Segítség a virtuális rabszolgaság elkerüléséhez

A virtuális térben történő kommunikációnak számos előnye van a hazai és nemzetközi színtéren működő vállalatok számára. Praktikussága mellett olcsó, gyors, azonnali elérést biztosít és megszünteti a kommunikáció helyhez kötöttségét. Emellett azonban felületessé teszi a kapcsolatteremtést, mivel a mai kor munkavállalójának egyszerre sok mindennel kell foglalkoznia.

Mindezek mellett a virtuális kommunikáció igen töredezett, mert hatalmas információ dömping árasztja el nap mint nap az embereket, és emiatt nehéz számon tartani az üzeneteket. Ezen kívül a virtuális kommunikációban igen korlátozottan valósul meg a metakommunikáció, pedig az információk nagy része ezen kommunikációs forma segítségével jut el a befogadóhoz. Emotikonok, vagyis hangulatjelek - mint például a smiley - ugyan előfordulnak a szövegekben, azonban ezek mégsem képesek helyettesíteni a valódi élőszóbeli kommunikáció légkörét.

Sokaknak egyre nehezebb megállnia, hogy ne nézze meg a levelezését. Akár munka után, családi körben is kényszert éreznek a munkahelyi levelezőrendszer megnyitására. Persze az állandó online jelenlétet a vállalatok is megkövetelik a munkavállalóktól. Ma már egyre több szakmában és pozícióban elmondható, hogy nem lehet nem elérhetőnek lenni. Egy multinacionális vállalatnál dolgozó beosztott például nemrég azt panaszolta, hogy a cégtől mindig megkapják a legújabb és legmodernebb, internet kapcsolattal rendelkező mobiltelefont, aminek a következménye - vagy inkább mellékhatása -, hogy így akár a "vécén ülve" vagy az anyák napi műsor alatt is lehet dolgozni. Vagyis azzal, hogy biztosítják a folyamatos kapcsolatteremtésre való lehetőséget a munkavállaló és a munkahely között, a fejlett kommunikációs eszközök ma már egyfajta villanypóráz funkciót töltenek be.

A technológia rohamos fejlődésével a munkavégzés ma már nem korlátozódik a munkahely falain belülre. Kitolódtak a munkavégzés határai, ahogyan a munka és magánélet közötti mezsgye is egyre több munkahelyen kezd szabadon átjárhatóvá válni - sokszor a magánélet rovására. A nagyarányú mobilitást biztosító, fejlett kommunikációs eszközök azt eredményezték, hogy ma bárhol, bármikor el lehet végezni a munkával összefüggő tevékenységeket. Ez oda vezetett, hogy a modern kommunikációs eszközök, azaz a nagyfokú szabadságot nyújtó mobiltelefon, személyi számítógép és internet felhasználója saját aranykalitkájába zárva találta magát.

A negatív hatások elkerülése miatt a virtuális tér nagyfokú fegyelmezettséget és tudatosságot követel meg az embertől, a kommunikáció során pedig állandó figyelemmel kell lenni aziránt, hogy ne vesszünk el az információ áradatban, és ne váljunk a virtuális kommunikáció rabszolgáivá.

Az elektronikus levelezés aranyszabályai

A munkával kapcsolatos virtuális kommunikáció írásban és szóban egyaránt történhet. Az írásbeli kommunikáció leggyakrabban használt formája az email. Érdemes néhány fontosabb szabályt betartani annak érdekében, hogy kivédjük az elektronikus levélváltások esetén előforduló kommunikációs zavarokat és félreértéseket.

Mindenekelőtt nem árt egy munkahelyi és egy privát email címet is létrehozni, hogy a két életterület ne folyjon össze. Mivel egyre többen a laptop kijelzőjéhez képest kisebb képernyőn - tableten vagy okostelefonon - nézik meg a levelezésüket, a jobb olvashatóság érdekében ajánlatos rövid, tömör mondatokban fogalmazni. Az elektronikus levelezés során csak indokolt esetben, nagy körültekintéssel célszerű a másolat (cc), a titkos másolat (bcc) és a továbbít (fw) funkciókat használni, és kizárólag a témában valóban érintett személyeknek küldjük el a levelet. Ezzel elkerülhetőek a felesleges félreértések, és más postafiókját sem terheljük meg számára irreleváns információkkal. A továbbított üzeneteknél pedig fennállhat az a veszély, hogy mivel a címzett látja, hogy alapvetően nem neki szólt az üzenet, nem veszi komolyan a tartalmát.

Szintén óvatosan kell használni az emoticonokat is. Közelebbi kapcsolatban lévő munkatársaknak küldött üzenetben bátran megengedett, de hivatalosabb levélben komolytalanná teheti a mondanivalót. Email-nél figyelembe kell venni azt is, hogy ha dokumentumot is csatolunk az elektronikus levélhez, a biztonság kedvéért érdemes a levél szövege alá bemásolni a csatolmány lényeges információit vagy teljes szövegét, mivel előfordulhat, hogy a címzett nem tudja megnyitni a nagyobb terjedelmű vagy ritkábban használt formátumban lévő file-okat.

A Skype ma az egyik legköltséghatékonyabb kommunikációs eszköz

Az ingyenes internetes telefonnak főleg a nemzetközi beszélgetések esetében van nagy jelentősége, bár a nemrég bevezetett telefonadó miatt belföldön is megnőtt a szerepe. A Skype üzenet küldése, valamint hang- és videohívás mellett konferenciabeszélgetések lebonyolítására is alkalmas. (A virtuális tárgyalás előnyeiről és hátrányairól egyik korábbi cikkünkben már volt szó: www.hrportal.hu/hr/a-virtualis-targyalas-elonyei-es-hatranyai)

Skype hívások esetében az egyik legfontosabb betartandó szabály, hogy előre fel kell készülni a beszélgetésre, ezért próbáljuk ki a mikrofont és a fejhallgatót, hogy megfelelően működnek-e. Emellett pontokba szedve készítsünk napirendet a beszélgetés témáiról. Gondoljuk végig, mit akarunk megbeszélni, amit röviden emailben, a beszélgetés előtt küldjünk el a tárgyaló félnek. Ezzel lerövidítjük a telefonos megbeszélés hosszát. Majd a tárgyalás után küldjünk emlékeztetőt a beszélgetőpartnernek. Ez amiatt is fontos, mert így mind a partner, mind pedig saját magunk számára dokumentáljuk a fontosabb megállapodásokat.

Videohívás esetén ügyelni kell a háttérre és a megvilágításra, ugyanis a rossz minőségű képfelvétel ronthatja a másik félről kialakított véleményt. A videó lehetőleg ne mutasson túl közeli képet az arcról, és az üres fal helyett inkább könyvespolc, virág, vagy bármilyen státuszszimbólumként funkcionáló tárgy látszódjon a háttérben.