Mikor éri meg egy gyakornoki program?

Mi a gyakornoki program definíciója?

Először is érdemes definiálni, mit is jelent a gyakornoki program (a teljesség igénye nélkül): többnyire friss diplomás vagy maximum egy-két éves tapasztalattal rendelkező pályázók számára, adott időtartamra szóló (általában fél évtől két évig terjedően) meghatározott fókuszterülettel vagy általános céllal meghirdetett, tematikusan felépített, értékelés-központú program. A gyakornoki program tehát nem egyenlő egy gyakornoki pozícióval, amit többnyire utolsó éves főiskolai vagy egyetemi hallgatók számára hirdetnek meg a vállalatok egy adott területre.

A gyakornoki programok céljai, felépítésük

Amikor egy vállalat meghirdet egy gyakornoki programot, legelőször azt a kérdést érdemes feltennie, hogy mi a program célja. Lehet a gyakornoki program például egy rosta, ahol a több résztvevő közül a legkiválóbbaknak ajánl a vállalat pozíciókat a gyakornoki program befejeztével. Lehet, hogy már magát a programba bekerülést előzte meg olyan komoly kiválasztás, hogy kevés gyakornok van a vállalatnál, de velük hosszú távon terveznek.

Teljesen más a két stratégia és más a két típusú program felépítése is. Amikor sok gyakornok van, és nem feltétlen célunk valamennyi megtartása, akkor inkább versenyhelyzetről van szó, amikor jó esetben minden gyakornok teljesíteni szeretne, hogy a vállalat tervezzen vele. Amennyiben azonban kevés jól kiválasztott gyakornokkal dolgozunk, sokkal inkább arról szól a program, hogy őket alakítsuk a vállalat igényeihez. Mindkét esetben vállalunk kockázatot vállalati oldalról olyan tekintetben, hogy a programra fordított energia nem térül meg.

Amikor lényegesen több gyakornokot alkalmazunk, mint ahányra szükségünk lesz munkavállalóként, akkor több emberrel kell foglalkoznunk, viszont több projektbe tudjuk bevonni őket és így munkájuk alapján is megítélhetjük, kit alkalmazzunk. Kevés jól kiválasztott gyakornok esetében viszont rögtön fennáll az a lehetőség, hogy mi történik, ha nem jól döntünk, vagyis kiderül a program folyamán, hogy egyik vagy másik gyakornokunk nem pont olyan, mint amilyen munkatársakra szükségünk lenne. Hasonlóképpen, amikor a kevés jól kiválasztott, sőt kiválóan teljesítő gyakornokaink közül valaki mégsem kíván nálunk dolgozni, ez jobban "fáj" a vállalatnak, mint amikor több kiváló gyakornokunk van. Ugyanakkor a kevés résztvevővel dolgozó programoknak nagy előnye, hogy sokkal kevesebb ráfordítást igényelnek a vállalat részéről és már alacsonyabb létszámú vállalatoknál is alkalmazhatóak.

A programok tematikája, időtartama

Mindezeken túl megvizsgálhatjuk a gyakornoki programokat tematikájuk, időtartamuk szerint, és megnézhetjük azt is, milyen követelményeket támasztanak a jelentkezőkkel szemben az egyes programtípusok. Tematikájukat tekintve két nagy alapcsoportról beszélhetünk. Vannak programok, melyek kizárólag egy terültre fókuszálnak teljes időtartamuk alatt, míg mások akár konkrét fókuszterület nélkül egy rotációs rendszerben több területet is megismertetnek a résztvevőkkel.

Általában valamilyen általános fókusza mindenképpen van a programnak, például: menedzsment, ami azért megtévesztő, mert ritka, hogy elvégzése után rögtön vezetői pozíciót tudnak kínálni a vállalatok. A menedzsment fókusz sokkal inkább jelenti azt, hogy a vállalatok olyan gyakornokokat keresnek, akik majd egykor vezetői pozíciókat tölthetnek be a vállalatnál, vagyis látnak bennük vezetői adottságokat.

A pályázók szempontjából azonban, pláne, ha pályakezdőkről van szó, ez nem feltétlenül egyértelmű. Számtalanszor lehet olvasni felmérésekben, hogy a pályakezdők nincsenek tisztában a saját adottságaikkal, ezért sokan irreális elvárásokkal vágnak neki egy gyakornoki programnak azzal a hittel, hogy a végén vezetők lesznek. Fontos az első pillanattól kezdve kommunikálni, hogy mit lehet a program befejezése után elérni. Mindez rögtön felveti a következő kérdést, a program fókuszterülete vonatkozásában. Elképzelhető, hogy a program meghirdetésekor konkrét, elérhető pozíciókat is kiírnak. Ez azonban ritka, leginkább akkor lehetséges, ha új pozíciót szeretnének létesíteni egy adott területen. Más esetben az egy-két éven belül megüresedő pozíciókat néhány kivételtől eltekintve (például valaki nyugdíjba megy) elég nehezen tudjuk bejósolni.

Az egyik lehetőség az, hogy előzetesen nem kommunikálunk semmilyen konkrét pozíciót, csak egy adott fókuszterületet, például a marketinget. A másik lehetőség, ami főleg rotációs programoknál jellemző, hogy nem kommunikálunk semmit a jövőre vonatkozóan. Amikor a gyakornoki program egy adott területre vonatkozóan van meghirdetve, és a program során a projektek is végig ehhez a területhez kötődnek, egyszerűbb a dolgunk. Ebben az esetben mind a vállalat, mind a gyakornok arra számít, hogy amennyiben lesz hosszú távú együttműködés, valószínűleg ezen a területen lesz. Amikor rotációs jellegű a program akár meghirdetett fókusszal, akár nélküle, sokkal nagyobb a mozgástér mindkét fél részéről.

A vállalat bízhat abban, hogy sikerül kölcsönösen megfelelő területet találniuk, ugyanakkor az is egy lehetőség, hogy a gyakornok nagyon szeretne egy adott területet, de ez a vállalat részéről nem megoldható. Ez a helyzet akkor különösen nehéz, ha kevés jól kiválasztott gyakornokba fektettünk energiát, vagyis szeretnénk megtartani őket hosszú távon. Több gyakornok esetén ki is írhatunk számukra belső pályázatokat nyitott pozíciókra. Ebben az esetben több esélyünk van, hogy azok, akikkel elégedettek voltunk, tudnak találni számukra megfelelő pozíciót és számunkra is egy lehetőség az összehasonlításra.

A gyakornoki programok időtartama vállalattól függő. Lehetnek féléves programok, melyek többnyire egy területre fókuszálnak, a hosszabb programoknál nagyobb az esélye, hogy rotációs elemek, multinacionális vállalatoknál akár külföldi időszak is belefér.

Milyen munkaszerződéssel alkalmazzuk a gyakornokot?

Az időtartam kérdéskörnél mind a vállalat, mind az egyén számára az egyik lényegi kérdés a munkaszerződés típusa. A gyakornoki programok sajátossága a határozott munkaszerződés, mely többnyire a program teljes időtartamára vonatkozik. Vállalati oldalról ez ad egy keretet a programnak, illetve lehetőséget ad, hogy a program befejeztével ne alkalmazza tovább a gyakornokot, amennyiben nincs vele megelégedve vagy nem tud számára megfelelő pozíciót felajánlani. Ugyanakkor a megtartás központú programoknál nem túl előnyös, hiszen ilyenkor a vállalat éppen azt szeretné, hogy az a kevés gyakornok, akibe befektetett, minél hosszabb távon alkalmazottja legyen, amit a határozott munkaszerződés nem sugall. Minél hosszabb egy gyakornoki program, annál nagyobb a befektetés a gyakornokokba, és annál inkább szeretné a vállalat, hogy ez megtérüljön.

Előfordul az is, hogy rotációs pontokat iktatnak egy hosszabb program szakaszaihoz, vagyis ebben az esetben a határozott idejű szerződés nem a program teljes hosszára vonatkozik, csak az első szakaszára. Ezek arra szolgálnak, hogy csak azok a gyakornokok folytathassák a programot, akik kiválóan teljesítettek. A legkiemelkedőbbek megtartásánál megoldás lehet a tanulmányi szerződés vagy a vonzó juttatási csomag, mely akár lépcsőzetesen emelkedhet. A gyakornokok oldaláról nézve egy ilyen program lehet ugródeszka vagy éppen sokak számára a karrierjüket hátráltató időszak. Ugródeszka, hiszen egy jó nevű vállalat gyakornoki programja még akkor is sokat dob az önéletrajzon, ha azt követően nem sikerül megállapodni további együttműködésben.

Munkáltatói oldalról a veszély egyébként éppen ez, hogy a gyakornoki programot követően az első jobb ajánlatért odébb áll újdonsült munkatársunk. Ugyanakkor a gyakornoki programokat hátrányként is megélik a pályakezdők, hiszen ezzel még nem egy valódi pozícióban dolgoznak, vagyis telik az idő, de konkrét területre vonatkozó tapasztalatot keveset szereznek. Hátrányként élik meg a határozott munkaszerződést, akár a bizonytalanság miatt, hogy lesz-e folytatása, de sokan inkább azzal érvelnek, hogy nem akarják egy-két évre lekötni magukat.

Szigorú a kiválasztás

A gyakornoki programra jelentkezőkkel szemben támasztott követelmények általában elég magasak a pályakezdőkkel szembeni elvárásokhoz képest. Nem véletlen, hiszen a vállalatok a legjobbakra szeretnének ennyi extra energiát áldozni, vagyis általában minimum egy, de lehet hogy több idegennyelv ismerete elvárás, kiváló személyes kompetenciák, számítógépes ismeretek, illetve valamilyen szakmai tapasztalat, ami lehetőleg kapcsolódik a meghirdetett területhez. A kiválasztás során gyakori, hogy a hagyományos interjú-módszer mellett nagy szerepet kapnak személyiség- és képességtesztek, csoportok kiválasztási módszerek. Hiszen a jelentkezőket nem annyira múltbeli, szakmai kompetenciáik alapján kell megítélni, hanem egy jövőbeli lehetőséget kell minél pontosabban megállapítani jelenlegi adottságaik ismeretében.

A programok további jellemzője az értékelés-központúság, vagyis akár folyamatos visszajelzéssel, akár a program befejeztével egy komolyabb megmérettetéssel értékelik a vállalatok a résztvevőket. Az értékelés az az eszköz, melynek segítségével folyamatosan monitorozni lehet a gyakornokok teljesítményét, akiknek kiemelten fontos a visszajelzés, hiszen újak még a munka világában és számtalan ismeretet kell elsajátítaniuk.

Vállalati oldalról nézve a gyakornoki programhoz elengedhetetlen, hogy legyenek erőforrásaink: emberi oldalról valaki, aki a gyakornoki programmal, illetve a gyakornokokkal foglalkozik; értelemszerűen anyagi háttér is nélkülözhetetlen a programhoz, motivációs csomaggal együtt; szükségünk van vállalati projektekre, melyekben a gyakornokok közre tudnak működni; továbbá olyan pozíciókra, melyeket hosszú távon kínálni tudunk. Akkor tudjuk gyakornoki programunkat hatékonnyá tenni, ha erőforrásainkat már a tervezés fázisában mérlegeljük és ennek tükrében optimalizáljuk a programot.