésig. Ezért egy teljesítménymenedzsment-szoftver esetében is alapvető kívánalom, hogy integrálható legyen a humánerőforrást segítő alkalmazáshoz.