A nyár utolsó munkanapja Rátkai Balázs, az ESZA HR-vezetője számára

Ma az ébredés különösen "fájdalmas", mert az ébresztőóra helyett arra kelek, hogy másfél éves kisfiam egy ceruzát igyekszik a számba erőltetni. Anatómiai érdeklődését reggel 7-kor nem igazán díjazom. Régi hindu bölcsesség szerint: "Ne aludj annyit amennyit szeretnél, hogy a pihenés öröme mindig nyitva álljon számodra" - nehezen azonosulok a tanáccsal, de egyértelmű, hogy ma is kipipálhatom ezt az élethelyzetet.

Péntek van. A hét utolsó munkanapja mindig besűrűsödik. A hét többi napján adott a másnapi cselekvés lehetősége, de a péntek egy mini "zárónap", úgyhogy számomra jellemzően ez a nap stresszesebb.

Az út a munkahelyig nagyon hasznos időszak. Strukturálom a napi teendőket és eltervezem az első néhány óra azonnali lépéseit, kialakul a nap optimista forgatókönyve. Félúton járok, amikor a cég gazdasági igazgatója hív telefonon, az augusztusi bérintézkedés hatásait, visszajelzéseit kezdjük elemezni. Beérkezve, még mindig vonalban összefutunk a liftben és élőszóra váltva az irodájában befejezzük az eszmecserét.

Valamivel fél 9 után érkezem be a HR-irodájába, ahol öt kollégám már elmélyülten dolgozik. Jellemzően korábban kezdenek mint én, viszont a nap végén mindig én zárom a távozók sorát, így mindenki számára lehetőség nyílik a zavartalan, nagyobb koncentrációt igénylő munkákra. Az irodánk egy légterű. Lehetőség lenne a szeparálódásra, de előnyben részesítem, ha a csapat kommunikációs hézagoktól mentesen fizikailag is együtt dolgozik, és én is része vagyok a folyamatos információáramlásnak.

A beérkezésemmel áthelyeződik a feladatok súlypontja a tervezési, előkészítési műveletekről az aktualitásokra. Az első dolgom a csapat munkájának "sínre helyezése". Komoly hatékonysági veszteség, ha a munkatársaim hozzám tartozó döntés, vagy intézkedés csúszása miatt haladnak lassabban, így ezt kerülendő, néhány konkrét kérdés, felvetés megválaszolásával kezdek. A napi munkavégzésben a dinamizmust tekintem elsőnek, tapasztalatom szerint a lendület sok akadályon átvisz, míg a lassulás felerősíti a nehézségeken való leblokkolás esélyét. Ez a dinamizmus az ESZA munkakultúrájában általánosan is elvárt, kevésbé jellemző az órában mérhető időosztás, az események üteme gyorsabb váltásokat tesz szükségessé.

9:15-re már a csapatom minden tagjával váltottam néhány szót, iránymutatást, tanácsot adtam, döntést hoztam, így hozzálátok az e-mailekhez. 700 főnyi munkavállalót kiszolgáló HR-tevékenységnél a központi postafiókunkba megközelítőleg 200 levél érkezik naponta, ebből körülbelül 50 e-mail az, ami részemről is reagálást igényel.

A naptáramban két kiemelt interjú és két megbeszélés szerepel, a nap többi része mozgásban van, a napon belüli fejlemények maximális rugalmasságot követelnek. A többi vezető is folyamatosan elérhető és rendelkezésre áll, így szükség esetén napon belül is találunk időt egy-egy lényegre törő 5-10 perces egyeztetésre. Ha egy vezetői megbeszélésnek ennél tovább kell tartania, akkor a koncepció még nem kellően előkészített, a döntési helyzet még nem kiforrott, tehát a szakterületeknek még dolgozniuk kell rajta.

10 óra körül végzek a legfontosabb e-mailek megválaszolásával, ellenőrzöm és ellenjegyzem a napi átlagnak megfelelő kb. 40-50 darab munkaügyi dokumentumból és jognyilatkozatból álló iratcsomagot, valamint átnéztem a toborzások előrehaladásának mutatóit. A lehetséges további toborzási lépéseket körvonalazzuk kollégámmal, amikor ügyvezető igazgató úr titkárságáról hívnak, hogy azonnali HR-közreműködésre lenne szükség a társaság vezetőjénél külső partnerrel zajló megbeszélésen. Mivel jelenleg még nem tudom, pontosan miről van szó, ezért az univerzális "akciócsomagot" kapom elő - egy Mt.-t, egy SZMSZ-t és az állomány aktuális munkaköri bontású létszámait tartalmazó kimutatást.

11:30-ra a társaság stratégiai előrelépéseit menedzselő munkacsoport HR-stratégiával foglalkozó megbeszélésén vagyok, összefoglalom az elmúlt negyedév előrelépéseit, elemzem az eredményeket és felvázolom a következő időszak terveit. Mindenki képben van, a lényegre koncentrálunk, gyors ütemben fél óra alatt végzünk.

Délben vissza az irodába, a csapat fele elmegy ebédelni, a többiek tartják a frontot, az ügyintézés nem áll meg. Belenézek pár szokványosnak tűnő HR-postafiókba érkezett megkeresésbe, választ adok, vagy elvégzem a standard műveletet. Fontos számomra, hogy a rutinszerű munkamenetekről is közvetlen képem legyen és a gyakorlatban is el tudjam végezni ezeket a feladatokat, hiszen így magam is érzékelhetem a hatékonysági réseket, problémákat. Egy vezetői tréningen hallott mondás jut eszembe a mikro ügyekkel kapcsolatban: "nincs olyan tenger, amely csak nagy hullámokat vet".

A visszatérő munkatársak nekem is hoznak egy kávét. Kávét a nap folyamán számolatlanul iszom, ellenben az energiaitalt a korábbi notórius fogyasztással szemben ma már csak "krízishelyzetekre" tartogatom.

Kora délután egy kis lassulást, fáradtságot érzékelek a csapatban, ezért teret nyitunk pár percnyi lazább beszélgetésnek, tréfálkozásnak. Ilyenkor előveszek néhány könnyebben megoldható, mégis érezhető eredményt biztosító feladatot, elindítom a HR-hez tartozó megrendeléseket, számlákat. Kollégáimnak is mindig azt tanácsolom, hogy ha valamelyik feladattal akadozik az előrehaladás, vagy csökken a figyelmük, akkor vegyenek elő néhány rövid időigényű, egyszerűbb ügyet.

13 óra körül kolléganőm összesítése alapján átnézzük a foglalkozás-egészségügyi szolgáltatás beszerzését előkészítő piacfelmérést, meghatározzuk az ajánlati specifikációt.

13:30-tól a társaság egyik jelentős partnerszervezetével zajló közös projekt HR-ügyeit intézem, ég a telefonvonal, sorra egyeztetek az érintett vezetőkkel, külső kapcsolattartókkal, projektrésztvevőkkel, orientálom a foglalkoztatási paraméterek és munkavégzési feltételek kialakítását.

A 14 órától kezdődő interjú egy kiemelten fontos kis létszámú munkakör betöltésére irányul, melyre a szakterületi vezetővel együtt interjúztatok.

15 óra körül térek vissza az irodába, ellenőrzöm az e-maileket és az asztali telefon híváslistáját. Ha jelen vagyok, akkor folyamatosan fogadom a hívásokat, de mivel igen nagy a telefonforgalom, ezért a távollétemben napi szinten mindig van 5-10 hívás, amelyet a munkatársaim nem tudnak átvenni, vagy nem tudnak intézkedni a kért ügyben. Az e-mailek alapján jó hír, hogy két fontos munkaviszony-ajánlatunkat elfogadták, rossz hír, hogy a HR-projekteket érintően meghatározott napi előrehaladást egyelőre csak részben értük el. Az előrehaladási célhoz kijelölt napi időtáv valóban feszített, kihívást jelentő ütemterv volt, alkalmas arra, hogy a küzdelem és siker varázsát csepegtesse a napba. A kollégáim szintén optimista emberek, akik nem ijednek meg egy-egy ambiciózus napi célkitűzéstől. Ma az elismert erőfeszítés ellenére a napi projektcél csak részben teljesült. Felmerülhet a priorizálás megfelelősége, ami önálló munkaszervezés esetén fontos módszertani kérdés, de az elmaradás keletkezésének soha nem az egyedüli oka. Érdemes megvizsgálni a folyamat hátterét, hogy az időtényezőn kívül hol és miben keletkezett a gyorsabb megvalósítást korlátozó szűk keresztmetszet és tartósan mivel hidalható át - erőforrás, kompetencia, kommunikáció, felhatalmazás.

15:30 felé jár az idő, amikor rádöbbenek, hogy ma még nem ettem. A változó időbeosztás miatt nem szervezünk közös étkezést, a kollégáim legtöbbször "dobozolt" ételt hoznak, amúgy is mindig mindenki fogyókúrázik, tehát az ebédidő egyáltalán nem szertartásos szakasza a napnak, jellemzően néhány e-mail is belefér. Ma a közeli török büfébe megyek gyrosért. Az időzítéssel nagy szerencsém van, mert a mögöttem álló két úriember raidekről, exchange serverekről, virtualizálásról beszélget, és mivel jó ideje keresünk rendszermérnököt, ezért próba-szerencse alapon figyelmükbe ajánlom az ESZA honlapján szereplő álláshirdetést.

A munkanap vége felé időalapú munkaszervezésbe kezdünk. Előre vesszük és fél óra alatt megoldjuk a még bent álló egyszerűbb ügyeket, leveleket, dokumentumokat. A gyors előrehaladás érzete jót tesz a csapatnak, különösen akkor, ha a nap során több stresszfaktor merült fel. A kis siker is feledtetni tudja a gondokat és új lendületet ad. Határozottan úgy tartom, hogy a munka dinamikájának tudatos alakítása, a napon belüli terhelési ütem- és fókuszváltásokkal magas szinten tartott munkaintenzitás meghatározó sikertényezője lehet a munkaszervezésnek. A rövidebb feladatok után zárásként ismét bonyolultabb ügyeket, a projektek előrehaladását vesszük elő. 16 óra után már csendesebb az épület, így lehetőség van megoldási lehetőségeket modellezni és elemezni, korábbi lépéseket értékelni, új eljárásokat tisztázni. A közös gondolkodás lehetőséget biztosít arra, hogy a megoldáskeresés logikáját is bemutassuk, így "esettanulmány" útján fejlődjön a szakmai önállóság.

17 órára egy HR-szolgáltatásokat és tanácsadást kínáló cég munkatársa érkezik hozzám, előre megbeszélt időpontra. Szívesen fogadom a tájékoztatást e-mailben, vagy 17 óra után személyesen is, hiszen képben kell lenni a piaci kínálattal kapcsolatban, sok hasznos és innovatív ötletről kaphat információt az ember egy-egy ilyen ismertetésből.

Bújócska

A kora esti órák ma is a HR-fejlesztések kidolgozásával telnek, ez az igazi alkotómunka ideje. Kollégáim gyakran hallják tőlem, hogy "ami nem fejlődik az visszafejlődik", a fenntartó működés illúzió, előrelépés nélkül elkerülhetetlen a szakmai erózió, vagyis a fejlődés nem opcionális lehetőség. Ezt az időt nem tekintem klasszikus értelemben vett munkának, hiszen a fejlesztések kidolgozása legalább annyira érdekel engem is, mint amennyire hasznos lehet később a cég számára.

Hazafelé a jövő heti teendőket összegzem magamban. Otthon épp vacsorához ülnek, a fiam széles mosollyal "apa" felkiáltással fogad, ami új fényt jelent számomra a fárasztó nap végén. Vacsora után játék a kicsivel - mostanában a bújócska a sláger - aztán fürdetés, altatás, beszélgetés. 22 óra mikor elindulok az edzőterembe egy kis fizikai fáradozásra. A nap végül másnap ér véget.