Home office: működik a hibrid munkavégzés?

Úgy látszott a távmunka, a rugalmasság működik, hiszen egyre másra jöttek ki a kutatások, tanulmányok, melyek szerint a munkavégzés sokkal hatékonyabb lehet home office-ban. Az igény is egyre inkább megfogalmazódott a munkavállalók részéről erre a munkavégzési lehetőségre, az időbeli és térbeli rugalmasságra. Hiszen meg lehet vele spórolni a bejárást, adott esetben fókuszáltan dolgozni is jobban lehet, mint az irodában, és a családi szükségletekkel is jobban összeegyeztethető. Esetleg még valami sürgős elintéznivalót is be lehet iktatni a munkanapba, amit, ha a munkaidő beosztása lehetővé teszi, később be lehet pótolni. Ezzel szemben ugyanakkor a home office nehézségei között merült fel a munka-magánélet egyensúlyának felborulása, hiszen a munkahely beköltözött az otthonokba, a munkahelyi szociális kapcsolódások hiánya, a csapatok hatékony együttműködése, a vállalathoz való kötődés, lojalitás gyengülése, a vállalati kultúra átadásának kihívásai. Valamint megjelentek azok a kutatások is, amelyek a munkavállalói hatékonyságot is megkérdőjelezték.

Továbbá mindez a vezetők számára is kihívást jelentett. Hiszen teljesen új skillekre van szükség a remote illetve hibrid csapatok vezetéséhez. A vezetői mindset azonban, úgy tűnik nem minden esetben tudja néhány év alatt levetkőzni hosszú évtizedek berögződéseit. Így számos vállalat részben (hibrid működés) vagy néhány esetben teljes egészében visszarendelte a munkavállalókat az irodákba. Egy tavaly megjelent globális kutatás szerint, amely 32 országban 42 000 munkavállalót vizsgált meg, a népsűrűségtől, a kulturális normáktól és a lakhatási helyzettől is függ, hogy mennyire tértek vissza (kellett visszatérniük) az alkalmazottaknak az irodákba. Van, ahol mindössze 1,6 napot lehet otthonról dolgozni havonta, míg a világ más részein 4-6 nap/hó az átlagos arány. Általában Ázsiában kevésbé jellemző a home office, míg Európában, Ausztráliában és az Egyesült államokban tipikusabb a magasabb érték. 

Sőt, a KPMG frissen megjelent CEO Outlook felmérésében az áll, hogy a vezérigazgatók egyre szilárdabban támogatják a pandémiát megelőző munkarendet: a többség (64 százalék) azt jósolja, hogy a következő három évben teljes mértékben visszatérnek az irodai munkavégzéshez. A megkérdezett vezérigazgatók elsöprő arányban (87 százalékuk) azt is kilátásba helyezik, hogy az irodai munkavégzést ösztönözni is fogják pénzügyi jutalmazás vagy akár előléptetés formájában. Ugyanis a mesterséges intelligencia által felkavart technológiai környezetben megnőtt az igény a gyorsabb reagálásra, a hatékonyabb együttműködésekre.

Home Office: rugalmas vagy szabályozott keretek?

A LinkedIn-en készíttetünk egy (nem reprezentatív) felmérést, amelyben megkérdeztük, hogy hogyan alakul a válaszadók munkahelyén a home office lehetősége. Több mint 2000 válasz érkezett a kérdésre. A válaszadók kétharmadának a munkahelyén van home office lehetőség vagy rugalmasan vagy szabályozott keretek között. Míg ötödük esetében egyáltalán nincs otthoni munkavégzésre lehetőség, 9% pedig teljes távmunkában dolgozik. 

Home office munkavégzés

Kápolnás Vera, az Office@Home hibrid munkavégzés tanácsadója, trénere szerint, ahol nem gondolták komolyan az otthoni munkavégzést – többnyire a gyártó vállalatoknál -, ott hamar visszatértek az irodákba. Van, ahol mutatóban megtartottak egy-egy napot, ez azonban a működésre nincs valódi hatással. Az új normális a legtöbb irodai munkavállalókat foglalkoztató cég esetében 2-3 nap per hetes arány home office-ban és az irodában. A szakember szerint azonban nem igazán az a lényeg, hogy hány napról van szó, hanem arról, hogy hogyan működik a munkaszervezés. Ahol a működést nem alakították át tudatosan annak érdekében, hogy hibridben lehessen dolgozni, ott a rendszer nem igazán működik. 

Legutóbb éppen az SAP hozta nyilvánosságra a cégnek azon globális döntését, hogy heti három napra kötelezően visszarendeli az irodákba a munkavállalókat. Az elhatározás okaként a vállalati kultúra erősítését, az ügyfelekkel és a munkatársakkal való személyes kapcsolat ösztönzését nevezték meg. Az SAP Magyarországon 2019-ben dolgozta ki, és 2020 folyamán vezette be FlexWork munkarendjét, mely helytől független, célorientált, ugyanakkor rugalmas munkavégzést biztosított. Dobos-Horváth Krisztina, az SAP Hungary HR igazgatója a közleményben azt írta: „A járvány elvonultával az irodai és otthoni munkavégzés arányát annyiban szabályoztuk, hogy a közvetlen felettessel történő megállapodás szerint kellett eljárni a kollégáknak, ugyanakkor általános felismeréssé vált, hogy számos élethelyzetben indokolt a közösségi, személyes jelenlét a cégen belül és az ügyfelekkel, partnerekkel folytatott munkában”

Korábban számos jelentős vállalat – a technológiai szektorban is, ahol pedig adottak lennének a lehetőségek – döntött a munkavállalók visszahívása mellett. Amikor a hírt kitettük a LinkedIn oldalunkra, számos nagyon változatos reakció érkezett. Néhányan megértik a döntést és a mögé felsorakoztatott érveket, míg mások kevésbé együttérzők a céggel szemben, és a munkavállalókat érő hátrányokat vetették fel. (Ezekből a hozzászólásokból emelek ki néhány gondolatot, a hozzászólók megnevezése nélkül.) 

„Mi van azokkal, akik úgy mentek a céghez, hogy 100% remote work volt nekik megígérve? Egy ilyen után átverve érezhetik magukat. Mert át is lettek verve ezzel.
Arról nem is beszélve, hogy az ilyen döntésekkel a cégek magukkal is kitolnak, mert azok, akiknek fontos a 100% remote, biztosan el fognak menni a cégtől, és elindul a nagy fluktuáció.”

Például, aki teljesen a távoli munkavégzésre alakította ki az életét, és akár 200 km-re lakik az irodától, annak valószínűleg nem marad más, mint költözni vagy új munkahely után nézni. Ahogy az is felvetődött a hozzászólásokban, hogy a motiváció könnyen csökkenhet, aminek a vége szintén a munkavállaló távozása lehet. 

Volt, aki feltett a kérdést, hogy miért éppen három nap, ami bizonyos iparágakban akár működhet is, de éppen az informatikában nem biztos, hogy jó arány, ahogy a kötelezővé tétel sem. Egy hozzászóló szakértő felvetette, hogy a kollaboráció valóban fontos lehet az innováció és a teljesítmény javítása szempontjából, de erre inkább dedikálni kellene napokat, nem pedig kötelezően kivetni a fix bejárást. 

Kápolnás Vera

„Egyébként nagyon érdekes a jelenség globális szinten. A szervezetpszichológiai trendek mindig "hullámzanak" az adott gazdasági, politikai közeggel. Amikor gazdaságilag kiélezettebb a helyzet, jellemzően a tradicionálisabb, hierarchikusabb trendek kezdenek elterjedni, hirtelen fontossá válik a kontroll ezen a téren.” – írta egy kommentelő. Recruiter hozzászólók pedig lehetőséget láttak a döntésben, hogy most érdemes remote ajánlatokkal megkeresni a tehetségeket a cégnél. 

Míg volt, aki megértően nyilatkozott a cég döntéséről: „megértem azt is, ha egy cég törekszik újraépíteni egy közösséget és azért tudom elfogadni a kötelező részét, mert tényleg hajlamosak vagyunk elkényelmesedni.” Mások jelezték, hogy régebben állandóan be kellett járni, amihez képest a 2 nap otthoni munka is jó lehetőség. Ezt egy aktívan álláskereső hozzászóló is megerősítette, és jelezte, hogy a piacon egyre kevesebb a home office lehetőség, így a két nap is jó arány. Az SAP-t kerestük a felvetésekkel, de egyelőre nem kívántak többet mondani a döntésről, később több tapasztalat birtokában ígértek tájékoztatást. 

Valóban szigorodnak a feltételek?

Egy nemrég megjelent felmérés szerint a cégek ötöde szigorított a home office szabályokon. Kápolnás Vera szerint a teljes távmunkából való visszatérésre kötelezés ritka jelenség, ez valóban akkor jelent igazán gondot, ha valaki az életvitelét ehhez rendezte be. Azokban az esetekben, amikor a home office-ból történik teljes visszatérés, amögött a szakember szerint az állhat, hogy a cégek nem realizálták az ebből származó előnyöket, és a költségcsökkentési potenciált nem használták ki. 

Mi is készítettünk egy (nem reprezentatív felmérést) a LinkedIn-en, melyben megkérdeztük, hogy hogyan változott a home office szabályozása a válaszadók munkahelyén. 1576 szavazat érkezett. A többségnél nem változott vagy éppen rugalmasabb lett az otthoni munkavégzés, míg 43% esetében szigorodott vagy akár teljesen meg is szűnt. A válaszok százalékos bontása az alábbi ábrán látható: 

A home office szabályozásának változásai

A szakértő kiemelte, hogy sok helyen probléma, hogy az egyes munkavállaló dolgozhat akár hatékonyan, ha a vállalati összeteljesítmény csökken. Ez pedig akkor történik meg, ha a hibrid működésben nem születtek megoldások a hatékony együttműködésre, döntéshozatlara, a munka megszervezésére. Jelezte, ahol jó a kommunikáció, tudatos a munkavégzés és a munkaszervezés ott jól tud működni a home office. 

Ennek pedig feltétele, hogy átlátható legyen a működés és a struktúra, ha transzparens a kommunikáció azzal kapcsolatban, hogy mik az elvárások, amikor valaki otthonról dolgozik. Tapasztalta, hogy komoly félreértésekhez és feszültségekhez vezethet, ha nem merik kimondani ezeket az elvárásokat a munkáltatók. Szintén fontos tényező, hogy a vezető ne legyen kontrollvesztett, a feladatok és a felelősségi körök tiszták legyenek. Az irodai munkanapok esetén pedig lényeges, hogy értelme legyen bent lenni, akkorra kell megszervezni a valóban személyes és nem hibrid meetingeket, ötletbörzéket, vitákat stb., mert ha mindenki fülessel ül az irodában, akkor annak nincs igazán értelme. 

Az Office@Home tanácsadója és trénere arra is felhívta a figyelmet, hogy míg a cégeknél régebben ott dolgozók körében a megtartást segítette, a fluktuációt csökkentette a home office, addig az új, fiatalabb munkavállalók esetében, ahol a szociális kapcsolódásnak még nagyobb szerepe van a munkahelyen, és az elköteleződést is nehezebb kialakítani, a fluktuáció lehetőségét növelheti az otthoni munkavégzés. Utóbbi még úgy is igaz, hogy a fiatalok részéről is elvárás a lehetőség, de általában szívesen mennek be az irodába. Persze ez sem elsősorban generáció, hanem munkakör, személyiség és élethelyzetfüggő, foglalta össze Kápolnás Vera.