Interjú: kulcs a kiválasztásban

A munkaerő pályázat útján történő keresésekor a megfelelő személy kiválasztásában a motivációs levél és az életrajz jelenti a kiindulási alapot. Az írásos anyag átgondolt értékelése és a megfelelő tesztek felvétele után a pályázóról érdemi információ áll már rendelkezésre, azonban ez rendszerint még nem elég a döntéshez. A három forrásból szerzett ismeretek alapján viszont fel tudunk készülni a felvételi beszélgetésre, amelyen a nyitott kérdések megválaszolása és a megerősítő információk szerzése történik.

Az interjú

Az interjú kikérdezés, valamilyen céllal folytatott beszélgetés előre megállapított (kötött, megtervezett) kérdések alapján, párbeszédes formában, dialógusban.

Az állásinterjú a kiválasztás egyik lépése, amely során a pályázó személy állás iránti érdeklődését (feladatra való alkalmasságát) mérjük kérdésekkel. A strukturált interjú típusba tartozik ez a beszélgetés, amely előre megtervezett szerkezetben, rendszerint kérdez-felelek formájában zajlik, ezért vigyáznunk kell, hogy ne legyen "kihallgatás" hangulata, inkább oldott légkörben zajlódjon.

Kritérium szerinti interjúnak is tekinthetjük ezt a párbeszédet, mivel a pályázott munkakör, feladat ellátásához szükséges követelményeket - lehetőleg kompetenciatérkép alapján - "vizsgálja" az interjút készítő. A kérdések az ideális jelölttől elvárható tulajdonságokra, viselkedési szempontokra irányulnak, a munka tényeleges igényein alapulnak. A kérdezőnek olyan területekre szükséges koncentrálnia, amelyet a feladat optimális ellátása érdekében bizonyos mélységig "szondázni" szükséges.

Az interjúról szóló írások döntő többségben a pályázó számára nyújtanak eligazítást. A munkaadó felvételi interjúval kapcsolatos tevékenységére, magatartására vonatkozóan viszont kevés helyen találunk javaslatokat, módszereket, pedig ez a beszélgetés meghatározó tényező, legtöbbször a döntés előkészítésének záró eleme. A felvételi beszélgetésre általában már a pályázók egy szűkebb köre jut el, így az illetékesekben bizonyos kép él minden érintettről, amelyet teljessé kívánnak tenni. Fontos megemlíteni, hogy ez az aktus nem lehet formális, mindenkor egyedi, mind az érintett jelöltet illetően, mind a kérdező vezető - HR szakember - munkája tekintetében, hisz itt és most, csak azzal a személlyel foglalkozunk, aki egy a kiválaszthatók közül.

Lényeges feltétele az állásinterjúnak az, hogy szakmailag felkészült, tapasztalattal rendelkező személy vezesse a folyamatot. Sajnos előfordul olyan is, hogy kezdő, esetenként humánpolitikai felkészültséggel nem rendelkező munkatársra bízzák ezt a feladatot. Elvégre a felvételi beszélgetés nemcsak a pályázónak fontos, az alkalmazó szervezetnek (cégnek) is létszükséglet a legalkalmasabb jelölt megtalálása.

A felvételi interjú személyes jellege megkívánja, hogy nyugodt körülményeket biztosítsunk, az interjú alanyának kényelmes, de munkahelyi jellegű feltétel álljon rendelkezésre. Gondoskodjuk róla, hogy a jelölt minden tekintetben biztonságban érezze magát, más ne hallgathasson bele a beszélgetésbe, győződjünk meg róla, hogy a kérdező elfogultságtól mentes kapcsolatot biztosít. Vagyis mind tárgyi, mind szubjektív tekintetben elengedhetetlen a biztonság érzésének megteremtése, ez a jól értékelhető dialógusnak a feltétele.

Az interjú indirekt információs forrása

Az interjúkat elemző szakember véleménye szerint az állásinterjúk során a közvetett közlések jelentősége nagy. A vélemény kialakításában a szóbeli megnyilvánulás mintegy 7-10 százalékban játszik szerepet, de a non-verbális jelzések meghatározóak. A hanghatások - a hangszín, a hangerő, a dallam, a megnyilatkozás bizonytalansága stb. - befolyásolják a jelöltről kialakuló "képet", továbbá nagy jelentősége van az arcjátéknak (főként azért, mert a mimikát tudatosan csak részben tudjuk befolyásolni, működésében az érzelmi tényező a meghatározóbb). A közvetlen emberi (interperszonális) kommunikációban a gesztusok dominánsan vannak jelen, de a dialógus kapcsán szűkebb ennek az alkalmazási lehetősége, ezért más jelek veszik át a szóbeli közlést kiegészítő szerepet, úgymint a már említett mimika és a tekintet, esetleg fejgesztus. Lényeges az interjú során ezekre összpontosítani, mivel a pályázati anyag hitelességét a szóbeli közlés és a non-verbális jelzések összhangja alapján ítélhetjük meg. Amennyiben az elhangzottak, valamint a kísérő jelek egymásnak ellentmondanak, akkor az utóbbit vegyük figyelembe, hiszen a nem-verbális jelzés tartalmazza az igazat.

A megjelenés, a magatartás és az öltözködés üzenetértékű a felvételi beszélgetések esetén. A diszkrét ruházat, hajviselet, az ápoltság egyrészt a pályázóról közvetlen információt jelent, másrészt a felvételi eljárás adott "lépéséhez" való viszonyát is jelzi. Egy-egy munkakör megfelelő megjelenést (öltözködést), magatartást, viselkedést követel, így közvetlen tapasztalat alapján ítélhető meg, hogy az elvárásnak a jelölt mennyiben felel meg. Ezek a közvetett információk a munkaviszony során későbbiekben jelentkező feszültségek megelőzésére is forrásértékűek.

Felkészülés az interjúra

Az állásinterjútól csak akkor várhatunk megfelelő eredményt, ha arra alaposan felkészülünk. Az interjút készítőnek ismernie kell a teljes pályázati anyagot, a tesztek értékelését, lényegében ezeken keresztül azt a személyt, akivel a beszélgetésre sor kerül.

Az interjú készítése lényegesen nehezebb dolog, mint azt az emberek általában gondolják. Sokan abban tudatban élnek, hogy ez nem más mint egy jó beszélgetés, azonban a kiválasztási interjú sokkal több ennél, hiszen egy jó beszélgetés nem feltétlenül jó interjú! A nehézséget fokozza az is, hogy az "interjúvolónak" mentesnek kell lennie a szubjektivitástól, a jelölt tényleges tudását, kompetenciáját el kell vonatkoztatnia a személyes véleményétől.

A munkakör, feladat kompetenciatérképe képezi az alapját az interjú tartalmának, ugyanis azt kell a felvételi beszélgetés során eldönteni, hogy az ebben megfogalmazott szakmai, személyiségbeli követelményeknek mennyire felel meg a jelölt. Ennek előzetes "megállapítását" a motivációs levélben és az életrajzban közölt információknak az elvárásokkal való összehasonlítása képezi, ezeket egészíti ki a tesztek értékelésének anyaga, azoknak a tendenciáknak a mérlegelése, amelyeket az egyén képességeiről (készségeiről, jártaságairól) nyertünk. A pályázattal kapcsolatos valamennyi forrásanyag alapján alakul ki egy bizonyos kép a jelöltről, amelynek teljessé tételét az interjú biztosítja. Az előkészítés és a beszélgetés folyamata során azonban óvakodni kell az esetleges előítélet kialakulásától, ezt ugyanis felelős HR-esként nem engedhetjük meg magunknak!

Az előkészítés leglényegesebb lépését a kérdések megfogalmazása jelenti, mivel ezeknek pontosaknak, jól szerkesztettnek, mindenki számára érthetőnek kell lenniük. Minden személyre külön fel kell készülni: ennek egyedinek kell lennie egyrészt a cég igényeinek alátámasztása miatt, másrészt a konkrét pályázó személy tényleges megismerése érdekében.

A kérdések tartalmát az írásos pályázati anyagok és a "teszteredmények" összevetése alapján határozhatjuk meg, minden érintett személyre vonatkozóan mást és mást érintenek ezek. Akkor jó az interjúra való felkészülésünk, ha a jelölt és az elvárt tényezők viszonyát tárjuk fel a kérdésekkel. Az interjúnak egyedinek kell lenni, az állandó elemet csak a szervezet (cég) követelményei jelentenek, ugyanakkor az ehhez való viszony meghatározása már egy-egy adott személyre vonatkozik. Ez adja az alapot a feltett kérdések megfogalmazásához.

A leggyakoribb típuskérdések

Különböző kiadványok, segédanyagok közölnek "típuskérdéseket" a felvételi beszélgetéshez. Mi sem kerülhetjük meg ezt, ezért tájékoztatásként néhány kérdést ajánlunk:

Korábban betöltött-e már hasonló munkakört?

Milyen eredmények jellemezték az Ön korábbi tevékenységét?

Mondjon pár szót arról, hogy milyen a jelenlegi munkája!

Legjelentősebb eredményei az eddigi pályafutása során?

Mire a legbüszkébb eddigi eredményei közül?

Személyi tulajdonságai sorából melyik az, amelyikre a pályázat során épít?

Miért akar munkahelyet változtatni?

Milyen gondok jelentkeztek korábbi munkája során?

Mi késztette a jelenlegi pályázat benyújtására?

A magasabb beosztást jelentő, magasabb felelősséggel járó feladatra mi indította?

Milyen elvárásai vannak a pályázott állással kapcsolatban?

Milyen örömökre, sikerekre gondol a pályázott munkája keretében?

Számít-e bizonyos kudarcokra az új tevékenységi körben. Milyenekre?

Mit vár a megpályázott munkakörtől?

Milyen módszerekkel gondolja végrehajtani az új feladatait?

Csoportmunkában dolgozott-e már? Mennyire tud azonosulni a csoport tagjaival?

Mik az erősségei és a gyengéi?

Melyek az Önt meghatározó tulajdonságok?

Saját értékelése szerint mennyire képes idejét jól beosztani?

Miként képes megbirkózni a konfliktusokkal?

Milyen képzésen, továbbképzésen venne szívesen részt?

Szabadidejében mivel szokott foglalkozni?

Szóljon magánélete lényeges kérdéseiről (család, lakás stb.)!

Beszéljen fizetési igényeiről!

A interjú alapján milyen kérdése van?

Az interjúról indokolt írásos anyagot készíteni, amelyhez célszerű "egységes" formát alkalmazni. Főként Az alapvető személyi adatokat szükséges lejegyezni, de a beszélgetés során szerzett információkat is érdemes pontokban rögzíteni, úgymint:

1.

Milyen iskolai végzettséget igényel a munkakör;

2.

Milyen szakmai gyakorlat szükséges a feladat ellátásához;

3.

Milyen nyelvismerettel rendelkezik, milyen nyelvismeretet igényel a munkakör;

4.

Milyen vezetési ismeretek, tapasztalatok szükségesek a pályázott munkakörhöz;

5.

Milyen informatikai ismereteket igényel a feladatkör;

6.

A munkakör ellátásoz elengedhetetlen szükséges tényezők;

7.

Miért jelentkezett a munkakörre?

8.

Benyomások a jelentkezőről:

Szóbeli kommunikációja

Nem-verbális kommunikációja

Önbizalom

Határozottság

Kapcsolatteremtő készség

Az új iránti fogékonyság stb.

9.

Értékelés.

Az interjú tapasztalatinak rögzítésre több változatot alakíthat ki a kérdező, itt csupán egy lehetséges mintát kívántunk bemutatni. Fontos azonban az, hogy írásban, hangfelvételen, vagy más módon rögzíteni szükséges a felvételi beszélgetés anyagát, hogy az lényegi elemeiben - vagy szó szerint - visszaidézhető, mások, vezetőtársak számára is elérhető legyen.

Dr. Poór Ferenc