Poszt-Covid munkaszervezés

Általános közhelynek tűnhet, hogy a Covid járvány után, sok minden más lesz, mint a járvány előtt volt. Cég- és HR vezetők számára viszont konkrét kihívások jelentek meg: értékes munkatársak, akik nem szeretnének naponta a munkába járni, akik nemcsak boldogabbnak, de hatékonyabbnak is érzik magukat távmunkában, és mások, akik meg vissza szeretnének térni a régi rutinhoz. Sok cégnél a megoldás a hibrid munka, amire a krízis alatt már kialakultak folyamatok. Mégis hiba lenne a kényszermegoldásokat modellnek tekinteni. Helyette a sikeres innovációkat kellene továbbfejleszteni, a váltásból adódó konfliktusokat kezelni és hosszú távon ütőképes és megbízható működést építeni. 

Ki kell találni az „új normalitás” kereteit. De hogyan? Hogyan lehet különböző elvárásokat összeilleszteni és a vélt és valós előnyökből és hátrányokból eredő konfliktusokat kezelni? Hogyan lehet fizikailag szétszórt munkaerőt irányítani és menedzselni? Hogy lehet a térben szétszórt struktúrában is biztonságos működésmódot találni? Az egyes munkatársak számára releváns információt célzottan megosztani, a munkafolyamatokban és kommunikációban együttműködő rendszereket és visszacsatolási utakat kialakítani? Hogyan lehet a távmunkában bízni? Hogyan lehet felhatalmazni, ellenőrizni és értékelni? Hogyan lehet napi találkozások nélkül erős kapcsolatokat építeni és azokat is megtartani, akik választhatnának új munkahelyet is?

Szervezetre szabott megoldások hibridben is

Nemrég végig hallgattam a Portfolió HR konferencia több szekcióját, ahol cég és HR vezetők beszéltek a kihívásokról és megoldásokról. Az állt a fókuszban, hogy kinél milyen új megoldásokat alkalmaznak. Állításom, hogy gyakorló vezető számára most nem ez a legfontosabb kérdés. A példákból legfeljebb ötleteket meríthet, de senki nem tudja megmondani, hogy az ő szerveztében mi lenne a jó megoldás. A kulcskérdés, amiről érdemes beszélni az az, hogy hogyan lehet megtalálni a szervezetre illő megoldást. Olyat, ami hatékony, és biztonságos.

Ehhez pedig nem elég ötleteket gyűjteni más vezetőktől vagy egy-egy munkatárstól, hanem olyan módszert kell találni, ami fel tudja tárni és új rendszerbe illeszteni az adott cég lehetőségeit. Hiszen a cég szempontjából nem egy-egy egység, vagy munkatárs elvárása a fontos, amit vezetői beszélgetések feltárhatnak, hanem az egész működés hatékonysága és biztonsága a lényeg. A hibrid működésre alkalmas rendszer, irányítás és munkafolyamatok. 

Co-creativitás – bevonással hatékonyabb

A 21. század egyik nagy tapasztalata, hogy amennyiben a konfliktusokban és komplex kihívásokban érdekelt, és így azok részleteit ismerő szereplők lehetőséget kapnak arra, hogy közösen keressenek megoldásokat, akkor megtalálják azokat, amelyekkel élni tudnak és akarnak. Így nemcsak működő munkafolyamatok jönnek létre, de olyanok, amiket be is tartanak, így az ellenőrzés is könnyebbé válik. Ez a tapasztalat az alapja azoknak a nagy cégek által is alkalmazott, a munkatársakat bevonó tervezési és szabályalkotási folyamatoknak, amelyeket az integritás menedzsment és compliance 3.0 is sikerrel alkalmaz. Vezetői, HR, vagy külső, vagy belső hagyományos szakértői javaslatok helyett, a vezetői döntéseket gondosan tervezett és vezetett belső munkafolyamat alapozza meg, amelyben a munkatársak tapasztalatai, tudása, különböző elvárások és álláspontok összeépülhetnek. Persze nagyon másféle kompetencia és szakértelem kell ilyen folyamatok tervezéséhez és levezetéséhez, mint amit a bölcs belső vezető, vagy külső tanácsadó ajánlhat a cégnek. Itt a lényeg a bevonás és a folyamat. A folyamat, ami hatékonyan használja az erőforrásokat, de ugyanakkor elég aktív ahhoz, hogy az eredményt erősítse. 

Bár komplex tervezési folyamatokban itthon még ritkán alkalmazzák a co-creativ folyamatokat, sok nagy piacvezető cég gyakorlata bizonyítja hatásosságukat. Talán az integritásmenedzsmentben (etikus compliance, vagy compliance 3.0) alapeszközt jelentő közös szabályalkotási folyamat jobban ismert és segít rávilágítani a logikára. A munkatársak bevonása két szempontból fontos. Egyrészről, ők ismerik azokat a gyakorlati részleteket, amin eldől, hogy egy munkafolyamat hatékony vagy nem. Másrészről, amikor a munkatárs úgy érzi, hogy része volt a folyamat kialakításában, azt nem kényszerből, hanem elköteleződve, meggyőződéssel alkalmazza. Ha társaival együtt vett részt egy munkafolyamat kialakításában, hisz benne, hogy jó, akkor betartását másoktól is elvárja. Így nemcsak a főnök ellenőríz, hanem a munkatárs is biztosítja a működést. 

Nagyon fontos a rendszer!

A co-creativ logikát alkalmazva, és megfelelően menedzselve, az újratervezési folyamat komoly esélyt ad nemcsak az optimális működés kialakítására, de a munkatársak elközteleződésére is. Nem kérdés, egy ilyen párbeszéd és munkafolyamat a legerősebb csapatépítő eszköz is, különösen egy olyan cégben, ahol ezt innentől kezdve szétaprózott hálózatban fogják alkalmazni az emberek. 

Nem utolsó sorban a folyamat során kialakul az a bizalom, ami megmutatja, hogy a hibrid térben milyen új menedzsment módszerekre lesz szükség. Hogyan lehet irányítani és együttműködni, hogyan változik a felhatalmazás és felelősség, a bizalom és kontroll, a munkamenet és teljesítményértékelés? Hogyan lehet a folyamatokat mind a cég, mind a munkavállaló számára biztonságossá tenni? Milyen kommunikációs rendszert kell létrehozni? Milyen új kompetenciákat kell fejleszteni?  Hogyan lehet a munkatársat a szétfolyó munkaidőtől, túldolgozástól, a kiégéstől védeni?

Azért fontos sok anekdotikus tapasztalat megosztása mellett az átalakítás folyamatáról beszélni, mert másféle figyelemre, tudásra és szívre van ehhez szükség, mint a szokásos vezetői tapasztalatcserékhez. Nem az egyes történetekre, hanem a történeteket összekötő rendszerre kell figyelni, és tudni, hogy a cég eredményét a benne dolgozók kollektív értékteremtő képessége határozza meg. Ezért érdemes a cég munkatársainak, akik a saját területüket legjobban ismerik, teret adni, hogy kitalálják, hogy az új körülmények között, hogy lehet legjobban dolgozni. A többi már csak folyamattervező és moderálási szakértelem kérdése, amit érdemes a legjobb forrásból biztosítani. 

Dr. Pallai Katalin

integritás szakértő és tréner

Nyitókép: mohamed Hassan képe a Pixabay -en.