Ettől retteghetnek a munkaadók 2014-ben

Az eset rámutat, hogy az új technológiák, applikációk és kommunikációs formák alaposan átrendezik a korábbi berendezkedést. A 0-24 órás elérhetőség, a folyamatos online kapcsolat jó lehetőségeket jelent a gyorsabb és hatékonyabb kommunikáció megszervezése szempontjából, de nem elhanyagolhatóak a veszélyek sem. 2014 most már jól láthatóan arról (is) fog szólni, hogy a kütyük jelentette biztonsági kockázatokat hogyan tudja kezelni a munkaadó.

Munkaadói oldalról belegondolni is dermesztő, hányféle, új típusú veszély leselkedik a cégekre az új évben. A dolgozók egyre inkább a cég egyfajta nem hivatalos szóvivőiként funkcionálnak: ma már nem csak az ügyfélkapcsolati pontokon dolgozó, call centeres, vagy online ügyintézők kerülnek közvetlen kapcsolatba az ügyfelekkel, vagy potenciális ügyfelekkel: a közösségi média felületein bárki megjelenítheti a céget, segítheti, vagy ronthatja a márka megítélését. A kevéssé lojális, vagy akár csak kevésbé megfontolt kollégák nem tudnak, vagy nem akarnak különbséget tenni az üzleti titkok, céges belső információk és a publikus adatok között, és akár az intim tartalmak védelmét megsértve, adott esetben saját sérelmeiket megosztva roncsolhatják a vállalat jó hírét, vagy üzleti érdekeit. A céges informatikai infrastruktúrára épülő applikációk, belső fejlesztések általában lehetővé teszik a távmunkát, vagy a mobilitás egyéb formáit, tértől és munkaidőtől függetlenül hozzáférhetőek a vállalat belső rendszerei, adatbázisai. Nem is beszélve arról, hogy ezek a mobil eszközök önmagukban is komoly értéket képviselnek. Belátható, hogy minél több munkatárs szaladgál nagyszámú kütyüvel, táblagéppel, laptoppal, annál nagyobb az esély arra, hogy az eszközök itt-ott ottfelejtődjenek, ellopják őket, vagy hogy illetéktelenek jussanak hozzá a féltett üzleti adatbázishoz, vagy a belső levelezéshez.

A fenti rizikófaktorok mindegyike egyúttal vállalati kríziskezelést tehet azonnal szükségessé: akár egy inadekvát, vagy arrogáns Facebook bejegyzés a cég berkein belülről, akár egy obszcén fotó feltöltése, megköröztetése, vagy a dolgozóknak szánt belső üzenet kiszivárogtatása egy pillanat alatt, letörölhetetlenül ellepi az internetet. Új feladatkört jelenthet a cég számára a közösségi tartalmak új szempontok szerinti monitorozása, a márkanevet érintő posztok észlelése, akár a gyors közbelépés, a meggondolatlanul cselekvő munkatárs gyors figyelmeztetése. Az üzleti információk elvesztése, vagy illetéktelen kezekbe kerülése pedig bizonyos esetekben az adott szervezet létét is veszélyeztetheti. Ezeknek a veszélyeknek a detektálása rendszergazdai, információ-biztonsági feladatokat hoz magával.

A cégvezetésnek a kockázatokat tehát technológiai és személyzeti oldalról is át kell gondolni. A technológiai oldal - talán - kicsivel jobban megfogható, hiszen a jogosultsági rendszerek finomhangolása már régóta fontos terület a vállalati informatikában. A titkosított hálózat, a sűrűn változó, vagy akár alkalmanként generált jelszó-stratégia is csökkenti az adatszivárgás veszélyét, legalábbis jóhiszemű felhasználás esetén. A hordozható eszközök megőrzésének felelőssége anyagiakban is kifejezhető módon a munkavállalót terhelik, így még inkább érdekelt az eszközök védelmében, visszaszolgáltatásában.

A kevésbé kézzel fogható, személyiségfüggő, vagy, mondjuk így, HR-es területeket egyéb módokon lehet körülbástyázni. Az első feladatcsoport nyilvánvalóan már a kiválasztásnál elkezdődik, a kockázati tényezőt jelentő jelentkezőket meg kell próbálni kiszűrni már az első interjúköröknél. A belépőket az orientációs tréningekkel, a céges kultúrával való megismertetéssel lehet közelebb hozni a vállalati célokhoz, a lojális együttműködéshez. Az elkötelezett munkavállaló nem fogja rossz hírét kelteni a cégnek a Twitteren, a Facebookon, vagy más fórumokon, sőt, adott esetben lehet, hogy épp a cég szószólójaként, reputációjának védelmezőjeként fog szerepelni. A szabályozottság kérdésére a felelősségi körök pontos beállítása, a munkaköri leírások részletes meghatározása, a munkaszerződés precíz megfogalmazása, a jogosultságok és kötelezettségek világossá tétele, a belső és a külső, nyilvános kommunikációra vonatkozó céges policyk kidolgozása és betartatása lehet megoldást. Ha pedig mégis elválásra kerül sor, meg kell próbálni a legnagyobb korrektség mellett, kulturáltan eljárni, így elkerülheti a munkaadó, hogy a HMV-hez hasonlóan kiszolgáltatottá váljon a feldühödött dolgozóknak. Így pedig 2014-ben sem kell majd rettegni.

Bőhm Kornél
kommunikációs szakértő
a Spindoc Kommunikációs Hálózat alapítója