Megjelent: 6 éve

Interjú tuning, avagy interjú-kiegészítők az év eleji toborzási szezonra

images

A toborzás nagyon sok újítással, ötlettel szolgált az elmúlt években és napjainkban is. Az informatikai- és technológiai háttér lehetőségeinek kiaknázása folyamatosan bővül, a HR 2.0, a munkáltatói márkaépítés és ügyfélfókusz alapú megközelítések egyre jellemzőbbé válnak a toborzás részeként, és széles körben épülnek be a gyakorlati HR-folyamatokba. Egyes szakemberek már az előbbiekből adódó információs túlcsordulásról is beszélnek és a hatékonyabb toborzás útját a klasszikus eszközök újraértelmezésében keresik. Egy biztos: a toborzás szakmai szempontból pezseg, fejlődik, változik. A kiválasztás eszközei, módszerei jóval visszafogottabb fejlődést mutatnak. Sarkosan fogalmazhatnánk úgy, hogy e terén mintha kissé megállt volna az idő.

Az egyeduralkodó kiválasztási eszköz az interjú. Kétség nem férhet hosszá, hogy az interjú nem hiába vált alapvető, általánosan alkalmazott és döntő jelentőségű eszközzé a munkaerő keresésében. Számos változata és típusa a célirányos és gyors személyes megismerés legszélesebb lehetőségi körét hordozza. Ugyanakkor nincs olyan gyakorló szakember, aki ne szembesült volna az interjú, mint eszköz hiányosságaival. Gondoljunk csak a szubjektív vetület megkerülhetetlenségére, aminek hatását a HR-es akkor érezheti igazán, amikor a kiválasztásban nem döntési, hanem csak tanácsadó szerepkört tölt be. Ugyebár mindenki átélte már azt, amikor egyértelmű és megalapozott személyes meggyőződésével szemben másik jelöltre esett a választás. Ezen aligha lehet csodálkozni, hiszen az interjút ezerféleképpen lehet értelmezni, elemezni, interpretálni. A személyes benyomásokra épülő okfejtések, a változatos jelekből levont vélelmek, az ad-hoc válaszok és sok esetben kidolgozott válasz-panelek elegyén alapuló eshetőleges következtetések, magában a szituációban és annak kizárólagos szóbeliségében rejlő, akarva vagy akaratlanul megjelenő torzítások következtében, az interjú minden strukturáltsága és kompetenciafókusza ellenére csak hozzávetőlegesen szolgálja a mérhető objektivitást. Mindemellett az interjú nélkülözhetetlen eszközünk, hiszen sokoldalúsága és praktikus előnyei jellemzően elébe helyezik más kiválasztási módszereknek.

Mivel minden szempontból tökéletes kiválasztási eszköz nem áll rendelkezésre, ezért az interjút - a kérdőjelek ellenére - jelenleg a leghatékonyabb kiválasztási eszköznek tekinthetjük. Éppen ezért nem mondhatunk le arról, hogy a legfőbb eszközünket folyamatosan továbbfejlesszük, tökéletesítsük: nem állhat meg az idő az interjútechnika terén sem. A beválási arány növelése az interjú minőségi fejlesztésben rejlik, amit az általános gyakorlatban megjelenő mennyiségi bővítés csak részben kompenzál. Vajon valóban az egymástól nem sokban különböző második körös, harmadik körös és sokadik körös interjúk jelentik a hatékony megoldást a legalkalmasabb jelölt kiválasztására?

Úgy vélem, hogy ha nincs kéznél "forradalmi" újítás, akkor is érdemes akár apró, de minőségi változtatásokkal, új elemekkel keresni a fejlesztés útját. Az interjú hatékonysága számos módon növelhető, ahogyan akár kisebb ráfordítással egy széria autóból is válhat dübörgő sportkocsi. Nézzünk tehát két egyszerű és praktikus "tuning" megoldást, amit közel 50 interjú során a gyakorlatban is sikerrel teszteltünk.


1. "Minden" ami az interjúból kimaradt, de az írásba belefér


Első kiegészítő elemünk ötletét három meghatározó tapasztalat alapozza meg:

  • Számtalan jelölt eljut a kiválasztási sikerig úgy, hogy mindeközben egyetlen sort sem írt le saját gondolatként, vagy szövegezett meg saját szerkesztésében (amerikai típusú CV, motivációs levél sablonok, stb.). Ezzel szemben, a belépést követő munka során a feladatok súlypontját jelenthetik a cégen belül, vagy külső partnerek felé írásban megfogalmazott e-mailek és egyéb írott anyagok (ajánlatok, szerződések, stb.). A korábbi referenciák és betöltött pozíciók jelenthetnek egyfajta biztosítékot a szövegértésre és írásbeli fogalmazási készségre vonatkozóan, ugyanakkor a jelöltek összemérése tekintetében nem mindegy, hogy egy ilyen alapvető kompetencia tekintetében valós és megalapozott információk állnak-e rendelkezésünkre.

  • Interjúk százait bonyolítjuk le anélkül, hogy mi interjúztatók, bármiféle konkrét, kézzel fogható visszajelzést kapnánk munkánkról, annak legfontosabb érintettjeitől: a jelöltektől. Nyilvánvaló, hogy visszajelzésre minden tevékenység esetében szükség van, még ha nem is átfogó értékelésre, de legalább néhány használható benyomásra, amit önellenőrzési céllal megfontolás tárgyává lehet tenni. Számos esetben derül ki utólag, már felvett jelöltekkel folytatott beszélgetések alapján, hogy az interjú során bizonyos dolgokat a jelölt másként értett, vagy az interjúztató értelmezésétől eltérő üzenetnek szánt, vagy nem tudott szándéka szerint kifejezésre juttatni az interjú során. Az elkerülhetetlennek tekinthető kommunikációs hézagok egy részét a jelölt esetleg már az interjú során érzékeli, de a kötött időkeretek miatt sok esetben a kommunikációs folyamat tisztázási lehetőség nélkül továbbgördül és jó néhány fontos értelmezési zavart "seper a szőnyeg alá".

  • Egyértelműen fontos cél, mind a cég, mind a HR megítélése szempontjából, hogy a jelölt a kiválasztási siker hiányában is pozitív benyomással, illetve negatív, zavart érzésektől mentesen tekinthessen vissza az interjúra és a kiválasztási folyamat egészére. Bármilyen hangulatot teremtsen is az interjú, a visszajelzési, ventillációs lehetőség biztosítása illetve kifejezett kérése, a jelölt véleményére, személyére való egyértelmű odafigyelés jele és mindenképp alkalmas lehet az interjúhoz való pozitív viszonyulás erősítésére, vagy esetleg a kialakult negatív életérzés mérséklésére, eloszlatására.

    Tehát, a fentieknek megfelelően, első interjú kiegészítőnk egy igen sokoldalú eszköz, melynek fókuszában az információs hézagok pótlása, a jelölt önkifejezési-ventillációs lehetőségének biztosítása, direkt visszajelzés kérése, és az írásbeli fogalmazási készség felmérésének ötvözete áll. A feladat igen egyszerű: az interjú utolsó öt percében megkérjük a jelöltet, hogy töltsön ki egy az interjúval kapcsolatos visszajelzést szolgáló kérdőívet, amely segíti az interjúztatót mind a jelölt pontosabb megértése terén, mind saját munkájának fejlesztésében, illetve lehetőséget ad a jelöltnek az interjún elhangzottakkal kapcsolatos esetleges pontosításra, kiemelésre. A kérdőív formátumra természetesen nem lenne feltétlenül szükség, de a tesztelés során azt tapasztaltuk, hogy "formanyomtatvány" nélkül az újszerű kérdés értetlenséget, gyanakvást kelt, sokan grafológiai vizsgálatot feltételeznek.

    Előbbi félreértések elkerülése érdekében egy végtelenül egyszerű "kérdőívet" szerkesztettünk:

    Fejléc: Álláspályázói interjú visszajelzés, alcím: "A sikeres interjú kulcsa a pontos megértés.";
    1. Melyek voltak a "legemlékezetesebb", illetve meghatározó benyomásai, tapasztalatai az interjú során? (pozitív- és negatív észrevétel, illetve javaslat, jótanács egyaránt)
    2. Melyik kérdést tekintette a legnehezebben megválaszolhatónak és miért?
    3. Az Ön részéről elhangzottakkal kapcsolatban van-e olyan gondolat, információ, amit pontosítana, helyreigazítana, vagy megerősítene, kiemelne?

    A kérdések egy blokkban szerepelnek a lap tetején, a jelölt tehát közel egy oldalnyi fehér lapon szabadon szerkesztheti válaszát. Az időkeretek tartása és némi stresszfaktor érdekében a válaszadásra szánt időt 5 percben határoztuk meg. A feladat stressz-szintje az interjú igénye szerint alakítható, hiszen egy mereven figyelő néma interjúztató jelenlétében zajló szokásostól eltérő kézírásos munka alkalmas arra, hogy jelentős feszültséget keltsen, ugyanakkor az interjúztató hatékonyan mérsékelheti a stressz-hatást, ha eközben maga is saját jegyzeteit írja, rendezi az interjú-adatlapon, vagy a CV-n.

    A válaszra felkért jelöltek mintegy 10 százalékos arányban kérdezték meg, hogy kötelező-e a kérdőív kitöltése. A válaszadást természetesen nem tekintettük kötelezőnek, mint ahogy az interjún egyetlen kérdés megválaszolása sem "kötelező", de nyilván a válasz elmaradása is részévé válik a jelölt értékelésének.

    A kapott válaszok már a kisszámú tesztalkalmak során is igen érdekes és tanulságos visszajelzésekkel szolgáltak, egyben sok esetben értékes többletinformációt nyújtottak a jelöltről, sok esetben segítették az elhangzottak értelmezését, tisztázását. Bár nyilván grafológia elemzés és értékelés nem célja a feladatnak, mégis, a kézi íráskép látványa, strukturáltsága is információt jelenthet a jelöltről, ha mást nem, annyit bizonyosan, hogy későbbi kollégái el fogják-e tudni olvasni a kézírását, áttekinthetőségre törekszik-e. Például kifejezetten pozitív benyomást keltett, amikor belső ellenőr jelölt - bármiféle erre irányuló kérés, jelzés nélkül - pontos keltezést és aláírást tett írása végére, vagy amikor kontroller jelölt tökéletesen strukturált, numerikus szintezésű pontokba szedve szerkesztette válaszát. Az eszköz, illetve az abban alkalmazott kérdések természetesen sokféleképpen alakíthatóak, a keresési célhoz adaptálhatóak, illetve a cég sajátságaihoz illeszthetőek.

    2. Mini EQ célfeladat

    Az emocionális intelligenciát a HR- szakemberek túlnyomó többsége az elsődleges beválási tényezők közé sorolja. Tóth Zoltán kollégám az EQ alapú kiválasztás tárgyában kérdőíves felmérés útján gyűjtött adatokat, ami rámutatott, hogy a keresések során az EQ célzott vizsgálatára igen ritkán kerül sor. A megkérdezett HR-szakemberek válaszai alapján, az emocionális intelligenciát az interjúgyakorlatban kizárólag általánosságban, célspecifikus eljárás, vagy eszköz nélkül ítéljük meg. Természetesen kétséges, hogy egy jelölt emocionális intelligenciáját megalapozottan fel lehet-e mérni egy interjú keretei között.

    Pszichológiai megalapozottságú vizsgálatra nyilván egy szokványos interjú keretei szűkek, átfogó igényű szakmai vizsgálat nem integrálható egy standard állásinterjúba. Ennek ellenére, érdemes törekednünk rá, hogy minél több információt szerezzünk erről a kompetenciáról, ezért az interjút kiegészíthetjük egy pár perces modullal, mint egyszerű céleszközzel, amely jelentős többletet adhat e meghatározó beválási tényező felméréséhez.

    A fenti cél érdekében, egy rövid szituációs helyzetelemzés feladatát tekintettük a legpraktikusabb és időhatékonyság szempontjából legkedvezőbb megoldásnak. A feladat során az alábbi (keretben megjelenő) levélváltás átolvasására kérjük a jelöltet. A szöveggel kapcsolatos kérés, hogy a jelölt ismertesse saját benyomásait, vélekedését a levélváltásról: miként viszonyul a kapott levélhez a válaszadó, milyen megfontolás vezérli saját válaszában.

    A gyakorlati teszt során, mintegy 50 százalékos arányban jellemző volt a jelöltek részéről a pontosítást, iránymutatás kérő azonnali visszakérdezés. A szokványos interjúmenetből kizökkentő újszerű feladat alkalmas volt arra, hogy a panel válaszokkal messzemenőkig felvértezett rutinos interjúzóknak is meglepetést okozzon és egyben szakmailag is új kérdéskört nyisson meg az interjú menetében. A visszakérdezésre segítségként célszerűen annyi útmutatást adtunk, hogy a válaszlevél írójának feltételezhető irányultságára vagyunk elsősorban kíváncsiak: pozitív, negatív, vagy tárgyilagos/neutrális viszonyulása az első levél üzenete tekintetében. Nyilván e feladatnál sem az egyszavas válasz, hanem a jelölt által ahhoz adott magyarázat, érvelés, kifejtés hordoz az EQ megítélését elősegítő információkat. A levélváltás megfogalmazásából adódóan természetesen nincs helyes, vagy helytelen válasz, így pont azoknál a jelölteknél feltételezhető magas EQ készség, akik már első olvasatra érzékelik és reagálásukban jelzik a viszonyulás közel egyenlő esélyű alternatíváit és ezt a megfogalmazásokból adódó érvekkel is alá tudják támasztani. A feladat a lexikális készségen keresztül teszteli az EQ-t, amit szintén hasznosnak tartok és a feladat erősségének érzek, hiszen a napi munkavégzéshez tartozó kommunikáció jellemzően verbális, illetve e-mail alapú. További előnye lehet a feladatnak, hogy a befogadó munkacsoport attitűdjéhez való illeszkedés előrejelzésére is alkalmas lehet oly módon, hogy ha ugyanezt a feladatot előzetesen elvégeztetjük a munkacsoport meglévő állományával.

    Az interjúkon való gyakorlati tesztelés során működőképesnek és hasznosnak találtuk az eszközt. A jelöltek többsége (hozzávetőleg 70 százaléka) első válaszában határozottan valamely irányultságot jelölte meg, e mellett hozott fel érveket. Ezt követően az interjúztató bizonyosság megerősítését kérő kérdésére, ismételten átgondolva, érzékelték a viszonyulás többirányú lehetőségét. A jelöltek szűkebb köre (megközelítőleg 10 százaléka) jelezte már első reagálásában a többirányú értelmezés lehetőségét. A jelöltek 20 százaléka, a megerősítést kérő kérdésre is elkötelezett maradt az első válaszában megjelölt viszonyulás mellett és a kétség kizárásaként megerősítette ehhez fűzött érveit.

    A feladathoz használt szövegrészlet természetesen a cég sajátságai szerint alakítható, vagy a célnak megfelelő másik szövegrészlet is nyugodtan kereshető. Hasonló, EQ alapon értelmezhető levélváltások, párbeszédek gyakran előfordulnak a mindennapi munka során, pont ezért hasznos és életszerű a feladat.

    From: Minta Aladár
    Sent: Tuesday, November 20, 2013 8:19 PM
    To: HR
    Subject: Re: Felkéréshívás hiánypótlásra

    Tisztelt HR Osztály!

    Valóban. Sajnálatosan ez a fontos dokumentumot vélhetően nem az Önök által elvárt formában küldtem. Köszönöm figyelmeztetésüket!
    A további súlyosabb problémák elkerülése végett, most teljes egészében megismételném pályázatomat és ezúttal nem az email szövegében küldöm motivációs levelem, hanem egy külön csatolt fájlban, amit könnyen kezelhetnek együtt az önéletrajzommal. Egyúttal jelzem, hogy korábbi levelem szövege tartalmazta a motivációs levélnek szánt sorokat, amit most további gondolatokkal kiegészítettem.
    Még egyszer igazán köszönöm, hogy figyelmet fordítottak erre a fontos részletre!

    Üdvözlettel:
    Minta Aladár


    2013. november 16. 17:48 HR írta

    Tisztelt Minta Aladár!
    Köszönettel megkaptuk álláshirdetésünkre küldött jelentkezési anyagát. Hirdetésünkben, az álláspályázat részeként motivációs levél beküldését kértük, amelyet azonban az Öntől érkezett jelentkezési anyag nem tartalmazott. Kérjük, hogy válasz e-mailben küldje el számunkra motivációs levelét, mivel annak hiányában álláspályázatát nem tudjuk más jelentkezésekkel egyenlő szempontrendszer szerint figyelembe venni és befogadni.


    Rátkai Balázs
    ESZA Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft.
    HR-vezető


    • 2019.11.15Hogyan változnak a nyugdíjszabályok 2020-ban? Mikor jobb nyugdíjba vonulni a nyugdíj összege szempontjából. Még az idén, vagy inkább jövőre? Ki vonulhat nyugdíjba jövőre, mit jelent a munkáltató számára, ha a munkatárs nyugdíjra jogosulttá válik? Nyugdíj mellett hogyan dolgozhatunk? Mit jelent a munkáltató számára, ha nyugdíjas munkavállalót foglalkoztat? Részletek Jegyek
    • 2019.11.21Transzformatív Team Coaching Lab A Transzformatív Team Coaching Lab alkalmat ad arra, hogy konkrét eseteken keresztül ismerkedj a módszertan erejével. Egy ügyféleset, amelyben a team coaching folyamat során transzformáltuk valódi kapcsolattá a csapatban élő projekciókat. Részletek Jegyek
    • 2019.12.05Adatvédelmi Tisztviselő /DPO Képzés – Dr. Kulcsár Zoltánnal /12. 05-06./ Az adatvédelmi tisztviselő képzés célja, hogy a résztvevők pontosan megismerjék az adatkezelők adatvédelmi kötelezettségeit, kialakuljon bennük az a szintű adatvédelmi tudatosság, amely alkalmassá teszi őket a GDPR szerinti adatvédelmi tisztviselői (DPO) feladatok ellátására. Részletek Jegyek
    • 2020.01.18 ICF akkreditált Jungiánus coach féléves továbbképzés Magyarországon először a nemzetközileg sikeres Jungian Coaching School továbbképzése, ami ICF krediteket ad, 2020 januártól júiusig, havonta egy hétvégén. Részletek Jegyek
    Follow hrportal_hu on Twitter