HR és bérszámfejtés outsourcing lépésről lépésre

Az első és legfontosabb dolog, amit végig kell gondolni, hogy mit szeretnénk elérni az outsourcing által. Érdemes lehet megfontolni a dolgozók részvételének csökkentését az adminisztrációs folyamatokban, a vállalat versenyképességének és hatékonyságának növelését vagy éppen a technikai költségek csökkentését. Hasonlóképpen fontos lehet a felelősségi viszonyok átalakulásával járó előnyök vagy a folyamatok átszervezése adta új típusú, a korábbitól eltérő nézőpontokból következő fejlődés lehetősége.

1. lépés - Elemzés

A kiszervezett HR adminisztrációs és bérszámfejtési szolgáltatások bevezetése számos előnnyel szolgálhat, fontos azonban, hogy mindezt a szóban forgó folyamatok átfogó elemzése előzze meg. Meg kell becsülni a szolgáltató kompetenciáit és felmérni referenciáit, valamint egy részletes ütemtervet kell kidolgozni az elvégzendő feladatokat illetően.

Az általános gyakorlat azt mutatja, hogy a kiválasztási folyamat körülbelül két-három hónapig tart, míg az implementáció egytől három hónapos időintervallumra tehető. Ezt természetesen több tényező is befolyásolhatja, ilyen a vállalat mérete, a belső folyamatok automatizáltságának foka, a meglévő szoftverek, stb.

2. lépés - A megfelelő szolgáltató kiválasztása

A döntés meghozatala előtt fontos találkozni a különböző outsourcing szolgáltatók képviselőivel és megismerni az implementációs metódusaikat, szolgáltatási struktúrájukat. Az egyik legfontosabb lépés a szolgáltató kiválasztása, amely stratégiai döntés minden vállalat számára. A kiválasztásnál figyelembe kell venni a szolgáltató dolgozóinak elkötelezettségét, a dokumentumok átadásának pontosságát és hatékonyságát, a riportok és jelentések kialakításának rugalmasságát, a szolgáltatás hatékonyságát, stb.

Minden szervezetnek egyéni elvárásai vannak a bérszámfejtés és a HR területén, létezik azonban néhány egyetemleges kritérium, amit nem árt észben tartani a szolgáltatók rangsorolásakor:

- Piaci ismertség: Olyan szolgáltatót keressünk, aki tapasztalt szakemberekkel és bevált folyamatokkal rendelkezik.
- Titoktartás: Vajon mennyire vannak biztonságban a bérszámfejtési/HR adatok a szolgáltatónál? Az outsourcing szolgáltató rendelkezzen jól meghatározott adatvédelmi szabályokkal és biztonságpolitikával.
- Alkalmazkodóképesség: Az outsourcing partnernek folyamatosan meg kell felelnie a megbízó igényeinek és alkalmazkodnia kell azok változásaihoz.
- A szolgáltatás költsége: Nem kifejezetten a legalacsonyabb díjra érdemes koncentrálni, viszont annál inkább figyelembe kell venni az outsourcing projekt összköltségét és az abból származó előnyöket. Hogy semmiképpen ne fizessünk rá, szükség van egy kipróbált, jól definiált folyamatra, ami garantálja a kedvezőbb ár és minőség arányt.
- Ügyfélszolgálat/Kapcsolattartás: Fontos, hogy egyértelmű megállapodás szülessen a kapcsolattartás gyakorlatáról, a két cég közötti kommunikáció részleteiről.
- Megfelelő technológia: a kiszervezés hatékonyságát a szoftverháttér - ami ellátja a bérszámfejtést - is nagyban meghatározza. A szoftvernek megbízhatónak, rugalmasnak kell lenni, amellett, hogy folyamatosan növeli funkcionalitását és amennyiben szükséges, összekapcsolható más szolgáltatásokkal is.
- Korábbi munkák: Érdemes referenciát kérni a szolgáltató ügyfeleitől, ezzel is erősítve a kiválasztás megbízhatóságát!

3. lépés - Implementációs szakasz

Ha megszületett a döntés a bérszámfejtési és HR funkciók kiszervezéséről, valamint a megfelelő szolgáltató is megvan, a következő lépés a szolgáltatások implementációja.

Az első feladat egy átvételi ütemterv kialakítása a szolgáltató részéről. Egy jól kidolgozott ütemterv lehetővé teszi a hatékony, összehangolt és sikeres végrehajtást. Fontos, hogy az ütemterv mindig részletesen tartalmazza a szükséges lépéseket és feladatokat. Érdemes több időt szánni az implementációs terv kialakítására, akár többszöri egyeztetésekre is sort keríteni az ügyfél és szolgáltató között. Fontos megjegyezni, hogy szolgáltató váltás esetén komoly szerepe van a korábbi partnernek is az implementációban, az anyagok átadásában, mindenképpen törekedni kell egy tisztázott és átlátható együttműködés kialakítására.

Részletesen le kell írni minden lépést és az ezekhez szükséges időtényezőt. Továbbá a szolgáltatónak és az ügyfélnek egyaránt ki kell jelölnie azokat a kollégákat, akik döntéshozóként felelősek lesznek az implementációs folyamatért és koordinálni fogják a feladatokat.

Az implementációs folyamat során a következőket kell mérlegelni:

- A szolgáltató mennyire látja át a feladatot?
- Zökkenőmentes-e a kommunikáció?
- A szolgáltató megfelelően tudja-e ellátni az összes HR és bérszámfejtési funkciót?
- Milyen rugalmasságot mutat a szolgáltató már az implementáció során?

Mindenképpen érdemes bevezetni egy teljesítményértékelő rendszert, ez kulcsfontosságú az outsourcing projekt szempontjából, a hibák megoldása vagy korai stádiumban történő kijavítása ugyanis lehetővé teszi az outsourcing szolgáltatások hatékony kivitelezését.

Az átállási időszak alatt figyelembe kell vennie az emberi tényezőt is. A munkavállalóknak pontosan meg kell ismerniük az új forma működését, mit jelent ez a szervezet életében, és mit kell nekik hozzátenniük a folyamatokhoz. Azon kollégák esetében pedig, akiktől meg kell, hogy váljon a cég a kiszervezést követően, fontos világossá tenni a döntés okát, hogy elfogadható legyen valamennyi fél számára.

Kovács Enikő
UCMS Group Hungary