Nehéz a tervezés? Ennek oka az agyunkban keresendő
A tervezés ugyanolyan velünk született készség, mint a kreativitás vagy az elemzés képessége, ám egy kis energiaráfordítással megtanulhatjuk, hogyan tervezzünk hatékonyabban és kerüljük el a vele járó frusztrációkat.
Még a rendkívül intelligens embereknek is nehezükre eshet a tervezés. Például azok a kreatív emberek, akik képekben gondolkodnak, nehéznek találhatják fogalmi elképzeléseit olyan gyakorlati cselekvésekbe fordítani, amelyek bizonyos fokú tervezést is igényelnek. Nekik olyan kollégára, beosztottra, asszisztensre vagy vezetőre van szükségük, akik lépésről lépésre irányítják a folyamatot. Vannak olyan típusok is, akik rendkívüli módon tudják azonosítani és végrehajtani fő feladataikat, ám könnyen elakadhatnak, amikor nyomon kell követni vagy kiegészíteni ezeket más feladatokkal, esetleg irányítaniuk kell másokat.
Bizonyos emberek agya könnyen tud rendszerezni, míg másoké nem
Azok, akik inkább az agyuk balhátsó agyféltekéjét használják, sokkal jobban tudnak lineáris terveket készíteni, majd követni ezeket. Nekik nincs szükségük mások segítségére, és gyakran nem értik, a többiek miért szenvednek a tervezéstől. Azoknak viszont, akik a másik agyféltekét használják dominánsabban, már gondjuk akad a tervezéssel: agyuk neurokémiája ugyanis arra készteti őket, hogy 100-szor több energiát használjanak fel a „tervezési üzemmódban”, mint azok, akik dominánsabban használják bal agyféltekéjüket.
Ahogy az olyan képességek, mint a kreativitás, az elemzés vagy az írás sokkal könnyebben megy egyeseknek, úgy a tervezés is egy olyan képesség, ami velünk született. De ez nem jelenti azt, hogy ne tudnánk fejleszteni ezeket a tulajdonságokat azáltal, hogy agyunkban felépítjük az úgynevezett neurokapcsolatokat, különféle, rendszeresen végzett gyakorlatok révén. Mindenki képes megteremteni a hatékony tervezés képességét egy kis gyakorlás által.
Így kondicionáljuk magunkat a tervezésre
Ismerjük fel természetes erősségeinket és gyengeségeinket: ha rendkívül bonyolultnak látjuk a tervezést, valószínű nincs meg a természetes dominanciánk az agy hátsó, bal oldali részén. Hogy megtudjuk, melyik agyféltekénk a domináns, vegyünk részt például egy Benziger féle gondolkodásstílus értékelésen. Ha jobban megértjük, mi az, ami működik számunkra, könnyebben tudjuk ehhez az új tudásunkhoz igazítani a szokásainkat. Azt is megérthetjük, miért van az, hogy bizonyos típusú munkák annyira természetesek a számunkra, míg másokat legszívesebben elkerülnénk.
Fogadjuk el a nehézséget: ha úgy gondoljuk, hogy valaminek könnyűnek kellene lennie, amikor az igenis nehéz a számunkra, akkor letörhetünk és feladhatjuk. De ha tudjuk, hogy egy nehéz feladattal állunk szemben, akkor hajlandóak leszünk addig dolgozni rajta, amíg meg nem értjük, hogy a kihívás a folyamat része. Amikor először tervezni kezdünk, lehet, hogy frusztráló, félrevezető, fárasztó vagy akár dühöt okozó tevékenységként éljük azt meg, mert nem akarjuk elfogadni például a feladatok napi limitét. Azok viszont, akik megértették ezeket az érzéseket, végig tudják vinni a folyamatot, és úgy érezhetik, hogy sokkal több békével, magabiztossággal rendelkeznek, és világosabb számukra az is, hogyan osszák be az idejüket.
Engedjük el a „mindent vagy semmit” gondolkodást: azok, akik nem túl erősek a tervezésben, hajlamosak a „mindent vagy semmit” gondolkodás csapdájába esni. Úgy gondolják, hogy tökéletesen kell követniük a tervüket, különben az erőfeszítéseikkel csak pazarolták az időt, ha pedig elfelejtették egy napjukat megtervezni, akkor már egyáltalán nem kell tervezniük semmit. Pedig a tanulás egyben fejlődés is, a fejlődés pedig hibákkal jár. Ha ezt elfogadjuk, akkor nem fogjuk többé hibáztatni magunkat, ha elkalandozunk, így könnyebb lesz visszazökkenünk az eredeti tervhez.
Keressünk olyan rendszereket, amelyek már működnek: ahelyett hogy egy meghatározott ütemezési folyamatba erőltetnénk magunkat, találjuk meg azokat a rendszereket, amelyek személyre szabottan működnek. Például, ha vizuális alkatok vagyunk (amely inkább a frontális jobb agyfélteke dominanciájára jellemző), akkor olyan módszert találjunk a tervezésre, amely figyelembe veszi ezt a preferenciát. Ragasszuk például post-itekre a tennivalóinkat, vagy rajzoljunk egy táblára. Ha inkább a táblázatokat szeretjük (ami a frontális bal agyfélteke dominanciája), akkor tegyük a tennivalóink listáját egy Excel táblázatba, vagy használjunk olyan applikációkat, amelyek nyomon követik számszerűsíthetően a fejlődést. Ha szeretjük látni az időt (ami az agy jobb hátsó oldali dominanciája), használjunk olyan eszközöket, amelyek segítségével igényeink szerint igazíthatjuk az időhöz napi feladatainkat. Kísérletezzünk, amíg meg nem találjuk a megfelelő tervezési eszközt.
Kölcsönözzük ki mások agyát: ha ismerünk olyan embereket, akik kiválóak a tervezésben, szervezésben, kérjünk tőlük tanácsot. Könnyen adhatnak megoldásokat azokra a problémákra, amelyeket nem tudunk megoldani. Kerüljük azonban azokat a kritikus embereket, akik visszatartanak a tanulási folyamatban. Kérjünk egyszerű megoldásokat: nem kell szakértőnek lennünk egy olyan területen, amit jelenleg még csak tanulunk. Az alapszínt kezdetnek elég.
Próbálkozzunk: változassuk meg a fókuszt, amikor eltévedtünk, finomítsuk a tervet, amikor új kérdések merülnek fel. Előfordulhat, hogy egy mára tervezett feladatot át kell tolnunk holnapra - legyünk rugalmasok, és álljunk készen az újratervezésre.
A Harvard Business Review cikke nyomán
Bizonyos emberek agya könnyen tud rendszerezni, míg másoké nem
Azok, akik inkább az agyuk balhátsó agyféltekéjét használják, sokkal jobban tudnak lineáris terveket készíteni, majd követni ezeket. Nekik nincs szükségük mások segítségére, és gyakran nem értik, a többiek miért szenvednek a tervezéstől. Azoknak viszont, akik a másik agyféltekét használják dominánsabban, már gondjuk akad a tervezéssel: agyuk neurokémiája ugyanis arra készteti őket, hogy 100-szor több energiát használjanak fel a „tervezési üzemmódban”, mint azok, akik dominánsabban használják bal agyféltekéjüket.
Ahogy az olyan képességek, mint a kreativitás, az elemzés vagy az írás sokkal könnyebben megy egyeseknek, úgy a tervezés is egy olyan képesség, ami velünk született. De ez nem jelenti azt, hogy ne tudnánk fejleszteni ezeket a tulajdonságokat azáltal, hogy agyunkban felépítjük az úgynevezett neurokapcsolatokat, különféle, rendszeresen végzett gyakorlatok révén. Mindenki képes megteremteni a hatékony tervezés képességét egy kis gyakorlás által.
Így kondicionáljuk magunkat a tervezésre
Ismerjük fel természetes erősségeinket és gyengeségeinket: ha rendkívül bonyolultnak látjuk a tervezést, valószínű nincs meg a természetes dominanciánk az agy hátsó, bal oldali részén. Hogy megtudjuk, melyik agyféltekénk a domináns, vegyünk részt például egy Benziger féle gondolkodásstílus értékelésen. Ha jobban megértjük, mi az, ami működik számunkra, könnyebben tudjuk ehhez az új tudásunkhoz igazítani a szokásainkat. Azt is megérthetjük, miért van az, hogy bizonyos típusú munkák annyira természetesek a számunkra, míg másokat legszívesebben elkerülnénk.
Fogadjuk el a nehézséget: ha úgy gondoljuk, hogy valaminek könnyűnek kellene lennie, amikor az igenis nehéz a számunkra, akkor letörhetünk és feladhatjuk. De ha tudjuk, hogy egy nehéz feladattal állunk szemben, akkor hajlandóak leszünk addig dolgozni rajta, amíg meg nem értjük, hogy a kihívás a folyamat része. Amikor először tervezni kezdünk, lehet, hogy frusztráló, félrevezető, fárasztó vagy akár dühöt okozó tevékenységként éljük azt meg, mert nem akarjuk elfogadni például a feladatok napi limitét. Azok viszont, akik megértették ezeket az érzéseket, végig tudják vinni a folyamatot, és úgy érezhetik, hogy sokkal több békével, magabiztossággal rendelkeznek, és világosabb számukra az is, hogyan osszák be az idejüket.
Engedjük el a „mindent vagy semmit” gondolkodást: azok, akik nem túl erősek a tervezésben, hajlamosak a „mindent vagy semmit” gondolkodás csapdájába esni. Úgy gondolják, hogy tökéletesen kell követniük a tervüket, különben az erőfeszítéseikkel csak pazarolták az időt, ha pedig elfelejtették egy napjukat megtervezni, akkor már egyáltalán nem kell tervezniük semmit. Pedig a tanulás egyben fejlődés is, a fejlődés pedig hibákkal jár. Ha ezt elfogadjuk, akkor nem fogjuk többé hibáztatni magunkat, ha elkalandozunk, így könnyebb lesz visszazökkenünk az eredeti tervhez.
Keressünk olyan rendszereket, amelyek már működnek: ahelyett hogy egy meghatározott ütemezési folyamatba erőltetnénk magunkat, találjuk meg azokat a rendszereket, amelyek személyre szabottan működnek. Például, ha vizuális alkatok vagyunk (amely inkább a frontális jobb agyfélteke dominanciájára jellemző), akkor olyan módszert találjunk a tervezésre, amely figyelembe veszi ezt a preferenciát. Ragasszuk például post-itekre a tennivalóinkat, vagy rajzoljunk egy táblára. Ha inkább a táblázatokat szeretjük (ami a frontális bal agyfélteke dominanciája), akkor tegyük a tennivalóink listáját egy Excel táblázatba, vagy használjunk olyan applikációkat, amelyek nyomon követik számszerűsíthetően a fejlődést. Ha szeretjük látni az időt (ami az agy jobb hátsó oldali dominanciája), használjunk olyan eszközöket, amelyek segítségével igényeink szerint igazíthatjuk az időhöz napi feladatainkat. Kísérletezzünk, amíg meg nem találjuk a megfelelő tervezési eszközt.
Kölcsönözzük ki mások agyát: ha ismerünk olyan embereket, akik kiválóak a tervezésben, szervezésben, kérjünk tőlük tanácsot. Könnyen adhatnak megoldásokat azokra a problémákra, amelyeket nem tudunk megoldani. Kerüljük azonban azokat a kritikus embereket, akik visszatartanak a tanulási folyamatban. Kérjünk egyszerű megoldásokat: nem kell szakértőnek lennünk egy olyan területen, amit jelenleg még csak tanulunk. Az alapszínt kezdetnek elég.
Próbálkozzunk: változassuk meg a fókuszt, amikor eltévedtünk, finomítsuk a tervet, amikor új kérdések merülnek fel. Előfordulhat, hogy egy mára tervezett feladatot át kell tolnunk holnapra - legyünk rugalmasok, és álljunk készen az újratervezésre.
A Harvard Business Review cikke nyomán
A nálunk is népszerű "Egyperces vezető" könyvek szerzője, Kenneth Blanchard azt írta, "aki elolvassa ezt a könyvet, többé nem lesz képes ugyanúgy gondolkozni a szervezet életéről, mint annak előtte".
Aki kérdez: Kőszegi Boglárka
Sztrájk a gyárban