Jó(l)lét, közösség és élmény a munkahelyen

Idén először társult szakmai konferencia Az Év Irodája díjátadó mellé. Az előadások és kerekasztal beszélgetések az irodatér jövőjét, ehhez kapcsolódóan a munkahelyi élményt, az irodának a munkáltatói márkaépítésben betöltött szerepét boncolgatták. Az uniformizált tér egyre inkább a sokféleség irányába tolódik el, hiszen az emberek kezében maradó munkafolyamatok összetettebbek lesznek, nagyobb kreativitást igényelnek, amelyhez a térnek is alkalmazkodnia kell, vázolta Csobánki Zsuzsa és Borbély Gábor, a CBRE képviseletében. Mivel az emberi interakció a jövőben is az üzleti folyamatok lényege marad, ezért az együttműködést elősegítő térkialakítás központi szerepet kap. Ugyanakkor mivel a változásmenedzsment szinte folyamatos, amihez a folyamatoknak alkalmazkodniuk kell, így az idő, a tér és az iroda is „rugalmas” kell, hogy legyen, alkalmazkodnia kell a változó igényekhez, célokhoz, akár időszakos projektekhez. Ugyanakkor komoly kihívást jelent az iparágban, hogy a technológia fejlődési sebességét, ezzel együtt a munkakultúra változását, a fizikai tér és a szervezeti kultúra változásában nem könnyű lekövetni.

Az iroda egyszerre lesz szociális és kulturális tér, a globális együttműködések központja.

Míg az operatív munka gyakran távmunkában, home officeban történik. Ezzel egy időben az irodakialakításban is egyre nagyobb teret nyer a zöld szemlélet, hiszen ezek az ingatlanok jelentős ökológiai lábnyomot hagynak, a túlfogyasztás ebben a szektorban is problematikus.

A toborzásban és a megtartásban is döntő az atmoszféra

Munkaerőhiány idején nem meglepő, hogy a cégeknek nagyobb hangsúlyt kell fektetniük a munkavállalók igényeire. Így egyáltalán nem mindegy, hogy mit is szeretne egy reménybeli kolléga, amikor állást keres. Ezt mérte fel a Randstad 2018-ban, 30 országban. Magyarországon 8200-an válaszoltak a kutatás online kérdéseire a 18-65 éves korosztályban, amelyen belül az aktív munkavállalási korúak, vagyis a 25-44 évesek voltak többségben. Szokody Ágnes, marketingvezető a reprezentatív kutatás eredményeiről elmondta, hogy a válaszadók 75%-a számára váltáskor még mindig a fizetés és a juttatások köre az elsődleges, de ez után rögtön másodikként következik a munkahelyi légkör, amelybe beletartozik a munkakörnyezet is mint tényező. Ez 64% számára volt fontos, ráadásul a terület jelentősége növekvő tendenciát mutat, mert 2016-ban még csak 51% számára volt lényeges ez a tényező. Még dobogós helyen van a fontossági sorrendben a munkahely biztonsága, majd következik, hogy a vállalat pénzügyileg egészséges legyen, ötödik pedig a munka-magánélet egyensúlya.

Érdekes kontrasztra világított rá Szokody Ágnes egy összehasonlítással, ugyanis míg a dolgozók az előbbi tényezőket tartják a legfontosabbaknak, addig a munkáltatók kommunikációja ehhez az igényhez, úgy tűnik, egyelőre nem igazodik. Ugyanis náluk az anyagiak és a munkahelyi atmoszféra csak a hetedik illetve nyolcadik helyet foglalja el a prioritási rangsorban. A cégeknek lehet, hogy érdemes ezen a stratégián alakítani, ugyanis a kutatásból az is kiderült, hogy a munkavállalók 23%-a váltott munkahelyet az elmúlt évben, 33% pedig tervezi a váltást, és 55% nyilatkozott arról, hogy a munkahelyi légkörnek komoly megtartó ereje van.

A munkahelyi élményt a céges kultúra, a környezet, az eszközök és az arculat összhatása adja. Ennek a négy alappillérnek kell összhangban lennie, egy irányba hatnia, hogy összeálljon munkahelyi élménnyé, emelte ki Horváth Dávid, a Collierstől és Paukovics Gábor, a Kinnarps képviseletében.

Lehet-e második otthon az iroda?

A munkahelyünkön töltjük napunk aktív részének leghosszabb idejét, ezért is kiemelten fontos, hogy ez az időszak milyen környezetben, milyen társaságban és milyen feladatokkal telik el. Szeretünk-e a munkahelyünkre bemenni? És vajon szükséges-e, hogy az iroda második otthonunk legyen, erről szólt az egyik kerekasztal beszélgetés, melyet a Loffice társalapítója, Klementz Kata vezetetett, a JLL-től Würsching Péter, a Decor Floortól Lovas Gusztáv, a HP-től Mantuano Mónika, a DBH-tól pedig Tilles Anna vett részt. Würtsching Péter szerint nem az otthont kell leképezni, hanem valami pluszt kell nyújtani a dolgozónak, akár szociális teret, hogy érdemes legyen bejárni az irodába. Ha erre az igényre a fejlesztők nem tudnak választ adni, akkor, mint mondta, elnéptelenedhetnek az irodák. Azt is hozzátette, hogy az open office hasznossága tevékenységi körtől függ, nem lehet teljesen elvetni, ugyanakkor azt is be kell látni, hogy bizonyos munkakörök esetében nem célravezető. Lovas Gusztáv szerint az otthon illúzióját kell bevinni az irodatérbe, amitől kellemesebbé válik a környezet. Tilles Anna arról beszélt, hogy a szolgáltatott irodák körében az open office kevéssé vált be, a kkv-k, akik ezeket az irodákat igénybe veszik, inkább a többfunkciós tereket igénylik, de ebben az esetben is fontos a jó légkör és az inspiráló környezet.

A nyitott irodatér kérdése az irodai jó(l)létről szóló kerekasztalnál is szóba került. Végvári Zsuzsi, az Offiseven CEO-ja saját kutatásukat hozta fel példaként, amelyből az derült ki, hogy sok esetben nem is az „opennel”, hanem a tér méretével van baj. Válaszadóik 74%-a kisebb teret igényelne. Ugyanakkor azt látják hasznosnak, ha például együttműködő csapatok tagjai egy térben tudnak dolgozni, mert így biztosítható legegyszerűbben az információáramlás. Így ő is arra a következtetésre jutott, hogy a munkateret cégre kell szabni, olyat alkotni, ami elősegíti az adott munkafolyamatokat. A beszélgetésben Rózsa Katinka, az ingatlan.com HR vezetője, Pásthy Zsolt, a BLUE Business Interiortól, Déri Bea, a CPI Hungary Kft.-től és Radványi Gábor, a Futureal főépítésze vett részt. A résztvevők többek között arról is beszélgettek, hogy egy cégnél általában a HR és az irodabérlet teszi ki a költségek legnagyobb részét. A dolgozó esetében az érzelmi, kognitív és fizikai wellbeing összekapcsolódik. Ezért is fontos a munkavállalók bevonása az irodai környezet kialakításába. A munkahely egyszerre legyen az effektív munka, a szociális élet és a lazítás tere. Nem meglepő módon, ahogy otthon is gyakran a konyha a család találkozóhelye, úgy az irodában is az egyik leghatékonyabb csapatformáló terület az étkezést szolgáló helyiség. A beszélgetésben kiemelték, hogy nem elég, ha egy munkahelyen rendelkezésre áll egy lazítást szolgáló tér, a kultúrának is olyannak kell lennie, hogy azt a dolgozók merjék használni.

A konferencia folyamán többször is előkerült példaként a Magyar Telekom költözése, amely több telephelyről költöztette 4500 munkatársát egy központba. Az új székházban tervezetten kevesebb hely volt, mint ahány munkavállaló (3800 hely). Így például tudatos szervezeti változásra volt szükség a távmunka részarányának növelése érdekében. Míg 2016-ban a cégnél még csak 8% dolgozott távmunkában, addig 2018-ban már 38%. A HR-nek be kellett lépnie a munkaszervezésbe. A vezetőkkel összefogva fel kellett mérni a munkanapok struktúráját, és ezen eredmények mentén, tevékenységi alapon megszervezni az irodatereket. A funkciók újragondolásával ez a modell hely és költség megtakarítással járt. A költözés komoly változásmenedzsment folyamattal járt, hiszen együtt járt digitalizációval, IT eszközfejlesztéssel, kollaborációfejlesztéssel stb. A folyamathoz olyannyira tudatosan kellett hozzáállni, hogy a munkatársak tesztelték is hat hétig, - 2-3 csapattal - a munkateret, benne a bútorokat és a lehetséges munkamódszereket is.

A beszélgetések összegzéséből az derült ki, hogy a személyes interakciók a jövőben is fontosak lesznek, megmaradnak, de a határok a munkahely és az otthon között elmosódnak. Így rugalmas tereket kell létrehozni, amelyben az iroda egy eszköz, de nem cél. A szervezetek laposabbak lesznek, jellemzőbb lesz a projektalapú működés, a cégkultúra alkalmazkodása pedig fontos ezekhez az igényekhez, és a valódi cél az, hogy a cég egy irányba menjen, hogy sikerrel tudjon működni. Fenntartható, kisebb ökológiai lábnyomú munkatérre van szükség. Ahogy az egyik hozzászóló megjegyezte, a munkahelyből „csak” a munka és a hely tűnhet el…