Kilenc tipp e-mail terhelésünk csökkentésére

1. Külön "e-mail" idősávok

Nem mindegy, hogy a napon belül mikor nézzük meg mailjeinket. A folyamatos e-mail nézegetés és azok egyesével megválaszolgatása rengeteg időt elvesz tőlünk.

Új Levél Asztali Értesítés kikapcsolása:
Az új levél érkezése esetén felugró Új Levél Asztali Értesítés (ha ilyen levelező programot használunk) mindig megzavar és kizökkent minket munkánkból, arra késztet minket, hogy rákattintsunk és azonnal megnézzük a mailt. Amikor végeztünk a levéllel, és visszatérünk munkánkhoz, több percig tart, amíg vissza tudunk pörögni a korábbi sebességünkre (ún. átállási idő keletkezik), ezt nagyon nehéz mérni, de 1-3 percünk kiesik, amíg újra teljes figyelemmel fókuszálni tudunk feladatunkra. Ha ezt egy nap sokszor csináljuk, akár 30 percet vagy többet is veszíthetünk. Ezért amikor fontos feladatot végzünk, ami teljes figyelmünket igényli, kapcsoljuk ki ezt a funkciót, hogy ne ugorjunk át folyamatosan a levelezőprogramba.

Outlook tipp: A képernyő jobb alsó sarkában a Tálcán keressük meg az Outlook ikonját, majd jobb egérkattintás után vegyük ki a pipát az "Új levél asztali értesítés megjelenítése" elől! Az értesítést napon belül többször ki- és bekapcsolhatjuk, attól függően, hogy fontos levelet várunk, vagy épp nem szeretnénk, ha megzavarna minket a felugró értesítés.

Jelöljünk ki e-mailezési idősávokat!
Amikor csak megtehetjük, határozzunk meg "e-mail" idősávokat, amikor egyszerre minden levelet feldolgozunk/megválaszolunk, majd egy újabb idősávban csak a munkánkkal foglalkozzunk és ne kattintsunk át a mailek közé. Munkakörünktől függően kísérletezzük ki, hogy napi 6, 4, vagy akár kevesebb idősáv működik-e nálunk. Ezzel lecsökkentjük az átállási időket, és gyorsabb is egyszerre több maillel "végezni", mint külön-külön. Ha ügyfélszolgálati feladatkörünk van, pl. 2-3 kollégánkkal egy közös mailcímre kapjuk folyamatosan a maileket, akkor nem tehetjük meg, hogy nem nézzük egy ideig a leveleket, viszont kollégáinkkal egyeztethetjük, hogy egymást váltva mikor ki álljon "őrségben", tehát ki nézze a közös mailcímet, így a többiek közben tudnak dolgozni egyéb feladataikon.

Mobil-szinkronizálás:
A legtöbb cégnél sajnos még csak egy szűkebb kör, főleg vezetők számára elérhető az e-mailek céges mobiltelefonra való szinkronizálása, de ez a kör egyre jobban bővül. Ha a mobilra is megkapjuk az e-maileket, akkor bárhol, bármikor megnézhetjük és továbbíthatjuk v. megválaszolhatjuk őket, és kihasználhatjuk erre a várakozási időket is. Amikor pl. elmegyünk asztalunktól egy másik irodába, másik épületbe, az étterembe stb., vihetjük magunkkal mobilunkat és máris csökkenteni tudunk feldolgozatlan mailjeinken. Ha várunk egy szerződés aláíratására, vagy épp cégen kívül várakozunk a postán, rendelőben, tömegközlekedési eszközön ülünk, vagy autóban a dugóban ill. piros lámpánál, bármikor e-mailt olvashatunk és küldhetünk. A megoldás hátránya, hogy otthon, esténként vagy hétvégén is hajlamosak leszünk e-mailezni, a magánélet kárára, és itt tudatosan, magunktól kell döntenünk, hogy milyen helyzetekben némítjuk le a telefont.

2. Mappák, kategorizálás

A "Beérkezett üzenetek" (Inbox) mappába éreznek leveleink, de ez nem jelenti azt, hogy itt is kell kezelnünk őket. A hosszú idő alatt összegyűlő levelek között gyakran 30-40 oldalnyi felületen kell mozognunk, folyamatosan fel és le, ami nagyon lelassítja leveleink feldolgozását.

A még nyitott "ügyek" kiemelése:
Pár havonta érdemes a már befejezett, lezárt "ügyeket" jelentő maileket egyszerre kijelölni (a CTRL gomb lenyomásával és a mailek sorára kattintással), és áthúzni egy "Kész" mappába, vagy adott kategóriánként más-más mappákba, de erre sajnos kevés az idő. Ami viszont napi szinten megoldható: azokat a leveleket, amelyekkel még feladatunk lesz (még "nyitott" ügyek), állítsuk vissza "Olvasatlanná", azaz félkövér kiemelésűvé.

Outlook TIPP: Az Outlookban az Olvasatlanná visszaállítás gyorsgombja a CTRL+U, tehát elég ezt megnyomni a mail során állva, nem kell a jobb egérklikk - Olvasatlan menüpontot választani.

Olvasatlan levelek kiszűrése:
Outlook TIPP: A bal oldali mappák ablakában a Keresési mappák között kattintsunk az Olvasatlan levelek (Unread mail) mappára, ebben kiszűrve CSAK az Olvasatlan mailjeinket, tehát a még nyitott feladatainkat láthatjuk. Így egy pár oldalnyi nézetben kell csak mozognunk, nem kell a 30-40 oldalnyi, vagy hosszabb Beérkezett üzenetek mappában keresgélnünk az elemek között.

Ha nem találunk a Keresési mappákban "Olvasatlan levelek" mappát, akkor jobb egérkattintás a Keresési mappákra - Új keresési mappa - és itt megtaláljuk az "Olvasatlan levelek"-et.
Mivel ezt gyakran használjuk, érdemes betenni a Kedvenc mappák közé (a bal felső sarokba), így: jobb klikk az "Olvasatlan levelek" mappán - Hozzáadás a következőhöz: Kedvenc mappák.

Kategorizálás színes Kategória-négyzetekkel és "zászlókkal":
Outlook tipp: A "Kategóriák" fejléc alatt ha rákattintunk a mailekre, színes kategóriákat adhatunk nekik (bal egérgomb: piros, jobb egérgomb: a többi szín), és a Kategóriák fejlécre kattintva szín szerinti sorrendbe tehetjük a maileket, projektjeink vagy feladatköreink szerint szétbontva a leveleket (azaz feladatokat). A "zászlók" segítségével pedig határidőket adhatunk a feladatoknak, be tudjuk osztani, hogy mikor szeretnénk azokat elvégezni.

Ebben a nézetben hatékonyan tudjuk követni a különböző projektjeink feladatait, és naponta minden projektet előre tudunk vinni 1-1 feladattal, nem fogunk "elhanyagolni" egy-egy témát. Az elvégzett feladat után a mailre ráállva a CTRL+Q billentyűparanccsal "Elolvasottá" nyilváníthatjuk a levelet, és az legközelebb már nem is fog látszani az Olvasatlan levelek nézetben.

Levelek szortírozása mappákba:
Sokan azt preferálják, hogy a Beérkezett üzenetek vagy az Olvasatlan levelek mappa helyett a bal oldalon létrehozott több különböző mappában (kollégák nevei, cégnevek, projektek, osztályok stb. szerint) követik a feladataikat, tehát beérkezés után rögtön oda "húzzák át" a megfelelő maileket az egérrel, így azonnal kategorizálva látják őket. A mappák ikonjánál is láthatjuk a bennük lévő olvasatlan levelek számát, azaz tudjuk, hol hány nyitott "ügyünk" van.

Outlook TIPP: Automatikusan is mappákba szortírozhatjuk a bejövő leveleinket az Eszközök menü - Szabályok és értesítések menüpontjában, ahol szabályokat hozhatunk létre, hogy pl. az adott feladótól érkező, vagy az adott szót tartalmazó mailek automatikusan a megadott mappába érkezzenek.

3. Hatékonyabb levelek

Az e-maileket sokan "bő lére" eresztik, hosszú magyarázatokkal és bonyolult fogalmazásokkal "díszítve", pedig minden e-mail időrabló a címzetteknek, így érdemes rá gondolni. A levelek hossza mellett a túl sok címzett is gyakori probléma, amely időt rabol azoktól is, akiknek nem is kellene a címzettek között lennie.

Mi a különbség a Címzett és a Másolat szerepe között?
A Címzett (To:) mezőbe csak olyan kollégát tegyünk, akinek feladata van a maillel, tehát az akcióterv "Felelős" mezőjében szerepelne. A Másolatot kap (Cc:) mezőbe pedig csak olyan kollégát, akiknek csak tájékoztató jellegű a levél, nincs vele dolguk.

Outlook tipp: Az előbb említett Szabályok segítségével automatikusan át tudjuk irányítani az összes Másolatban kapott levelünket egy "CC" mappába, és ezeket a csak tájékoztató jellegű, nem sürgős leveleket ráérünk a nap végén átfutni, vagy amikor időnk engedi, nem vesz el időt tőlünk nap közben.

Túl sok címzett:
Ha tennivalót tartalmaz a levél, lehetőleg 1 feladatra 1 Címzettet írjunk, ne többet (mert eloszlik a felelősség és senki nem végzi el a feladatot), a többi érintettet pedig csak Másolatba írjuk.
Ne írjunk felesleges neveket Másolatba sem, csak azokat, akiket tényleg érint. Ne terheljünk senkit feleslegesen levelek olvasásával, és ha mi kapunk ilyen "irreleváns" levelet, mi is kérjük rögtön, hogy ebben a témában ne szerepeljünk a címzettek között. A Válasz mindenkinek funkció használata nagyon hasznos, de itt is fussuk végig a címzettek listáját, és vegyük ki belőle azokat, akiket nem kellene "terhelni" a maillel.

Legyen beszédes a Tárgy!
Mindig írjunk Tárgyat a levélhez, hogy visszakereshető legyen a téma, és a Tárgyból világosan, tömören derüljön ki mindenkinek, érdemes-e elolvasnia vagy nem releváns / nem sürgős a mail. A Tárgy elején érdemes elhelyezni a jellegére utaló szavakat, kódokat: FYI (For Your Information: Tájékoztató jellegű), EMLÉKEZTETŐ/REMINDER, SÜRGŐS/URGENT, ASAP (As Soon As Possible: A lehető leghamarabb) stb.

Tömören és tagoltan:
Ha lehet, válaszoljunk az előző levelezés tartalmával (ne egy új mailt kezdjünk), hogy ne kelljen senkinek keresgélnie a kapcsolódó múltbeli levelezést. A levél ne legyen hosszú, lehetőleg egy SMS hosszánál ne legyen sokkal hosszabb, és tömör, csak a lényegre törő legyen. A napi üzeneteket minimalizáljuk pár sorra, kb. akkorára, amennyi szöveg belefér a felugró Új Levél Asztali Értesítés ablakába, mert sokan csak annyit olvasnak el a mailből - tehát ebben benne kell lennie a lényegnek.

A tennivaló, akció, feladat (a Felelős nevével) mindig legyen a mail legelején, mert a levél végét nem biztos, hogy mindenki elolvassa, és majd utána következzen csak a magyarázat, nem pedig fordítva. A tennivaló végrehajtásához a Felelős nevén kívül adjunk meg 1 pontos Határidőt is (pl. kedd 12.00), mert ha nincs határidő, a Felelős nem tudja a feladatot beilleszteni a többi határidős feladata közé, és halogatni fogja (nem tudja, mikorra kell).

Outlook TIPP: A "Betekintő" funkciót a Nézet menü - Betekintő menüponttal kapcsolhatjuk be, ez minden mail első 3 sorát rögtön mutatja a levél sora alatt, tehát nem kell az olvasóablakban elolvasni vagy megnyitni az üzeneteket. Ezért is fontos, hogy a lényeg ill. az elvégzendő akció az első 3 sorban legyen.

Használjunk rövid, max. a képernyő közepéig érő sorokat, kutatások bizonyítják, hogy agyunk 9 szó elolvasása után újra kell, hogy olvassa a szöveg elejét, hogy értelmezni tudja - ezt sok marketinges szlogenhez is alkalmazzák. Tagoljuk a levél szövegét üres sorokkal, hogy "szellősebb legyen. Folyó szöveg helyett pedig használjuk a jóval olvashatóbb gondolatjeles felsorolást, illetve a számozást - sokkal könnyebb lesz a válaszolónak hivatkoznia az adott pontokra ("A 2. pontra a válaszom:"). A válaszoló akár azt is írhatja, hogy "Lásd a válaszaim lenn", és az adott számú pontok alá beírhatja válaszait (akár más színnel), megkönnyítve az egyeztetést.

4. Áttekinthetetlen levelezési "szálak"

Filmek esetében nagyon jól lehet fokozni az izgalmakat, ha több szálon futnak egyszerre az események, ugyanez az e-maileknél összezavar minket, ezért el kell kerülnünk, hogy ugyanazon témában ill. ugyanazokkal a kollégákkal sok levelezési szálon "fussunk".

A címzett nem az általunk írt levélre válaszol, hanem új, külön mailben ír (másTárggyal), elkezd egy 2. szálat:
A fő levelezési "szálból" írjunk neki vissza a "Válasz" funkcióval és kérjük, hogy erre válaszoljon mindig, ne kezdjen új mail-szálat. Nincs értelme duplikálnunk egy levelezési szálat, és azokat külön követnünk.

Üres a Tárgy:
Ilyenkor válaszoljunk a küldőnek kitöltve a Tárgy-at, és finoman kérjük meg, hogy lehetőleg legközelebb írjon Tárgyat. Így könnyebb mindenkinek rendszerezni a leveleket, és a jó Tárgyból rögtön kiderül, hogy pontosan milyen témáról szól.

Több szál alakul ki egy partnerrel:
Ha egy kollégával/beszállítóval/ügyféllel már több különböző témában, több szálon "futunk", és ezt észrevesszük, foglaljuk össze a még nyitott témákat 1 szálba, agendaként v. akciótervként számozással (1, 2, 3 ...) felsorolva a még nyitott közös feladatainkat. Jóval könnyebb lesz 1 helyen kezelni a témákat, mint 3-4 külön szálban.

5. Jóváhagyások

Napi szinten érkeznek jóváhagyást kérő mailek, amelyek szintén sok időt "rabolhatnak" el tőlünk.

Rendszeresen érkezik döntést, jóváhagyást kérő mail pl. alacsony összegekre vagy más döntési pontokban.
A csapatunkkal érdemes előre megegyezni abban, hogy bizonyos döntési pontoknál mi a csapat közös "álláspontja", azaz a vezetőnek érdemes felhatalmazni kollégáit, hogy bizonyos kérdésekben saját hatáskörben dönthessenek, ne kelljen minden operatív ügyben a csapat legfelsőbb vezetőjéhez fordulni. A felső-, közép- vagy alsóbb szintű vezetők válláról is sok terhet levesz, ha adott kérdésekben nem hozzá fordulnak, hanem "illetékes" beosztott munkatársához, vagy ilyen mail esetén csak továbbítania kell a mailt bármilyen kommentár nélkül az illetékes kollégájához. Ha szükséges, a munkaköri leírásban ill. az osztály belső szabályzatában is lefektethetjük ezeket.

Ugyanez a helyzet az alacsony összegű jóváhagyásokkal kapcsolatban, a vezetőknek érdemes az "Engedélyezési jogok" szabályzatban v. policy-ben lefektetni, hogy mely költséghatárokig (0-15,000 forint, 15,001-100,000 forint stb.) mely vezető vagy szenior kolléga rendelkezzen jóváhagyási joggal. Akár 3-4 vagy több szintet, limitet is meghatározhatunk, így a pár ezer forintos tételekkel nem fogják mindig a felsőbb szintű vezetők idejét elvenni.

6. Kérdések, információkérések

Az osztályok közötti koordináció során sok kérdés, kérés érkezik mailben, ezekre is tudunk hatékonyabb megoldásokat alkalmazni.

Kihirdetett új változással, eseménnyel stb. kapcsolatban nagyon sok kérdés érkezik a munkatársaktól (sokszor ugyanazok a kérdések).
Ha sok munkatárs egyszerre "áraszt" el minket kérdéseivel telefonon és mailben, az az osztály munkáját jó időre lebéníthatja. Ezért érdemes a többszáz vagy többezer kollégának kiküldendő anyagot először 5-10 személynek kiküldeni a célcsoportból, azaz "tesztelni", véleményeztetni, és a pár nap alatt beérkezett leggyakrabban elhangzó kérdéseket összegyűjteni egy Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK) dokumentumba (angolul: Frequently Asked Questions - FAQ). Amikor kiküldjük "élesben" az anyagokat a kollégáknak, tegyük fel egy közös meghajtóra vagy az Intranetre az anyagokat, és mellé a GYIK listát is, majd a linkeket átküldve kérjük az érintetteket, hogy először a GYIK listát olvassák el (ezzel kérdéseik többségére választ kapnak), és csak akkor jelezzenek telefonon vagy e-mailben, ha ott nem találták meg a választ.

Az osztály leterhelése minimális lesz, jóval kevesebb telefont és mailt fogunk kapni, és ha mégis kapunk olyan kérdést, ami a GYIK listán szerepel, akkor válaszként átküldhetjük a GYIK lista linkjét, vagy bemásolhatjuk a standard választ a mailbe a GYIK listáról.

Nem a mi munkakörünkbe, hatásköri szintünkbe tartozó kérdés/kérés érkezik.
Ilyenkor sokszor hajlamosak vagyunk "szívességet" tenni (főleg ha jóban vagyunk a kollégával), és bár nem mi foglalkozunk a témával, megpróbáljuk magunk "elintézni" az ügyet. Azonban időt veszítünk, ha olyan feladatok megoldását, utánajárását átvállaljuk, amelyek nem hozzánk tartoznak, mert mi jóval lassabban tudjuk megoldani a dolgot, megszerezni a szükséges információkat, mint az a munkatársunk, aki napi szinten ezzel dolgozik. Ezért "szívesség" helyett érdemes úgy válaszolnunk, hogy a témáért felelős kollégánkat is betesszük a mailbe Címzettként, kérve hogy ő válaszolja meg a kérdést. Ezzel levettünk magunkról egy időrablót, és jeleztük a feladónak azt is, hogy legközelebb már a felelős kollégához forduljon ebben az ügyben, ne hozzánk.

Készítsünk címzett csoportokat!
Ha sok munkatársnak rendszeresen küldünk ki leveleket, ne egyesével tegyük be őket a címzett mezőbe, hanem használjuk a céges Címjegyzékben lévő csoportos listákat (terjesztési lista, angolul: distribution list). Ezeket vastag (félkövér) betűkkel láthatjuk, és általában egy osztályt, részleget, vagy egyéb csoportot fognak össze, pl. #Beszerzés, #Logisztika menedzsment, #Tesztmérnökség, #Értékesítés stb. Ha a címzettjeinkre nincs külön csoport (pl. adott projektben több különböző osztályról vesznek részt kollégák), akkor az IT-val készíttethetünk ilyen listát, amely a Címjegyzékben is benne lesz.

Outlook TIPP: Saját magunk is létrehozhatunk terjesztési listákat, a Névjegyalbumba átlépve a Fájl menü - Új - Terjesztési lista menüponttal. Itt adhatunk egy saját nevet a csoportnak, és felvehetjük a tagokat. Ezek után már csak a lista nevét kell a Címzett mezőbe beírnunk, és a levél a lista minden tagjának elmegy.

Szavaztassunk szavazógombokkal!
Ha sok személyt szeretnénk megkérni, hogy válasszanak pár alternatíva közül (pl. helyszínek, időpontok, Igen/Nem, értékelés: 1/2/3/4/5 stb.), akkor nem érdemes "sima" mailt írni, mert a válaszokból külön-külön kell "kimazsoláznunk" az információkat. Ehelyett használjuk a Szavazógombokat!

Outlook TIPP: Új levélüzenetben állva a Beállítások menü - Szavazógombok menüpontot válasszuk! Itt pontosvesszővel (;) elválasztva beírhatjuk egymás után az opciókat, és ezekből tudnak majd választani a címzettek. A mail tetején lévő "Szavazás" gomb alatt találják majd a gombokat, és egyszerűen csak rá kell kattintaniuk az egyik lehetőségre, és máris elküldhetik a választ (de lehetőségük van megjegyzést is hozzáfűzni, mint a meghívók elfogadásakor). Nekünk pedig még a visszajövő válaszokat sem kell végignéznünk, hiszen az elküldött levelünket megkeresve az Elküldött elemek (Sent items) mappában találni fogunk a levelünkben egy Nyomon követés gombot, ahol összesítve látjuk a szavazás arányát (pl. Budapest: 4, Pécs: 2, Miskolc: 0 stb.).

Használjunk Ellenőrző Listát!
Amikor több kollégától információkat, adatokat kérünk (pl. 5 kérdést teszünk fel 10 kollégának), ne egy levél szövegében kérdezzük őket, mert a válaszlevelekből nekünk szintén ki kell "szedegetnünk" a megküldött adatokat (sőt sokan részmegoldásként csak 2 vagy 3 kérdésre fognak válaszolni, és később a többire). Ehelyett egy közös meghajtón lévő mappába tegyünk egy Ellenőrzőlistát (Excelben egy táblázat, ahol a sorokban a kollégák nevei, az oszlopokban a kérdések vannak)! Ennek a fájlnak a linkjét küldjük csak át mailben, és kérjük őket, hogy az adott határidőig abba a fájlba írják be adataikat/linkjeiket. Így "egykapus" lesz a rendszer, mindenki egy helyre ír, és nekünk is csak ezt az 1 fájlt kell követnünk, sőt a kitöltöttség státusza rendszeresen körbeküldhető az érintetteknek.

7. Hírlevelek

Bár a cégek IT-osztálya beépít a levelező rendszerbe spam-szűrőket, amelyek a legtöbb hírlevelet kiszűrik, mégis kaphatunk ilyeneket (vagy épp szándékosan feliratkozhatunk minket érdeklő tájékoztató mailekre), ezek elolvasásával ne vegyünk el napközben időt magunktól, hanem nap végén vagy más nyugodtabb időpontban böngésszük csak át őket.

Rendszeres hírlevél, tájékoztató mail érkezik beszállítótól vagy más külső cégtől.
A hírlevekről bármikor leiratkozhatunk, ha már nincs szükségünk a bennük érkező tájékoztatásokra, de ha továbbra is szeretnénk kapni őket, átirányíthatjuk őket egy külön mappába.

Outlook tipp: Hozzunk létre egy Hírlevelek mappát, és a korábban már említett Eszközök menü - Szabályok és értesítések menüpontban létre tudunk hozni egy Szabályt, hogy ha a feladó mailcímében szerepel egy bizonyos szó, a levél legyen átmozgatva a Hírlevelek mappába. Ezzel a beérkező hírlevelek nem fognak minket "zavarni" munkaidő közben, csak gyűlnek a Hírlevelek mappában és egyszerre tudunk végigfutni rajtuk, amikor szabad "idősávot" szentelünk ennek.

8. Rajta vagyunk a "listán"

A külső hírlevelek mellett belső "hírleveleket" is kapunk, amelyeket nem is mindig veszünk észre, ezek olyan belső levelek, amelyeken nem is kellene benn lennünk a Címzettek között, mégis heti vagy napi szinten küldik őket nekünk.

Rátettek minket olyan operatív, részletes levelezésre, egyeztetésre, amit nem szükséges látnunk.
Sokan a Válasz mindenkinek funkcióval minden címzettnek küldözgetik válaszaikat (nem törlik ki a felesleges, nem érintett címzetteket), operatív egyeztetéseknél is (pl. hányas csavarhúzót rendeljünk, hány széket szervezzünk egy rendezvényre, hány menü legyen az ebédnél stb.). Ha úgy látjuk, hogy nem szeretnénk kapni ezeket az "időrabló" maileket, nyugodtan kérjük a küldőt, hogy nekünk ne küldje ezeket az egyeztetéseket, hanem pl. adott felelős kollégánknak.

Rajta hagytak minket is a címzett-listán, pedig már nem releváns nekünk a téma.
Ha részt vettünk egy rendszeres megbeszélésen ill. dolgoztunk egy adott projektben, sokszor rajta hagynak minket is a régebbi címzett-listán (esetleg a Terjesztési listájukat nem módosították), és nekünk is rendszeresen napi vagy heti szinten küldik a megbeszélés jegyzőkönyveket, akcióterveket, kapcsolódó dokumentumokat stb. Ilyenkor nyugodtan kérjük meg a küldőt, hogy "vegyen le" minket a címzett-listáról ill. csak releváns pont esetén értesítsen, mert jelenleg nem érint minket a téma.

9. Túl sok mail azonos tárggyal

Alapból a mail az egyik legtömörebb, leggyorsabb kommunikációs csatorna, az időrabló személyes megbeszéléseket és telefonbeszélgetéseket sokszor érdemes mailbe "csatornázni", ott gyorsabban megy az egyeztetés, nem kell egyszerre ott lenni az érintetteknek, illetve "nyoma is van" a leírt döntéseknek a szóban elhangzottakkal ellentétben. Azonban a folyamatot gyakran meg kell fordítani.

5-6 mail azonos Tárggyal, oda-vissza válaszok:
Meglepő, de beérkezett leveleinket nemcsak dátum vagy feladó szerint, hanem időnként Tárgy szerint is érdemes sorba rendeznünk. Ha pl. szabadságról érkezünk vissza, Tárgy szerinti sorba rendezéssel indíthatunk, és az azonos Tárgyú mailekből elég csak a legutóbbit elolvasnunk, hiszen abban ott lesz a teljes levelezési "szál", az oda-vissza válaszok, tehát a többi mailt rögtön Olvasottá is tehetjük.

Ha azt látjuk, hogy 5-6 vagy több mail érkezett azonos Tárggyal, ez jelezheti nekünk azt, hogy a kollégák nem tudnak megegyezni, próbálják áthárítani a felelősséget, ill. végeláthatatlanul egyeztetnek (akár egy irodán belül ülő kollégáknál is gyakran előfordul ez). Ilyenkor "lelassult" az e-mail kommunikáció, és azonnal "lépnünk" kell: hívjuk fel telefonon az érintetteket, illetve hozzuk össze őket egy gyors megbeszélésre, vagy telefon-konferenciára, hogy rövidre zárjuk a megakadt, lelassult kommunikációt, ezt mailben lassabb lenne folytatni. Minden egyes újabb mail újabb időterhelést jelent minden címzettnek, erre nincs "időnk", meg kell oldanunk, hogy ne legyen újabb mail ebben a témában, mert a többi szín-kategóriánkkal (a többi projektünkkel) is foglalkoznunk kell.

Jobbágy Szabolcs
HR Training Solutions