Hogyan segítsük az új dolgozó beilleszkedését?

Sok cég különféleképpen vélekedik, hogyan lehet valakit helyesen beilleszteni egy szervezetbe vagy csoportba. A legtöbben arra koncentrálnak, miként tudják biztosítani az új alkalmazottnak az információkat és a szaktudást, amire szüksége van. De sokszor itt megállnak, és nem tesznek többet. Pedig ezen kívül az új kollégának szüksége lesz kapcsolatokra is, hogy megértse a cég belső működését és kultúráját ahhoz, hogy igazán sikeres legyen. Amikor valaki a szervezet egy másik részlegéből érkezik vagy egy teljesen új cégtől, gyorsabb tempóra kell sarkallni őt, hogy minél hamarabb túl legyen az alapokon és el kell magyarázni neki, hogy a dolgok valójában hogy működnek.

Amit a szakértők mondanak

Michael Watkins, a Genesis Advisers elnöke szerint négy területet lehet kiemelni, ahol az új alkalmazottnak meg kell felelnie: üzleti orientáció, elvárások összehangolása, kapcsolatok és kulturális alkalmazkodás. Az utolsó kettőben a legnehezebb gyakran eredményeket elérni és mégis a legfontosabb, hogy az új személy megértse ezeket. Watkins felmérésében az áll, hogy a kulturális alkalmazkodás hiánya a leggyakoribb ok, amiért az újonnan alkalmazott vezetők nem válnak be. Az új menedzsereknek nem egyszerű jó tanácsokat adni, hiszen sokszor megszoktak már egy adott kultúrát, ami az új helyen eltérő lehet.

John Katzenbach, a Booz & Company szenior partnere megjegyzi, számos cégnél odafigyelnek a beillesztésre formálisan és programszerűen. Ugyanakkor, ha gondot fordítanak arra, hogy a szervezet informális oldalát is megértessék, azzal felgyorsíthatják az akklimatizációt.

Nyilvánvaló, hogy minél előbb "lakja be" az új munkatárs a munkakörét, annál hamarabb lesz képes önálló munkavégzésre - hangsúlyozza a beillesztés fontosságát Dömök Gabriella, a Kozák HR egyéni fejlesztéssel és szervezetfejlesztéssel foglalkozó munkatársa. A belépő munkavállaló számára a kiválasztási folyamaton kívül a beillesztésre fordított munka minősége mutatja meg kézzelfoghatóan a vállalati kultúrát és munkáltatójának a humán erőforrás-gazdálkodással kapcsolatos értékeit és gyakorlatát. A beillesztésre fordított figyelem tehát kétszeresen is megtérül: a gondos beillesztés gyors önálló teljesítmény mellett, pozitív érzelmeket kelt, erősíti az azonosulási kedvet és a motivációs szintet - teszi hozzá.

Amikor új kolléga érkezik a céghez, célszerű figyelmet fordítani mind a szakmai, mind a szervezeti beillesztésre - emeli ki a szakember. Számos módja létezik mindkettőnek: nagyobb cégek esetében, ahol jelentősebbek a mozgások, többnyire orientációs vagy asszimilációs csoportos programok, tréningek keretében ismertetik meg az új munkatársakkal a szerzetet, a vezetőket, a vállalat írott és íratlan szabályait, szokásait, az információs forrásokat, felületeket. Ezt követően a szakmai beillesztés az új munkatárs adott szakterületén zajlik.

Kisebb cégek esetében a szervezeti beillesztés a területi vezető feladata, a szakmai beillesztésre pedig felkérhetnek mentorként egy belső munkatársat. Kedves gyakorlat mindkét esetben az új belépők bemutatása és köszöntése a belső információs hálón. Jól bevált gyakorlat, ha a vezető személyesen mutatja be az új munkatársat a vezetői körnek, lehetőséget teremtve egy rövid beszélgetésre. Különösen fontos az összeismerkedés a napi munka során szoros kapcsolatban dolgozó vezetők és munkatársak között.

Hazai helyzet

Dömök Gabriella közölte: munkája során nagy különbségekkel találkozott a tekintetben, hogy a magyarországi cégeknél mennyire figyelnek a helyes beillesztésre, mennyire értenek ehhez a hazai szakemberek. Mint mondta, ahol volt megtervezett beillesztési program, ott olajozottan és gyorsan történt az újonc beépülése a szervezetbe, érezte a törődést és azon volt, hogy munkájával, hozzáállásával ezt viszonozza. Ahol azonban a beillesztés abból állt, hogy megmutatták az új munkatársnak az asztalát, munkahelyét és abban bíztak, ha nem ért valamit, majd szól, ha meg is maradt a cégnél, évek múltán is keserűen emlegette ezt az időszakot. Hozzátette: a HR feladata és felelőssége az új munkatársak kiválasztásában legkorábban a próbaidő végén zárul le, amelynek meghatározó eleme a beillesztés.

Három lépés, amellyel felgyorsíthatjuk, hogy az új alkalmazott gyorsabban váljon produktívvá:

1. Korán kezdeni

A beillesztés igazából már a toborzással elkezdődik. Az alkalmazottat tegyük olyan korán a szervezetbe, amilyen korán csak lehetséges, ismertessük meg vele minél hamarabb annak kultúráját és magyarázzuk el, hogy működnek a dolgok. A kiinduló pont annak a felismerése, hogy a legjobb orientációs folyamat sem tudja kompenzálni a toborzás hibáit, mondja Watkins. Legyünk őszinték, és ne engedjük, hogy az elgondolásunk a cég működéséről akadályozza a kommunikációt a valóságos szituációról.

Mindig úgy toborozzunk, hogy az illető illeszkedjen a szervezetbe, valamint a szakértelme és tapasztalata is megfelelő legyen. Emellett azonosítsuk az átmeneti kockázatokat mint valamely képesség hiánya vagy gyenge kapcsolat, mielőtt az új alkalmazás elkezdődik. Ha az új kolléga a szervezet egy másik részéből jött, ne feltételezzük róla, hogy ismeri a kultúrát. A cégeknél, főként a kisebbeknél gyakran eltérő módon működnek a különböző egységek.

2. Biztosítsuk a megfelelő kapcsolatokat!

Az első dolog, amit egy vezetővel meg kell értetni, milyen fontos az informális- vagy árnyékszervezet abban, ahogy teszik a dolgokat egy cégnél - mondja Watkins. A mi felelősségünk, hogy elmagyarázzuk ezt, de az új munkatárs csak úgy fogja igazán megtapasztalni, ha találkozik a kollégáival. Amint elkezdi a munkát - vagy még előtte - mutassuk be őket a megfelelő embereknek. Ha az informális szervezet jól működik, akkor az új menedzser gyorsabban túl lesz a tanulási folyamaton, hamarabb fogja azonosítani a kulcsfontosságú embereket és gyorsabban tud majd kapcsolatokat létesíteni, mondja Watkins.

Katzenbach azt javasolja a cégeknek, hozzanak létre egy dokumentumot a folyamatról, amelyben szerepel az is, hogy az új kolléga találkozzon azokkal az emberekkel, akiket elismernek mint értékes erőforrásokat, hogy megértsék, hogyan működik a szervezet.

A munkaadónak biztosnak kell lennie abban is, hogy az új alkalmazott találkozni fog a kulcsfigurákkal és az úgynevezett "kultúraszállítókkal", olyan emberekkel, akiket mások felkeresnek annak érdekében, hogy különböző információkhoz jussanak. Ezek nem szükségszerűen azok a dolgozók, akik a legmagasabb beosztásban vannak, ehelyett inkább középvezetőkkel és adminisztratív asszisztensekkel kell kapcsolatot kialakítani, akik például döntenek arról, hogy mikor tartsák a nagyobb megbeszéléseket. Ennek érdekében azonosítsunk tíz embert, akik kulcsfigurák lehetnek, és kérjük meg őket, hogy találkozzanak az új kollégával. Ha nem tudjuk, kik ezek, kérdezzük körbe az alkalmazottakat és készítsünk hálózati térképet, amely segít azonosítani őket a szervezetben.

3. Adjunk munkát az új embereknek

Néha úgy tűnik, mintha az új dolgozók tapasztalat és mindenféle ismeret nélkül érkeznének a céghez. Sok vállalat számos szakmai anyaggal és egy sor tréninggel várja az új kollégát.
Ha azonban igazi munkát adunk nekik, rögtön megismerhetik, hogyan működnek a dolgok a szervezetben. Ez nem azt jelenti, hogy rögtön a mélyvízbe kell dobni őket, biztosítani kell számukra a szükséges támogatást.

Katzenbach azt javasolja, tegyük őket igazi csapatba, amelyben valódi üzleti problémákon dolgozhatnak. Ahelyett hogy csak tréning vagy tanuló "üzemmódban" működhetnének kezdetben, adjunk nekik sok munkát, hogy megismerjék a vállalati kultúrát, és mutassuk meg, hogyan működik valójában a cég. Így lehetőségük lesz gyorsan kialakítani kapcsolatokat, amikre szükségük lesz a hatékony együttműködéshez.

Alapelvek

Fontos tennivalók:
- toborozzunk a kulturális megfelelőség alapján, vegyük figyelembe vége a képességeket és a készségeket is,
- mutassuk be az új alkalmazottat a kultúraszállítóknak és a kulcsembereknek,
- mutassuk be, hogyan működnek a dolgok a szervezetedben!

Amit kerülni kell:
- sokáig "tanuló üzemmódban" hagyni az új alkalmazottat,
- azt feltételezni, hogy az új dolgozó nem lehet eredményes a kezdetektől,
- csupán szervezeti térképekre támaszkodni a kapcsolatok megértéséhez.