HR és bérszámfejtés outsourcing lépésről lépésre
Egyre több vállalat dönt a bérszámfejtési és HR feladatainak kiszervezése mellett. Összegyűjtöttük, milyen szempontokat figyelembevéve lehet kiválasztani a legjobb szolgáltatót és maximalizálni a vállalat hatékonyságát.
Az első és legfontosabb dolog, amit végig kell gondolni, hogy mit szeretnénk elérni az outsourcing által. Érdemes lehet megfontolni a dolgozók részvételének csökkentését az adminisztrációs folyamatokban, a vállalat versenyképességének és hatékonyságának növelését vagy éppen a technikai költségek csökkentését. Hasonlóképpen fontos lehet a felelősségi viszonyok átalakulásával járó előnyök vagy a folyamatok átszervezése adta új típusú, a korábbitól eltérő nézőpontokból következő fejlődés lehetősége.
A kiszervezett HR adminisztrációs és bérszámfejtési szolgáltatások bevezetése számos előnnyel szolgálhat, fontos azonban, hogy mindezt a szóban forgó folyamatok átfogó elemzése előzze meg. Meg kell becsülni a szolgáltató kompetenciáit és felmérni referenciáit, valamint egy részletes ütemtervet kell kidolgozni az elvégzendő feladatokat illetően.
Az általános gyakorlat azt mutatja, hogy a kiválasztási folyamat körülbelül két-három hónapig tart, míg az implementáció egytől három hónapos időintervallumra tehető. Ezt természetesen több tényező is befolyásolhatja, ilyen a vállalat mérete, a belső folyamatok automatizáltságának foka, a meglévő szoftverek, stb.
A döntés meghozatala előtt fontos találkozni a különböző outsourcing szolgáltatók képviselőivel és megismerni az implementációs metódusaikat, szolgáltatási struktúrájukat. Az egyik legfontosabb lépés a szolgáltató kiválasztása, amely stratégiai döntés minden vállalat számára. A kiválasztásnál figyelembe kell venni a szolgáltató dolgozóinak elkötelezettségét, a dokumentumok átadásának pontosságát és hatékonyságát, a riportok és jelentések kialakításának rugalmasságát, a szolgáltatás hatékonyságát, stb.
Minden szervezetnek egyéni elvárásai vannak a bérszámfejtés és a HR területén, létezik azonban néhány egyetemleges kritérium, amit nem árt észben tartani a szolgáltatók rangsorolásakor:
- Piaci ismertség: Olyan szolgáltatót keressünk, aki tapasztalt szakemberekkel és bevált folyamatokkal rendelkezik.
- Titoktartás: Vajon mennyire vannak biztonságban a bérszámfejtési/HR adatok a szolgáltatónál? Az outsourcing szolgáltató rendelkezzen jól meghatározott adatvédelmi szabályokkal és biztonságpolitikával.
- Alkalmazkodóképesség: Az outsourcing partnernek folyamatosan meg kell felelnie a megbízó igényeinek és alkalmazkodnia kell azok változásaihoz.
- A szolgáltatás költsége: Nem kifejezetten a legalacsonyabb díjra érdemes koncentrálni, viszont annál inkább figyelembe kell venni az outsourcing projekt összköltségét és az abból származó előnyöket. Hogy semmiképpen ne fizessünk rá, szükség van egy kipróbált, jól definiált folyamatra, ami garantálja a kedvezőbb ár és minőség arányt.
- Ügyfélszolgálat/Kapcsolattartás: Fontos, hogy egyértelmű megállapodás szülessen a kapcsolattartás gyakorlatáról, a két cég közötti kommunikáció részleteiről.
- Megfelelő technológia: a kiszervezés hatékonyságát a szoftverháttér - ami ellátja a bérszámfejtést - is nagyban meghatározza. A szoftvernek megbízhatónak, rugalmasnak kell lenni, amellett, hogy folyamatosan növeli funkcionalitását és amennyiben szükséges, összekapcsolható más szolgáltatásokkal is.
- Korábbi munkák: Érdemes referenciát kérni a szolgáltató ügyfeleitől, ezzel is erősítve a kiválasztás megbízhatóságát!
Ha megszületett a döntés a bérszámfejtési és HR funkciók kiszervezéséről, valamint a megfelelő szolgáltató is megvan, a következő lépés a szolgáltatások implementációja.
Az első feladat egy átvételi ütemterv kialakítása a szolgáltató részéről. Egy jól kidolgozott ütemterv lehetővé teszi a hatékony, összehangolt és sikeres végrehajtást. Fontos, hogy az ütemterv mindig részletesen tartalmazza a szükséges lépéseket és feladatokat. Érdemes több időt szánni az implementációs terv kialakítására, akár többszöri egyeztetésekre is sort keríteni az ügyfél és szolgáltató között. Fontos megjegyezni, hogy szolgáltató váltás esetén komoly szerepe van a korábbi partnernek is az implementációban, az anyagok átadásában, mindenképpen törekedni kell egy tisztázott és átlátható együttműködés kialakítására.
Részletesen le kell írni minden lépést és az ezekhez szükséges időtényezőt. Továbbá a szolgáltatónak és az ügyfélnek egyaránt ki kell jelölnie azokat a kollégákat, akik döntéshozóként felelősek lesznek az implementációs folyamatért és koordinálni fogják a feladatokat.
Az implementációs folyamat során a következőket kell mérlegelni:
- A szolgáltató mennyire látja át a feladatot?
- Zökkenőmentes-e a kommunikáció?
- A szolgáltató megfelelően tudja-e ellátni az összes HR és bérszámfejtési funkciót?
- Milyen rugalmasságot mutat a szolgáltató már az implementáció során?
Mindenképpen érdemes bevezetni egy teljesítményértékelő rendszert, ez kulcsfontosságú az outsourcing projekt szempontjából, a hibák megoldása vagy korai stádiumban történő kijavítása ugyanis lehetővé teszi az outsourcing szolgáltatások hatékony kivitelezését.
Az átállási időszak alatt figyelembe kell vennie az emberi tényezőt is. A munkavállalóknak pontosan meg kell ismerniük az új forma működését, mit jelent ez a szervezet életében, és mit kell nekik hozzátenniük a folyamatokhoz. Azon kollégák esetében pedig, akiktől meg kell, hogy váljon a cég a kiszervezést követően, fontos világossá tenni a döntés okát, hogy elfogadható legyen valamennyi fél számára.
Kovács Enikő
UCMS Group Hungary
1. lépés - Elemzés
A kiszervezett HR adminisztrációs és bérszámfejtési szolgáltatások bevezetése számos előnnyel szolgálhat, fontos azonban, hogy mindezt a szóban forgó folyamatok átfogó elemzése előzze meg. Meg kell becsülni a szolgáltató kompetenciáit és felmérni referenciáit, valamint egy részletes ütemtervet kell kidolgozni az elvégzendő feladatokat illetően.
Az általános gyakorlat azt mutatja, hogy a kiválasztási folyamat körülbelül két-három hónapig tart, míg az implementáció egytől három hónapos időintervallumra tehető. Ezt természetesen több tényező is befolyásolhatja, ilyen a vállalat mérete, a belső folyamatok automatizáltságának foka, a meglévő szoftverek, stb.
2. lépés - A megfelelő szolgáltató kiválasztása
A döntés meghozatala előtt fontos találkozni a különböző outsourcing szolgáltatók képviselőivel és megismerni az implementációs metódusaikat, szolgáltatási struktúrájukat. Az egyik legfontosabb lépés a szolgáltató kiválasztása, amely stratégiai döntés minden vállalat számára. A kiválasztásnál figyelembe kell venni a szolgáltató dolgozóinak elkötelezettségét, a dokumentumok átadásának pontosságát és hatékonyságát, a riportok és jelentések kialakításának rugalmasságát, a szolgáltatás hatékonyságát, stb.
Minden szervezetnek egyéni elvárásai vannak a bérszámfejtés és a HR területén, létezik azonban néhány egyetemleges kritérium, amit nem árt észben tartani a szolgáltatók rangsorolásakor:
- Piaci ismertség: Olyan szolgáltatót keressünk, aki tapasztalt szakemberekkel és bevált folyamatokkal rendelkezik.
- Titoktartás: Vajon mennyire vannak biztonságban a bérszámfejtési/HR adatok a szolgáltatónál? Az outsourcing szolgáltató rendelkezzen jól meghatározott adatvédelmi szabályokkal és biztonságpolitikával.
- Alkalmazkodóképesség: Az outsourcing partnernek folyamatosan meg kell felelnie a megbízó igényeinek és alkalmazkodnia kell azok változásaihoz.
- A szolgáltatás költsége: Nem kifejezetten a legalacsonyabb díjra érdemes koncentrálni, viszont annál inkább figyelembe kell venni az outsourcing projekt összköltségét és az abból származó előnyöket. Hogy semmiképpen ne fizessünk rá, szükség van egy kipróbált, jól definiált folyamatra, ami garantálja a kedvezőbb ár és minőség arányt.
- Ügyfélszolgálat/Kapcsolattartás: Fontos, hogy egyértelmű megállapodás szülessen a kapcsolattartás gyakorlatáról, a két cég közötti kommunikáció részleteiről.
- Megfelelő technológia: a kiszervezés hatékonyságát a szoftverháttér - ami ellátja a bérszámfejtést - is nagyban meghatározza. A szoftvernek megbízhatónak, rugalmasnak kell lenni, amellett, hogy folyamatosan növeli funkcionalitását és amennyiben szükséges, összekapcsolható más szolgáltatásokkal is.
- Korábbi munkák: Érdemes referenciát kérni a szolgáltató ügyfeleitől, ezzel is erősítve a kiválasztás megbízhatóságát!
3. lépés - Implementációs szakasz
Ha megszületett a döntés a bérszámfejtési és HR funkciók kiszervezéséről, valamint a megfelelő szolgáltató is megvan, a következő lépés a szolgáltatások implementációja.
Az első feladat egy átvételi ütemterv kialakítása a szolgáltató részéről. Egy jól kidolgozott ütemterv lehetővé teszi a hatékony, összehangolt és sikeres végrehajtást. Fontos, hogy az ütemterv mindig részletesen tartalmazza a szükséges lépéseket és feladatokat. Érdemes több időt szánni az implementációs terv kialakítására, akár többszöri egyeztetésekre is sort keríteni az ügyfél és szolgáltató között. Fontos megjegyezni, hogy szolgáltató váltás esetén komoly szerepe van a korábbi partnernek is az implementációban, az anyagok átadásában, mindenképpen törekedni kell egy tisztázott és átlátható együttműködés kialakítására.
Részletesen le kell írni minden lépést és az ezekhez szükséges időtényezőt. Továbbá a szolgáltatónak és az ügyfélnek egyaránt ki kell jelölnie azokat a kollégákat, akik döntéshozóként felelősek lesznek az implementációs folyamatért és koordinálni fogják a feladatokat.
Az implementációs folyamat során a következőket kell mérlegelni:
- A szolgáltató mennyire látja át a feladatot?
- Zökkenőmentes-e a kommunikáció?
- A szolgáltató megfelelően tudja-e ellátni az összes HR és bérszámfejtési funkciót?
- Milyen rugalmasságot mutat a szolgáltató már az implementáció során?
Mindenképpen érdemes bevezetni egy teljesítményértékelő rendszert, ez kulcsfontosságú az outsourcing projekt szempontjából, a hibák megoldása vagy korai stádiumban történő kijavítása ugyanis lehetővé teszi az outsourcing szolgáltatások hatékony kivitelezését.
Az átállási időszak alatt figyelembe kell vennie az emberi tényezőt is. A munkavállalóknak pontosan meg kell ismerniük az új forma működését, mit jelent ez a szervezet életében, és mit kell nekik hozzátenniük a folyamatokhoz. Azon kollégák esetében pedig, akiktől meg kell, hogy váljon a cég a kiszervezést követően, fontos világossá tenni a döntés okát, hogy elfogadható legyen valamennyi fél számára.
Kovács Enikő
UCMS Group Hungary
- 2025.10.01HVG Állásbörze 2025 Toborozz országosan 3 nap alatt - online, foglalj virtuális standot!
Részletek 
Jegyek - 2025.10.07Óbudai Egyetem Állásbörze Jöjjön el, legyen kiállító! Kerüljön közvetlen kapcsolatba tehetséges, frissen diplomázó vagy végzős hallgatókkal, akik készen állnak a szakmai pályafutásuk elindítására. Akik naprakészen ismerik a legújabb technológiákat, elméleteket és iparági trendeket. Részletek Jegyek
- 2025.10.14Műegyetemi Állásbörze A Műegyetemi Állásbörze Budapest legnagyobb és legrangosabb álláskereső rendezvénye. 1995 óta képez hidat a munkaadók és potenciális munkavállalóik között. Rendezvényről rendezvényre több újítással, színesebb programokkal, felméréssel és számos csatornával is találkozhatnak az érdeklődők. Részletek Jegyek
- 2025.10.21Pannon Állásbörze 2025. A Pannon Állásbörze – ahol a jövő szakemberei és a legjobb munkaadók találkoznak Részletek Jegyek
További cikkek
A csendes felmondás után itt a quiet cracking jelensége, de mit is jelent ez?
A legújabb csendes munkaerő-trend lassan aláássa a munkahelyi termelékenységet, és valószínűleg sok vállalat nem veszi észre időben. Teljes cikk
Versenyelőnyben lesz az a cég, amely jól menedzseli a hibrid munkavégzést
Hol tart a HR 2025-ben? Melyek a nagy témák? Erről beszélgettünk Csépai Martinnal, a Deloitte HR tanácsadási vezetőjével. A szakértő egyebek... Teljes cikk
Az outsourcing piacon terjeszkedik a Prohuman Group
A Prohuman Group megvásárolta a létesítménygazdálkodással foglalkozó Green Vector Kft. 75%-os, valamint a contact center piacon meghatározó szerepet... Teljes cikk
Kapcsolódó hírek
- Így építhet pénzügyi tudatosságra stabil céget 3 hónapja
- Milyen kihívások formálják a bérszámfejtés outsourcing piacot 4 hónapja
- Trendalkotó múlt, inspiratív jövő - Ocskay Szilárd, a NEXON alapító-ügyvezetője 4 hónapja
- Élesedik a verseny a dobogón: itt vannak a legnagyobb HR és bérszámfejtő outsourcing cégek 4 hónapja
- Az outsourcing piacon terjeszkedik a Prohuman Group 4 hónapja
- Így befolyásolják a 2025-ös jogszabályi változások a bérszámfejtést 6 hónapja
- Elhunyt Sass Katalin, a Nexon alapítója 7 hónapja
- Elhunyt Sass Katalin, a Nexon alapítója 7 hónapja
- Megéri a bérszámfejtést kiszervezni? Öt érv az IGEN mellett 7 hónapja
- Bérszámfejtés outsourcing: Hogyan növelheti a hatékonyságot és csökkentheti a kockázatot? 7 hónapja
- RPO: a toborzás kiszervezése megoldás lehet az SSC-k munkaerőhiányára 8 hónapja
Kapcsolódó tartalmaink Bezár
Állások
- Óvodapedagógus
- takarító
- karbantartó
- Kőműves, homlokzati hőszigetelő
- Könyvelő
- Szerviztechnikus
- Adminisztrátor
- Horgos Rakodó Teherautó-sofõr (CE) (2025. 06. 17)
- ELADÓ | VÉP (2025. 06. 23)
- Fémipari betanított munkás Szereldei operátor / Csomagoló (2025. 06. 23)
- Web & ERP fejlesztő (2025. 06. 23)
- Főkönyvelő (Veszprém megye) (2025. 06. 23)
- Export ügyintéző (2025. 06. 23)
Partnereink hírei
- 5+1 zöldség, amit júniusban is el lehet vetni
- Humin Garden és Esstence Origo-s talajjavítással a gyep gombabetegségei ellen
- Ezek az uborka leggyakoribb betegségei
HR Blog oldalak
-
Munkajog
Melyek a teljesítménybér legfontosabb tudnivalói?
A munkáltatók szívesen alkalmaznak teljesítménybért olyan munkakörök esetén, ahol a munkavállaló tevékenysége jól...
-
JobAngel
Sorozatgyilkos a vezetői karrierben: a mikromenedzsment
A mikromenedzsment működési mechanizmusai: hogyan mennek tönkre különböző vezetői karrierek az értelmetlen kontroll miatt,...
-
ArkhaDOME
A Paradoxon-elmélet és a csapatdinamika: Hogyan hozhatunk létre harmonikus, mégis sokoldalú csapatműködést?
A modern, gyorsan változó üzleti környezetben egyre fontosabb, hogy a csapatok ne csak hatékonyan működjenek együtt, hanem...
HR Szavazás
Félti az AI-tól a munkahelyét?
Pszichológiai biztonság: ez lehet a legjobb munkahelyek sikerreceptje