Hogyan kapcsolódik a szervezeti ombuds és az etikai forródrót?

Az etikai forródrót a 2019 októbeben létrejött EU 2019/1937 whistleblowing irányelvből következik, amely azzal a céllal jött létre, hogy a szervezeten belüli visszaélést  bejelentőknek minél nagyobb védelmet biztosítsanak. A visszaélés-bejelentésről szóló EU Irányelv 26. cikkének (2) bekezdése alapján első lépésben 2021. december 17-től a 250 főt elérő szervezeteknél kötelező a visszaélés-bejelentési rendszerek alkalmazása, majd 2023. december 17-ig a legalább 50, de legfeljebb 249 munkavállalót foglalkoztató cégeknél kell bevezetni.  A vállalatoknak az e-mailes, weboldalon keresztüli és telefonos elérhetőségen túl szükséges egy anonim bejelentési lehetőséget is biztosítaniuk. A beérkezett bejelentéseket kötelező jelleggel kivizsgálják.

Ez az  EU-s irányelv egy jó kezdeményezés a vállalatok - etikai- érettségi szintjének a fejlődéséhez, amely természeténél fogva a szervezeti ombuds szakmát is támogatja, noha csak közvetett módon.  

Miért nem töltheti be ÖNMAGÁBAN a szervezeti ombuds funkció az etikai forródrót szerepét?

A szervezeti ombuds funkció a munkavállalók részére megbízható, független, pártatlan és könnyen elérhető első lépésként bizalmasan – teljes titoktartás mellett – és informálisan nyújt támogatást a szervezeten belüli sérelmek, félreértések, panaszok, konfliktusok, egyenlőtlen és tisztességtelen bánásmód megoldásában.

Ennek értelmében az alábbiak miatt nem töltheti be önmagában a szervezeti ombuds az etikai forródrót szerepét, és fordítva az etikai forródrót  a vállalti ombuds szerepével nem egyenértékű:

1. Kötelező vs. önkéntes jelleg:
Míg az etikai forródrót egy törvényben foglalt és szabályozott  EU-s irányelv, amelyet kötelező bevezetni a fent említettek alapján, az ombuds funkció önkéntesség és informalitás alapján működik, amely a szakmai gyakorlati szabályzatban le van fektetve (lásd alább).

2. Formális vs. informális csatorna:
AZ EU-s whistleblowing irányelv  a compliance egyik részeként jelenik meg, ami formális panaszkezelési bejelentési csatornát jelent. Bármilyen compliance folyamat és/vagy bejelentés formális/hivatalos csatornának minősül, amit lehet anonim módon is megtenni, de attól még formális csatorna marad.
A SZOE gyakorlati szabályzatában rögzítjük, hogy a szervezeti ombuds funkció egy kiegészítő informális lehetőség.  A gyakorlati szabályzat itt olvasható.
"Az ombuds kiegészíti, de nem helyettesíti a hivatalos csatornákat. Az ombuds iroda használata önkéntes, nem kötelezően előírt lépés a panaszkezelési folyamatban vagy a szervezeti szabályzatban.”

Így egy kötelező jellegű intézkedést nem lehet egy informális és nem kötelezővel feloldani.

3. Kivizsgálás / nem vizsgálás
Az etikai forródróton beérkező bejelentéseket kötelesek kivizsgálni és visszajelezni! Ezzel szemben egy ombuds nem vizsgálódik.

Az ombuds egy olyan informális csatorna, ami a szervezeten belül sehol nem rögzít adatot, a problémák megoldására törekszik, az eljárási szabálytalanságokat és adott esetben tágabb rendszerszintű problémákat előre jelez.
Az ombuds a látogató kérdésével kapcsolatos konkrét intézkedéseket csak a személy kifejezett engedélyével és csak a megengedett mértékben, és akkor is az ombuds kizárólagos belátása szerint hajtja végre, kivéve, ha az ilyen intézkedéseket úgy lehet megtenni, hogy azok megóvják és garantálják az ombuds irodával kapcsolatba lépő személy személyi identitásának megóvását, anonimitását és titoktartását.

A fentiekre hivatkozva a Szervezeti Ombuds Egyesület nem támogatja az etikai forródrótot, mint önálló megoldást az ombuds tevékenység bevezetése helyett és azt kizárva.

Azonban hisszük, hogy egy formális csatorna kiegészítéseként a szervezeti ombuds funkció a visszaélések csökkentése mellett számos pozitív hatást képes a szervezetben elérni.  A formális és informális csatorna együtt, egymást kiegészítve működik hatékonyan és jól egy szervezetben.

Hogyan egészíti ki és támogatja a szervezeti ombuds az etikai forródrótot?

Kutatások alapján egy compliance/formális csatorna bevezetése önmagában nem eredményezi  a visszaéléssel kapcsolatos bejelentések számának növekedését. Az anonimitást biztosító bejelentésen túl egy ilyen formális folyamatnak a pszichológiai hatásai is megjelennek a bejelentőre nézve, pl. a megtorlástól való félelem, a folyamattal kapcsolatos hiányos információkból adódó félelem stb. Hiszen egy formális bejelentést követően nincsen visszaút a folyamatból.

Ezen a ponton tudja kiegészíteni a formálist az informális csatorna, azaz a szervezeti ombuds, ahol következmény nélkül átbeszélheti a bejelentő a folymatot. A szervezeti ombudshoz beérkező  compliance/formális eljárást  igénylő eseteket a szervezeti ombuds igyekszik a formális csatornába beterelni  azáltal, hogy:
• támogatja a döntésben a bejelentőt, hogy biztosan menjen-e formális út felé. • felkészíti a formális folyamatra,eljárásra pl.mire számíthat a folyamat során, mennyi ideig tart, milyen lépései vannak a folyamatnak. • minden hiányos információt biztosít a bejelentő részére. • coaching beszélgetéssel támogatja a bejelentő érzelmeit/félelmeit kezelni.

Az egyénen túl a szervezeti ombuds támogatja a complince irodát is, azáltal, hogy indirekt módón (betartva a teljes titoktartást)  jelzést ad egy egy esetről, aminek köszönhetően a formális csatorna “radar” alatt tarthatja az esetet és/vagy a személyt.

Nemzetközi tapasztalatok alapján az ombuds irodával -informális csatornával is- rendelkező intézményekben több formális/complinace belejentés érkezik, mint ahol csupán a formális csatorna van jelen.
Így elmondható, hogy a szervezeti ombuds informális folyamata megerősiti a formális etikai forródrót csatornát/ folyamatot.

A szervezeti ombuds tevékenység kialakítását olyan szervezeteknek ajánljuk, ahol a vezetőségnek igénye a minél több, etikai kérdés feltárása,a bejelentések gyökérokainak a megismerése és azok megakadályozása, nem csupán a tünetek és bejelentések kezelése.

Mosonyi Diana 
a Szervezeti Ombuds Egyesület elnöke 

A nyitóképen a szerző